Учет расчетов с поставщиками и заказчиками в условиях программного обеспечения на базе программного продукта « 1С:Предприятие»

1.2 Основы расчетов с заказчиками, документальное оформление учета.

Бухгалтерский учет –  это способ документального наблюдения, отражения и контроля за хозяйственной  и финансовой деятельностью производственников и хозяйственников (предприятий, организаций, арендных, совместных предприятий, акционерных обществ и т.д.), а также система сбора, измерения, обработки, интерпретации и передачи информации о хозяйственной деятельности предприятия, учреждения, организаций внутренним и внешним пользователям для принятия оптимальных решений. Учет ведется в стоимостном, натуральном и трудовом измерителях. Он основывается на строгом соблюдении документации и осуществляется на основе государственных правовых актов, то есть на основе правовых факторов, которые предусматривают возникновение производственных хозрасчетных подразделений (цех, бригада, звено, производственник), малых предприятий.

Построение бухгалтерского учета зависит от развития всех факторов, обуславливающих его суть. Так, применение ПЭВМ дает возможность одному работнику оперировать нормативной, технологической, учетной. Правовой информацией, что поднимает интегрированность бухгалтерского учета в системе управления на более высокий уровень, порождая новое качество бухгалтерского учета и новые факторы его построения.

Бухгалтерский учет –  это процесс выявления, измерения, регистрации, накопления, обобщения, сохранения и передачи информации о деятельности предприятия внешним и внутренним пользователям для принятия решения.

В отличие от других видов  учета бухгалтерский учет обеспечивает сплошную регистрацию всех хозяйственных  операций на основе документов первичного учета. Бухгалтерский учет базируется на документировании всех хозяйственных процессов и проведении периодических инвентаризаций, обеспечивает выявление и мобилизацию резервов предприятия с целью снижения себестоимости продукции (работ, услуг).

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками за отгруженную продукцию, товары, выполненные работы и предоставленные услуги, кроме задолженности, обеспеченной векселем.

     Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» имеет следующие субсчета:

62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

62.02 «Расчеты по авансам полученным»;

62.03 «Векселя полученные»;

62.21 «Расчеты с покупателями и заказчиками (в валюте)»;

62.22 «Расчеты по авансам, полученным (в валюте)»;

62.31 «Расчеты с покупателями и заказчиками (в у.е.)»;

62.32 «Расчеты по авансам, полученным (в у.е.)»;

62Р «Расчеты с розничными  покупателями».

При отражении в учете  расчетов с заказчиками следует учитывать Положения (стандартного) бухгалтерского учета 10 «Дебиторская задолженность». Дебиторская задолженность – сумма задолженности дебиторов предприятию на определенную дату. Дебиторы – юридические и физические лица, которые в результате прошедших событий задолжали предприятию определенные суммы денежных средств, их эквивалентов или других активов.

Указанные расчеты являются текущей дебиторской задолженностью, которая возникает в ходе нормального операционного цикла. Поскольку счет 62 активный, то увеличение дебиторской задолженности отражается по дебету, а ее погашение – по кредиту счета. Дебетовое сальдо по счету 62 относится к составу оборотных активов.

Основная задача бухгалтерского учета на предприятии: формирование достоверной, полной и своевременной информации о совершенных хозяйственных операциях по приобретению и использованию имущества экономическим субъектом, его обязательствам; предупреждение и нейтрализация непроизводительных потерь на всех стадиях кругооборота хозяйственных средств независимо от причин их возникновения; предоставление пользователям необходимой информации, соответствующей требованиям действующего законодательства, обо всех участках деятельности экономического субъекта; своевременное и полное представление качественной отчетности внутренним и внешним пользователям учетной информации о финансовых результатах деятельности экономического субъекта и его финансовом положении, а также его положении на соответствующем рынке товаров, работ или услуг. Используются две формы бухгалтерского учета: автоматизированная и журнальная.

Журналы открываются  для каждого синтетического счета. Записи совершаются на основании  первичных документов по кредиту в соответствующих всех корреспондирующих с ними счетов дебету. Обороты за месяц показывают сумму кредитового оборота по данному синтетическому счету с разделением ее по дебетующим счетам.

Автоматизация бухгалтерского учета базируется на постоянной обработке учетной информации, на ЭВМ при полном охвате механизации всех учетных операций. При этом основную часть операций учетного процесса выполняет персонал. Основным элементом автоматизации является разработка и использование единой номенклатуры кодов.

Дебиторская задолженность  возникает вследствие выполнения условий договора (контракта). На предприятии прежде составляется договор (контракт) с контрагентами на поставку продукции, материалов, предоставление услуг и выполненных работ для обеспечения потребностей своих в ходе производственной деятельности. В договоре (контракте) указываются условия поставки, определяющие основные права и обязанности сторон при транспортировке и маркировке товаров, по страхованию грузов, оформлению коммерческой документации, а также определяет место и время перехода права собственности на товар с продавца на покупателя и риска его случайного повреждения и утраты.

Форс-мажорные обстоятельства – обстоятельства непреодолимой  силы, влияющие на выполнение договора (контракта) и независящие от сторон-участников договора (контракта). Обязательства по договору (контракту) оформляются таким образом, чтобы они обеспечивали четкую и полную регламентацию взаимоотношений сторон. Договор (контракт) подписывается председателем правления и другими уполномоченными должностными лицами предприятия. Кроме руководителя, персональную ответственность за заключение, исполнение и закрытие договора (контракта) несут конкретные исполнители, в соответствии с их должностными инструкциями. Договор (контракт) содержит следующие разделы:

- название, номер договора (контракта), дата и место его  заключения;

- полное наименование  сторон; лицо, от имени которого  заключается договор (контракт) и  наименование документов, которыми  руководствуются стороны – Устав, доверенность и т.д.;

- предмет договора (контракта), где указывается вид продукции  (работ, услуг) с точным указанием  наименования, марки, сорта или  выполняемой работы;

- количество и качество  товара (объемы выполнения работ,  оказания услуг);

- базисные условия поставки товара (приема-сдачи выполненных работ или услуг);

- цена и общая стоимость;

- порядок расчетов (определяется  валюта, способ, порядок и сроки  финансовых расчетов и гарантии  взаимных платежных обязательств);

- условия сдачи (приемки) товара (работ, услуг) – определяются сроки, условия и место передачи продукции, перечень товаросопровождающих документов;

- форс – мажорные обстоятельства (стихийные бедствия, военные действия  и другие обстоятельства, возникшие  непредвиденно);

- ответственность сторон (при неисполнении договора (контракта) применяются штрафные санкции);

- урегулирование споров (условия  и порядок разрешения споров  в судебном порядке);

- срок действия договора (контракта);

- юридические адреса и банковские  реквизиты сторон.

Подписанный и заверенный печатью договор (контракт) направляется контрагенту.

Положение № 88 «Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88», устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичной документации, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями независимо от форм собственности, учреждений и организации, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета.

Документация – это способ оформления хозяйственных операций соответствующими документами. Бухгалтерские документы  используются для передачи распоряжений от распорядителя исполнителю, для  управления деятельности. Документация выполняет роль импульса, дающего начало движению учетной информации. Она обеспечивает бухгалтерскому учету цельное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности предприятия. С помощью документации контролируется правильность осуществления операций, ведется текущий анализ выполненной работы.

Первичные документы  – документы, состоящие в процессе ведения хозяйственной операции или тот час после ее завершения. Первичные документы должны иметь обязательные реквизиты: название, код формы, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи. Основанием для осуществления расчетов с заказчиками является договор (контракт), в котором определяется обязанности сторон по выполнению условий договора и ответственность сторон в случаи нарушения принятых обязательств. Кроме договора обязательным условием отражения операций в бухгалтерском учете является наличие первичных документов. Заказчику выставляется счет (акцепт) для оплаты определенных видов работ или услуг по заключенному договора (контракта). На суммы оплаты за отгруженную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги предприятие – покупатель (заказчик) обязано получить от поставщика (подрядчик) расчетные документы: товарная накладная, счет-фактура, акт выполненных работ, товарно – транспортная накладная, расходная накладная, акт приемки выполненных работ и т.п.

На сумму оплаты за выполненные работы и оказанные услуги отечественным и зарубежным покупателям и заказчикам, отгруженную продукцию и по начисленному налогу на добавленную стоимость на выручку составляются бухгалтерские проводки:

Выполнение работ или  услуг:

Дт 62.01 («Расчеты с покупателями и заказчиками»)

Кт 90.01.1 («Выручка по деятельности с основной системой налогообложения»)

начисленный НДС по данной хозяйственной операции:

Дт 90.03 («Налог на добавленную стоимость»)

Кт 68.02 («Налог на добавленную стоимость»);

Отгрузка товара:

Дт 90.02.1 («Себестоимость продаж по деятельности с основной системой налогообложения»)

Кт 41.01 («Товары на складах»)

начисленный НДС по данной хозяйственной операции:

Дт 90.03 («Налог на добавленную стоимость»)

Кт 68.02 («Налог на добавленную стоимость»).

По способу группирования и обобщения учетных данных бухгалтерские счета подразделяются на синтетические и аналитические.

Синтетические счета - это балансовые счета, обобщающие учет хозяйственной деятельности предприятия. Синтетические счета предназначены  для учета информации в обобщенном виде и в денежном измерителе. Учет наличия и изменений совокупности экономически однородных хозяйственных средств и источников их образования в денежном измерителе называется синтетическим учетом. Учет на синтетических счетах используют при заполнении Баланса предприятия соответствующих форм отчетности. Для деятельной характеристики объектов бухгалтерского учета используются аналитические счета, в которых, кроме стоимостного (денежного) измерителя, используются натуральные и трудовые измерители. Учет наличия и изменений отдельных видов и объектов хозяйственных средств, а также источников их образования с использованием различных измерителей называются аналитическим счетом.

Между синтетическим  и аналитическим счетами существует неразрывная связь, т.е. на аналитических счетах отражаются те же изменения, что и на синтетических, но более подробно; значения дебета и кредита каждого аналитического счета те же, что и синтетического: сумма сальдо, сумма оборотов по дебету, сумма оборотов на кредите всех аналитических счетов данной группы соответственно равняются сальдо, обороту на дебете и обороту на кредите синтетического счета. Поэтому общие итоги записей на аналитических счетах должны соответствовать суммам, записанным на синтетических счетах бухгалтерского учета.

Все хозяйственные  операции записываются на синтетических  и аналитических счетах бухгалтерского учета с использованием метода двойной  записи, т.е. каждая операция одновременно записываются на двух взаимосвязанных  бухгалтерских счетах в одной и той же сумме - по дебету одного счета и одновременно по кредиту другого. Эти записи позволяют достичь равенства Актива и Пассива бухгалтерского Баланса.

С помощью двойной  записи хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета обеспечивается контроль, поскольку каждая операция в одинаковой сумме отражается по дебету одного и кредиту другого бухгалтерского счетов, чем и достигается равенство итогов записей по дебету счетов итогам записей по кредиту счетов. Двойную запись, отражающую соответствующую взаимосвязь между бухгалтерскими счетами, принято называть корреспонденцией счетов. На счетах бухгалтерского учета все хозяйственные операции записываются в последовательности их осуществления, т.е. в хронологическом порядке. Такая регистрация хозяйственных операций получила название хронологической записи.