Операции с подотчетными лицами имеют
в управленческом учете большое значение,
поскольку согласно существующим стандартам
бухгалтерского учета формируемая финансовая
отчетность не дает представления о данном
типе операций. Основной целью является
учет всех операций, произведенных подотчетным
лицом с наличными денежными средствами
предприятия, а также оперативное получение
информации об остатках на соответствующих
счетах, это следует из статьи Смирновой.
[24]
Подотчетное лицо — это доверенный
человек предприятия, на которого фирмой
возложены функции по обеспечению организации
какими-либо материальными ценностями,
услугами, работами. Как правило, подотчетные
лица получают деньги для оплаты небольших
расходов. Средства выдаются на основании
письменного заявления сотрудника с визой
руководителя организации.
После того как компания
дает подотчетнику задание (например,
покупка канцтоваров), его направляют
на предприятие, которое занимается
продажей подобной продукции. Затем
доверенное лицо передает приобретенный
товар закупающей организации. Документы
на получение и оплату приобретенных
материальных ценностей отправляются
в бухгалтерию. Туда же следует сдавать
бумаги, подтверждающие командировочные
расходы. В частности, к ним относится
отчет об использовании полученных
денежных средств. В таком документе подотчетник
указывает возврат остатка не использованных
по назначению наличных или отмечает перерасход
денежных средств. [17, с. 241-243]
Расчеты с участием граждан,
не связанные с осуществлением ими предпринимательской
деятельности, могут производиться наличными
деньгами (статья 140) без ограничения суммы
или в безналичном порядке.
Подотчетными лицами признаются все
без исключения штатные работники организации
(работающие по трудовому договору), получившие
авансом денежные средства из кассы. Как
правило, в подотчет выдаются наличные
деньги для предстоящих командировочных
расходов, а также для оплаты хозяйственных
канцелярских, почтовых расходов, расходов,
связанных с приобретением материалов
по мелкому опту в розничной торговле,
и на другие хозяйственные нужды.
Расчеты с подотчетными лицами предполагают,
во-первых, незначительные по своему размеру
денежные суммы, вверяемые работникам
в целях реализации опосредующих функций
организации, во-вторых, невозможность
их осуществления в безналичном порядке.
Все операции по расчетам с подотчетными
лицами характеризуются ограниченным,
заранее известным перечнем и довольно
высокой степенью регулярности их совершения.
Безналичные расчеты производятся через
банки, иные кредитные организации (далее
- банки), в которых открыты соответствующие
счета, если иное не вытекает из закона
и не обусловлено используемой формой
расчетов. [1, с. 269-270]
В соответствии с пунктом 1 расчеты на
территории Российской Федерации могут
осуществляться в наличной и безналичной
форме. При наличных расчетах используются
бумажные деньги (банкноты) и монеты. При
безналичных расчетах денежные суммы
перечисляются посредством бухгалтерских
записей по банковским счетам либо в иной
форме, не требующей физической передачи
денег. [8]
Безналичные расчеты, осуществляемые
с банковских счетов организаций, регламентируются
Положением о безналичных расчетах в Российской
Федерации, утвержденным Центральным
банком РФ (далее - Банк России), согласно
возложенных на него функций в соответствии
с ФЗ «О Центральном Банке РФ» № 86-ФЗ (№
ФЗ) [20]
После открытия расчетного
счета для получения постоянного
свидетельства о регистрации
требуется представить справку
о внесении половины уставного капитала.
Банк выдает данный документ после
внесения средств на расчетный счет
в сумме 50% определенного в учредительном
договоре размера уставного фонда
в денежной сумме.
Средства, кроме безналичных
перечислений, могут быть внесены
учредителями наличными прямо на
расчетный счет. Для этого оформляется
объявление на взнос наличными ("Главная
касса"). [34, с. 267]
Денежное обращение осуществляется в
наличной и безналичной форме [4, с. 174].
Налично–денежное обращение – движение
наличных денег в сфере обращения и выполнение
ими двух функций: средства платежа и средства
обращения [1, с.114]. Наличные деньги используются
для оплаты работы, товаров, услуг (премии,
пособия, пенсии, страховые возмещения,
заработная плата и т.п.). Налично-денежное
движение осуществляется с помощью различных
видов денег: банкнот, металлических монет,
векселей, чеков, кредитных карточек. Безналичное
обращение – движение стоимости без участия
наличных денег [1, с. 114]. Высокий уровень
безналичных расчетов в любой стране говорит
о правильной, грамотной организации всего
денежного оборота. Между наличным и безналичным
обращением существует тесная взаимосвязь:
деньги постоянно переходят из одной сферы
обращения в другую. В зависимости от содержания
различают две группы безналичного обращения:
по товарным операциям, т. е. безналичные
расчеты за товары и услуги; по финансовым
обязательствам, т. е. платежи в бюджет
и во внебюджетные фонды, погашение банковских ссуд , уплата процентов за кредит, расчеты
со страховыми компаниями. Значение безналичных
расчетов состоит в том, что они ускоряют
оборачиваемость средств, сокращают величину
наличных денег в обороте, сокращаются
издержки на печатание и доставку наличных
денег [4, с. 202]. Отметим, что безналичный
расчет в России характеризуется обязательным
открытием расчетного или текущего счета
в учреждении банка ; платежи производятся с согласия покупателя
или по поручению плательщика; основанием
для перечисления средств являются финансовые платежные документы (платежные поручения, расчетные
чеки, договора )
Обращение наличных денежных
средств и ведение кассовых операций
также регламентируются Банком России
и осуществляются в соответствии с Порядком
ведения кассовых операций в Российской
Федерации и Положением о правилах организации
наличного денежного обращения на территории
Российской Федерации [18].
В условиях быстрого развития
экономики неоднократно возникала
потребность в пересмотре и изменении
некоторых уже устоявшихся правил
и положений, о чем в частности
пишут в своих работах Н.А. Латышева,
Л.И. Малявкина и др. Кардинальные
изменения в порядке осуществления
наличных денежных расчетов произошли
с введением в действие с 28.06.2003
г. Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ
«О применении контрольно-кассовой техники
при осуществлении наличных денежных
расчетов и (или) расчетов с использованием
платежных карт» [16]. Данный Закон заменил
ранее действующий Закон РФ от 18.06.93 г.
№ 5215-1 «О применении контрольно кассовых
машин при осуществлении денежных расчетов
с населением». Согласно п.1 ст.2 Федерального
закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ контрольно-кассовая
техника, включенная в государственный
реестр, должна применяться в обязательном
порядке всеми организациями и индивидуальными
предпринимателями при осуществлении
ими наличных денежных расчетов и (или)
расчетов с использованием платежных
карт в случаях продажи товаров, выполнения
работ или оказания услуг. Это означает
что контрольно-кассовая техника должна
применяться не только при расчетах с
населением, но и с юридическими лицами
и индивидуальными предпринимателями
[31, с. 288-290]
В целях проверки наличия денежных средств
в кассе индивидуального предпринимателя,
а также проверки соответствия фактической
суммы денежных средств суммам, отраженным
в первичных документах кассы, рекомендуем
индивидуальному предпринимателю проводить
внезапные проверки кассы. Такие проверки
проводятся в случае наличия у индивидуального
предпринимателя наемных работников,
которые занимаются приемом и расходованием
денежных средств и оформлением первичных
документов кассы (при этом с указанными
работниками заключается договор о полной
материальной ответственности). Результаты
внезапной проверки фактического наличия
денежных средств в кассе индивидуального
предпринимателя оформляются Актом о
проверке наличия денежных средств кассы
(форма КМ-9). Акт оформляется в двух экземплярах.
Один экземпляр остается у индивидуального
предпринимателя, второй - у работника,
ответственного за ведение кассовых операций.
[ 11, с. 156-159]
Наличные денежные расчеты - произведенные с использованием средств
наличного платежа расчеты за приобретенные
товары, выполненные работы, оказанные
услуги. [1, с. 126]
Наличные расчеты –
это расчеты, в которых реально
участвуют наличные деньги. Они производятся
путем передачи денежных банкнот
и монет одним лицом другому
лицу во исполнение какого-либо гражданско-правового
обязательства. Правила организации
наличного денежного обращения
на территории Российской Федерации
определены в Положении Банка
России от 5 января 1998 г. № 14-П.
Существует много форм
безналичных расчетов. Основные из
них названы в ст. 862 ГК РФ: расчеты
платежными поручениями; расчеты по
аккредитиву; расчеты чеками; расчеты
по инкассо. Перечень этот не является
исчерпывающим. Допускаются безналичные
расчеты и в иных формах, предусмотренных
законом, установленными в соответствии
с законом банковскими правилами
и применяемыми в банковской практике
обычаями делового оборота. Так, безналичными
расчетами признаются также переводы
денежных средств по поручению физических
лиц без открытия банковского
счета (п. 1.2 Положения «О порядке
осуществления безналичных расчетов
физическими лицами в Российской
Федерации», утвержденного Банком России
от 1 апреля 2003 г. № 222-П).
Гражданское законодательство
устанавливает правила осуществления
наличных денежных расчетов дифференцированно
в зависимости от того, кто является
их субъектом.
Граждане могут осуществлять
наличные расчеты между собой
или с юридическими лицами без
ограничений, когда такие расчеты
не связаны с осуществлением этими
гражданами предпринимательской деятельности
(п. 1 ст. 861 ГК РФ).
Граждане могут осуществлять
наличные расчеты, связанные с осуществлением
ими предпринимательской деятельности,
между собой или с юридическими
лицами, если иное не установлено законом
(п. 2 ст. 861 ГК РФ). [29]
Такому аспекту как
применение контрольно-кассовой техники
достаточно много внимания уделяется
в периодической печати. В частности
в статье Е.М. Филимоновой подробно
расписан порядок регистрации и
применения контрольно – кассовой техники
[19, с.8].
В Федеральный законе о применении
контрольно-кассовой техники при осуществлении
наличных денежных средств расчетов и
(или) расчетов с использованием платежных
карт говорится, что контрольно-кассовая
техника, используемая при осуществлении
наличных денежных расчетов и (или) расчетов
с использованием платежных карт (далее
- контрольно-кассовая техника), - контрольно-кассовые
машины, оснащенные фискальной памятью,
электронно-вычислительные машины, в том
числе персональные, программно-технические
комплексы;
- наличные
денежные расчеты - произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные
товары, выполненные работы, оказанные
услуги;
- фискальная
память - комплекс программно-аппаратных
средств в составе контрольно-кассовой
техники, обеспечивающих некорректируемую
ежесуточную (ежесменную) регистрацию
и энергонезависимое долговременное хранение
итоговой информации, необходимой для
полного учета наличных денежных расчетов
и (или) расчетов с использованием платежных
карт, осуществляемых с применением контрольно-кассовой
техники, в целях правильного исчисления
налогов;
- фискальный
режим - режим функционирования контрольно-кассовой
техники, обеспечивающий регистрацию
фискальных данных в фискальной памяти;
-
фискальные данные - фиксируемая на контрольной
ленте и в фискальной памяти информация
о наличных денежных расчетах и (или) расчетах
с использованием платежных карт; [16]
Еще один автор,
которого хотелось бы отметить в обзоре
литературы – А.В. Зонову [9, с. 18-20]. В
учебном пособии этого автора особое внимание
уделяется первичной документации, в том
числе и по участку учета денежных средств.
В частности подробно описываются все
первичные документы по учету денежных
средств в кассе и на расчетном счете,
в тексте учебника имеются образцы заполнения
этих первичных документов. А также подробно
описываются регистры бухгалтерского
учета, заполняемые на основании первичных
документов.
Таким образом,
можно сделать вывод о том,
что учету денежных средств посвящено
довольно большое количество литературы
и все авторы отмечают значимость
правильной организации учета денежных
средств.
2. ЗАДАЧИ
И ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА
ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
О ДЕНЕЖНОЙ СИСТЕМЕ В РФ.
Денежные
средства представляют собой аккумулированные
в денежной форме активы организации,
находящиеся в ее кассе в виде
наличных денег и денежных документов,
на банковских расчетных, валютных и
специальных счетах, в выставленных
аккредитивах, чековых книжках, переводах
в пути и пр. Объемом имеющихся
у организации денег, как важнейшего
средства платежа по обязательствам,
определяется платежеспособность организации
— одна из важнейших характеристик
ее финансового положения.
Прежде
чем говорить об организации учета
денежных средств у субъектов
предпринимательской деятельности,
необходимо дать понятие денежной системы
государства. Денежная система - это организация
денежного обращения в стране, закрепленная
национальным законодательством. Она
включает в себя следующие элементы:
- название денежной единицы;
- виды денежных знаков, порядок их выпуска
и характер обеспечения;
-регулирование денежного обращения;
-организация наличного и безналичного
платежных оборотов;
- курс национальной валюты, порядок ее
обмена на иностранную валюту.
Официальной
денежной единицей (валютой) РФ является
рубль. Один рубль состоит из 100 копеек.
В России два вида денежных знаков - банкноты
и монеты. Их подделка преследуется по
закону. Банкноты и монеты являются безусловными
обязательствами Центрального Банка России
и обеспечиваются всеми его активами [7].
Денежные
расчеты со сторонними организациями
и учреждениями организация, как правило,
осуществляет в виде безналичных платежей.
В некоторых случаях организации необходимо
производить расчеты наличными денежными
средствами, например, при выплате заработной
платы сотрудникам, при выдаче средств
на командировочные расходы, при приобретении
через подотчетное лицо различных товаров
и/или материалов для хозяйственных нужд
и др..