Учет расчетов с поставщиками и заказчиками в условиях программного обеспечения на базе программного продукта « 1С:Предприятие»

Осведомляющая информация (прежде всего воплощенная в отчетных показателях) выполняет в экономической системе функцию обратной связи: это сведения о результатах выполнения решений, о состоянии управляемого объекта и т.д., с учетом которых принимаются новые решения, т.е. осуществляется дальнейший процесс управления.

По степени обработки  и месту в информационном процессе экономическая информация можно подразделить на первичную и производную. Первичная — это как бы сырье в процессе переработки информации: она “добывается” путем непосредственного наблюдения, регистрации происходящих событий, т. е. прямого сбора и восприятия данных. Производная же — продукт той или иной ее переработки.

Рассмотрим хозяйственную операцию: ООО «ЭкоСити» заказали у организации  Н оборудование. После оплаты, организация  Н отгружает оборудование и вместе с ним отдает документы на отгрузку, т.е. оригинал счета, товарную накладную и счет-фактуру. Все подписанные документы с синей печатью передаются в бухгалтерию и подшиваются. Это и есть сбор первичной информации. Информация производной обработки чаще всего встречается в отчетности. Т.к. в отчетность входят все данные набранные за отчетный период. В принципе это и есть первичная информация, переработанная для отчетности (в цифры).

Для сбора и обработки экономической  информации бухгалтерии необходима соответствующая орг. техника и  программы, с которые бухгалтер  изучает благодаря дополнительным курсам или в общеобразовательных заведениях. Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые являются для нее основной средой.

Информационная  технология является процессом, состоящим  из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии – получить необходимую для пользователя информацию в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации.

  Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы– организация хранения и передачи информации. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации. Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.

Технологический процесс (ТП) обработки информации представляет собой комплекс взаимосвязанных операций по преобразованию информации в соответствии с поставленной целью с момента ее возникновения (входа в информационную систему) до момента ее потребления пользователями. Сложность и многообразие вариантов технологических процессов обусловливают необходимость их деления на этапы и операции. Весь технологический процесс сбора, передачи, обработки и выдачи экономической информации связана со специальными программами, с изменениями в законах и т.п. Чтобы информация была достоверной надо знать все изменения, все обновления. В бухгалтерии ООО «ЭкоСити» в обязательном порядке присутствуют все действующие законы и законные акты, в новой редакции. Бухгалтерия пользуется на уровне опытного пользователя Интернет-ресурсами, специальными программами облегчающими работу, орг.техникой, имеет дополнительные источники информаций. Для более легкого обмена экономической информацией бухгалтерия связывается с Заказчиками и поставщиками с помощью телефона, электронной почты, факса и др. К каждому партнеру бухгалтерия ООО «ЭкоСити» имеет индивидуальный подход, выполняет все от нее зависящее. В случаях невозможности передачи или получения информации нарычно, при нахождении Заказчика или поставщика в другом городе, регионе, бухгалтерия пользуется почтой.

Бухгалтерский учёт— упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии имущества, обязательств организации и их изменениях (движении денежных средств) путём сплошного, непрерывного и документального учёта всех хозяйственных операций.

Объектами бухгалтерского учёта являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности.

  Бухгалтерский учёт в соответствии с законом о бухгалтерском учёте может вестись: главным бухгалтером, принятым на предприятие по трудовому договору, генеральным директором при отсутствии бухгалтера, бухгалтером, не являющимся главным, либо сторонней организацией (бухгалтерское сопровождение). В ООО «ЭкоСити» бухгалтерский учет ведет Главный бухгалтер

Основной задачей бухгалтерского учёта является формирование полной и достоверной информации (бухгалтерской отчётности) о деятельности организации и её имущественном положении, на основании которой становится возможным:

• предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации;
• выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения финансовой устойчивости организации;
• контроль соблюдения законодательства при осуществлении организацией хозяйственных операций;
• контроль целесообразности хозяйственных операций;
• контроль наличия и движения имущества и обязательств;
• контроль использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
• контроль соответствия деятельности утверждённым нормам, нормативам и сметам.

Внутренние пользователи бухгалтерской отчётности — руководители, учредители, участники и собственники имущества организации.

Внешние пользователи бухгалтерской отчётности— инвесторы, кредиторы, государство.

Бухгалтерский учёт тесно  связан с налоговым и управленческим учётом.  Осуществление бухгалтерского учета с заказчиками происходит главным бухгалтером. Но его работа тесно пересекается с не одним производственным отделом. Все бухгалтерские расчетные документы – счет и счет-фактура, в редких случаях товарная накладная, создаются главным бухгалтером, подписываются, при необходимости у генерального директора (главный бухгалтер Общества имеет право подписи первичных документов согласно Приказу), ставится печать. К этому комплекту документов сотрудником, который отвечает за объект (инженер или производитель работ) прикладывает акт о выполненных работах, акт о приемке передаче, акт по форме КС-2, справку по форме КС-3 и т.п. и передает Заказчику для дальнейшей оплаты. Рассмотрим пример: Главный бухгалтер составляет полный комплект документов для оплаты технического обслуживания для Заказчика Клинический санаторий «Барвиха» на сумму 133 333,33 за сентябрь 2012 года. В комплект документов входят: Счет на оплату № 104 от 30.09.12г., счет-фактура № 104 от 30.09.2012г., Акт выполненных работ № 9 от 30.09.12г. все документы подписываются генеральным директором главным бухгалтером. Передаются производителю работ Иванову С.С. тот соответственно передает уполномоченному лицу со стороны Заказчика Главному инженеру Сидорову П.С. В течение 5 рабочих дней акт подписывается и передается Исполнителю обратно, в последующие 3 банковские дня производится оплата путем перевода денежных средств в р/с Общества. При возникающих вопросах осуществляется контактная связь с заказчиками.

В отличие от заказчиков поставщики передают документы в  бухгалтерию. Например: Для выполнения условий контракта Обществу необходимо закупить текущее оборудование (кабель). Производитель работ, который отвечает за объект, связывается с определенным поставщиком, тот выставляет счет на нужный материал и нужное количество - кабель 10 бухт на сумму 25 846,00 включая НДС. Счет пересылается по факсу или электронной почте, передается руководству на рассмотрение, затем отправляется в бухгалтерию для оплаты. Главный бухгалтер печатает платежное поручение и оплачивает его с помощью программы КлиентБанк. Поставщик видит на своем р/с денежные средства и производит отгрузку материала по товарной накладной, прикладывает счет-фактуру и оригинал счета, весь комплект передается в бухгалтерию. После поступления всех материалов и соответствующих документов Главный бухгалтер Общества принимает их в оборот. При возникновении спорных ситуаций или вопросов всегда имеется обратная связь.

Рассмотрим примеры текущих хозяйственных операций на предприятии ООО «ЭкоСити» (таблице 2.1).

Продолжение таблицы 2.1

Продолжение таблицы 2.1

Бухгалтерская отчетность— это единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Данные, отраженные в бухгалтерской отчетности, есть, по существу, особый вид учетных  записей, являющихся кратким извлечением  из текущего учета, отражающих сводные данные о состоянии и результатах деятельности организации (хозяйствующего субъекта) за определенный период.

Отчетность ООО «ЭкоСити» составляется на основании данных всех видов текущего учета— бухгалтерского, статистического, оперативного. Бухгалтерская отчетность организации должна отражать состав ее имущества и источники его формирования (в том числе имущество производств, хозяйств, иных структурных подразделений, а также филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс и не являющихся юридическими лицами) на отчетную дату, а также финансовые результаты за отчетный период. В отчетности могут содержаться как количественные, так и качественные характеристики, стоимостные и натуральные показатели.