Руководители
бухгалтерских служб в своей работе
руководствуются Указом Президента Республики
Казахстан, имеющим силу закона, "О бухгалтерском
учете" от 26 декабря 1995 года N 2732, положениями
об управлениях (отделах) бухгалтерского
учета и отчетности (бухгалтерских служб),
утвержденными в установленном порядке,
и другими нормативно-правовыми актами
Республики Казахстан.
Бухгалтерская служба в государственных
учреждениях должна обеспечить
необходимой информацией государственные
органы для контроля за соблюдением
законодательства Республики Казахстан,
за ходом исполнения плана финансирования,
состоянием расчетов с предприятиями,
государственными учреждениями и лицами,
сохранностью денежных средств и материальных
ценностей.
4.Обязанности бухгалтерских служб.
В обязанности
бухгалтерских служб входит:
- осуществление
предварительного контроля за
своевременным и правильным оформлением
документов и законностью совершаемых
операций;
- контроль
за правильным и эффективным
расходованием средств в соответствии
с открытыми лимитами и их целевым назначением
по утвержденным планам финансирования
по бюджету с учетом внесенных в установленном
порядке изменений, а также за сохранностью
денежных средств и материальных ценностей;
- своевременное
доведение открытых лимитов государственным
учреждениям, ведущим учет самостоятельно,
а также контроль за исполнением
ими планов финансирования и правильным
ведением бухгалтерского учета;
- учет доходов
и расходов по сметам средств,
получаемых от реализации платных
услуг и учет операций по
средствам, полученным в виде
спонсорской и благотворительной
помощи, депозитных сумм, учет операций,
связанных с товарной или натуральной
частью поступлений в бюджет
и расходованием их;
- начисление
и выплата в срок заработной
платы рабочим и служащим, стипендий
студентам, слушателям, аспирантам
и учащимся государственных учреждений;
- своевременное
проведение расчетов, возникающих
в процессе исполнения смет
с государственными учреждениями
и отдельными лицами;
- участие
в проведении инвентаризации
денежных средств, расчетов и
материальных ценностей, своевременное
и правильное определение результатов
инвентаризации и отражение их
в учете;
- проведение
инструктажа материально ответственных
лиц по вопросам учета и
сохранности ценностей, находящихся
на их ответственном хранении;
- компьютеризация
учетно-вычислительных работ;
- составление
и представление в установленные
сроки бухгалтерской отчетности;
- составление
и согласование с руководителем
государственного учреждения (при
отсутствии в штате работника
экономической службы) планов финансирования
и расчетов к ним;
- осуществление
контроля за сохранностью активов, малоценных
и быстроизнашивающихся предметов и других
материальных ценностей в местах их хранения
и эксплуатации;
- систематизированный
учет положений, инструкций, методических
указаний по вопросам учета
и отчетности, других нормативных
документов, относящихся к компетенции
бухгалтерских служб;
- хранение
документов по учетной политике,
программ машинной обработки
учетных данных, расчетов к ним,
других документов, а также сдача
их в архив в установленном
порядке.
Руководитель государственного
учреждения обеспечивает создание
учетной системы и организацию
бухгалтерского учета. Бухгалтерский
учет в государственном учреждении
осуществляется бухгалтерской службой
государственного учреждения, являющейся
его самостоятельным структурным
подразделением или централизованной
бухгалтерией, возглавляемой главным
бухгалтером. В государственных учреждениях,
не имеющих бухгалтерскую службу, бухгалтерский
учет и отчетность может осуществляться
соответствующим специалистом, назначенным
письменным распоряжением руководителя
государственного учреждения. Руководитель
обязан создать необходимые условия для
правильного ведения бухгалтерского учета,
обеспечить неукоснительное выполнение
всеми подразделениями и работниками
государственного учреждения, имеющими
отношение к учету, требований главного
бухгалтера в части порядка оформления
и представления для учета документов
и сведений. Главный бухгалтер государственного
учреждения назначается и освобождается
от должности руководителем и подчиняется
непосредственно руководителю государственного
учреждения.
На
должность главного бухгалтера
назначается лицо, имеющее специальное
образование.
Главный
бухгалтер государственного учреждения
обеспечивает контроль и отражение
на счетах бухгалтерского учета
всех осуществляемых хозяйственных
операций, предоставление оперативной
операции, составление в установленные
сроки бухгалтерской отчетности.
Главный
бухгалтер подписывает совместно
с руководителем государственного
учреждения банковские документы
и документы, служащие основанием
для приемки и выдачи товарно
- материальных ценностей и денежных средств,
а также финансовые обязательства и хозяйственные
договоры. Руководитель государственного
учреждения может предоставить право
подписи банковских документов и бухгалтерских
документов уполномоченным на это лицам
по представлению главного бухгалтера.
Данные полномочия представляются на
основании приказов руководителя государственного
учреждения. Документы без подписи главного
бухгалтера считаются недействительными
и не принимаются к исполнению.
Назначение,
увольнение и перемещение материально
ответственных лиц производятся
с согласия главного бухгалтера.
При ведении бухгалтерского учета главный
бухгалтер устанавливает служебные обязанности
для работников бухгалтерии с тем, чтобы
каждый работник знал свои обязанности
и нес ответственность за их выполнение.
Все подразделения, входящие в состав
государственного учреждения, обязаны
своевременно передавать в бухгалтерскую
службу необходимые для бухгалтерского
учета и контроля документы. Требования
главного бухгалтера в части порядка оформления
и представления в бухгалтерскую службу
необходимых документов и сведений являются
обязательными для всех работников подразделений
и служб государственного учреждения,
а при централизации учета для всех обслуживаемых
государственных учреждений.
При
освобождении главного бухгалтера
от занимаемой должности (увольнении,
назначении на другую должность,
перемещении) производится сдача
дел главному бухгалтеру, назначенному
на должность в соответствии
с законодательством, а при
отсутствии последнего - работнику,
назначенному приказом руководителя
государственного учреждения.
Прием
и сдача дел главным бухгалтером,
сдающим дела (далее - сдающим), и
работником, принимающим дела (далее
- принимающим), производятся на основании
приказа руководителя государственного
учреждения. В приказе указывается
срок приема - сдачи дел бухгалтерской
службы, но не более двух недель;
порядок оплаты труда сдающего
и принимающего. В приказе также
указывается, кому предоставлено
на период приема - сдачи дел
право подписи на документах,
при этом должно быть оговорено,
что до оформления права подписи
лица, принимающего дела, документы
подписывает сдающий дела под
контролем принимающего.
В
процессе сдачи дел определяется
состояние бухгалтерского учета
в данном государственном учреждении
и достоверность отчетных данных,
при этом составляется соответствующий
Акт приема - сдачи дел (далее
- Акт), разграничивающий ответственность
принимающего и сдающего дела.
Передача
дел бухгалтерской службы производится
на основе последнего представленного
баланса. В Акте должно быть
указано, на какую дату осуществлена
передача дел.
В
начале приема и сдачи дел
проверяется состояние кассы
на момент приема - сдачи дел
(обеспечены ли надлежащие условия
для хранения денежной наличности,
состояние записей в кассовой
книге, состояние по другим
ценностям, хранящимся в кассе,
и соответствие их бухгалтерским
записям, наличие чековых книжек,
номера неиспользованных чеков).
Акт проверки кассы подписывается
лицом, как сдающим, так и
принимающим дела бухгалтерской
службы, а также кассиром, либо
лицом, отвечающим за ведение
кассовых операций.
При
приеме и сдаче дел проверяется состояние
денежного учета, учета расчетных операций,
расчетных статей баланса (реальность
дебиторской и кредиторской задолженности,
наличие нереальной для взыскания задолженности,
с указанием виновных в этом лиц, наличие
актов сверки взаимных расчетов, наличие
не перечисленных своевременно в бюджет
сумм), а также составление отчетности
(соблюдение отчетной дисциплины, качество
представляемой отчетности) государственного
учреждения.
Кроме того,
в Акте отражается:
-состояние
организации учета в бухгалтерской
службе (штат, его укомплектованность,
распределение обязанностей, должностные
инструкции, наличие инструктивных
материалов по бухгалтерскому
учету и отчетности, обеспеченность
бухгалтерскими книгами, бланками
учета и отчетности),
-формирование
учетной системы;
-состояние
первичной документации учета,
бухгалтерской отчетности;
-мероприятия,
необходимые для организации
учета и финансового контроля;
-правильность
оформления и хранения документов,
состояние архива.
Составленный
по завершении проверки состояния
учета и отчетности государственного
учреждения Акт подписывается
принимающим и сдающим дела, и
утверждается руководителем государственного
учреждения. В случае несогласия
принимающего с какими-либо положениями
Акта, он вправе при его подписании
указать соответствующие мотивированные
оговорки. Акт составляется в двух экземплярах,
один из которых остается у лица, сдающего
дела. После подписания Акта главный бухгалтер,
сдающий дела, освобождается от руководства
бухгалтерской службой.
Основанием
для записей в регистрах бухгалтерского
учета являются документы, фиксирующие
факт совершения операции.
Первичные
документы должны быть составлены
в момент совершения операции,
если это не представляется
возможным непосредственно по
окончании операции. Ответственность
за своевременное и доброкачественное
создание документов, передачу их
в установленные сроки для
отражения в бухгалтерском учете,
за достоверность содержащихся
в документах данных несут
лица, создавшие и подписавшие
эти документы. Записи в первичных
документах должны производиться
лишь такими средствами, которые
обеспечивают сохранность записей
в них в течение длительного
времени.
Основанием
для отражения записей в учетных
регистрах служат надлежаще оформленные
первичные документы, фиксирующие
факт совершения хозяйственной
операции. Первичные документы для
придания им юридической силы
должны иметь следующие реквизиты:
наименование документа (формы),
код формы; дату составления;
содержание хозяйственной операции;
измерители в количественном
и стоимостном выражении; наименование
должностей лиц, ответственных
за совершение операции и правильность
ее оформления; личные подписи
и их расшифровки. Электронный
образ первичного документа имеет
силу первичного документа, оформленного
на бумажном носителе. Использующий
электронные подписи должен установить
надлежащие меры предосторожности
и контроля, касающиеся права
использования и доступа к
электронным подписям. В необходимых
случаях в первичном документе
могут быть приведены дополнительные
реквизиты: номер документа, название
и адрес государственного учреждения,
основание для совершения операции,
зафиксированной документом, другие
дополнительные реквизиты, определяемые
характером документируемых операций.
В документах на приобретение
материальных ценностей должна
быть расписка материально ответственного
лица в получении этих ценностей,
а в документах за выполненные
работы - подтверждение принятия
работ соответствующими лицами.
В первичных документах как в текстовой
части, так и цифровых данных подчистки
и неоговоренные исправления не допускаются.
Ошибки в первичных документах исправляются
путем зачеркивания неправильного текста
или суммы и надписания над зачеркнутым
правильного текста или суммы. Зачеркивание
производится тонкой чертой так, чтобы
можно было прочитать ранее написанное.
Исправление ошибки в первичном документе
должно быть оговорено надписью "Исправлено"
и подтверждено подписями лиц, подписавших
документ, с указанием даты исправления.
В кассовых и банковских документах исправления
не допускаются. Документы, служащие основанием
для записей в регистрах учета, должны
представляться в бухгалтерскую службу
в сроки, установленные главным бухгалтером
и утвержденные руководителем государственного
учреждения. Материально - ответственные
лица представляют первичные документы
по приходу и расходу товарно - материальных
ценностей при реестре сдачи документов
ф.442 (заполняется отдельно по приходным
и расходным документам), составляемом
в двух экземплярах. После проведенной
в присутствии материально ответственного
лица проверки правильности оформления
представленных первичных документов
один экземпляр реестра с подписью бухгалтерского
работника возвращается материально ответственному
лицу, второй экземпляр остается в делах
бухгалтерской службы. С лицами, ответственными
за хранение денег и товарно - материальных
ценностей, заключается письменный договор
о полной материальной ответственности
в установленном порядке.
В бухгалтерских
книгах до начала записей нумеруются
все страницы (листы). На последней
странице листа за подписью
главного бухгалтера делается
надпись: "В настоящей книге
всего пронумеровано _____ страниц
(листов)". Кассовая книга ф.
КО-4, ф.440, приходно - расходная книга учета
бланков трудовых книжек и вкладышей к
ним ф.449, кроме того, должны быть прошнурованы
и опечатаны сургучной или мастичной печатью,
а количество листов в фф. КО-4 и 440 заверено
подписями руководителя государственного
учреждения и главного бухгалтера и ф.449
- руководителем государственного учреждения.
На каждой книге надписывается: наименование
государственного учреждения, централизованной
бухгалтерии и год, на который книга открыта.
В книге должно быть оглавление открытых
в ней субсчетов. При переносе записей
на другую страницу книги в оглавлении
по данному субсчету делается отметка
о переносе записи с указанием номеров
новых страниц. Книги бухгалтерского учета
при наличии в них по истечении года свободных
листов могут быть использованы для записи
операций следующего года. В этих случаях
книги сдаются в архив один раз в 2 года.
Карточки (кроме карточек по активам) регистрируются
в реестре карточек ф.279, который ведется
для каждого счета отдельно. Карточки
для учета активов регистрируются в описи
инвентарных карточек по учету активов
ф.ОС-10. Карточки хранятся в картотеках,
в которых они располагаются по субсчетам
с подразделением внутри их по материально
ответственным лицам, а в централизованных
бухгалтериях и по обслуживаемым государственным
учреждениям. Карточки учета материалов,
малоценных и быстроизнашивающихся предметов
и т.п. сдаются в архив в подшитом виде
вместе с реестром карточек, регистрами
и другими бухгалтерскими документами
ежегодно или один раз в два года. В такие
же сроки сдаются в архив карточки учета
активов, выбывших в течение года. Опись
инвентарных карточек по учету активов
ф.ОС-10 сдается в архив, когда в ней имеются
отметки о списании инвентаря по последней
инвентарной карточке фф. ОС-6, 8, 9. При сдаче
инвентарных карточек в архив без описи
они записываются в отдельной ведомости,
в которой указываются номер карточки
и название списанного инвентаря, а в централизованных
бухгалтериях, кроме того, и наименование
обслуживаемого государственного учреждения.
Записи в регистрах бухгалтерского учета
производятся с первичных документов
не позднее следующего дня после их получения.
По окончании каждого месяца в регистрах
аналитического учета подсчитываются
итоги оборотов и выводятся остатки по
субсчетам. Исправление ошибок, обнаруженных
в записях бухгалтерского учета за текущий
год, производятся в следующем порядке: