Учет и анализ заработной платы

Предприятие, стремящееся  выйти из кризиса, должно грамотно осуществлять контроль за дебиторской задолженностью и разрабатывать системы договорных взаимоотношений с контрагентами с применением гибких условий и форм оплаты, таких как выставление промежуточного счета, применение гибких цен, банковская гарантия и др.

Для того чтобы устранить последствия кризиса, предприятия иногда нуждаются в решительных и нередко шокирующих мерах. Так, одним из способов рефинансирования активов является продажа или обмен дебиторской задолженности (перемена лиц в обязательствах, финансирование под уступку прав требования, факторинговые операции), который нецелесообразен без предварительной оценки стоимости дебиторской задолженности, поскольку предприятие не сможет реально оценить выгоду и эффект от проводимых мероприятий.

Резюмируя вышесказанное, необходимо еще раз подчеркнуть необходимость и важность управления дебиторской задолженностью. При этом решения, принимаемые в ходе текущего управления, должны основываться на оценке эффективности различных методов ее оптимизации, а также на оценке реальной стоимости дебиторской задолженности.

В последнее время  многие крупные отечественные организации  в рамках системы внутреннего  контроля создают систему управления дебиторской и кредиторской задолженностью.

Такая система предполагает широкое применение досудебного порядка урегулирования возникших споров в случаях, предусмотренных законодательством для данной категории споров. В случае, если соответствующий закон не принят, сохраняется порядок, установленный ведомственными уставами, в частности Уставом железных дорог, Уставом внутреннего водного транспорта др., по спорам с предприятиями и ведомствами, на которые они распространяются.

При внедрении такой  системы основным условием является бухгалтерский учет задолженности  на конкретную дату и ее своевременная  инвентаризация.

В экономически развитых странах на предприятиях и фирмах, имеющих подразделения по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью, персонал которых специализируется на урегулировании споров, связанных  с их возникновением, не существует такой проблемы, как «невзысканная задолженность».

Для создания системы  управления дебиторской и кредиторской задолженностью необходимо следующее.

1. Наличие у бухгалтеров, юристов, внутренних аудиторов и финансовых менеджеров, занимающихся обслуживанием системы управления дебиторской и кредиторской задолженностью, специальной профессиональной подготовки и навыков в области экономики, налогов и управления финансами. Наличие таких качеств предполагает, в частности, бдительность, скрупулезное и грамотное ведение записей по «сомнительным» счетам, по которым дебиторская задолженность распределяется в зависимости от того, насколько просрочена ее выплата.

2. Разработка такой формы контракта с покупателями, заказчиками (потребителями услуг), в которой должны быть предусмотрены существенные условия, определяющие его исполнение, включая порядок взаиморасчетов. Хотя в настоящее время (в условиях неплатежей) предпочтение отдается предоплате, наиболее формализованными могут быть расчеты при помощи различных видов аккредитива, простого и переводного векселя и т.д.

3. Оценка кредитоспособности партнера на основе аккумулирования и анализа кредитной информации из различных внутренних и внешних источников, а также собственного опыта общения с покупателями и информации кредитного учреждения потенциального партнера по бизнесу.

4. Оптимальная организация процесса реализации продукции (работ, услуг), включая установление наиболее благоприятного периода расчетов с организациями-контрагентами.

5. Установление предельной суммы возможных сделок на основе минимизации количества сомнительных долгов и максимизации прибыли.

6. Получение долгов с покупателей и своевременное проведение взаиморасчетов в погашение собственной кредиторской задолженности.

7. Своевременная инвентаризация расчетов и обязательств с последующей выверкой взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами.

8. Получение необходимой информации о партнере из официально публикуемой финансовой отчетности.

9. Прогнозная оценка уровня финансовой устойчивости партнера.

10. Широкое использование скидок при досрочной оплате покупателем товаров (работ, услуг).  

Особой профессиональной подготовки от специалистов внутреннего  аудита требует проведение инвентаризации расчетов. Эта процедура является одним из важнейших условий правильного управления дебиторской и кредиторской задолженностью.

Инвентаризации должны ежегодно подвергаться расчеты с  банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, расчеты с  бюджетом, поставщиками и покупателями, подотчетными лицами, персоналом, другими  дебиторами и кредиторами.

Специфика проверки состоит  в том, что эффективное ее проведение сопряжено с рассмотрением не только чисто бухгалтерских, но и  правовых аспектов, которые в совокупности требуют от внутренних аудиторов  соответствующих знаний в области  юриспруденции, экономики, бухгалтерского учета и аудита.

Проверяя расчеты, возникшие  в результате осуществления предприятием хозяйственной деятельности, внутренний аудитор должен установить причины  возникновения дебиторской и  кредиторской задолженности. Если суммы задолженности значительны и по счетам учета расчетов не наблюдается их движения, это свидетельствует о нарушении финансовой и расчетной дисциплины в организации.

Вместе с тем необходимо отличать такую задолженность от задолженности, являющейся следствием существующих правил расчетов.

В основе этой позиции  лежит концептуальное положение: дебиторская (кредиторская) задолженность есть бухгалтерский показатель, отраженный предприятием в бухгалтерском учете  как долг контрагента (долг самого предприятия), возникший по тем или иным основаниям

В большинстве случаев  этот долг является следствием проведения конкретной хозяйственной операции, связанной с движением материальных ценностей, реализацией продукции (работ  услуг), а также неплатежей либо задолженности  юридических или физических лиц.

Предполагается, что часть  счетов оплачивается в срок, соответствующий  условиям договора (контракта), другая часть погашается с некоторой  просрочкой, оставшаяся часть образует безнадежную дебиторскую задолженность.

Проверка по счетам расчетов специалистом внутреннего аудита должна осуществляться по следующим направлениям:

- наличие и правильность  оформления договоров и других  документов, определяющих права  и обязанности сторон по поставке  материальных ценностей, выполнению  работ (услуг);

- правильность и полнота  оплаты полученных материальных  ценностей, документально подтвержденный  факт их оприходования.

Необходимо выяснить, правильно ли отражены по статьям  баланса соответствующие остатки  задолженности. Для этого по данным регистров аналитического учета к счетам, предназначенным для отражения расчетов, сличают остатки по каждому виду расчетов на начало проверяемого периода с остатками по соответствующим счетам аналитического учета и статьям баланса, а затем проверяют каждый вид расчетов. Специалист внутреннего аудита обязан установить:

- причины и виновников  образования задолженности; давность  ее возникновения и реальность  получения;

- не пропущены ли  сроки исковой давности;

- какие меры принимались  для погашения задолженности;

- проводились ли встречные проверки;

- составлялись ли акты  выверки взаиморасчетов;

- наличие графиков  погашения задолженности и писем,  в которых дебиторы признают  свою задолженность;

- велась ли претензионно-исковая  работа;

- осуществлялся ли  контроль исполнения договорных обязательств.

Проверке также подлежит неистребованная кредиторская задолженность.

Следует установить, не перекрывается  ли в бухгалтерских балансах дебиторская  задолженность кредиторской, путем  отражения свернутого сальдо по расчетным  счетам.

При анализе прочей дебиторской задолженности важно проверить:

- наличие задолженности  работников предприятия или фирмы  за пользование основными средствами  и инвентарем;

- отпущенные без предварительной  оплаты материальные ценности;

- не сданную при  увольнении работников спецодежду и др.

В ходе проведения инвентаризации расчетов специалисту внутреннего  аудита необходимо обратить внимание работников бухгалтерии на правильное и своевременное списание кредиторской и дебиторской задолженности, поскольку  этот процесс представляет наибольшую сложность и может существенно занизить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Согласно п.п.77 и 78 Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, утвержденного  Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета), суммы кредиторской и дебиторской задолженности по истечении срока исковой давности списываются на финансовые результаты организации. В соответствии со ст.196 ГК РФ срок исковой давности установлен в три года.

Истечение срока исковой  давности начинается с момента, когда  задолженность переходит в разряд просроченных, т.е. с момента просрочки оплаты долга исходя из условий договора.

В случае если срок исполнения обязательств должником не оговорен сторонами, то необходимо руководствоваться ст.314 ГК РФ. Согласно указанной статье в случаях, когда обязательство не предусматривает срок его исполнения и не содержит условий, позволяющих определить этот срок, оно должно быть исполнено в разумный срок после возникновения обязательства. Обязательство, не исполненное в разумный срок, а равно обязательство, срок выполнения которого определен моментом востребования, должник обязан исполнить в семидневный срок со дня предъявления кредитором требования о его исполнении, если обязанность исполнения в другой срок не вытекает из закона, иных правовых актов, условий обязательства, обычаев делового оборота или существа обязательства. Разумность срока определяется в каждом конкретном случае, когда срок расчета договором не определен.

Несвоевременное списание кредиторской задолженности может  быть расценено налоговыми органами как неучет или сокрытие внереализационных  доходов предприятия.

Организация-кредитор списывает  дебиторскую задолженность, по которой  истек срок исковой давности, на финансовые результаты или за счет резерва по сомнительным долгам (если создание этого резерва предусмотрено учетной политикой).

Списание долга в  убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Для обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, списанной в убыток вследствие неплатежеспособности должников, и для обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, предназначен забалансовый счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

В случае поступления  от контрагента суммы дебиторской  задолженности уже после списания она учитывается в составе  внереализационных доходов организации.

Решение о списании определенной суммы дебиторской задолженности  должно оформляться приказом (распоряжением) и приниматься только руководителем предприятия, а не его заместителем или иным должностным лицом (если, конечно, данные полномочия им специально не делегированы).

Данное решение принимается  на основании докладной записки  главного бухгалтера или юрисконсульта с обоснованием мотивов списания и приложением соответствующих подтверждающих документов. 

В соответствии с п.70 Положения  по ведению бухгалтерского учета  организация может создавать  резервы сомнительных долгов по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации.

Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность  организации, которая не погашена в  сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.

Резерв сомнительных долгов создается на основе результатов  проведенной инвентаризации дебиторской  задолженности организации.

Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному  долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.

Если до конца отчетного  года, следующего за годом создания резерва сомнительных долгов, этот резерв в какой-либо части не будет  использован, то неизрасходованные суммы присоединяются при составлении бухгалтерского баланса на конец отчетного года к финансовым результатам.

Налоговый аспект. В соответствии с п.1 ст.266 НК РФ сомнительным долгом признается любая задолженность перед налогоплательщиком в случае, если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.