Учет расчетов с поставщиками и заказчиками в условиях программного обеспечения на базе программного продукта « 1С:Предприятие»

Процесс бухгалтерского учета можно условно разделить на четыре стадии:

1. документирование хозяйственных операций— создание первичных документов, которые принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемые организацией, должны содержать весь перечень обязательных реквизитов;

2. классификация  и объединение полученных данных  путем отражения на счетах  бухгалтерского учета (в Главной книге и учетных регистрах);

3. создание отчетных  форм;

4. анализ хозяйственной  деятельности предприятия, результаты  которого используются как внутренними,  так и внешними пользователями  бухгалтерской отчетности.

Итоговой стадией  является анализ деятельности предприятия на основании данных бухгалтерской отчетности. Все стадии учетного процесса должны рассматриваться в единстве и взаимосвязи, что является важнейшим требованием современной организации бухгалтерского учета.

Пользователей бухгалтерской информации можно разделить на три группы:

1. администрация  организации (управленческий персонал, менеджеры, учредители, участники,  собственники) В данном случае генеральный директор и коммерческий директор;

2. сторонние  пользователи с прямым финансовым интересом (имеющиеся или потенциальные инвесторы, банки, поставщики и другие кредиторы);

3. сторонние  пользователи информации с непрямым (косвенным) финансовым интересом  (органы, уполномоченные управлять  государственным и муниципальным  имуществом, налоговые, финансовые органы, органы государственной статистики, аудиторские фирмы и другие пользователи).

Сторонние пользователи бухгалтерской информации, анализируя отчетность, имеют возможность:

• принять решения о возможности и целесообразности ведения дел с предприятием (в частности — о выдаче кредита);
• оценить целесообразность приобретения активов предприятия;
• правильно оценить финансовое положение предприятия как потенциального партнера;
• принять в расчет возможные риски, связанные с деятельностью предприятия.

  Важнейшими из правовых актов, регулирующих отношения, связанные с бухгалтерской отчетностью, в нашей стране являются приказ Минфина РФ от 29.07.98 № 34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», приказ Минфина РФ от 06.07.99 № 43н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99)», Приказ Минфина РФ от 2 июля 2010 г. № 66н «О формах бухгалтерской отчетности организации».

  Согласно пункту 6 ПБУ 4/99, предприятия могут вносить дополнительные показатели и пояснения в рекомендованные формы бухгалтерской отчетности, если, по их мнению, эти формы не позволяют предоставить пользователю полную информацию о финансовых результатах деятельности предприятия и о существенных изменениях в его финансовом положении.

  Самостоятельно устанавливая содержание форм бухгалтерской отчетности, предприятия не вправе изменять принципы построения этих форм. В соответствии с п. 2 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности предприятие должно сохранить коды итоговых строк и коды строк разделов и групп статей баланса в том виде, в котором они приведены в образце.

  Предприятия имеют право самостоятельно определять перечень показателей (статей и строк) в формах бухгалтерской отчетности, исходя из отраслевой принадлежности и размеров предприятия, а также видов его деятельности. Но сказанное не должно противоречить общим требованиям, предъявляемым к бухгалтерской отчетности и другим условиям, влияющим на раскрытие достоверной и полной информации о финансовом состоянии предприятия.

  Анализ финансового состояния ООО «ЭкоСити», позволит выявить недостатки организации финансов. Анализ финансового состояния - представляет собой глубокое, научно обоснованное исследование финансовых отношений и движения финансовых ресурсов в едином производственно-торговом процессе. Следует различать понятия “финансовый анализ” и “анализ финансового состояния предприятия”. Финансовый анализ - более широкое понятие, так как он включает наряду с анализом финансового состояния еще и анализ формирования и распределения прибыли, себестоимости продукции, реализации и другие вопросы. Анализ финансового состояния - это часть финансового анализа.

 Финансовое состояние предприятия характеризуется обеспеченностью финансовыми ресурсами, необходимой для нормальной производственной, коммерческой и других видов деятельности предприятия, целесообразностью и эффективностью их размещения и использования, финансовыми взаимоотношениями с другими субъектами хозяйствования платежеспособностью и финансовой устойчивостью. Способность предприятия своевременно производить платежи свидетельствует о его хорошем финансовом положении.

Финансовое  состояние предприятия (ФСП)- это экономическая категория, отражающая состояние капитала в процессе его кругооборота и способность субъекта хозяйствования к саморазвитию на фиксированный момент времени.

В процессе снабженческой, производственной, сбытовой и финансовой деятельности происходит непрерывный процесс кругооборота капитала, изменяются структура средств и источников их формирования, наличие и потребность в финансовых ресурсах и как следствие финансовое состояние предприятия, внешним проявлением которого выступает платежеспособность.

Финансовое состояние может быть устойчивым, неустойчивым (предкризисным) и кризисным. Способность ООО «ЭкоСити» своевременно производить платежи, финансировать свою деятельность на расширенной основе, переносить непредвиденные потрясения и поддерживать свою платежеспособность в неблагоприятных обстоятельствах свидетельствует о его устойчивом финансовом состоянии.

  Финансовое состояние предприятия, его устойчивость и стабильность зависят от результатов его производственной коммерческой и финансовой деятельности. Производственный и финансовый планы ООО «ЭкоСити» успешно выполняются, что положительно влияет на финансовое положение предприятия. Устойчивое финансовое состояние не является счастливой случайностью, а итогом грамотного, умелого управления всем комплексом факторов, определяющих результаты хозяйственной деятельности предприятия.

 Программное обеспечение (ПО) — совокупность программ, системы обработки информации и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Также — совокупность программ, процедур и правил, а также документации, относящихся к функционированию системы обработки данных. Программное обеспечение является одним из видов обеспечения вычислительной системы, наряду с техническим (аппаратным), математическим, информационным, лингвистическим, организационным и методическим обеспечением.

Для бухгалтерии ООО  «ЭкоСити» самым главным программным  источником является программа 1С:Предприятие. Также бухгалтерия ООО «ЭкоСити»  пользуется программой 1С:Зарплата и  управление персоналом, в редакции 2.5. Эти программы являются собственностью предприятия, имеют лицензию и неотъемлемым помощником для бухгалтера. Программу обновляют ежемесячно, специалист, с компанией которого заключен договор на обслуживание. При возникновении вопросов существует специальная клиентская поддержка этих программ. Программа установлена на компьютере главного бухгалтера, доступ к которому ни кто не имеет. Программой пользуется только бухгалтерия.

 Для удобства в сдаче бухгалтерской, налоговой и других отчетностей ООО «ЭкоСити» пользуется программой Такском. Эта программа позволяет сдать отчетность через интернет, не выходя из офиса. Она также имеет ежемесячное обновление (автоматическое), клиентскую поддержку. Эта программа не только принимает отчеты, она указывает ошибки, которые были совершены.

Бухгалтерия не должна отставать от современности в информационных технологиях, ведь бухгалтерский учет очень сложный процесс, и в нем важна любая деталь.

Правовое обеспечение  предприятию осуществляет в первую очередь юридический отдел, а  именно юрисконсульт и начальник  отдела. В силу своих знаний и при помощи правовых норм, законов, юридических актов - осуществляют поддержку и юридическую деятельность. А именно: составление претензий, ответы на претензии, гарантийные письма, по необходимости отправление в командировки по решению юридических вопросов в судах. Юридический отдел следит за законностью все хозяйственных операций, т.е. правильное составление договоров, актов и т.п. У ООО «ЭкоСити» заключен договор с адвокатской конторой, на осуществление адвокатских услуг. Адвокат непосредственно занимается выездом в командировки в другие города или регионы, для ведения возникших арбитражных дел.

Также ООО «ЭкоСити»  пользуется услугами программы осуществляющей юридическую поддержку - КонсультантПлюс. Программа предоставляет юридическую  поддержку в следующих областях: по арбитражным процессам, юридические документы и бланки, процессуальные процессы, сопровождение по кадрам, по налогам, корпоративное право, содержит все кодексы и т.п. Программа ежемесячно обновляется специалистом. Так же существует и горячая линия по поддержки клиентов. Программа является лицензионным продуктом, но не является собственностью предприятия, установлена на компьютер главного бухгалтера доступ, к которому имеет только он. Данной программой в ООО «ЭкоСити» пользуются и другие подразделения: юридический отдел, администраций.

3. Оценка учета дебиторской и кредиторской задолженности.

В процессе своей хозяйственной  деятельности ООО "ЭкоСити" в обязательном порядке заключает договоры со всеми поставщиками и покупателями. Договор - "соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей" (ст.420 Гражданского кодекса Российской Федерации). Финансовая часть договора в большей степени зависит от его вида, форм расчета, сроков платежей или получения средств. Рассмотрим взаимоотношения ООО "ЭкоСити" с дебиторами и кредиторами, используя следующие виды договоров:

Типовым договором поставки называется соглашение, по которому одна сторона (поставщик) обязуется передать в обусловленный срок другой стороне (покупателю) товары для использования в хозяйственных целях (п.1 ст.506 ГК РФ). Характеристики договора поставки следуют из его определения, он является возмездным, консенсуальным и взаимным. Главная особенность договора поставки - это особый характер использования товара, являющегося его предметом. Согласно ст.506 ГК РФ такой товар приобретается "для хозяйственных целей", другими словами для использования в предпринимательской деятельности или иных целях, не связанных с семейным, домашним и другим использованием. Таким образом, товар приобретается по договору поставки для дальнейшего производственного использования. Правильно оформленные документы служат гарантией банковского обслуживания, условием объективного решения арбитражных споров. Счёт-фактура - документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. По такой операции составляется товарная накладная. Расчет производят платежными поручениями. Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации платежное поручение определено как поручение предприятия обслуживающему банку о перечислении определенной суммы со своего счета. Поручение действительно в течение 10 дней, не считая дня выписки.

Договор купли продажи (п.1 ст.454 ГК РФ) - это гражданско-правовой договор, по которому одна сторона, именуемая продавцом, обязуется передать товар в собственность другой стороне, именуемой покупателем, а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму. Особенности договора купли продажи обусловлены тем, что он является наиболее универсальной формой товарно-денежного обмена. Счёт-фактура является основанием для оплаты (расчёта). Документ выставляется (направляется) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику) после окончательной приемки покупателем (заказчиком) товара или услуг.

Финансовые отношения  с другими предприятиями и  организациями включают отношения  с поставщиками, покупателями, строительно-монтажными и транспортными организациями, почтой и телеграфом, внешнеторговыми и другими организациями, таможней, предприятиями, организациями и фирмами иностранных государств. Это - самая большая по объему денежных платежей группа.

Отношения предприятий  друг с другом связаны с реализацией  готовой продукции и приобретенных материальных ценностей для хозяйственной деятельности. Роль этой группы финансовых взаимоотношений первична, так как именно в сфере материального производства создается национальный доход, предприятия получают выручку от реализации продукции и прибыль. Организация этих отношений оказывает самое непосредственное влияние на конечные результаты производственной деятельности.

Предоставление экономическим  субъектам полной хозяйственной  самостоятельности в выборе рынков сбыта продукции, поставщиков и  подрядчиков, поиске источников финансирования заставляет особое внимание уделять расчетам с различными контрагентами. Исследование экономической природы и сущности кредиторской задолженности позволяет заинтересованному пользователю принимать более обоснованные управленческие решения. Своевременная диагностика финансового состояния организации является необходимым условием для поддержания ее платежеспособности и финансовой устойчивости в современных условиях хозяйствования.

Принятие необходимых  мер по предупреждению последствий финансового кризиса решается путем осуществления постоянного мониторинга факторов внешней среды, оказывающих влияние на результаты финансовой деятельности.

При наличии широкого круга контрагентов периодически возникают  просрочки оплаты счетов, и невозвращение части задолженности зачастую становится неотъемлемой частью жизнедеятельности организации. Недобросовестность контрагентов при исполнении принятых обязательств приводит к формированию у хозяйствующего субъекта просроченной задолженности. При этом составляющие такую задолженность средства вовлекаются в хозяйственный оборот организации, причем задолженность планируется и закладывается как перманентная часть доходов компании. Размеры задолженности остаются постоянными и приемлемыми для компании. В связи с этим следует при вступлении в те или иные правоотношения оценить с точки зрения безопасности заимствования собственное материальное положение, платежеспособность контрагента и величину заемного капитала.