Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Аналитический учет по счету 1270 «Краткосрочные вознаграждения к  получению» ведется по предприятиям-займополучателям, векселедателям, арендаторам и т.д. и времени возникновения задолженности  по процентам в ведомости, имеющей  форму оборотной ведомости [20, с.292].

Операцию по начислению и  списанию вознаграждений за переданные основные средства на условиях финансовой аренды бухгалтерская служба предприятия КГУ «Средняя школа№5» отразила в учете следующим образом (таблица 2).

Таблица 2 Корреспонденция  счетов по учету начисленных вознаграждений (тыс.тенге)

№ п/п	Операция	Сумма	Корреспонденция счетов
			Дебет	Кредит
1	Отражена стоимость имущества	10000	2410	4150
2	на сумму процентов	2500,0	2920	4160
3	В конце первого года начисляются  проценты, причитающиеся арендодателю	937,5	7310	2920

Суммы вознаграждения и арендных обязательств, 937,5 тыс. тенге и 1562,5 тыс. тенге, соответственно, дают в итоге 2500,0 тыс. тенге, т.е. общую сумму платежа  по договору финансовой аренды. Распределение  платежа на суммы вознаграждения и арендного обязательства производится:

— на конец 1 года: 7500,0 х 12,5% = 937,5 — сумма вознаграждения;

2500,0 — 937,5 = 1562,5 — сумма  арендного обязательства;

— на конец 2 года: 5937,5 х 12,5% = 742,2 — сумма вознаграждения;

2500,0 — 742,2 = 1757,8 — сумма  арендного обязательства и т.д. (Приложение 1).

При этом ставка процента, подразумеваемая  в договоре финансовой аренды, обеспечивает равенство между справедливой стоимостью и суммой дисконтируемой стоимости  минимальных арендных платежей и  негарантированной ликвидационной стоимости. Минимальные арендные платежи  — это платежи, предусмотренные на срок аренды.

 

 

 

2.3 Учет задолженности  работников

 

Краткосрочная дебиторская задолженность работников  КГУ «Средняя школа№5» может возникать по расчетам с командировочными и прочими подотчетными лицами, по возмещению материального ущерба, по расчетам за товары, проданные в кредит и по предоставленным займам.

 

Эти расходы не всегда можно  оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков, в силу чего для их оплаты и осуществления  других аналогичных расходов работникам выдают в подотчет согласно расчету, утвержденному руководителем предприятия, наличные деньги [20, с. 263].

 

Предприятия выдают своим  работникам в подотчет суммы, которые  используются подотчетными лицами для  приобретения в магазинах канцелярских товаров, бланков, оплаты почтовых переводов  и других расходов, необходимых для  хозяйственной деятельности предприятия, а также эти средства используют для оплаты командировочных расходов.

 

Авансы выдаются по необходимости  в погашении расходов тем сотрудникам, на которых возложена обязанность  осуществить расходы из подотчетных сумм и которых направляют приказом руководителя в командировки. Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся командированным лицам, на оплату проезда (туда и обратно), суточных расходов и расходов по найму помещения, рассчитанных согласно сроку командировки. Отчетом об использованных суммах является авансовый отчет, который составляется не позднее 5 дней после выдачи денег на хозяйственные расходы или истечении срока командировки и представляется в бухгалтерию. Выдача последующих наличных средств подотчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

 

Бухгалтерская служба КГУ «Средняя школа №5» удерживает из суммы оплаты труда работника не возмещенный им своевременно остаток аванса. Распоряжение об удержании подается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. Пропустив этот срок, администрация теряет право на удержание соответствующих сумм в бесспорном порядке. В этом случае (если работник оспаривает основание или размер удержаний) взыскание сумм производится в судебном порядке.

 

Проверенный авансовый отчет  утверждается главным бухгалтером  и руководителем предприятия. Неправильно  заполненные авансовые отчеты и  приложенные к ним документы  возвращаются подотчетным лицам  для переоформления. На документах, приложенных к авансовым отчетам, проставляется штамп или надпись от руки «Оплачено» или «Погашено» с указанием даты (года, числа, месяца).

 

Авансовым отчетом оформляются  не только хозяйственные расходы, но также и расходы на командировки. Командировкой считается поездка  работника предприятия в другую местность для выполнения служебных  заданий на определенный срок и по распоряжению руководителя этого предприятия. В командировку может быть направлен работник, связанный с предприятием трудовым договором.

 

Отправка работника в  командировку оформляется на основании  приказа, в котором указывается  пункт назначения и наименование учреждения, сроки и цель командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное  руководителем, и делается отметка  о дне отъезда.

 

Командированному работнику  возмещаются командировочные расходы, которые в дальнейшем предприятие  имеет право взять на вычеты при  расчете корпоративного подоходного  налога.

 

Для оплаты командировочных  расходов работникам КГУ «Средняя школа№5» в кассе выдают аванс, то есть согласно произведенному расчету выдаются в подотчет наличные денежные средства.

 

Авансовые отчеты с приложенными к ним документами сдаются  бухгалтеру, который проверяет законность и целесообразность произведенных  расходов, их соответствие утвержденным нормам, а также правильность оформления счетов и документов.

 

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на активном счете 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность  работников». В Рабочем плане счетов КГУ «Средняя школа №5» к этому счету открыты следующие субсчета:

 

-  1251 расчеты с подотчетными  лицами;

 

-  1253 с работающими - за товары, проданные в кредит и по предоставленным займам;

 

-  1252 по возмещению  материального ущерба.

 

Счет 1250 «Краткосрочная дебиторская  задолженность работников» используется бухгалтерской службой  КГУ «Средняя школа№5» в том случае, если подотчетному лицу выданы суммы в подотчет, после чего предоставлен отчет об использовании этих сумм. В случае, когда подотчетное лицо сначала предоставляет отчет об использовании своих собственных средств и только после этого предприятие ему возмещает произведенные расходы, используется субсчет 3392 «Краткосрочная кредиторская задолженность по служебным командировкам» группы счетов «Прочая краткосрочная кредиторская задолженность».

 

Например, экономист КГУ «Средняя школа№5» Бугаев К.И. согласно приказа от 15 июня был направлен в командировку на совещание. Убыл из АО «Конфеты Караганды» 17 июня и в тот же день прибыл на место, выбыл 19 июня и в тот же день прибыл в КГУ «Средняя школа№5».

 

На основании данной операции бухгалтерской службой был составлен  расходный кассовый ордер на выдачу в подотчет Бугаеву К.И. денежных средств в сумме 4000 тенге (Приложение 2).

 

По возвращению Бугаев К.И. предоставил авансовый отчет, к которому были приложены 2 проездных билета (туда и обратно) стоимостью по 300 тенге каждый, счет гостиницы за 2 ночи на сумму 800 тенге. Авансовый отчет представлен в Приложении 3.

 Движение средств на счетах характеризуют нижеследующие бухгалтерские корреспонденции (таблица 3).

 

Таблица 3 – Корреспонденция  счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Содержание операций	Корреспонденция счетов		Сумма, тенге
		дебет	кредит
1	Выдача в подотчет на командировочные  расходы	1251	1010	4000
4	Утвержден авансовый отчет	7210	1251	3460
3	Возврат неизрасходованных  подотчетными лицами сумм	1010	1251	540

На исследуемом предприятии  все операции по выдаче авансов под  отчет и расчеты по ним отражают в журнале-ордере № 7. Основанием для  записей в журнал-ордер служат принятые авансовые отчеты, утвержденные руководителем предприятия и  приложенные к ним документы, а также кассовые отчеты предприятия. Таким образом, в журнале-ордере осуществляется одновременно аналитический  и синтетический учет (Приложение 4).

На предприятии КГУ «Средняя школа№5» также осуществляются расчеты с работниками по возмещению материального ущерба. По договору о материальной ответственности за причиненный ущерб работник КГУ  «Средняя школа№5» несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка. В ряде случаев работнику грозит материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба. Эти случаи перечислены в статье 91 Закона о труде Республики Казахстан.

 

 

 

Работники несут материальную ответственность в полном размере  вреда, причиненного по их вине работодателю, в случаях, когда:

 

1) между работником и  работодателем заключен письменный  договор о принятии на себя  полной материальной ответственности  за не обеспечение сохранности  имущества и др. ценностей, переданных  работнику;

 

2) в соответствии с  законодательством на работника  возложена полная материальная  ответственность за вред, причиненный  работодателю при исполнении  трудовых обязанностей;

 

3) имущество и др. ценности  были получены работником под  отчет по разовой доверенности  или по другим разовым документам;

 

4) вред причинен работником, находившимся в состоянии алкогольного, наркотического или токсикоманического  опьянения;

 

5) вред причинен недостачей, умышленным уничтожением или  умышленной порчей материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в т. ч.  при их изготовлении, а также  инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и др. предметов,  выданных работодателем работнику  в пользование;

 

6) вред причинен в результате  разглашения коммерческой тайны;

 

7) вред причинен действиями  работника, содержащими признаки  деяний, преследуемых в уголовном  порядке.

 

2.4 Учет дебиторской задолженности по аренде, резервам по сомнительным требованиям, прочей дебиторской задолженности

Учет дебиторской задолженности  по аренде.

 

В системе расчетных взаимоотношений предприятия КГУ «Средняя школа №5» арендные отношения занимают особое место. Поскольку КГУ «Средняя школа№5» является арендодателем, то по договору аренды он предоставляет имущество в аренду на условиях платы за его пользование. Объектом аренды являются основные средства (в том числе помещения под офис, производственные помещения, производственное оборудование).

 

Основанием возникновения арендных отношений между КГУ «Средняя школа№5» и арендаторами является заключение договора об аренде. Таким образом, первоначальным документом, определяющим экономико-правовую сторону арендных отношений является договор, в котором находят отражение: состав и стоимость передаваемого в аренду имущества; размер арендной платы; сроки аренды; распределение обязанностей сторон по восстановлению и ремонту арендованного имущества; обязанности арендодателя представить арендатору имущество в соответствии с условиями договора; порядок внесения арендной платы и возвращения имущества арендодателю в состоянии, обусловленном договором.

 

Например, КГУ «Средняя школа№5» было предоставлено ТОО «Супертон» технологическое оборудование на условиях текущей аренды. По договору аренды передано технологическое оборудование в виде линии по розливу напитков. Срок аренды — 1 год. По договору арендная плата устанавливается арендатором ежемесячно в размере 62,0 тыс. тенге. Договор об аренде технологического оборудования представлен в Приложении 5.

 

Ежемесячно, в начале отчетного периода бухгалтерская служба  КГУ «Средняя школа№5» выставляет ТОО «Супертон» счет-фактуру на арендную плату.