Учет хозяйственных операций на предприятии

1. Первичный учетный документ  должен быть составлен в момент  совершения  операции, а если это  не представляется возможным  – непосредственно после ее  окончания. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первично учетного документа не реже одного раза в день на основании кассовых чеков.

2.  Документы должны составляться  в соответствии с унифицированными формами документов, а если унифицированной формы не существует, организация обязана самостоятельно разработать форму документа, включающую все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным Законом «о бухгалтерском учете»и Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

3. Первичные документы необходимо  составлять на бланках установленной  формы в необходимом количестве  экземпляров с заполнением всех  реквизитов. Если некоторые реквизиты  не заполнены, свободные строки  обязательно прочеркиваются.

4. Записи в документах должны  быть сделаны чернилами, химическим  карандашом, шариковой ручкой или  на пишущих и счетных машинах, т.е.  таким способом, который оставляет  четкий нестирающийся след, что  должно обеспечить сохранность  записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Использовать для записей в документе простой карандаш запрещается.

5. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации; в последнем случае организация  обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственной операции, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда  и прокуратуры.

6. Текст документа должен быть понятным, четким, не допускающим возможности двойного чтения. Документы необходимо оформлять аккуратно, текст и цифры писать четко и разборчиво, итоговые данные следует указывать цифрами и прописью (с прописной буквы).

7. Если в документе была допущена ошибка, ее исправляют корректурным способом – неправильно записанный текст  или цифры зачеркивают одной чертой, так, чтобы можно было прочитать написанное. И надписывают сверху правильных текст или сумму, затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ, то есть указывают, что и на сколько было исправлено цифрами и прописью.

«Написанному в исправлении ошибки  (новый текст или сумма) верить. Дата и подпись»

8. В кассовых и банковских  документах исправления делать не разрешается. В  случае, если такой документ испорчен, его перечеркивают крест-накрест, прилагают к вновь выписанному документу и хранят как неиспорченный документ, чтобы можно было доказать обоснованно пропущенный номер документа; та например, испорченный чек перечеркивают крест-накрест и оставляют в чековой книжке, а затем выписывают новый (следующий) чек.

9. Перечень лиц, имеющих право  подписи первичных учетных  документов, утверждает руководитель организации  по согласованию с главным бухгалтером. Документы, по которым оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителями организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера  или уполномоченного им лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства Финансов Российской Федерации).

10. Своевременное и качественное  оформление первичных учетных  документов, передачу  их в установленные  сроки для отражения в бухгалтерском  учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.8

 

1.1.2 Порядок обработки документов в бухгалтерии.

 

Поступающие в бухгалтерию документы проходят определенную обработку. Каковы ее виды и в чем заключается их суть?

1. Формальная обработка - проверка  документа по форме, в оде которой  устанавливают необходимое количество  заполненных реквизитов, наличие  и правильность подписей, четкость  и разборчивость заполнения документа.

2. Проверка по существу - определение  законности и целесообразности совершения операций.

3. Фактическая проверка - арифметическая  проверка, при которой проверяют  правильность подсчетов.

4. Бухгалтерская обработка - собственно  бухгалтерская обработка состоит  из трех последовательных этапов:

а) группировка - сортировка документов по определенным признакам (подбор однородны документов  пачки, чтобы делать записи общими итогами и составлять сводные документы);

б) расценка (таксировка) - проставление денежных измерителей и подсчет денежной оценки указанных в документе материальных ценностей;

в) контировка (разметка) - определение и запись корреспондирующие счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

Данные сгруппированных документов после разметки заносят в специальные ведомости учета (учетные регистры). Учетные документы, прошедшие обработку должны иметь отметку, исключающую возможность и повторного использования (дату записей в учетный регистр). В частности, кассовые ордера, операции по которым уже выполнены, должны иметь отметку "Получено" или "Оплачено". Использованные первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором они ранятся один год по истечении которого документы передаются в постоянный архив.9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Классификация бухгалтерских  документов.

 

Таблица 1

Бухгалтерские документы	По назначению	Распорядительные
		Исполнительные (оправдательные)
		Бухгалтерского оформления
		Комбинированные
	По порядку составления	Первичные
		Сводные
	По содержанию хозяйственной операций	Материальные
		Денежные
		Расчетные
	По способу отражения операций	Разовые
		Накопительные
	По месту составления	Внутренние
		Внешние
	По порядку составления	Ручные
		С применением вычислительной техники

 

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т.е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения (таблица 1.2)10

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т.д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счет-фактура на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией и т.п.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира;  накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т.п.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую  отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходной кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требование на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приемки-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т.п.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, израсходованная сумма, остаток и его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и  оправдательных документов.

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами:  платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования,  расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких  одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения  в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный документ составляется постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам  относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные нарды и т.д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

 Внутренние документы составляются  в организации для отражения  текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Внешние документы заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

 По порядку заполнения документы  можно классифицировать на составляемые  вручную и при помощи вычислительной  техники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки либо на  пишущей машинке. Документы, заполняемые  при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент из совершения.

 

1.3 Понятие документооборота.

 

Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действительность бухгалтерского контроля.