Учет денежных средств

Таким образом, возникает необходимость разделения участка учета денежных средств  на: учет наличных расчетов, учет безналичных  расчетов и учет расчетов с подотчетными лицами. 
Основными функциями бухгалтерского аппарата по учету денежных средств являются обеспечение контроля за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины, эффективностью использования собственных и заемных денежных средств, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.  
          Поэтому основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

 
- контроль правильности документального  оформления, законности и целесообразности операций с наличными и безналичными денежными средствами, полное и своевременное отражение их в учете; 
-  обеспечение сохранности денежных средств и документов в кассе, регулярное проведение инвентаризаций, выявление их результатов и организация своевременного взыскания с виновников недостач; 
- обеспечение своевременности, полноты и достоверности расчетов по всем видам платежей и поступлений, взыскание дебиторской и погашения кредиторской задолженностей; 
- выявление возможностей более рационального использования и вложения свободных денежных средств [2, с. 263].

Правила работы с денежными средствами определены в инструкции ЦБ РФ от 04.10.93. №18 «Порядок ведения кассовых операций в Российской федерации».

В соответствии с этим документом:

1) Организации,  независимо от организационно-правовых  форм и сферы деятельности  обязаны хранить свободные денежные  средства в банках.

2) Предприятия  производят расчеты по своим  обязательствам с другими предприятиями,  как правило, в безналичном  порядке через банки или применяют  другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России  в соответствии с законодательством  РФ.

3) Для  осуществления расчетов наличными  деньгами каждое предприятие  должно иметь кассу и вести  кассовую книгу по установленной  форме. Прием наличных денег  предприятиями при осуществлении  расчетов с населением производится  с обязательным применением контрольно-кассовых  машин (ККМ).

4) Наличные  деньги, полученные предприятиями  в банках, должны расходоваться  строго на цели, указанные в  чеке.

5) Предприятия  могут иметь в своих кассах  наличные деньги в пределах  лимитов, установленных банками.  И обязаны сдавать в банк  всю денежную наличность сверх  лимитов остатка наличных денег  в кассе.

6) Выдача  денег из выручки одних предприятий,  имеющих постоянную денежную  выручку, на нужды других допускается  в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.

7) Предприятия  имеют право хранить в своих  кассах наличные деньги, сверх  установленных лимитов только  для оплаты труда, выплаты пособий  по социальному страхованию и  стипендий не свыше 3 рабочих  дней (для предприятий, в районах  Крайнего Севера и приравненных  к ним местностях, - до 5 дней), включая  день получения денег в банке.

8) Выдача  наличных денег под отчет производится  из касс предприятий. Выдача  наличных денег под отчет на  расходы, связанные со служебными  командировками, производится в  пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели.

9) Лица, получившие наличные деньги под  отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или со дня возвращения их  из командировки, предъявить в  бухгалтерию предприятия отчет  об израсходованных суммах. Передача  выданных под отчет наличных  денег одним лицом другому  запрещается.

10)Кассовые  операции оформляются типовыми  межведомственными формами первичной  учетной документации для предприятий  и организаций, которые утверждаются  Госкомстатом РФ по согласованию  с Центральным банком и Министерством финансов РФ.[18] 
         Для ведения кассовых операций в штате организации должна быть предусмотрена должность кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с порядком ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей.    

Кассир  не может передавать другому лицу выполнение своих обязанностей у  субъектов малого предпринимательства  с незначительным оборотом наличных денежных средств разрешено выполнять  функции кассира лицу, ведущему бухгалтерский  учет.     

 Кассир, в соответствии с действующим законодательством, несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации в результате умышленных действий, а также небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Таким образом, в целях повышения эффективности операций в условиях рыночных отношений предприятиям необходимо выполнять основные задачи, стоящие перед учетом денежных средств и расчетов. Прежде всего, необходимо обеспечить своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов. Немаловажным является оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных средств и ценных бумаг в кассе предприятия, а также контроль на использованием средств строго по целевому назначению, за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом, за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах c покупателями и поставщиками.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ  ОФОРМЛЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ ПО УЧЕТУ  ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И РАСЧЕТОВ  С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.

 

Общие правила  хранения, использования и учета  денежных средств устанавливаются  ЦБ России. На сегодняшний день действует  письмо ЦБ России от 22.09.1993 № 40 «Об утверждении  порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации». Дополнительно  необходимо руководствоваться:

- Положением  ЦБ России от 05.01.1998 № 14-П «О  правилах организации наличного  денежного обращения на территории  Российской Федерации»;

- Федеральным  законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О  применении контрольно-кассовой  техники при осуществлении наличных  денежных расчетов и (или) расчетов  с использованием платежных карт».

Все кассовые операции должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации. Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 по согласованию с Министерством финансов России и введены в действие с 1 января 1999 г.

Первичная документация:

-приходный  кассовый ордер (№ КО-1);( прил. 1)

-расходный  кассовый ордер (для оформления  выдачи наличных денег из кассы  одному лицу на любые нужды)(№  КО-2);(прил. 2)

-кассовая  книга (№ КО-4);(прил 4)

-платежная  ведомость;

-журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров(№ КО–3);(прил. 3)

-книга  учета принятых и выданных  кассиром денег в подотчет  общественным раздатчикам заработной  платы и операциям кассирам. 
          В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного, текущего, специального счетов в банках, от покупателей и заказчиков, при возврате ранее выданных подотчетных сумм и пр. Для получения денег со своего расчетного счета в банке организации выдается чековая книжка. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документом для организации. 
           Факт любого наличного получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1). Ордер выписывается на основании соответствующих оправдательных документов, на которые кассир ставит штамп с надписью «Получено» и датой. После проверки соответствия записей приходный ордер подписывается главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом), заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который оприходует наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском кассового аппарата. 
           Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр. (№№ Т-49; Т-51)) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером (или лицами, ими уполномоченными). Деньги по кассовым ордерам выдаются на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы. 
          Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом (или надписью) «Получено» или «Оплачено». При выдаче заработной платы, стипендий, премий и пр. основанием для выплат служат расчетно-платежные или платежные ведомости. В этих случаях на каждого получателя расходный кассовый ордер не составляется. По истечении срока выдачи денег по ведомостям (трех рабочих дней) против фамилий лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. На всю сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер. 
           Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (форма № КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги, который является отчетом кассира (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами), под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. 
           Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами. Если бухгалтерский учет ведется на персональном компьютере, то в конце финансового года кассовая книга и отчет кассира выводятся на бумажный носитель. Затем кассовая книга брошюруется в хронологическом порядке и опечатывается. Одновременно в таком же порядке сшивается и отчет кассира. 
           Что касается документального оформления учета расчетов с подотчетными лицами, то необходимо отметить, что регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 (прил. 5) - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. 
           Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются: расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет и возврате их в кассу, авансовые отчеты – при списание израсходованных сумм.  
           Таким образом, как сказано выше, первичная документация по учету денежных средств утверждена Министерством финансов Российской Федерации, имеет строго унифицированную форму и должна применяться в бухгалтерском учете всех хозяйствующих субъектов на территории Российской Федерации, не зависимо от организационно-правовых форм собственности. 

 

 

4. УЧЕТ  КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ.

 

4.1. УЧЕТ  ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ И  ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

 

Денежные  средства организаций находятся  в кассе в виде наличных денег  и денежных документов на счетах в  банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, в чековых  книжках и т.д. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который  несет полную материальную ответственность  за сохранность принятых ценностей [4]. 
          В соответствии с п.3 Порядка ведения кассовых операций в РФ для хранения денег и осуществления кассовых операций руководители организации обязаны оборудовать кассу. Касса должна располагаться в изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Для обеспечения сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям: 
- быть изолированным от других служебных и подсобных помещений; 
- иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки; 
-  закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы; 
- оборудоваться специальным окошечком для выдачи денег; 
-  иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены; 
-  располагать исправным огнетушителем.

- помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами  
          Помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.

 Все  документы, связанные с приходом  и расходом денежных средств  хранятся в архиве организации  5 лет.  
           Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Такое ограничение называют лимитом остатка наличных денег в кассе, или просто лимитом остатка наличных денег в кассе, или просто лимитом остатка кассы [7, с. 290]. 
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ и Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ все организации независимо от организационно правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банка на соответствующих счетах на договорных условиях. Поступающие в кассы наличные денежные средства подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации. 
          В кассе могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими банками по согласованию с руководителями предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.  
          В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности. 

Выдача  наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:

1.выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия)

2.выдача денег под отчет сотрудникам организации

3.сдача наличных денег в банк

4.выплаты поставщикам

5.выплаты учредителям

Корреспонденция счетов по выдаче денежных средств из кассы.

Содержание операции	Дт	Кт
Выплачена зарплата из кассы	70	50
Выдано под отчет на хозяйственный  расходы	71	50
Выданы дивиденды учредителям	75	50
Переданы деньги инкассатору	75	50
Оплачена задолженность поставщикам	60	50

 

Движение  наличных денег учитывается в Кассовой книге (форма КО-4). Организация обязана вести одну кассовую книгу, прошнурованную, с пронумерованными листами, опечатанную и заверенную подписями руководителя и главного бухгалтера.  
         Кассовую книгу ведет кассир. Каждый лист кассовой книги состоит из 2х одинаковых частей, одна из которых заполняется как первый экземпляр, а другая - через копировальную бумагу - как второй. Второй экземпляр отрезается и служит отчетом кассира, к которому в конце дня подшиваются приходные и расходные кассовые ордера вместе с подтверждающими документами. Отчет кассира подлежит проверке главным бухгалтером 
         В случае, если кассовая книга ведется автоматизировано (на компьютере) она распечатывается по итогам месяца, а в конце года брошюруется, опечатывается и заверяется необходимыми подписями.  
        Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов.      Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам. (6, с. 145-147)

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3 (приложение 3). По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

Учёт  оформляется следующими типовыми проводками:

Д т 50-3 Кт  60(50-1)