Учет и аудит денежных средств в организации и анализ их движения (на примере ООО «Транс-Строй»)

 

4.2 Предложения по совершенствованию учета и внутреннего

аудита денежных средств в ООО «ТРАНС-СТРОЙ»

 

В процессе разработки основных направлений совершенствования системы учета и аудита денежных средств организации ООО «ТРАНС-СТРОЙ» можно предложить следующее:

1) при организации процессов  автоматизации бухгалтерского учета  использовать не типовые программы, а те, которые адаптированы для предприятий торговли. Это позволит более полно учитывать все особенности осуществления бухгалтерского учета организации данной отрасли;

При этом автоматизация должна касаться не только учета товаров, а всего комплекса бухгалтерского учета организации, в том числе и учета денежных средств.

Таким образом, введение автоматизации бухгалтерского учета значительно облегчает работу с поставщиками, товаром. Однако кроме этого, она значительно облегчает процесс ведения бухгалтерских операций.

Проведение автоматизации бухгалтерского учета значительно сократит перечень операций, осуществляемых бухгалтером вручную. Кроме того, автоматизация бухгалтерского учета позволит устранить риск совершения ошибки при переносе данных с одного документа на другой, так как каждая цифровая информация заносится в базу данных только один раз.

Также необходимо расширить штат бухгалтерии. Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер, что будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

Исходя из этих позиций, а также из того, что ООО «ТРАНС-СТРОЙ» является относительно небольшой организацией, на нем необходимо провести комплексную автоматизацию производственного и бухгалтерского учета.

2) При недостаточности собственных источников в денежной форме организация вынуждена «не целевым» образом использовать заемные средства, а это, безусловно, не способствует улучшению её финансово-экономического состояния.

Под «не целевым» использованием заемных средств следует понимать довольно распространенные случаи, когда средства под вполне конкретные и обоснованные цели, например на оплату товаров, берутся не оттуда, откуда следовало бы. Поэтому, чтобы вырученные средства за реализованные товары использовались по целевому назначению, необходимо составлять плановую калькуляцию затрат на весь планируемый портфель заказов реализации. В результате в сводной плановой калькуляции каждая статья получает не только стоимостную, а в отдельных случаях и натурально-вещественную оценку (по статьям товаров, материалов, топлива, энергии), но и свой удельный вес по отношению к общей величине выручки.

Распределение денежных средств в соответствии со структурой плановой калькуляции должно распространяться на все поступающие суммы со стороны, пока не будет получена вся выручка (по методу оплаты) или закрыта вся дебиторская задолженность денежными средствами (по методу отгрузки).

Отсюда следует: для того чтобы не было путаницы, что оплачивать в первую очередь — товары, заработную плату или налоги, — необходимо строго придерживаться принятой структуры сводной калькуляции и не допускать использования одних источников в ущерб другим.

Такое представление механизма образования и использования сначала заемных, а затем собственных денежных средств делает «прозрачным» процесс движения денежных средств, а каждая статья затрат получает конкретное содержание. При этом по каждой статье устанавливается верхний предел, выход за который может привести к перерасходу предусмотренного источника и, следовательно, уменьшению прибыли и собственного капитала в денежной форме.

Но целевое распределение денежных средств возможно только в случае, если[14, 276]:

- затраты на реализацию составлены верно и экономически обоснованы;

- сводные затраты на отпуск товаров учитывает все затраты, что подтверждается анализом отчетных данных и фактического расхода на плановый объем реализации;

- фактические затраты находятся в соответствии с плановой калькуляцией и строго контролируются;

- оплата постатейных затрат  производится в рамках имеющегося  источника, необходимость в установлении  очередности платежей отпадает, а работа организации становится ритмичной.

При таком подходе на основе сводной калькуляции расходов на отпуск товаров создается и сводный баланс движения денежных средств. Поступления и расходования этих денежных средств в увязке с временным графиком и установленными ограничениями способствуют тому, что денежные потоки систематизируются и находятся в соответствии с принятыми договорными обязательствами перед сторонними организациями, рабочими и служащими, бюджетом и фондами, банками и акционерами как по сумме обязательств, так и по срокам их исполнения.

В результате в одном и том же балансе движения денежных средств одновременно сочетаются:

• поступления денежных средств от покупателей стройматериалов как по суммам, так и по срокам;
• расходования денежных средств по оплате товаров сторонних организаций в соответствии с установленными сроками и суммами;
• платежный график по расчетам с рабочими и служащим;
• платежный график по расчетам с бюджетом и фондами;
• платежный график по оплате процентов за кредит и возврату самого кредита.

Следовательно, из такого баланса непосредственно вытекают дни или периоды, когда необходимо осуществлять платежи, а собственных средств для этого нет. Отсюда возникает потребность в кредите, которая получает экономическое обоснование. И наоборот, если имеется избыток собственных средств, то может быть поставлен вопрос об их выгодном вложении.

Таким образом, работа с составлением баланса движения денежных средств дает все основания для организации и осуществления оперативного управления финансовой устойчивостью ООО «ТРАНС-СТРОЙ». Результативность этого управления прослеживается через внутренние формы отчетности, анализа и аудита.

3) Финансовое состояние анализируемой организации ООО «ТРАНС-СТРОЙ» неоднозначно. С одной стороны увеличивается объем реализации, рентабельность, масштабы деятельности организации возрастают, при этом показатели оборачиваемости и деловой активности не на высоком уровне.

Организация все больше ощущает недостаток собственных оборотных средств. В качестве дальнейшего улучшения финансового состояния анализируемой организации нужно сократить практику наращивания кредиторской задолженности. В этой связи рассмотрим предложения по увеличению эффективности использования оборотных средств.

Как показывают данные анализа основной проблемой деятельности ООО «ТРАНС-СТРОЙ» является увеличение эффективности использования оборотного капитала, в пассивах организации преобладает кредиторская задолженность.

Таким образом, налицо агрессивная политика управления активами и пассивами, которая,  предполагает высокий уровень оборотных активов, и, следовательно, низкую их оборачиваемость и соответственно преобладание краткосрочных пассивов.

Но необходимо проводить умеренную политику управления, снижая уровень краткосрочных пассивов за счет погашения кредиторской задолженности и одновременного погашения дебиторской задолженности. Таким образом, будет снижен уровень риска организации и соответственно повышена его ликвидность.

Умеренная политика является оптимальной, т. к. для текущей ситуации организации не приемлемы высокий риск и снижение притока денег.

Чтобы коэффициенты ликвидности соответствовали нормативным требованиям, необходимо иметь структуру оборотных активов организации, представленной в таблице 12.

Таблица 12 - Структура оборотных средств, %

Оборотные активы	Оптимальная структура	Структура 2007 г.	Структура 2008 г.	Структура              2009 г.
Запасы	66,7	11,74	12,51	14,47
Дебиторская задолженность	26,7	16,47	55,67	83,34
Денежные средства и краткосрочные финансовые вложения	6,6	71,73	31,82	1,64

Проведенный анализ ликвидности показывает, что организации  необходимо стабилизировать ликвидность баланса в соответствии с нормативными значениями, так как от этого зависят инвестиционные вливания капитала.

4) Состояние кредиторской задолженности во многом определяется

состоянием дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность – величина управляемая. Из таблицы видно, что необходимо сократить дебиторскую задолженность на 56,64 % (83,34 – 26,7) полученные средства необходимо направить на погашение кредиторской задолженности.

Для этого необходимо реализовать конкретные меры по управлению процессом изменения дебиторской задолженности:

С целью снижения дебиторской задолженности необходимо определить степень риска неплатежеспособности покупателей, рассчитывать прогнозные значения  резерва по сомнительным долгам. Большое значение при этом следует уделить отбору потенциальных покупателей.

Отбор необходимо осуществлять с помощью  следующих критериев: соблюдение платежной дисциплины в прошлом, прогнозные финансовые возможности покупателя по оплате запрашиваемого им объема товаров, уровень текущей кредитоспособности, финансовой устойчивости. Оплату товаров постоянным клиентам, возможно, производить в кредит. С целью ускорения периода оплаты покупателями  за приобретенную продукцию возможно установление скидок за срочность. За неуплату в установленный по договору срок следует установить систему штрафов. Длительность прохождения дебиторской задолженности зависит также и от схемы движения банковских документов. Наиболее оптимальным видом является электронная почта, связывающая банковские учреждения между собой. При таком виде (в отличие от применяемого в настоящее время почтового  вида) скорость прохождения документов увеличивается в 3-4 раза.

Как недостаток в организации бухгалтерского учёта дебиторской задолженности в ООО «ТРАНС-СТРОЙ» можно отметить то, что в учётной политике не предусмотрено создание резерва по сомнительным долгам.

Поскольку в процессе своей деятельности бухгалтера сталкиваются с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных, представительских и хозяйственных расходов большая роль отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации.

 

В целях повышения эффективности операций в условиях рыночных отношений организации ООО «ТРАНС-СТРОЙ» необходимо выполнять основные задачи, стоящие перед учетом денежных средств и расчетов.

Прежде всего, необходимо обеспечить своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов. Немаловажным является оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных средств и ценных бумаг в кассе организации, а также контроль за использованием средств строго по целевому назначению, за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом, за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах c покупателями и поставщиками. Очень важным в повышении эффективности работы организации является изыскание возможностей рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых, инвестиций, приносящих доход.

Рекомендации, сформулированные по  результатам  выполненной работы, должны обеспечить значительное улучшение организации бухгалтерского учета в организации, избежать различных штрафных санкций, что во многом способствует улучшению финансового состояния.

 

 

Заключение

В дипломной работе рассмотрены вопросы бухгалтерского учета, аудита и анализа движения денежных средств организации, а также предложены пути совершенствования учета и использования денежных средств.

Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли[27, 119].

Денежные средства необходимы для осуществления организацией любой основной деятельности (производственной, посреднической, коммерческой и т. д.). Денежные средства организации образуются при продаже готовой продукции, товаров, от оказания сервисных и иных услуг, а также в виде поступлений от операций с ценными бумагами и т. д.

Денежные средства являются единственным видом оборотных средств, обладающих абсолютной ликвидностью, то есть немедленной способностью выступать средством платежа по обязательствам организации.

Любая организация в процессе осуществления текущей финансово-хозяйственной деятельности постоянно вступает в расчетные отношения со своими контрагентами. При этом оно может являться как покупателем, так и продавцом товара (продукции, работ, услуг), что, с одной стороны, подразумевает наличие обязательств по оплате товара поставщику, а с другой - обязательств покупателя перед организацией в отношении приобретенного товара (продукции, работ, услуг). Кроме того, организация связана расчетными отношениями с бюджетом, внебюджетными фондами, прочими структурами, а также с учредителями и работниками организации. При этом порядок осуществления расчетов между организацией и ее контрагентами регулируется либо текущим законодательством, либо условиями договора.