Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Дебиторская задолженность  является бухгалтерским показателем, отраженным в бухгалтерском учете, как долг контрагента, возникший  по разным обстоятельствам. Как правило, этот долг возникает вследствие проведенной  финансово-хозяйственной операции, связанной с движением материальных запасов, оказанием услуг или  выполнением работ, а также неплатежей и задолженностей юридических и  физических лиц [10,с.141].

 

Дебиторская задолженность  свидетельствует о том, что продукция  или товар отгружены, работы выполнены, услуги оказаны, но еще не оплачены покупателем либо произведен перевод  денег в порядке предоплаты или  аванса предприятию-продавцу, но продукция  или товар еще не поступили. Наличие  дебиторской задолженности характеризует  отток или отвлечение средств  из оборота. В то же время снижение суммы задолженности — во многих случаях не всегда положительный  момент, так как оно может свидетельствовать, что денежные средства отвлечены  не в расчеты, а в готовую продукцию, накопленную на складах, и не имеющую  сбыта. Своевременное получение  дебиторской задолженности —  необходимое условие обеспечения  благоприятного финансового состояния  предприятия.

Особенности возникновения  сомнительного долга определяются гражданским законодательством, где  срок исковой давности установлен в  три года. В соответствии с главами 6 и 7 ГК РК срок, установленный законодательством  или сделкой, определяется календарной  датой или указанием на событие, которое должно неизбежно наступить. Течение срока исковой давности начинается по окончании установленного срока исполнения. Существуют и иные условия возникновения обстоятельств  течения срока исковой давности, в данном случае рассматривается  порядок определения сроков исковой  давности по контрактам, предусматривающим  их исполнение на определенную дату.

Аналитический учет дебиторской  задолженности необходимо осуществлять раздельно по:

— задолженности покупателей, сроки погашения которой не наступили;

 

- задолженности по расчетным  документам, не оплаченным в срок  покупателями и заказчиками;

 

— товаров на ответственном  хранении у покупателей, ввиду отказа от принятия расчетных документов к  оплате по разным основаниям.

 

Все эти средства носят  характер дебиторской задолженности, т.е. отвлечения средств предприятия из оборота, причем только средства первого вида относятся к нормальной дебиторской задолженности.

 

Два последующих вида задолженности  свидетельствуют о нарушении  финансово-расчетной дисциплины и  являются признаками ухудшения финансового  положения предприятия.

 

По истечении срока  исковой давности суммы дебиторской  задолженности списываются на расходы  предприятия и могут числиться  за балансом с целью наблюдения за возможностью дебитора погасить свою задолженность.

 

Налоговым законодательством  РК дебиторской задолженности дано определение «требование» и рассматривается  оно как сомнительное требование. Согласно п.1 ст. 105 Налогового кодекса РК - это требования, возникшие в результате реализации товаров (работ, услуг) и не удовлетворенные в течение трех лет с даты начисления дохода. Следует обратить внимание на метод начисления, которым предусмотрено начислять доход по мере отгрузки, независимо от даты оплаты. Поэтому при условии включения сумм требований в совокупный годовой доход, по истечении трех лет после отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг, они подлежат вычету, при этом предусматривается подтверждение сомнительности требований соответствующими документами, в том числе счетами-фактурами, письменного уведомления налогового органа по месту регистрации налогоплательщика об отнесении на вычеты этих расходов. При отсутствии подтверждающих документов налогоплательщик не вправе на сумму сомнительного требования осуществлять вычет из совокупного годового дохода. Если по истечении некоторого времени долги погашаются дебитором, предприятие ранее отнесенные суммы на вычеты должно включить, в доход в том году, в котором произошло возмещение.

 

Величина дебиторской  задолженности играет определяющую роль в жизнедеятельности предприятия, поскольку такая задолженность  это всегда отвлечение оборотных  средств. Задолженность может быть текущей или нормальной, т.е. когда она образуется закономерно в соответствии с действующими формами и видами расчетов.

 

Задолженность, не оплаченная в срок, является ненормальной. Поэтому  требуется установить, когда она  должна быть погашена, а также выяснить причины ее не востребования в срок. Задолженность с истекшими сроками исковой давности определяется сопоставлением сроков возникновения права на иск и установленных законодательством сроков предъявления исков.

 

Рост дебиторской задолженности  в динамике связан с уменьшением  вероятности ее погашения, что может  быть связано не только с финансовыми  проблемами покупателей, но и недостаточной  организацией деятельности бухгалтерии  и юридической службы в части  претензионное-исковой работы предприятия.

 

Дебиторская задолженность  является бухгалтерским показателем, отраженным в бухгалтерском учете, как долг контрагента, возникший  по разным обстоятельствам. Как правило, этот долг возникает вследствие проведенной  финансово-хозяйственной операции, связанной с движением материальных запасов, оказанием услуг или  выполнением работ, а также неплатежей и задолженностей юридических и  физических лиц.

 

Практика расчетов предполагает, что часть счетов оплачивается в  установленные сроки, другая часть  погашается с некоторыми отступлениями  от установленных договорами (контрактами) сроков и остальная часть образует безнадежную к взысканию дебиторскую  задолженность.

 

Существует мнение, что  дебиторская задолженность может  быть любой, только бы она не превышала  кредиторскую и в расчет брать  только разницу между ними. Такое  мнение ошибочно в силу того, что  предприятие обязано погашать свою кредиторскую задолженность независимо от того, получает оно долги или  нет. Дебиторскую и кредиторскую задолженности необходимо рассматривать раздельно исходя из того, что дебиторская задолженность — это средства, временно отвлеченные из оборота, а кредиторская — средства, временно привлеченные в оборот.

 

Рост дебиторской задолженности, и особенно ее сомнительной к: полному  истребованию части, приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств  и, как правило, чем больше срок со дня возникновения задолженности, тем проблематичное ее получение. Что касается роста кредиторской задолженности, то, чем больше ее сумма и темпы роста, тем более зависимо предприятие от заемных средств и тем меньше остается у него возможностей для финансового маневра и погашения этой задолженности. Сопоставление задолженностей возможно при определении коэффициента текущей задолженности, который определяется отношением средней суммы дебиторской задолженности к средней сумме кредиторской задолженности. Соотношение, равное единице, условно может характеризовать состояние текущей задолженности как нормальное. Однако такое соотношение следует применять и по структуре задолженностей — текущих (краткосрочных) и долгосрочных.

 

 

 

 

 

1.2 Задачи учета дебиторской  задолженности

Одной из основных задач  бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности предприятия и  его имущественном положении. На основе данных бухгалтерского учета  предприятия составляют годовую  финансовую отчетность.

 

Для обеспечения достоверности  данных учета и отчетности перед  составлением годовой финансовой отчетности все предприятия должны провести инвентаризацию имущества и обязательств.

 

Международные стандарты  финансовой отчетности напрямую не устанавливают  порядок проведения инвентаризации имущества предприятия, но, тем не менее, в МСФО 1 «Представление финансовой отчетности» от 1 июля 1998г отмечено, что ежегодно перед составлением финансовой отчетности предприятия  должны проводить инвентаризацию хозяйственных средств.

 

Порядок проведения инвентаризаций установлен согласно правилом ведения .бухгалтерского учета В них определены как общие правила проведения инвентаризации, так и правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств.

 

Процедуры внутреннего контроля предприятия основываются на защитных принципах бухгалтерского учета, в  том числе двойной записи, балансовом обобщении, контрольной, аналитической  и других функциях. Наряду с этим широкого применения требует инвентаризация, как одно из условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.

 

Инвентаризации подлежат не только имущество организации, но и ее расчеты с дебиторами и  кредиторами. При этом проверяется  и подтверждается правильность осуществления  расчетов с ними и обоснованность сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

 

При проведении инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами  необходимо руководствоваться Законом  Республики Казахстан "О бухгалтерском  учете и финансовой отчетности", казахстанским и международными стандартами учета.

 

Инвентаризация расчетов с дебиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на бухгалтерских  счетах сумм дебиторской задолженности  и их реальности. Инвентаризация расчетов с дебиторами включает в себя: расчеты  с покупателями и заказчиками; расчеты  с подотчетными лицами; расчеты с  работниками за товары проданные в кредит и по материальному ущербу, расчеты с арендаторами, расчеты со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы, а также расчеты с дебиторами по прочим финансовым активам.

 

Инвентаризацию расчетов с дебиторами обязаны проводить  все организации. Периодичность  этой процедуры предприятие определяет самостоятельно. Оговоримся, что есть случаи, когда предприятие должно провести инвентаризацию независимо от воли руководства. Например, это необходимо сделать организации-кредитору до того, как она спишет безнадежную  задолженность. При этом руководитель предприятия должен издать приказ по форме ИНВ-22.

 

На дату проведения инвентаризации бухгалтерии необходимо составить  справку о состоянии дебиторской  задолженности предприятия. Этот документ нужно приложить к «Акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» (форма ИНВ-17). Он должен содержать  подробные сведения о каждом дебиторе, сумму задолженности и причину  ее возникновения. Также там перечисляют  документацию, которая подтверждают задолженность (прежде всего, это платежные  и отгрузочные документы). В форме  ИНВ-17 предусмотрены графы для  выделения подтвержденного и  неподтвержденного дебиторами долга. Помимо этого, в ней отдельно указывают  обязательства, срок исковой давности по которым подошел к концу.

 

К сожалению, в акте не отведено места для указания сумм задолженности  с еще не истекшим сроком давности, но которую, тем не менее, посчитали  нереальной для взыскания. Поэтому  предприятие может ввести в документ дополнительную графу. Если этого не сделать, то сумма безнадежных долгов сольется с «просроченными» обязательствами.

 

На основании составленного  акта директору предприятия надо издать приказ о списании безнадежной  задолженности.

 

Также при проверке расчетов следует установить:

 

- имеется ли равенство  остатков (дебетовых и кредитовых  раздельно) по счетам расчетов  по балансу, остаткам в оборотных  ведомостях (карточках аналитического  учета), а также законность и  хозяйственную целесообразность  совершенной операции.

 

- правильность и обоснованность  числящейся в бухгалтерском учете  суммы задолженности по недостачам  и хищениям.

 

Сведения о реальности учтенных финансовых активов записываются в инвентаризационные описи или  акты инвентаризации.

 

В перечне групп синтетических  счетов бухгалтерского учета дебиторской  задолженности отведены 2 подраздела: 1200 «Краткосрочная дебиторская задолженность», 2100 «Долгосрочная дебиторская задолженность» [10, с.18] .Поскольку с переходом  системы бухгалтерского учета на МСФО рабочий план счетов строится по принципу уменьшения ликвидности, то между этими двумя подраздела существует разница. В краткосрочные  активы дебиторская задолженность  может быть включена полностью, если сумма, которая не будет получена в течение одного года, раскрыта. Наряду с этим дебиторская задолженность, числящаяся более года, в составе  долгосрочных активов также может  быть включена в статью «Долгосрочная  дебиторская задолженность» [11, с.81].

 

Таким образом, в бухгалтерском  балансе дебиторская задолженность  делится по срокам ее образования  на 2 группы:

 

- краткосрочная, т.е. задолженность,  платежи по которой ожидаются  в течение 12 месяцев после отчетной  даты;

 

- долгосрочная - задолженность,  платежи по которой ожидаются  более чем через 12 месяцев после  отчетной даты. Величина дебиторской  задолженности определяется многими  разнонаправленными факторами.

 

Условно эти факторы можно  разделить на внешние и внутренние.

 

К внешним факторам следует  отнести:

 

- состояние экономики  в стране - спад производства, безусловно, увеличивает размеры дебиторской задолженности;