Учет на малом предприятии

Структура досье на покупателей (заказчиков) разрабатывается одним из руководителей отдела сбыта (например, заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом). Форма досье утверждается заместителем директора по коммерческим вопросам по представлению начальника отдела сбыта. Формирование досье на заказчика целесообразно возложить на начальника договорно-правового бюро отдела сбыта (договорно-правовое бюро должно аккумулировать информацию по аспектам взаимоотношений с покупателями). Досье - это утвержденная форма внутреннего учета (здесь форма учета - это конкретным образом выраженная система данных, включающая документы, материалы, файлы и системно построенные формуляры), определенным образом структурированная совокупность всех имеющихся данных о заказчике (покупателе).

Досье включает:

-все реквизиты заказчика, в том числе его наименование, адрес (юридический и фактический) и телефон (факс), платежные реквизиты;

-данные по должностным лицам  заказчика, принимающим решения  по тем или иным пунктам  договоров (т.е. влияющих на  закупки);

-дату и результаты предварительных переговоров; данные по результатам анализа финансового состояния и надежности (деловой порядочности);

-данные по всем заключенным  с заказчиком договорам и их  фактическому исполнению, в том  числе оперативные данные по  полноте и своевременности  отгрузок, по соотношению фактического и критического уровня дебиторской задолженности, по расчетам за продукцию;

-сведения о проведенной работе  по инкассации просроченной дебиторской  задолженности (звонки, уведомления,  личные посещения, взыскания долгов  через специализированные агентства, продажа долгов);

-итоги сверок дебиторской задолженности  (по данным, полученным из расчетного  бюро финансового отдела);

-информацию о спорах (в части  претензионной и судебной работы); статистические данные по частоте  заключения и преимущественным срокам договоров, по выполнению заказчиком договорных обязательств (платежная и договорная дисциплина) и другие возможные сведения по аспектам взаимоотношений организации и заказчика.

Досье (или база данных) должно регулярно  обновляться в соответствии с новыми сведениями о клиенте.

Такое досье служит для контроля покупателя на предмет его надежности и финансовой устойчивости, соблюдения им договорной дисциплины, для контроля выполнения договорных обязательств самой  организацией (имеется в виду организация-продавец). Начальник договорно-правового бюро отдела сбыта контролирует соблюдение порядка ограниченного доступа к документам, материалам и файлам, образующим указанное досье, и обеспечивает их сохранность.

Для снижения риска потерь в результате злоупотреблений (сговор с заказчиками) отдельных должностных лиц, санкционирующих заключение договоров с условиями коммерческого кредита, а также отгрузки по таким договорам, при разработке сбытовой политики следует отдавать предпочтение заключению крупных и долговременных договоров при детальном обсуждении ключевых условий таких договоров на совете директоров (правлении). Внутренние аудиторы (ревизоры) контролируют исполнение заключенных договоров.

Менеджеры, нашедшие конкретных покупателей, должны нести персональную материальную ответственность за исполнение этими покупателями своих обязательств по договорам. Для стимулирования сбытового персонала полезно разработать систему поощрений за каждого найденного покупателя (заказчика).

Процедуры оперативного контроля хода выполнения планов сбыта (планов продаж, отгрузок) в промышленной организации рекомендуется осуществлять в следующем порядке (наименования должностей работников, осуществляющих контроль, могут отличаться от указанных).

1. Начальник экономического бюро отдела сбыта (экономист по сбыту) осуществляет первичный контроль хода выполнения планов сбыта на основе ежедневных рапортов об отгрузках из бюро оперативного управления отдела сбыта и данных по расчетам за продукцию из договорно-правового бюро отдела сбыта, подготавливает и ежедневно передает заместителю начальника отдела сбыта по управлению сбытом (своему непосредственному начальнику) отчеты (рапорты) о выполнении планов продаж за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года), а также ежедневные отчеты (рапорты) о выполнении оперативно-календарных планов (графиков) отгрузок (по видам отгрузок).

2. Договорно-правовое бюро, получив  оперативную информацию о расчетах  по заключенным договорам из  финансового отдела или из бухгалтерии, информирует о факте продажи экономическое бюро. В отчетах об отгрузке следует указывать плановые и фактические данные по видам отгрузки, транспортировки; по времени, затраченному на осуществление погрузочно-разгрузочных работ, непосредственно транспортировку и обратный пробег автотранспорта. Отчеты представляются по определенной форме, т.е. представляют собой системно построенные и в установленном порядке утвержденные формуляры внутренней отчетности. В формулярах указаны плановые и фактические данные по предметам объектов отчетности. Например, объектом отчетности являются объемы продаж, предметами отчетности - продажи в разрезе видов продукции, регионов, групп покупателей.

3. Заместитель начальника отдела  сбыта по управлению сбытом  анализирует полученные отчеты (рапорты); устанавливает причины отклонений; выявляет виновников; принимает меры в пределах своей компетенции и ежедневно по установленному порядку передает сведения о ходе выполнения планов сбыта начальнику отдела сбыта (своему непосредственному начальнику); подготавливает и по установленному порядку (оперативно, ежедневно) передает начальнику отдела сбыта докладные записки (справки или оперативные телефонограммы) по не устраненным в оперативном порядке отклонениям, возникшим в ходе сбыта продукции, с приложением необходимых подтверждающих документов (материалов), указанием причин отклонений, их виновников и принятыми мерами по их устранению.

Причинами отклонений, в частности, могут быть:

-невыполнение покупателями договорных  обязательств по своевременному и полному вывозу продукции со складов отдела (при условиях самовывоза);

-неподтверждение ими готовности  к приемке продукции на своих  складах в установленные договорами  сроки (при централизованной доставке  или доставке транспортом организации);

-отказ покупателей от приемки  продукции с составлением соответствующего  акта;

-ненадлежащее выполнение обязательств  перевозчиками и экспедиторами  по подаче транспорта под погрузку, количественной и качественной  сохранности готовой продукции при ее транспортировке и разгрузке в местах назначения, транспортировке, оформлению приемо-сдаточной документации и ее представлению после осуществления отгрузки в бюро оперативного управления отдела сбыта;

4. Получив данные о ходе выполнения  планов сбыта, в том числе данные по отклонениям, начальник отдела сбыта анализирует выявленные заместителем причины отклонений, оценивает принятые в пределах компетенции последнего меры и принимает меры по отклонениям со своей стороны в пределах своей компетенции. К таким мерам относятся в том числе решения о наложении соответствующих дисциплинарных взысканий на виновных работников отдела и др.

Ежедневно начальник отдела сбыта  подготавливает и представляет на оперативных (ежедневных) совещаниях руководителей  организации отчеты о выполнении планов продаж (включающих плановые и фактические данные по продажам за день, с начала декады, месяца, квартала и года) и отгрузок. Он также готовит оперативные сводки (рапорты) по неустраненным отклонениям, в том числе по отклонениям, для устранения которых требуется принятие мер другими подразделениями организации при их взаимодействии с отделом сбыта. На совещаниях руководителей организации по неустраненным отклонениям принимаются необходимые управленческие решения.

В заключение следует отметить, что в целях совершенствования и повышения эффективности системы внутреннего контроля следует сочетать жесткие (привязанные к конкретным плановым периодам) и гибкие (не привязанные к определенным срокам действия и меняющиеся достаточно произвольно по мере изменений внутренних и внешних условий функционирования фирмы) системы планирования деятельности организации. Сочетание двух систем планирования позволяет достичь прогресса в разработке краткосрочных и долгосрочных (стратегических) планов. При этом долгосрочные планы определяют базовые целевые установки по направлениям деятельности, а краткосрочные конкретизируют эти цели. Такое сочетание позволяет повысить эффективность направляющего контроля и снизить вероятность возникновения дорогостоящих последствий ошибок, вызванных неудовлетворительным прогнозированием продаж, неудачным планированием ассортимента, некачественной информацией при планировании.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В заключение хотелось бы еще раз  подчеркнуть важность правильной организации  бухгалтерского учета операций на предприятии ООО "КИМ и компания", ведь именно учет и управление операциями является гарантом надежной и бесперебойной экономической деятельности всех без исключения предприятий. Учет операций должен быть адекватен как ситуации внутри предприятия, так и во внешней экономической среде.

Таким образом, при организации  бухгалтерского учета и отчетности ООО "КИМ и компания" использует простую форму учета, так как хозяйственные операции не превышают трехсот в месяц.

Затраты, связанные с производством и реализацией продукции, работ, услуг, отражаются на счете 20 только в части оплаченных материальных ценностей, услуг, выплаченной оплаты труда, начисленных амортизационных отчислений и других оплаченных затрат.

При использовании ООО «КИМ и  компания» кассового метода учета доходов и расходов по дебету счета 41 обособленно отражается фактическая себестоимость отгруженных (проданных) ценностей (работ, услуг) до момента поступления денежных средств (или имущества). К счету 41 открыт дополнительный субсчет 41-2 «Товары отгруженные».

Финансовые результаты и их использование  в ООО «КИМ и компания», отражаются на счетах 99 "Прибыли и убытки". По завершении года на дату составления бухгалтерской отчетности на суммы использованной прибыли производится уменьшение прибыли, полученная сумма перечисляется на счет 84 "Нераспределенная прибыль».

Данный метод учета очень  удобен тем, что ООО «КИМ и компания», которое учитывает налог на прибыль  в соответствии со статьей 273 Налогового кодекса РФ. Ведь в этом случае многие регистры бухгалтерского учета можно использовать как регистры налогового учета.

Система внутреннего контроля в  ООО «КИМ и компания» не отвечает должным требованиям, что характеризуется  рядом недостатков, на отдельных  участках системы бухгалтерского учета.

В качестве рекомендаций по совершенствованию  организации бухгалтерского учета  ООО «КИМ и компания» необходимо грамотно сформировать график документооборота, который позволит контролировать своевременность оформления и сдачу документов.

ООО «КИМ и компания» также целесообразно сформировать единую учетную политику, в которой найдут свое отражение вопросы бухгалтерского и налогового учета, что позволит избежать дублирование отдельных методов и вариантов оценки.

Для равномерного распределения предстоящие затрат в течение одного или нескольких налоговых периодов с целью стабилизации налоговой базы и платежей налога на прибыль в бюджет, можно предложить создание на предприятии резервов предстоящих расходов.

Резерв по гарантийному ремонту  может создаться на предприятии с целью финансирования предстоящих расходов по ремонту и обслуживанию поставленных товаров, по которым в соответствии с условиями заключенных договоров организация приняла на себя гарантийные обязательства. Это позволит обеспечить равномерное включение расходов на гарантийный ремонт в затраты организации.

Предприятие ООО «КИМ и компания»  на проведение ремонта, организация  осуществляет расходы, которые учитываются  не равномерно в течении года. Поэтому создание резерва обеспечит равномерное включение расходов в издержки производства и обращения отчетного периода.

Для повышения эффективности деятельности ООО «КИМ и компания» необходимо приобрести оборудование, компьютеры, принтеры, сканеры, копиры, офисную мебель и др. Поэтому необходимо рассмотреть и просчитать преимущества приобретения оборудования в аренду или посредством лизинга, с целью минимизации налога на прибыль и налога на имущества. Расчеты показали, что приведенная стоимость лизинговых платежей (2282 тыс.руб.) меньше приведенной стоимости покупки (2633 тыс.руб.), следовательно, приобрести оборудование целесообразнее посредством лизинга.

Предприятию также необходимо установить платежную дисциплину дебиторами путем  политики взыскания или по предоплате и возложить обязанности на финансовый отдел, который контролирует платежи на расчетном счете в банке.

И наконец автоматизированная система  бухгалтерского учета просто необходимо для оптимального и быстрого учета  хозяйственной деятельности ООО "КИМ  и компания", рекомендуется установить «1C: Бухгалтерия» (версия 6.0) предназначенная для бухгалтерий с малой численностью, которая выполняет в основном функции ведения синтетического и несложного аналитического учета

В целях совершенствования и  повышения эффективности системы  внутреннего контроля следует сочетать и гибкие системы планирования деятельности организации, что позволит снизить вероятность возникновения ошибок в учетной работе.

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

 

1) Гражданский кодекс Российской  Федерации (части первая, вторая  и третья)

2) Налоговый кодекс Российской Федерации - часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ

3) Федеральный закон от 14 июня 1995 г. № 88-ФЗ "О государственной  поддержке малого предпринимательства  в Российской Федерации" 

4) Федеральный  Закон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (с изменениями и дополнениями от 23 июля 1998г., 28 марта 2002г.)

5) Положение по ведению бухгалтерского  учёта и бухгалтерской отчётности  в Российской Федерации в редакции  приказа Минфина РФ от 24 марта 2000 г. №31н