Учет денежных средств (на примере ООО «Социальная аптека -98» города Ижевска)

В условиях использования автоматизации необходимая информация о движении денежных средств и состояние расчетов обеспечивается составлением машинограмм - "Карточка счёта", "Анализ счёта".

Кроме того, выдаются машинограммы аналитического учета по счетам денежных средств и расчетов, которые заменяют соответствующие учетные регистры. Автоматизация учета кассовых операций в ООО "Социальная аптека-98" является самой сложной задачей с точки зрения ее формализации.

В ООО "Социальная аптека-98" благодаря автоматизированному  учёту, программе 1С "Отчёт кассира" и "Вкладной лист кассовой книги" формируются автоматически, так же формируются карточки счёта и анализ счёта, заполняются отдельные статьи баланса.

В анализе, карточке счёта  наглядно видно сальдо на начало и  конец отчётного периода, оборот по дебету и кредиту счетов, аналитическое содержание, содержание операции, текущее сальдо. При анализе счёта корреспонденцию счетов дебетовые и кредитовые обороты по счетам, сальдо на начало и конец отчётного периода.

Участок учета заработной платы оборудован компьютерной программой. Расчет производится также автоматизировано с использованием программы учета персонала, труда и заработной платы.

Преимуществом можно  считать, что локальная сеть и  описанные две бухгалтерские  программы поддерживаются единым производителем. Данный производитель обеспечивает сервисное обслуживание на всем протяжении использования программ автоматизации учета, а также возможность обратиться за консультацией по телефону "горячей линии".

Существует возможность  переноса свода проводок (мемориального ордера) из программы расчета заработной платы в программу автоматизации бухгалтерского учета и автоматического создания в ней проводки по начислению заработной платы на соответствующие калькуляционные счета (так называемой "пятой проводки").

Обороты по счету 50 составляются в разрезе корреспондирующих  счетов, где указывается остаток  на начало, обороты по месяцам, конечный остаток.

 

 

 

3.2 Учет на расчетном счете

Расчетный счет является основным счетом ООО "Социальная аптека-98", через который проводятся все денежные операции без ограничения их перечня.

Текущие счета открываются  во всех случаях, когда происходит обособление  каких - либо операций. К текущим  счетам относятся: валютные счета; ссудные  счета; счета по операциям со средствами целевого назначения; счета, обусловленные особенностями расчетов, и т.п.

В соответствии со ст.23 Налогового кодекса ООО "Социальная аптека-98" обязана сообщать в налоговый  орган по месту учета об открытии или закрытии счетов в десятидневный  срок. Согласно ст.118 Налогового кодекса нарушение данного срока влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб.

Для открытия расчетного счета ООО "Социальная аптека-98" были представлены в Акционерный  коммерческий банк следующие документы:

-заявление на открытие  счета;

-документ о законности образования ООО "Социальная аптека-98" (решение учредителей о создании организации, заверенное нотариально);

-устав ООО "Социальная  аптека-98" (копия, заверенная нотариально);

-документ о регистрации  ООО "Социальная аптека-98";

-документы налогового органа о постановке на налоговый учет;

-карточку с образцами  подписи и оттиском печати (2 экземпляра).

Счет открывается по разрешению управляющего банком.

Между банком и ООО "Социальная аптека-98" был заключен договор  на расчетно-кассовое обслуживание, в котором оговорены:

-стоимость открытия  расчетного счета;

-стоимость услуг по  расчетно-кассовому обслуживанию;

-стоимость наличного  обращения;

-проценты, выплачиваемые  банком клиенту за средства  на счетах.

Прием и выдача наличных денег с расчетного счета или безналичные расчеты производятся банком на основании документов, утвержденных ЦБ РФ. Наиболее распространенными из них являются: объявление на взнос наличными, денежный чек, платежное поручение, аккредитив, чек, платежное требование, инкассовое поручение.

Для получения наличных денег необходимо в банке получить чековую книжку, для чего оформляется  заявление установленной формы.

Работники банка проверяют  правильность заполнения заявления, соответствие оттиска печати и подписей, проставляют  на чеках реквизиты (наименование владельца, номер расчетного счета), записывают номера чеков в карточку с образцами подписей данного клиента. Чековая книжка выдается из кассы банка под расписку на заявлении.

При помощи программы 1С  бухгалтер ООО "Социальная аптека-98" выписывает платежное поручение. Платежное поручение (форма № 0401060) представляет собой письменное распоряжение ООО "Социальная аптека-98" на списание денег с его счета и зачисление их на счет получателя. Оно применяется в основном по нетоварным операциям для перечисления денежных средств в бюджет, для оплаты счетов других организаций, для расчетов с органами имущественного, социального и медицинского страхования и в других случаях.

Платежные поручения  действительны в течение 10 дней со дня выписки бухгалтером ООО "Социальная аптека-98", не считая день выписки документа, и принимаются банкам к исполнению без ограничения суммы только при наличии средств на счете ООО "Социальная аптека-98".

Банк также может  списать денежные средства с расчетного счёта без согласия ООО "Социальная аптека-98" в бесспорном порядке в следующих случаях:

-по решению суда;

-по требованию налоговой  инспекции об уплате налоговых  недоимок и пеней, начисленных  по результатам проверки;

-по иным основаниям, предусмотренным законодательством.

Рассмотрим анализ счета 50 "Касса". Сальдо на начало периода  по счету 50 "Касса" по дебету составила 19758,55 руб, обороты по дебету - 1568481,59 руб., по кредиту - 1569151,71 руб. Сальдо на конец периода по кредиту составила 19088,43 руб.

Согласно оборотно-сальдовой ведомости сальдо на начало октября 2010г. по счету 50 "Касса" по дебету составила 323282,48 руб, обороты по дебету - 1568481,59 руб., по кредиту - 1569151,71 руб. Сальдо на конец периода по кредиту составила 19088,43 руб.

Выписка банка за период за 15 марта 2011г. остаток на начало составил 755,02 руб., по дебету - 20220,00 руб., по кредиту - 20000 руб., остаток на конец периода составил 535,02 руб.

Согласно ордера №07 от 15 марта 2011г. на сумму 20000 руб., банковский ордер №323 от 15 марта 2011г. на сумму 500 руб., банковский ордер №120 от 15 марта 2011г. на сумму 240 руб., банковский ордер №07 от 15 марта 2011г. на сумму 100 руб.

Приложено платежное  поручение № 42 от 15 марта 2011г. на сумму 3100 руб., платежное поручение № 43 от 15 марта 2011г. на сумму 330 руб., платежное поручение № 44 от 15 марта 2011г. на сумму 950 руб., платежное поручение № 162 от 15 марта 2011г. на сумму 15000 руб.

Рассмотрим анализ счета 51 "Расчетные счета". Сальдо на начало периода по счету 51 "Расчетные  счета" по дебету составила 57458,09 руб., обороты по дебету - 853163,27 руб., по кредиту - 846792,13 руб. Сальдо на конец периода по кредиту составила 63829,23 руб.

Согласно оборотно-сальдовой  ведомости сальдо на начало периода  по счету 51 "Расчетные счета" за октябрь 2010г. по дебету составила 57458,09 руб., обороты по дебету - 853163,27 руб., по кредиту - 846792,13 руб. Сальдо на конец периода по кредиту составила 63829,23 руб.

 

 

3.3 Учетная политика денежных средств и денежных документов

 

Порядок ведения кассовых операций не устанавливает периодичность проведения инвентаризаций ООО "Социальная аптека-98". Но считается, что оптимальный период для проведения инвентаризаций кассы является один календарный месяц.

Проведение инвентаризации в ООО "Социальная аптека-98" может быть обязательным в следующих случаях:

-перед составлением  годовой бухгалтерской отчетности;

-при смене кассира;

-если были выявлены  факты хищения наличных денег;

-если наличные деньги  были частично или полностью  уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

Порядок и сроки проведения инвентаризации денежных средств ООО "Социальная аптека-98" определяет председатель. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная  распоряжением председателя.

В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т.д.).

При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Одновременно с проверкой  фактического наличия денежных средств  и денежных документов в кассе  организации проводится проверка:

-правильности оформления  первичных расходных документов - наличие подписей получателей  наличных денег, наличие подписи  председателя ООО "Социальная  аптека-98" и главного бухгалтера  на расчетно-платежных (платежных)  ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах, для которых наличие указанных подписей необходимо для осуществления расходования денежных средств;

-полнота и правильность  оприходования денежных средств,  полученных в учреждении банка.  Наличные деньги должны быть оприходованы в кассе в день их получения в банке. Проверка осуществляется посредством проведения сплошной сверки данных выписок о состоянии расчетного счета организации в кредитной организации с данными кассовой книги;

-полнота и своевременность  оприходования наличных денег, сданных по приходным кассовым ордерам;

-соблюдение лимита  остатка наличных денег в кассе  в течение отчетного года.

Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств  могут производится:

-учредителями ООО  "Социальная аптека-98", а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок в ООО "Социальная аптека-98" они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины;

-учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций;

-органами внутренних  дел в пределах своей компетенции,  проверки технической укрепленности  кассы, обеспечения условий сохранности  денег и ценностей в ООО "Социальная аптека-98".

Кроме того, при проведении инвентаризации наличных денежных средств  в ООО "Социальная аптека-98" проводится сплошная проверка состояния расчетов с материально ответственными лицами по выданным подотчетным суммам. Проверяется правомерность выдачи подотчетных сумм (лицам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, а также лицам, направляемым в служебные или производственные командировки), правильность определения сумм, выдаваемых под отчет (на хозяйственные нужды - в соответствии с нормами, установленными отдельным распорядительным документом руководителя организации, на приобретение имущества - в пределах действительной потребности, при служебных командировках - в соответствии с проведенным расчетом), своевременность погашения подотчетных сумм (представления авансового отчета и сдачи неиспользованного остатка).

Также проверяется соблюдение требований Правил ведения кассовых операций в части обеспечения  сохранности денежных средств при  их транспортировке и хранении, что и проводится в ООО "Социальная аптека-98".

Результаты инвентаризации денежных средств в ООО "Социальная аптека-98" оформляются Актом инвентаризации наличных денежных средств. Эта же форма  акта применяется для отражения  результатов инвентаризации фактического наличия разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах  и подписываются всеми членами  комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения председателя. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию УПО, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

В ООО "Социальная аптека-98" могут также проводиться внезапные  ревизии кассы. Такая ревизия  возможна: