Учет денежных средств (на примере ООО «Социальная аптека -98» города Ижевска)

Временная замена кассира  в ООО "Социальная аптека-98" производится по письменному приказу руководителя организации. Договор о материальной ответственности заключается и с заменяющим кассира работником.

В соответствии с правилами  все организации независимо от формы  собственности должны хранить свободные  денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой ООО "Социальная аптека-98", расходуются только на те цели, на которые они получены (на выдачу заработной платы, на операционные или хозяйственные нужды, на командировочные расходы).

ООО "Социальная аптека-98" может иметь в своей кассе  наличные деньги в пределах лимита их остатка, установленного учреждением КБ исходя из объемов налично-денежного оборота организаций с учетом особенностей режима их деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денег в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Для установления лимита остатка денежных средств в кассе ООО "Социальная аптека-98" представляет в обслуживающий ее банк "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу".

Составлен расчет на лимит  Акционерного коммерческого банка, который составил 30000 руб.

Сверх лимита наличные деньги в кассе ООО "Социальная аптека-98" могут храниться только во время  выплаты зарплаты на срок не свыше 3 рабочих дней, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке. При этом главный бухгалтер строго следит за соблюдением лимита кассы.

Всю денежную наличность сверх лимита ООО "Социальная аптека-98" сдает в банк.

Расчеты через кассу между ООО "Социальная аптека-98" и юридическими лицами ограничены.

В соответствии с указаниями ЦБ РФ установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами.

Расчеты свыше установленного лимита в ООО "Социальная аптека-98" проводятся только в безналичном порядке (через расчетный счет). Для получения денег в банке, для расчетов с работниками по оплате труда кассиру выделяется автомашина, так как ему категорически запрещается производить перевозку денег общественным или попутным транспортом.

Прием наличных денег  в кассу ООО "Социальная аптека-98" кассир осуществляет только по приходным  кассовым ордерам, а выдачу по расходным  кассовым ордерам. Кассовые ордера подписываются  главным бухгалтером и кассиром, расходные кассовые ордера еще и руководителем в ООО "Социальная аптека-98". Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров начинается с начала года (01 января), и заканчивается в конце календарного года (31 декабря). Приходный кассовый ордер и квитанцию к нему заполняет бухгалтер.

В первой строке пишется наименование организации далее по порядку  в установленных местах: порядковый номер ордера, дата поступления денежных средств. В графе "Корреспондирующий  счет, субсчет" указывается кредитуемый  в данной операции счет, т.е. фиксируется бухгалтерская проводка. При необходимости проставляется шифр аналитического учета. Так же указывается сумма полученных денежных средств прописью и цифрами. Ниже в строке "Принято от" указывается фамилия имя отчество физического лица (при наличии - или наименование юридического лица).

В строке "Основание" указывается  источник поступления наличных денег  приходуемых в кассу, то есть отражается содержание финансово-хозяйственной  операции. В кассу ООО "Социальная аптека-98" поступает выручка от реализации услуг, остаток неиспользованного подотчета, наличные из банка, суммы погашения недостач, хищения и т.д.

В строке "Приложение" указываются  документы, оформляющие хозяйственную  операцию на основании которых составляются кассовые документы: (например счет-фактура, личное заявление работника и т.д.)

После полного заполнения ПКО и  квитанции к нему бухгалтер регистрирует его в "Журнале регистрации  приходных, расходных кассовых ордеров  и платежных ведомостей".

В ООО "Социальная аптека-98" категорически  запрещается выдавать приходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Приходный кассовый ордер бухгалтер непосредственно передает для исполнения в кассу, где кассир проверяет правильность оформления и полноту заполнения ордера наличия и подлинность подписи главного бухгалтера. В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления, затем принимает деньги, подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию.

В подтверждение сдачи  денег кассир отрывает квитанцию  от приходного кассового ордера и  вручает лицу, внесшему деньги. На квитанции  кассир ставит штамп "оплачено", подписи  кассира и главного бухгалтера ООО "Социальная аптека-98".

Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления. При поступлении наличных денег в кассу из банка также составляется приходный кассовый ордер. Сдатчиком выступает главный бухгалтер ООО "Социальная аптека-98", которому кассир и передает квитанцию. Квитанцию прикладывают к выписке банка.

При приеме денежных билетов  и монет в платежи кассир руководствуется  признаками и порядком определения  платежности денежных знаков, так  как в последнее время в  обороте участвует много фальшивых  денежных знаков.

Например, по приходному кассовому ордеру № 2 от 4 января 2011 г. поступили денежные средства от аптечного пункта Амсай

Дебет счета 50 субсчет 1 "Касса"

Кредит счета 90 субсчет 1.2 "Выручка, облагаемая ЕНВД" на сумму 23500 руб.

По приходному кассовому  ордеру № 3 от 4 января 2011 г. поступили денежные средства от аптеки Халтурина

Дебет счета 50 субсчет 1 "Касса"

Кредит счета 90 субчет 1.2 "Выручка, облагаемая ЕНВД" на сумму 27000 руб.

По приходному кассовому  ордеру № 1 от 4 января 2011 г. поступили  денежные средства от аптеки Оригинал

Дебет счета 50 субсчет 1 "Касса"

Кредит счета 90 субсчет 1.2 "Выручка, облагаемая ЕНВД" на сумму 11000 руб.

Выдача наличных денег  из кассы ООО "Социальная аптека-98" оформляется только расходными кассовыми  ордерами. Расходный кассовый ордер  выписывает только бухгалтер ООО "Социальная аптека-98", которому по должностной инструкции предписано это оформление. В первой строке расходного кассового ордера пишется наименование ООО "Социальная аптека-98", далее по порядку в установленных местах:

-номер ордера, дата заполнения;

-корреспондирующий счет;

-аналитический счет;

-сумма цифрами и  прописью.

В строке "Выдать" пишется  фамилия имя отчество плательщика.

В строке "Основание" указывается целевое назначение выдачи: выручка для сдачи в  банк; в подотчет на хозяйственные расходы согласно служебной записки; на командировочные расходы; за аренду; услуги, заработная плата по ведомости.

В строке "Приложение" указывается на основании какого юридического документа выполняется  данная операция: личное заявление  работника ООО "Социальная аптека-98", приказ, квитанция банка (объявления на взнос наличными), расчётная ведомость.

После полного заполнения РКО бухгалтер регистрирует его  в "Журнале регистрации приходных, расходных кассовых ордеров и  платежных ведомостей" и передает кассиру на исполнение.

Все документы на выдачу денег из кассы ООО "Социальная аптека-98" обязательно подписывает  руководитель и главным бухгалтером, ставится штамп "погашено". Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя ООО "Социальная аптека-98", то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна. Выдача расходного кассового ордера на руки лицам получающим деньги, не допускается.

При выдаче денег отдельному лицу кассир ООО "Социальная аптека-98" требует предъявления паспорта или документа удостоверения личности, (другие документы не признаются), записывает в расходном кассовом ордере наименование и номер документа, кем и когда он выдан и получает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на несколько лиц, если кассир сомневается в личности работника. Лицам, не состоящим в списках ООО "Социальная аптека-98", деньги из кассы выдаются только по расходному кассовому ордеру. Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.

По расходному кассовому  ордеру № 279 от 8 декабря 2011 г. выдано Плотниковой  Н.В. аванс за ноябрь 2011г.

Дебет счета 70 "Расчеты  по оплате труда"

Кредит счета 50 субсчет 1 "Касса" на сумму 6000 руб.

По расходному кассовому  ордеру № 277 от 7 декабря 2011 г. выдано Плотниковой  Н.В. в подотчет

Дебет счета 71 субсчета 1 "Расчеты с подотчетными лицами"

Кредит счета 50 субсчета 1 "Касса" на сумму 9500 руб.

По расходному кассовому  ордеру № 279 от 8 декабря 2011 г. выдано Первухиной М.А. аванс 2011г.

Дебет счета 70 "Расчеты  по оплате труда"

Кредит счета 50 субсчета 1 "Касса" на сумму 8000 руб.

Все приходные и расходные  кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3) предназначен для регистрации бухгалтерией в  ООО "Социальная аптека-98" всех приходных  и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов перед сдачей в кассу. В нем ведется регистрация отдельно как приходных, так и расходных кассовых документов в порядке, отражающем последовательность записей с начала года.

Проведение кассовых операций в кассе ООО "Социальная аптека-98" включает следующие операции:

-оформление первичных  документов по приходу и расходу;

-регистрация первичных  документов в журнале регистрации;

-записи в кассовую  книгу (под копирку в двух  экземплярах), ежедневное подведение  остатка по кассовой книге;

-сдача в бухгалтерию  отчета кассира (2-й экземпляр  кассовой книги) с приходными  и расходными документами под  расписку бухгалтера в кассовой  книге.

Кассир заполняет отчет  кассира, где должны быть заполнены  все реквизиты: дата заполнения, расшифровка  движения денежных средств по каждому приходному и расходному ордерам с указанием суммы по каждому документу.

В конце отчета кассир ставит подпись, дает расшифровку подписи.

Записи в кассовой книге проверил и документы в  количестве одной приходной и  восьми расходных получил бухгалтер, которая также расписывается в получении и дает расшифровку подписи.

Таким образом, учет кассовых операций в ООО "Социальная аптека-98" ведется на активном счете 50 "Касса".

В кассовой книге указывается  сальдо - остаток денег, денежных документов на начало периода, также указывается сумма поступления денег, денежных документов в кассу, выдача денег, денежных документов из кассы. На последней строке указывается сальдо - остаток денег, денежных документов на конец периода.

Кассовая книга кассира ООО "Социальная аптека-98" заполняется согласно требованиям бухгалтерского учета. Вкладные листы кассовой книги составляются по правилам.

В них указываются  сальдо - остаток денег, денежных документов на начало периода, который составил 7320,22 руб., также указывается сумма поступления денег, денежных документов в кассу, которая составила 89000,00 руб., выдача денег, денежных документов из кассы, которая составила 85500,00 руб. На последней строке указывается сальдо - остаток денег, денежных документов на конец периода, который составил 10820,22 руб., Все остатки кассы соответствуют предыдущим показателям. Также составляется реестр документов с указанием даты, номера документа, информации.

Листы кассовой книги  формируются автоматически в  виде машинограммы "Вкладной лист кассовая книга". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчёт кассира".

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания  с начала года.

В конце рабочего дня  бухгалтер ООО "Социальная аптека-98" распечатает "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчёт кассира" передает кассиру.

Кассир после получения  машинограмм проверяет правильность составления, подписывает и передает отчёт кассира вместе с приходными и расходными ордерами в бухгалтерию ООО "Социальная аптека-98" под расписку в вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения  сохранности и удобства использования  машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся у кассира в ООО "Социальная аптека-98".

По окончанию календарного года "Вкладные листы кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера в ООО "Социальная аптека-98" и книга опечатывается.