Учет, контроль и анализ активов в бюджетном учреждении

Выбытие основного средства может происходить в связи с тем, что оно перестало приносить экономические выгоды. Это может быть порча объекта и невозможность ремонта, хищение объекта, продажа объекта, ликвидация объекта и другое.

В любом случае при списании объекта должна списываться сумма начисленной амортизации по оборудованию и остаточная стоимость по не полностью самортизированному оборудованию.

Основные средства списываются по остаточной стоимости.

Если списание объекта основных средств производится в результате его продажи, то выручка от продажи принимается к бухгалтерскому учету в сумме, согласованной сторонами в договоре.

Доходы и расходы от списания с бухгалтерского учета объектов основных средств отражаются в бухгалтерском учете в отчетном периоде, к которому они относятся. Доходы и расходы от списания объектов основных средств с бухгалтерского учета подлежат зачислению на счет прибылей и убытков в качестве прочих доходов и расходов.

Выбытие основных средств в связи с продажей, негодностью, недостачей, хищением, порчи, стихийных бедствий, в результате террористических актов отражается в бухгалтерском учете учреждения в следующем порядке:

Дебет 104.00 Кредит 101.00 отражена сумма начисленной амортизации по выбывшему оборудованию;

Дебет 410.10 Кредит 101.34 списана остаточная стоимость не полностью самортизированного оборудования;

Дебет 105.00 Кредит 401.10 оприходованы материалы от ликвидации основного средства по рыночной стоимости.

Списание основного средства пришедшего в негодность в случае стихийного бедствия и катастроф отражается следующим образом:

Дебет 104.00 Кредит 101.00 отражена сумма начисленной амортизации по выбывающему оборудованию;

Дебет 401.20 Кредит 101.00 списана остаточная стоимость оборудования.

Списание основного средства в связи с истечением срока полезного использования отражается записью списания суммы амортизации которая равна первоначальной стоимости объекта, то есть, в данном случае амортизация списывается полностью и у объекта уже нет остаточной стоимости. Однако, если стоимость объекта полностью доамортизирована и при этом объект физически годен для дальнейшей эксплуатации, объект можно переоценить или модернизировать, увеличив этим самым его стоимость.

Не признается выбытием основного средства его перемещение между структурными подразделениями организации. Также если основное средство временно перестает использоваться (например, в силу необходимости реконструкции или монтажа дополнительного оборудования), оснований для его списания нет.

Выбытие основных средств оформляется унифицированными первичными документами. При списании объекта за непригодностью необходимо оформить Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных) по форме № OC-4 или № ОС-4б (если списывается группа объектов) (приложение    ).  Если производится списание автотранспортных средств оформляют Акт о списании по форме № ОС-4а. 

Затраты, понесенные при ликвидации части основного средства, не влияют на его первоначальную стоимость, а учитываются в составе прочих расходов.

 

3. Учет амортизации основных средств

 

Учреждению важно, чтобы затраты по приобретению объектов основных средств окупились. Для этого существует амортизация, путем начисления которой стоимость приобретенного оборудования частично и постепенно списывается на себестоимость работ.

Амортизация – отражение в бухгалтерском учете морального или физического износа объекта в денежном выражении от суммы первоначальной стоимость. Амортизация отражает величину стоимости объекта основных средств, перенесенную на расходы учреждения, за период его использования.

При начислении амортизации одним из важных показателей выступает срок полезного использования объектов основных средств. Под сроком полезного использования объекта понимается период, в течение которого основные средства приносят доход организации. Срок полезного использования определяется организацией при принятии объекта к бухгалтерскому учету. Определение срока полезного использования объекта ОС производится, исходя:

- из ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью;

- ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации (количества смен), естественных условий и влияния агрессивной среды, системы проведения ремонта;

- нормативно-правовых и других ограничений использования этого объекта (например, срок аренды).

КОГОБУ СПО «НТМСХ» списывает приобретенные основные средства стоимость ниже 3000 рублей включительно сразу на забалансовый счет 21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации».

В случаях улучшения (повышения) первоначальных нормативных показателей функционирования объекта основных средств в результате проведенной реконструкции или модернизации организацией пересматривается срок полезного использования по этому объекту.

Большинство учреждений и организаций используют линейный способ, так как он самый простой и в любой месяц эксплуатации суммы амортизации будут одинаковые.

Начисленная амортизация вычитается из первоначальной стоимости объектов ОС, образуя остаточную стоимость объектов ОС. В балансе государственного (муниципального) учреждения, в отличие от баланса обычных коммерческих организаций, амортизация отражена.

Амортизация начисляется с месяца, следующего за месяцем принятия объектов ОС к бухгалтерскому учету. Прекращается начисление амортизации с 1-го числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости объектов основных средств. Начисляется амортизация до полного погашения стоимости объектов основных средств либо списания объектов основных средств с бухгалтерского учета.

Приостанавливается начисление амортизации в случаях, когда объекты ОС находятся:

- на консервации по решению руководителя организации сроком более трех месяцев;

- на модернизации и реконструкции сроком более 12 месяцев.

По используемым для реализации законодательства Российской Федерации о мобилизационной подготовке и мобилизации объектам ОС, которые законсервированы и не используются в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование, амортизация не начисляется.

Не амортизируются земельные участки; объекты природопользования; объекты, отнесенные к музейным предметам и музейным коллекциям, и др.

Амортизация начисляется ежемесячно независимо от результатов финансово-хозяйственной деятельности организации.

Начисление амортизации осуществляется на пассивном счете 104.00 «Амортизация». К счету 104.00 открыты субсчета с тем же численным значением, как и у счета 101.00 «Основные средства».

Списание амортизационных отчислений на затраты производства и управления отражается следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 109.00 Кредит 104.00 начислена амортизация по объектам основных средств, занятых в производстве или управлении.

Основным документом, служащим для начисления амортизации, является ведомость начисленной амортизации (приложение       ).

 

4. Порядок проведения инвентаризации основных средств.

 

Для того, чтобы выявить фактическое наличие имущества и сравнить его с данными бухгалтерского учета, существует такой метод бухгалтерского учета, как инвентаризация. Инвентаризация – вид контроля, позволяющий  обеспечить сохранность имущества учреждения.

Инвентаризации подлежит все имущество, независимо от его местонахождения, и все виды финансовых обязательств. Так же инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие учреждению, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а так же имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества происходит по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Проведение инвентаризации обязательно:

1. При установлении фактов хищения;
2. При стихийных бедствиях;
3. При передаче имущества в аренду;
4. При смене материально ответственного лица;
5. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
6. При ликвидации или реорганизации предприятия.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень проверяемого имущества устанавливаются руководителем учреждения.

Для проведения инвентаризации в учреждении создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Состав членов комиссии так же утверждает руководитель учреждения. В состав комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.

До начала проведения инвентаризации следует получить все документы по участку учета (в нашем случае это учет основных средств). Председатель комиссии должен провизировать все документы с указанием «до инвентаризации на _____ (дата)», что служит основанием для определения остатков бухгалтерской службой. Материально ответственное лицо дает расписку о том, что все документы и бланки приложены и сведения в них достоверны.

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи не менее чем в двух экземплярах.

Фактическое наличие имущества определяют путем подсчета. Проверка фактического наличия имущества производится обязательно в присутствии материально ответственного лица.

Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров, общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

До начала инвентаризации основных средств рекомендуется проверить:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п.