Учет расчетов с поставщиками и заказчиками в условиях программного обеспечения на базе программного продукта « 1С:Предприятие»

1.3 Особенности учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами

Для обобщения  информации о расчетах по операциям  с дебиторами и кредиторами, не отраженных на счетах 60 – 62, предназначен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», является активно пассивным счетом. Дебитор – это лицо, взявшее у нас в долг (товар, деньги), и не погасившее его. Дебиторская задолженность – это счета должников, наши права на будущую выгоду. Дебиторская задолженность чаще всего появляется тогда, когда по времени день передачи товара или оказания услуг не совпадает с днем оплаты. В разряд дебиторов попадают:

- покупатели  и заказчики, которые получили  у нас товар, но не оплатили его стоимость;

- поставщики, партнеры, которым произведена предоплата (аванс) и т.д.

- работники,  которым выданы подотчетные суммы  на командировку или на оплату товаров и услуг, предоставлены займы.

Дебиторская задолженность  отвлекает средства из оборота, что  само по себе явление отрицательное. Рекомендуется учитывать долги дебиторов по срокам возникновения. В бухгалтерском учете дебиторскую задолженность делят как текущую и долгосрочную. Существует понятие «сомнительные» или «безнадежные» долги. Задолженность, не оплаченная в срок, может стать безнадежной и привести к убыткам. Погашается дебиторская задолженность в тот момент, когда покупателем выплачивается сумма долга или взамен денег передаются другие материальные ценности (при бартерных операциях). Бывают случаи возврата товара по разным причинам. В этом случае, на основании документов на возврат, дебиторская задолженность также погашается. Предприниматель может произвести авансовые платежи для получения услуг или товаров в будущем. Например, мы вносим авансовый платеж в сумме 40000 тенге фирме «А» за охрану офиса на четыре месяца вперед. При этом появляется дебиторская задолженность фирмы «А» перед нами. Дебиторская задолженность будет погашаться частями (раз в месяц, или чаще, в зависимости от условий договора) до тех пор, пока услуги не будут оказаны полностью, то есть в течение четырех месяцев. Может возникнуть ситуация, когда договор с фирмой «А» прерывается. Тогда мы имеем право, востребовать оставшуюся часть аванса за не оказанные услуги.

Кредитор –  это юридическое или физическое лицо, перед которыми предприятие в долгу, или, говоря экономическим языком, имеет обязательства. Раздел 3 Гражданского кодекса разъясняет понятие об обязательстве. В разряд кредиторской задолженности попадают расходы, признанные нами, но не оплаченные. К кредиторской задолженности (обязательствам) относят:

- кредиты банков – финансовые обязательства;

- обязательства  по налогам; 

- обязательства  поставщикам, за полученный нами, но не оплаченный товар (услуги, другие активы);

- обязательства  покупателям и заказчикам, от которых была получена предоплата (аванс), но услуга пока не исполнена, товар не передан;

- обязательства по оплате труда наемных работников;

- прочие долгосрочные и краткосрочные обязательства.

Очень часто  кредиторская задолженность появляется тогда, когда предприниматель получает от покупателей предоплату (аванс) за товары или услуги. Такая кредиторская задолженность погашается, когда мы передаем товар, оказываем услугу, или может иметь место возврат денег покупателю. Например: Покупатель вносит аванс на приобретение товара на общую сумму 50000 рублей. Но сразу мы ему передаем товар на сумму 30000 рублей. Сумма 20000 рублей должна быть учтена в качестве кредиторской задолженности.

Так же, как и  дебиторская задолженность, кредиторская может погашаться частями. Организовав оперативный учет дебиторской и кредиторской задолженности, предприниматель будет четко знать, кто и в каком размере должен ему, а также кому, сколько денег должен он сам. Тем более что при длительных взаимоотношениях с партнером, дебиторская задолженность может переходить в кредиторскую, и наоборот. В этом случае легко запутаться, если не налажен учет.

Рассмотрим  распространенный пример. Предприниматель  получает доход от сдачи имущества  в аренду, использует режим налогообложения с использованием упрощенной декларации. Договор с фирмой «Б» заключен на год, с января по декабрь 2007 года. Но в феврале арендатор оплачивает 100000 рублей, затем только в декабре – 140000 рублей. В этом случае предприниматель (арендодатель) ежемесячно отражает в учете доход в размере 20000 рублей (вспомните метод начисления при признании доходов). В декларацию за 1, 2, 3 и 4 кварталы доход в сумме 60000 рублей (20000 * 3 месяца).

 Учет расчетов с арендатором «Б» на начало каждого месяца выглядит следующим образом:

На 1 февраля  – дебиторская задолженность  составляет 20000 рублей, на сумму оказанной в январе услуги.

На 1 марта – кредиторская задолженность 60000 рублей, с учетом дебиторской задолженности на начало месяца (-) и суммы услуги за февраль (-).

На 1 апреля - кредиторская задолженность 40000 рублей, с учетом стоимости услуги за март.

На 1 мая - кредиторская задолженность 20000 рублей с учетом стоимости за апрель.

На 1 июня всякая задолженность  отсутствует, так как сумма оплаты 100000 соответствует сумме оказанных услуг за пять месяцев.

На 1 июля появляется дебиторская  задолженность в размере 20000 рублей, так как услуга оказана, но не оплачена.

Затем дебиторская задолженность, ежемесячно увеличиваясь на 20000 рублей, с учетом аренды за декабрь становится равной 140000 рублей (за семь месяцев, с июня по декабрь).

В декабре завершение аренды на сумму 20000 рублей и арендатор производит окончательный полный расчет в сумме 140000 рублей. Кредиторская задолженность полностью погашается.

Кредиторская задолженность появляется при взаимоотношениях с наемными работниками. Труд работников приносит выгоду предпринимателю практически ежедневно. В момент расчета заработной платы (чаще всего это делается один - два раза в месяц) можно определить сумму заработка, которая признается расходом и долгом предпринимателя работнику, то есть кредиторской задолженностью. Начисленная сумма зарплаты уменьшается на сумму удержаний и погашается в момент выплаты зарплаты, когда работник получает деньги и подтверждает этот факт своей подписью в ведомости. Таким образом, дебиторская задолженность в учете показывает наши права на получение денег, услуг, товаров или имущества.

К счету 76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами» могут  открываться следующие субсчета:

76.01 – Расчеты по имущественному, личному и добровольному страхованию;

76.02 – Расчеты по претензиям;

76.03 – Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам;

76.04 – Расчеты по депонированным суммам и др. (всего их 24).

На субсчете 76.01 отражаются расчеты по страхованию имущества и персонала (кроме расчетов по социальному страхованию и обязательному медицинскому страхованию) организации, в котором организация выступает страхователем. Исчисленные суммы страховых платежей отражаются по кредиту счета 76 в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) или других источников страховых платежей. Перечисление сумм страховых платежей страховым организациям отражается по дебету счета 76 в корреспонденции со счетами учета денежных средств. В дебет 76 счета списываются потери по страховым случаям (уничтожение и порча производственных запасов) с кредита счетов учета производственных запасов, основных средств и др. по дебету счета 76 отражается сумма страхового возмещения, причитающаяся по договору страхования работника организации в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Суммы страховых возмещений, полученных организацией от страховых организаций, в соответствии с договорами страхования, отражаются по дебету счетов учета денежных средств. Не компенсируемые страховыми возмещениями потери от страховых случаев, списываются с кредита счета 76 на счет 99 «Прибыли и убытки». Аналитический учет ведется по страховщикам и отдельным договорам страхования.

На субсчете 76.02 отражаются расчеты по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а так же по предъявленным и признанным (или присужденным) штрафам, пеням и неустойкам. Взаимные претензии возникают в основном из-за несоблюдения условий договора и обязательств по расчетам. Эти претензии могут быть урегулированы до передачи дела в суд (арбитраж) и в соответствии с Положением о претензионном порядке урегулирования споров. По дебету счета 76.02 отражаются расчеты по претензиям:

К поставщикам, подрядчикам  и транспортным организациям, по выявленным при проверке их счетов (после акцепта  последних), несоответствие цен и  тарифов, обусловленных договорами, а так же при выявлении арифметических ошибок – в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или со счетами учета производственных запасов, товаров и соответствующих затрат, когда завышение цен либо арифметические ошибки, в предъявленных поставщиками и подрядчиками счетах, обнаружились после того, как записи по счетам учета ТМЦ (товарно-материальных ценностей) или затрат, были совершены (исходя из цен и подсчетов, отфактурованных поставщиками и подрядчиками).

К поставщикам материалов, товаров, как и к организациям, перерабатывающим материалы, за обнаруженные несоответствия качества стандартам, техническим условиям, заказу – в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

К поставщикам, транспортным и другим организациям за недостачи  груза в пути сверх предусмотренных  в договоре величин – в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

За брак и простои, возникшие  по вине поставщиков или подрядчиков, в суммах, признанных плательщиками  или присужденных судом – в  корреспонденции со счетами затрат на производство.

К кредитным организациям по суммам ошибочно списанным (перечисленным) по счетам организации – в корреспонденции  со счетами учета денежных средств, кредитов.

По штрафам, пеням, неустойкам, взыскиваемых с поставщиков, подрядчиков, покупателей, заказчиков, потребителей транспортных и других услуг за несоблюдение договорных обязательств, в размерах, признанных плательщиками или присужденных судом – в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы».

Счет 76 кредитуется на суммы поступивших  платежей в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Суммы, которые взысканию не подлежат, относятся, как правило, нате счета, с которых были приняты на учет по дебету счета 76. Аналитический учет ведется по каждому дебитору и отдельным претензиям.

Субсчет 76.03 используется для расчетов по причитающимся организации дивидендам и другим доходам, в том числе по прибыли, убыткам и другим результатам по договору простого товарищества. Подлежащие получению (распределению) доходы, отражаются по дебету счета 76 и кредиту счета 91. Активы, полученные организацией в счет доходов, приходуются по дебету счетов учета активов и кредиту счета 76.

Субсчет 76.04 предназначен для учета расчетов с работниками предприятия по депонированным суммам.

Начисленные, но не выплаченные  в установленный срок (из-за неявки получателя) суммы оплаты труда, дохода от участия организации, отражаются по кредиту счета 76. субсчет «Расчеты по депонированным суммам» в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

При истечении установленных сроков выдачи наличных денежных средств кассир должен:

1. проставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано» в платежной (расчетно-платежной) ведомости напротив фамилий лиц, которым не выплачены заработная плата, пособие по социальному страхованию или стипендии;

2. составить реестр депонированных сумм;

3. сделать в конце ведомости надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и скрепить надпись своей подписью;

4.записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму.

Депонированные суммы  оплаты труда на следующий день после  истечения срока хранения сдаются  на расчетный счет в кредитной  организации, и на сданные суммы  оформляется расходный кассовый ордер. Невостребованные работниками депонированные суммы хранятся в течение трех лет (до истечения срока исковой давности) и выдаются в течение этого периода по первому требованию работника.

По истечении сроков исковой давности, невостребованные суммы депонированной оплаты труда  списываются на счет 91 «Прочие доходы и расходы» на основании данных проведенной инвентаризации и приказа руководителя организации.

В этом случае должна делаться следующая запись:

Дебет 76.субсчет «Расчеты по депонированным суммам»

Кредит 91 – списаны  депонированные суммы по истечению срока исковой давности.

Учет расчетов с разными  дебиторами и кредиторами в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 76 обособленно. Рассмотрим примеры проводок в таблице 1.1 и таблице 1.2.

Таблица 1.1 типовые бухгалтерские проводки по счету №76.