Учет, контроль и анализ активов в бюджетном учреждении

Методы контроля делятся на документальные и фактические.

В ходе ревизии основных средств используются следующие методы документального контроля:

Формальная проверка. В данном случае документы изучаются в целях выявления дефектов в оформлении документов, установления правильности заполнения реквизитов и наличия неоговоренных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр, уточнения подлинности подписей должностных лиц, соответствия документа действующей типовой форме и т.д. посредством такой проверки устанавливается наличие доброкачественных и недоброкачественных документов.

Логическая проверка. Такая проверка позволяет определить объективную возможность и целенаправленность в списании основных средств, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями. Осуществление логической проверки обуславливается квалификацией проверяющего, знанием необходимых нормативных документов, умением анализировать взаимосвязи хозяйственных операций.

Арифметическая проверка. Данный метод применяется для определения в документах правильности подсчетов и выявления признаков хищений и злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий. Неправильные арифметические подсчеты могут быть умышленными и неумышленными.

В результате комплексного применения формальной, логической и арифметической проверок представляется возможность подразделить уже в процессе ревизии все недоброкачественные документы на дефектные по существу отраженных в них операций и на дефектные комбинированные, т.е. сочетающие недостатки по существу и по форме отражения операций.

В свою очередь недоброкачественные документы по существу отраженных в них операций подразделяются на документы, содержащие случайные ошибки, отражающие незаконные операции, подложные. К первым относятся такие документы, в которых случайно, неумышленно искажены отдельные характеристики реквизитов. Документы, содержащие данные о незаконных операциях, характеризуются несоответствием сущности операции действующему законодательству – нормативным актам, положениям, инструкциям. В подложных документах умышленно искажаются реквизиты или содержание хозяйственной операции. Они подразделяются на документы: с материальным подлогом (подделка подписи должностного лица, подделка штампа, печати и др.); с интеллектуальным подлогом (завышение количества, цены, суммы); комбинированные, сочетающие материальные и интеллектуальные подлоги.

Встречная проверка. Эта проверка представляет собой сличение разных документов или сравнение нескольких экземпляров одного и того же документа, находящихся в разных подразделениях КОГОБУ СПО «НТМСХ».

Взаимный контроль. Проводится посредством сопоставления документов, отражающих непосредственное совершение хозяйственной операции, с документами, имеющими к первым косвенное отношение (сопоставление актов приема-передачи с инвентарными карточками).

Проверка правильности корреспонденции счетов. Такая проверка нужна, чтобы установить факты ошибочного или умышленного искажения взаимосвязи синтетических счетов бухгалтерского учета, чем создаются условия для хищения основных средств, хотя все первичные документы могут быть составлены безукоризненно.

Проверка регистров бухгалтерского учета. Этот метод заключается в сопоставлении данных регистров бухгалтерского учета с данными первичных документов, что позволяет установить наличие подложных записей, сделанных в целях сокрытия хищений и злоупотреблений. Применение указанного метода дает возможность уточнить достоверность и своевременность отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете.

Исследование неофициальных материалов. Согласно данному методу изучаются черновые записи материально ответственных лиц, анонимные письма, неофициальные заявления работников ревизуемой организации. Такая информация позволяет ревизорам установить истинное состояние дел, выявлять злоупотребления и хищения. Однако использовать ее необходимо весьма осторожно, не унижая достоинства работников проверяемой организации.

Исследование и проверка объяснительных записок, полученных в ходе ревизии. Данный метод позволяет глубже анализировать действия должностных и материально ответственных лиц, выявлять обстоятельства, способствующие возникновению бесхозяйственности и намечать мероприятия по их устранению.

Информационная база, используемая при проверке основных средств, включает:

- основные нормативные  документы, регулирующие вопросы  организации бухгалтерского учета основных средств;

- приказ об учетной  политике КОГОБУ СПО «НТМСХ»;

- первичные документы  по отражению операций по основным  средствам;

- регистры синтетического и аналитического учета движения основных средств, используемые в организации;

- бухгалтерская отчетность.

Планирование ревизии осуществляется поэтапно. Два основных этапа – это разработка программы и плана ревизии.

Получив задание, ревизоры разрабатывают программу ревизии, которая содержит следующие разделы:

1)  Цель ревизии;

2)  Вопросы, подлежащие  проверке:

3) Средства и условия, необходимые для проведения ревизии;

4) Сроки и место исполнения;

5) Состав участников ревизии;

6) Формы документального  оформления ревизии.

Программа разрабатывается на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Ее подготовке предшествует подготовительный период, в ходе которого участники ревизии обязаны изучить необходимые законодательные и нормативные акты, отчетные и статистические данные, другие имеющиеся материалы КОГОБУ СПО «НТМСХ».

Руководитель группы ознакомляет всех участников с программой и распределяет участки работы между исполнителями. В разделе «Вопросы, подлежащие проверке» указывается перечень вопросов, подлежащих проверке:

1) Обеспечение контроля за наличием и сохранностью основных средств (правильность отнесения объектов к основным средствам; правильность классификации основных средств; правильность оценки и переоценки основных средств; вопросы организации аналитического учета и материальной ответственности за основные средства; инвентаризация основных средств; соответствие данных отчетности данным синтетического и аналитического учета);

2) Документальное оформление  и отражение в учете операций  поступления и выбытия основных  средств (использование унифицированных  форм первичной учетной документации; отражение операций поступления  и выбытия основных средств в регистрах синтетического учета);

3) Начисление и отражение  в учете амортизации основных  средств (правильность установления  срока полезного использования; правильность применения норм  амортизации; правильность расчетов  амортизационных отчислений; правильность  отражения амортизационных отчислений  в учете);

4) Отражение в учете  восстановления основных средств  – ремонта, модернизации и реконструкции (документальное оформление операций; способы проведения ремонта; отражение  операций по реконструкции и  модернизации в учете).

В разделе «Сроки и место исполнения» указываются время начала и окончания ревизии, промежуточные контрольные сроки, место расположения объектов ревизии.

В разделе «Состав участников ревизии» дается перечень лиц, допущенных к проведению ревизии.

В разделе «Формы документального оформления ревизии» приводятся образцы описей, актов, ведомостей, форма итогового акта ревизии.

Полная и правильно составленная программа концентрирует внимание ревизующего на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, т.е. помогает ревизующему детально проверить каждый вопрос.

Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой часто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деятельности организации, - при больших затратах времени ревизия может не дать должных результатов.

На основе программы составляется план ревизии, который привязан к специфике конкретной организации, структуре ее управления, графику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии. План ревизии должен обладать определенными характеристиками: действенность, конкретность, реальность, гибкость и мобильность. В ходе ревизии план совершенствуется, дополняется и уточняется.

Нужно внимательно просмотреть материалы предыдущих ревизий КОГОБУ СПО «НТМСХ». Материалы ревизий хранятся в проверяемой организации. По этим материалам необходимо определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что поможет ревизорам обнаружить аналогичные нарушения и недочеты при осуществлении данной ревизии.

Следующий шаг в процессе организации ревизии – это непосредственное знакомство с объектом ревизии.

Объектами ревизии операций с основными средствами являются:

- первичные документы  о поступлении, передаче, реализации, инвентаризации, начислении амортизации, ликвидации объектов основных  средств: накладные, акты приема-передачи  основных средств, акты ликвидации  основных средств, ведомости начисления  амортизации, авизо, акты переоценки, инвентаризационные описи, дефектные  акты, акты выполненных работ  по ремонту основных средств, сметы и договора на капитальный  ремонт, техническое обслуживание  основных средств подрядными  организациями;

- регистры аналитического  и синтетического учета: инвентарные  карточки учета по отдельным  объектам основных средств; карточки  группового учета основных средств; инвентарные списки основных  средств, которые ведутся материально-ответственными  лицами структурных подразделений  предприятия, где они используются  или находятся; оборотные ведомости  в бухгалтерии в разрезе групп, объектов основных средств по  материально ответственным лицам  и предприятию; журналы-ордера, Главная  книга, баланс, отчетность о движении  основных средств предприятия.

Для успеха ревизии немаловажное значение имеет ознакомление со структурой управления организации, данные о которой могут содержаться в приказах по организации.

В ходе предварительного знакомства следует уяснить себе систему документооборота. Первый документ, который требуется прочесть, - номенклатура дел, в которой представлена информация о содержании документов, накапливающихся в КОГОБУ СПО «НТМСХ». Необходимо проанализировать порядок создания, реорганизации и доведения до исполнителей распорядительных документов (приказов, распоряжений). Следует ксерокопировать приказы о создании инвентаризационных, ревизионных комиссий, приказы с образцами подписей материально ответственных лиц.

Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы (ревизионная комиссия, внутрипроверочная комиссия и пр.).

Далее переходим непосредственно к процессу проведения ревизии.

Первым вопросом, подлежащим проверке, является вопрос обеспечения контроля за наличием и сохранностью основных средств (правильность оценки и переоценки основных средств; вопросы организации аналитического учета и материальной ответственности за основные средства; инвентаризация основных средств; соответствие данных отчетности данным синтетического и аналитического учета).

Аналитический учет основных средств в ревизуемой организации ведется на инвентарных карточках учета основных средств и группового учета основных средств. Инвентарная карточка учета основных средств открывается на каждый объект основных средств. Записи в ней производятся на основании первичных учетных документов: актов о приемке-передаче основных средств, технических паспортов заводов-изготовителей и других документов.

Инвентарная карточка группового учета основных средств открывается на группу объектов основных средств и предназначена для учета библиотечных фондов, производственного и хозяйственного инвентаря. Инвентарные карточки регистрируются в Описи инвентарных карточек по учету основных средств.

При ревизии основных средств необходимо обратить внимание на качество оформления актов приемки-передачи основных средств, достоверность подписей членов комиссии на этих актах. В КОГОБУ СПО «НТМСХ» есть приказ руководителя организации о создании постоянно действующей комиссии для приемки и списания объектов основных средств.

Все акты приема-передачи основных средств оформлены надлежащим образом и содержат достоверные подписи членов комиссии.

Рассматривая акт приемочной комиссии о вводе объектов в эксплуатацию как документ, служащий основанием для зачисления основных средств на баланс организации, ревизор анализирует правильность определения первоначальной стоимости объектов.

Основные средства КОГОБУ СПО «НТМСХ» отражаются в бухгалтерском учете и отчетности по фактическим затратам на их приобретение, сооружение, изготовление и доставку, включая налог на добавленную стоимость. Приобретенные основные средства, бывшие в эксплуатации, приходуют в сумме покупной стоимости (оплаты) и расходов по их доставке и установке.

Изменение первоначальной стоимости объектов основных средств производится лишь в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации и переоценки основных средств. КОГОБУ СПО «НТМСХ» переоценивало основные средства в 2007 году методом индексации.

Ревизором изучается соответствие показателей бухгалтерской отчетности и Главной книги по счету 010100000 «Основные средства», а также соответствие данных аналитического учета основных средств их остатку по синтетическому счету 010100000 по группам основных средств на определенные даты. Для этого суммы остатков по классификационным группам сопоставляем с остатками основных средств по синтетическом счету 010100000 «Основные средства» в Главной книге.

В ходе ревизии установлено, что данные синтетического учета основных средств соответствуют данным аналитического учета и данным бухгалтерской отчетности.