Учет и аудит денежных средств в организации и анализ их движения (на примере ООО «Транс-Строй»)

7. Финансовый  менталитет владельцев и менеджеров организации. Выбор консервативных, умеренных или агрессивных принципов финансирования активов  и осуществления других финансовых операций определяет  структура видов денежных потоков организации, объемы страховых запасов отдельных видов активов, уровень доходности финансовых инвестиций.

Основу оптимизации денежных потоков организации составляет обеспечение сбалансированности объемов положительного и отрицательного их видов.

Отрицательные последствия дефицитного денежного потока проявляются  в снижении ликвидности и уровня платежеспособности   организации, росте просроченной кредиторской задолженности поставщикам сырья и материалов, повышении доли просроченной задолженности по полученным финансовым кредитам, задержках  выплаты заработной платы, росте продолжительности финансового цикла, а в конечном счете – в снижении рентабельности использования собственного капитала и активов организации.

Отрицательные последствия избыточного денежного потока проявляются в потере реальной стоимости временно неиспользуемых  денежных средств от инфляции, потере потенциального дохода от неиспользуемой части денежных активов в сфере краткосрочного их инвестирования.

Оптимизация денежных потоков должна проводиться в разрезе операционной, инвестиционной и финансовой деятельности, что позволит не только определить оптимальные параметры производственных систем, но и оценить объем инвестиций, необходимый для их достижения, с учетом возможных источников финансирования.

Особого внимания заслуживают вопросы построения комплексных математических моделей, имитирующих динамику взаимосвязанных материально-финансовых потоков (движение оборотного капитала) на уровне организации (бизнеса).

Таким образом, для оптимизации потоков денежных средств в ООО «ТРАНС-СТРОЙ» необходимо:

- внедрить процедуру ежедневной  сверки баланса наличных денежных  средств. Это позволит исключить  возможные злоупотребления, даст  менеджерам достоверную информацию о текущем остатке средств на счетах и в кассе организации, необходимую для принятия решений об осуществлении текущих платежей.

- нужно создать реестр текущих платежей и расставить приоритеты. Приоритетность того или иного платежа топ-менеджеры должны рассматривать в ходе ежемесячного обсуждения с участием рядовых сотрудников.

- после этого можно переходить к построению максимально детального бюджета движения денежных средств на будущий отчетный период (месяц). Это позволит оптимизировать денежные потоки компании и пред видеть кассовые разрывы.

Кроме того, надо поддерживать низкий баланс на расчетных счетах в различных банках, то есть свести сумму наличных средств к минимуму. Если один из счетов компании будет заморожен, она сможет продолжить работу, используя счета в других банках. Эта мера позволит обезопасить компанию от таких рисков, как банкротство банка или выставление картотеки по счетам.

Необходимо также рассмотреть возможность увеличения так называемых внереализационных доходов. Для этого совместно с инженерной службой анализируется возможность реализации части неиспользуемого оборудования или его консервации. Акт о консервации оборудования передается в налоговую инспекцию, благодаря чему можно будет не платить налог на имущество по законсервированным объектам. Нередко организация может получить дополнительные доходы за счет сдачи в аренду неиспользуемых площадей или перевода офиса в менее дорогое место.

Наряду с перечисленными мероприятиями по оптимизации потоков денежных средств нужно пересмотреть политику компании в области осуществления капитальных инвестиций:

- приостановить или закрыть долгосрочные инвестиционные проекты, которые не принесут доход в ближайшем будущем;

- по проектам, остановка которых невозможна, следует изменить график поступления инвестиций так, чтобы исключить возникновение кассовых разрывов в бюджете компании. Денежные средства организации включают в себя деньги в кассе и на расчетном счете в коммерческих банках. Возникает вопрос: почему эти наличные средства остаются свободными, а не используются, например, для покупки ценных бумаг, приносящих доход в виде процента? Ответ заключается в том, что денежные средства более ликвидны, чем ценные бумаги. В частности, облигацией невозможно расплатиться в магазине, такси и т. п.

Различные виды текущих активов обладают различной ликвидностью, под которой понимают временной период, необходимый для конвертации данного актива в денежные средства, и расходы по обеспечению этой конвертации. Только денежным средствам присуща абсолютная ликвидность. Для того чтобы вовремя оплачивать счета поставщиков, организация должна обладать определенным уровнем абсолютной ликвидности. Его поддержание связано с некоторыми расходами, точный расчет которых в принципе невозможен. Поэтому принято в качестве цены за поддержание необходимого уровня ликвидности принимать возможный доход от инвестирования среднего остатка денежных средств в государственные ценные бумаги. Основанием для такого решения является предпосылка, что государственные ценные бумаги безрисковые, точнее степенью риска, связанного с ними, можно пренебречь. Таким образом, деньги и подобные ценные бумаги относятся к классу активов с одинаковой степенью риска, следовательно, доход (издержки) по ним является сопоставимым.

Однако вышеизложенное не означает, что запас денежных средств не имеет верхнего предела. Дело в том, что цена ликвидности увеличивается по мере того, как возрастает запас наличных денег. Если доля денежных средств в активах организации невысокая, небольшой дополнительный приток их может быть крайне полезен, в обратном случае наоборот. Перед главным бухгалтером стоит задача определить размер запаса денежных средств исходя из того, чтобы цена ликвидности не превысила маржинального процентного дохода, но государственным ценным бумагам.

С позиции теории инвестирования денежные средства представляют собой один из частных случаев инвестирования в товарно-материальные ценности. Поэтому к ним применимы общие требования. Во-первых, необходим базовый запас денежных средств для выполнения текущих расчетов. Во-вторых, необходимы определенные денежные средства для покрытия непредвиденных расходов. В-третьих, целесообразно иметь определенную величину свободных денежных средств для обеспечения возможного или прогнозируемого расширения деятельности.

Таким образом, к денежным средствам могут быть применены модели, разработанные в теории управления запасами и позволяющие оптимизировать величину денежных средств. Речь идет о том, чтобы оценить:

а) общий объем денежных средств и их эквивалентов; б) какую их долю следует держать на расчетном счете, а какую в виде быстрореализуемых ценных бумаг; в) когда и в каком объеме осуществлять взаимную трансформацию денежных средств и быстрореализуемых активов[30, 214].

 

4. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ, НАПРАВЛЕННЫХ НА УЛУЧШЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В ООО «ТРАНС-СТРОЙ»

 

4.1. Основные проблемы организации учёта денежных средств в ООО «ТРАНС-СТРОЙ»

Как видно из проведённой работы, учёт денежных средств в ООО «ТРАНС-СТРОЙ» поставлен на хорошем уровень. Однако  при  написании  работы  были  выявлены некоторые недостатки,  а  именно:  не всегда ведётся  книга  регистрации  принятых приходных и расходных кассовых документов. Ведение  данной  книги  позволяет более быстро находить интересующие  документы,  чем  по  кассовой  книге.

Также для ООО «ТРАНС-СТРОЙ» рекомендуется создавать резерв по сомнительным долгам. Учитывая, что отражение резерва в бухгалтерском учёте законодательно не прописано, необходимо предусмотреть в учётной политике формирование резерва по сомнительным долгам в бухгалтерском учёте по тем же правилам, что и в налоговом учёте.

Преимущество будет заключаться в том, что:

1. Для начисления налога на  прибыль можно использовать данные  бухгалтерского учёта, не корректируя их;

2. Уменьшится количество разниц между бухгалтерским и налоговым учетом, что во многом облегчит учет данного участка[30, 241].

Изучение организации системы внутреннего контроля ООО «ТРАНС-СТРОЙ» позволяет оценить её эффективность как среднюю. Недостатки действующей системы контроля заключаются в том, что инвентаризация расчётов производится только 1 раз в год, сроки возникновения задолженности проверяются выборочно и нерегулярно, имеются случаи невыставления претензии.

Большие и качественные изменения  в  организацию  бухгалтерского  учета денежных средств вносит использование современных ЭВМ и  создаваемых  на их основе автоматизированных систем управления торговлей.  Применение ЭВМ позволяет  значительно повысить контрольные   функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов. Необходимо расширять использование специализированного торгового и складского программного обеспечения данной организации для удобства учета и проводимых инвентаризаций.

    Как рекомендацию к  более оперативному ведению учёта денежных  средств, возможно,  оснастить  кассу   организации   персональной   ЭВМ   с   пакетом необходимых прикладных программ.

В настоящее время бухгалтерия организации пользуется  действующим Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и предприятий. Учет  денежных средств ведется по журнально-ордерной форме, с применением  счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банках».

Основными задачами бухгалтерии по учету денежных средств являются: обеспечение их сохранности  и правильности использования, строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых и банковских операций, правильное оформление движения  денежных средств в документах и регистрах бухгалтерского учета.

Методология бухгалтерского учета денежных средств в ООО «ТРАНС-СТРОЙ» не нарушается. Тем не менее, выявлен ряд недостатков:

- оформление  первичных документов  с нарушением установленных требований;

- некорректное отражение операций  по денежным средствам в учетных  регистрах;

- нарушается график документооборота,  а именно сроки  внезапных проверок  кассы;

-  данная организация не инкассируется;

-  при сдаче денежных средств  в банк, кассир не сопровождается;

- кассир организации посещает  банк с незаполненным чеком,     подписанным руководителем ООО  «ТРАНС-СТРОЙ»;

-  главный бухгалтер не ежедневно  обрабатывает банковские выписки;

-  реестр депонированных сумм не составляется;

- не осуществляется сверка соответствия  записей в указанных банковских  выписках и приложениях к ним;

-  бывает отсрочка в бюджет  поставщикам по причине отсутствия денежных средств на расчетном счете;   

- не назначена приказом руководителя  организации комиссия для проведения  ревизии кассы;

-   внеплановые проверки  в кассе не проводятся;

- перед составлением  годовой  бухгалтерской отчетности инвентаризация  не проводится, что является нарушением п.2ст.12 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Для устранения этих недостатков  можно предложить пути совершенствования учета денежных средств:

1. Усилить контроль по срокам предоставления отчетов кассира главному бухгалтеру.

2. Руководству ООО «ТРАНС-СТРОЙ» также усилить контроль  над формированием инвентаризационной комиссией, так как отсутствие при инвентаризации даже одно члена  комиссии, включенного в ее состав, служит основанием для признания результатов  инвентаризации недействительными.

3. Рекомендуется проводить внезапную  инвентаризацию кассы и расчетов  с подотчетными лицами, для своевременного  выявления отклонений в бухгалтерском учете.

4. Необходимо повысить уровень  ответственности работников за нарушение сроков предоставления авансовых отчетов.

5. Повысить уровень ответственности  кассиров за нарушение порядка  ведения кассовых операций, путем  применения административных санкций: выговоров, замечаний, увольнений.

6. Необходимо следить за заполнением всех реквизитов оправдательных документов, а также соблюдать порядок списания расходов при отсутствии оправдательных документов.

7. Усилить  контроль за сохранностью  денежных средств  путем проведения сверок с банком, где располагается расчетный счет.

8. Повысить уровень ответственности  кассиров за нарушение порядка  ведения кассовых операций, путем  применения административных санкций: выговоров, замечаний, увольнений.

9. Также необходимо систематическое  проведение экономической учебы среди работников бухгалтерии.