Учет хозяйственных операций на предприятии

Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов, а также систему обработки учетной информации и прием организации документооборота. При этом принятая система документооборота, как элемент учетной политики, должна обеспечивать:

1) Полноту отражения в учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном документ, поскольку именно первичные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой - на основании первичных документов формируется бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности.

2) Рациональное и экономное ведение  бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия.

При организации системы документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним накопительным документом. Например, перечисление налогов в бюджет целесообразно оформлять сводным платежным поручением.

Без правильной организации документооборота нельзя обеспечить рациональное разделение учетного труда, равномерность нагрузки счетных работников, своевременность бухгалтерских записей (ажур).11

Таблица 2

График документооборота

 

Наименование документа		Приходный ордер	Накладная на отпуск материалов
Создание документа	Количество экземпляров	1	3
	Ответственный за выписку	Кладовщик	Кладовщик
	Ответственный за оформление	Кладовщик	Кладовщик
	Ответственный за исполнение	Кладовщик	Кладовщик
	Срок исполнения	Ежедневно до 17.00	В течение дня выписки
	Ответственный за проверку	Главный бухгалтер	Главный бухгалтер
Проверка документа	Кто представляет	Бухгалтер	Бухгалтер
	Порядок предоставления	Отчет за месяц	Отчет за месяц
	Срок представления	До 2-го числа следующего месяца	До 2-го числа следующего месяца
Обработка документа	Кто исполняет	Бухгалтер	Бухгалтер
	Срок исполнения	До 2-го числа следующего месяца	До 2-го числа следующего месяца
Передача в архив организации	Кто исполняет	Главный бухгалтер	Главный бухгалтер
	Срок исполнения	По окончании следующего месяца	До 30-го числа месяца

 

Документооборот регламентируется графиком документооборота, который является одним из элементов учетной политики предприятия. График документооборота разрабатывается главным бухгалтером, утверждается и вводится в действие приказом руководителя. В соответствии с положением по ведению бухгалтерского учет и отчетности требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. Каждый пользователь должен получить выписку из графика документооборота.

В графике документооборота указываются наименования документов, перечень исполнителей, сроки поступления документов  в бухгалтерии от оперативных работников, сроки обработки документов и т.д. при составлении графика соблюдаются следующие принципы:

• В график не включается прохождение документа по инстанции, где документ только визируется;
• Время продвижения документа от одного пользователя к другому должно быть равномерным;
• Объем обработки документов каждому пользователю должен даваться в соответствии с его способностями и знаниями;
• Необходимо планировать обработку документа в один рабочий прием, так как многократное возвращение к одному и тому же документу приводит к ошибкам.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации учета, специфики работы, величины предприятия,, степени компьютеризации учетных работ и т.д., однако для всех документов существуют общие этапы движения:

1) составление документа в момент  совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность  и полноту их сдачи;

3) проверка принятых документов (по форме, по содержанию, арифметическая);

4) обработка документов (группировка, контировка, запись сумм в учетные регистры);

5) сдача документов в архив  на хранение после составления  учетных регистров и форм отчетности.

 

1.3.1 Порядок и сроки хранения документов.

 

До передачи документов в архи предприятия первичные документы; бухгалтерские отчеты и балансы хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в металлических шкафах или сейфах, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную документы текущего месяца,  относящиеся к определенному отчетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются.

При сдаче в архив однородные первичные документы формируют в дела, содержащие до 250 листов при толщине не более 4 см. При формировании дел необходимо соблюдать ряд требований:

1) документы постоянного и временного  хранения следует группировать  раздельно;

2) подлинники должны быть отдельно  от копий;

3) в дело должно быть включено по 1 экземпляру каждого документа;

4) документы должны быть оформлены  в соответствии с требованиями  ГОСТов и нормативных актов;

5) в дела группируются документы  одного периода (кроме переходящих, как, например, личные дела), при наличии в деле документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца;

6) приложения к документам присоединяются  к документам, к которым они  относятся, независимо от даты  из утверждения;

7) плановые и отчетные документы  хранят в делах того года, к которым они относятся по содержанию (например, отчет за 2002 год составлен в 2003 году, но хранится с документами 2002 года);

8) документы располагаются в  определенной последовательности (отчет  о финансовой деятельности, объяснительная  записка, баланс, приложения; протоколы заседаний и собраний акционеров - по хронологии и порядку номеров, а документы, подготовленные к ним, помещают после протоколов в последовательности рассмотрения; переписку группируют за календарный год и систематизируют в хронологической последовательности, документ - ответ размещают з документом - запросом);

9) папки с документами  переплетают, на титульном листе указывают  наименование организации, название  и порядковый номер в деле  с начала года, отчетный период, номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Сроки хранения первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определяются Перечнем типовых документов, утвержденным Главным архивным управлением при Совете министров СССР 15.08.88, по окончании срока хранения могут передаваться в Архивный фонд РФ.

Согласно указанному документу, сводные годовые бухгалтерские отчеты и балансы должны храниться 10 лет, квартальные - 3 года; передаточные, разделительные, ликвидационные балансы - 10 лет; лицевые счета рабочих и служащих - 75 лет; учетные регистры (главная книга, журналы-ордера) - 3 года.

В соответствии с Федеральным Законом "о бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования)должны храниться организацией не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Выдача первичных документов и учетных регистров из бухгалтерии и  из архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а  в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.12

 

1.3.2 Порядок изъятия документов.

 

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией.

Изъятие может производиться только на основании мотивированного постановления, оформленного в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе снять копии с изымаемых документов в присутствии органов, производящих изъятие. При этом на документах указывают дату и основание изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов  (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лиц организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В случае пропажи ли гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия.

 

1.4 Практическое задание

 

В данной курсовой работе заполнены следующие документы:

- приходный кассовый ордер;

- расходный кассовый ордер;

- платежное поручение;

- объявление на взнос наличными;

- авансовый отчет;

- чек.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

 

2.1 Понятие о формах бухгалтерского учета

 

В процессе  исторического развития бухгалтерского учета выработан ряд способов технического его осуществления. Для организации бухгалтерского учета использовались различные  учетные регистры, устанавливались различные порядок, последовательность, способы записи в них и взаимосвязь между ними.

Определенный способ технического осуществления бухгалтерского учета получил название формы учета.

Форма бухгалтерского учета – совокупность учетных регистров, в которых в определенной последовательности соответствующим образом делаются учетные записи с целью получения итоговых данных, характеризующих финансовое положение и результаты хозяйственной деятельности предприятия.

Все применяемые в настоящее время формы бухгалтерского учета возникли из староитальянской или венецианской. Хотя они существенно отличаются от своей предшественницы, назначение из одинаково – регистрация хозяйственных явлений, группировка однородных данных, их распределение по синтетическим и одновременно по аналитическим счетам, подсчет оборотов и остатков на счетах, составление заключительного баланса и других форм отчетности.

До начала ХХ столетия учетные регистры бухгалтерского учета велись в книгах, и в этом смысле все ранние формы бухгалтерского учета были книжными.

В постепенном дроблении учетных книг и записей в них формировались различные формы бухгалтерского учета. На рубеж ХХ столетия с целью облегчения труда счетных работников стал бурно развиваться процесс замены учетных регистров в виде книг  учетными регистрами, ведущимися на отдельных листах  (карточках). Возник целый ряд карточных форм, при которых в одних случаях происходила простая замена книг карточками путем механического разделения книг на отдельные листы, в других – записи в карточки производились с применением копирования (копировально-карточные формы), в третьих – карточка использовалась для записи одной хозяйственной операции, а последующая систематическая раскладка карточек заменяла записи в учетные регистры (карточно-ордерные формы)13 В России наибольшее распространение получили мемориально-ордерная,  журнально-ордерная, таблично-перфокарточная и автоматизированная формы бухгалтерского учета. В связи с организацией огромного количества малых предприятий получила развитие  упрощенная форма бухгалтерского учета на малых предприятиях.14 
Основными отличительными признаками, определяющими отдельные формы бухгалтерского учета, являются: внешний вид и строение учетных регистров, их количество, сочетание и взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета, техника учетной регистрации. Формы бухгалтерского учета постоянно совершенствуются. Прогрессивной считается такая форма, которая обеспечивает своевременное и полное получение экономических показателей для управления деятельностью предприятия, повышает производительность труда счетных работников при обработке первичных данных, сокращает количество ошибок при регистрации и обобщении учетных данных. При этом должны обеспечиваться минимальные затраты труда и средств на ведение учета.

Выделим некоторые особенности в ведении форм бухгалтерского учета:

• Однородные хозяйственные операции, изложенные в документах, до записей их в синтетические счета подвергаются в течение определенного периода времени группировке как путем применения накопительных документов, так и путем регистрации их в  накопительных и группировочных ведомостях.
• Аналитический учет ведется с применением всех современных средств учетной регистрации.
• В связи с тем, что запись в синтетические счета производится в основном не по каждому документу, а на основе предварительно обобщенных однородных документов, аналичический учет опережает синтетический.
• Техническое построение учетных регистров современных форм учета осуществляется  таким образом, чтобы с наименьшими затратами труда и времени получать учетные показатели, необходимые для составления основных форм отчетности.
• Во всех формах учета предусматривается определенная система взаимоконтроля показателей синтетического и аналитического учета, позволяющая вскрывать ошибки в учетных записях.
• Все формы учета дают возможность широко использовать электронно-вычислительную технику.