Учет расчетов с поставщиками и заказчиками в условиях программного обеспечения на базе программного продукта « 1С:Предприятие»

С позиции финансового  учета дебитором является физическое или юридическое лицо, а также иные участники финансово-хозяйственной деятельности, имеющие задолженность перед организацией. Это могут быть организация - покупатель, не оплатившая отгруженную или отпущенную ей продукцию и другие товары; физическое лицо, получившее аванс на командировку или другие расходы.

Кредитором следует  считать юридическое или физическое лицо, предоставляющее организации  деньги или товары в кредит, имеющее  право на последующее возмещение этих средств в денежной форме  или путем обмена на другие товары или слуги. В широком смысл к кредиторам относятся банки и другие кредитные учреждения, бюджет и внебюджетные фонды, организации, отпускающие продукцию и товары с последующей оплатой, рабочие и служащие, которым начислена, но не выплачена заработная плата.

Кредиторская задолженность  имеет двойственную природу: как  часть имущества, полученная от кредитора, она принадлежит организации  на правах владения или даже праве  собственности; как объект обязательственных  отношений - это долги организации перед кредиторами. Кредиторская задолженность как показатель бухгалтерской отчетности подлежит бухгалтерскому учету и отражению в качестве долгов организации балансодержателя. Кредиторская задолженность по статье "Задолженность поставщикам и подрядчикам" учитывается в сумме договорной стоимости поступивших от них материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг. Кредиторской задолженностью перед персоналом организации являются начисленные, но не выплаченные суммы оплаты труда. Задолженность организации перед бюджетом включает начисленные, но не уплаченные суммы платежей по налогам, сборам и приравненным к ним платежам, включая налог на доходы физических лиц.

К задолженности по авансам  полученным относят суммы полученных от сторонних организаций авансовых платежей по предстоящим расчетам на основе заключенных договоров. По статье "Прочие обязательства" учитываются все остальные виды кредиторской задолженности по расчетам с контрагентами организации. К кредиторской задолженности участникам по выплате доходов относится сумма долговых обязательств организации по причитающимся к выплате дивидендам, процентам по акциям и облигациям. В процессе своей хозяйственной деятельности ООО "ЭкоСити" в обязательном порядке заключает договоры со всеми поставщиками и заказчиками.

Для совершенствования  финансовых взаимоотношений в ООО "ЭкоСити" необходимо провести следующие мероприятия:

- своевременная диагностика финансового состояния организации, является необходимым условием для поддержания ее платежеспособности и финансовой устойчивости в современных условиях хозяйствования;

- принятие необходимых мер по предупреждению последствий финансового кризиса решается путем осуществления постоянного мониторинга факторов внешней среды, оказывающих влияние на результаты финансовой деятельности;

- применение штрафов, пени, санкции к задолжникам организации в установленными соответствующими законами правилами;

- внедрить систему внутреннего контроля за дебиторской и кредиторской задолженностью.

Целью внутреннего контроля дебиторской и кредиторской задолженности является своевременное выявление законности и эффективности осуществления расчетных операций и тем самым способствование укреплению расчетно-платежной дисциплины хозяйства.

 

В условиях финансового  кризиса встает острая проблема контроля за дебиторской задолженностью, поскольку своевременное поступление выручки от продажи продукции (работ, услуг) является залогом для дальнейшей производственно-финансовой деятельности сельскохозяйственного товаропроизводителя. Кризис привел к неплатежеспособности и банкротству многих предприятий, которые, в свою очередь, являлись контрагентами для других организаций и предприятий. Если в банковском секторе востребованным становится деятельность по "выбиванию долгов с должников" специализированными компаниями, то в сельском хозяйстве такая возможность отсутствует, и в этом случае вся ответственность ложится или на плечи службы внутреннего контроля или, в случае отсутствия данного подразделения, на плечи бухгалтера.

В этом случае целесообразно внедрить систему внутреннего контроля за дебиторской задолженностью. Целью внутреннего контроля дебиторской задолженности является своевременное выявление законности и эффективности осуществления расчетных операций и тем самым способствование укреплению расчетно-платежной дисциплины хозяйства.

Задачами внутреннего  контроля дебиторской задолженности  являются: выявление наличия, законности и реальности возникновения, полноты  и точности отражения в учете  и отчетности остатков той или  иной задолженности, а также определение комплекса мероприятий по укреплению расчетно-платежной дисциплины и своевременного погашения дебиторской задолженности.

Внутренний контроль за дебиторской задолженностью может  быть организован по следующим трем основным этапам:

1.Правовая оценка договоров.

2.Организация первичного  учета дебиторской задолженности.

3.Оценка состояния  дебиторской задолженности.

3.1. Совершенствование взаимоотношений с дебиторами и кредиторами

Внутренний контроль дебиторской задолженности следует начинать с правовой оценки договоров покупателей и заказчиков, поставщиков и подрядчиков на предмет законности совершаемых операций в соответствии с ГК РФ. Кроме того, необходимо выяснить, имеются ли в договорах соответствующие санкции (штраф, пеня) за несвоевременное выполнение или невыполнение пунктов договоров, касающихся оплаты продукции, работ и услуг. Правильно оформленный с юридической точки зрения договор является залогом благоприятного исхода дел в суде для организации, являющейся истцом.

Контроль за надлежащей организацией первичного учета дебиторской задолженности способствует укреплению в целом всей системы внутреннего контроля предприятия. Так, например, правильно оформленные договоры - одно из необходимых требований в случае продажи дебиторской задолженности по договору уступки права требования (цессия), а ненадлежащее оформление счетов-фактур ведет к серьезным проблемам с налоговыми органами.

Контроль за состоянием дебиторской задолженности следует  начинать с общей оценки динамики ее объема в целом и в разрезе ее статей. Количественный анализ дебиторской задолженности позволит перейти к качественному анализу ее состояния. Качественный анализ дебиторской задолженности позволяет определить динамику абсолютного и относительного размеров просроченной краткосрочной и долгосрочной дебиторской задолженности.

Проверить экономическую  эффективность внутреннего контроля дебиторской задолженности после  проведения рекомендуемых мероприятий  поможет анализ скорости оборота  дебиторской задолженности по таким  показателям, как: оборачиваемость дебиторской задолженности, длительность оборота, доля дебиторской задолженности в общем объеме текущих активов, доля сомнительной дебиторской задолженности в общем составе дебиторской задолженности, удельный вес дебиторской задолженности в объеме реализации. Необходимо найти абсолютные отклонения этих показателей, рассчитанных для периодов после и до внедрения комплекса мероприятия по усовершенствованию учета, контроля дебиторской задолженности. Положительная абсолютная разница будет свидетельствовать об эффективности разработанных мероприятий.

На практике может  оказаться так, что предприятия  самостоятельно не могут обеспечить возврат дебиторской задолженности  или максимизировать ее, свести к  минимуму возможные потери. В этих случаях могут быть приняты меры по досудебному взысканию задолженности, защита страхованием или факторинговые операции.

В связи с тем, что  в ООО "ЭкоСити" наблюдается задолженность с некоторыми покупателями, то для погашения данных долгов можно выставить претензии за нарушение условий договора в письменной форме. Если дебитор не погасит задолженность или не предпримет никаких иных мер по ее погашению, то ООО "ЭкоСити» может подать заявление на взыскание платежей в бюджет с дебитора (дебиторов) на сумму недоимки, но не превышающую сумму просроченной дебиторской задолженности. После проверки налоговыми органами способности предприятия-дебитора произвести расчеты по платежам в бюджет, предприятия-недоимщика в счет просроченной дебиторской задолженности, налоговая инспекция выписывает инкассовое поручение (распоряжение) на бесспорное взыскание сумм, причитающихся недоимщику по его платежам в бюджет от его дебитора в размере, не превышающем суммы недоимки по платежам в бюджет, начисленных штрафов и пени за несвоевременное перечисление платежей в бюджет недоимщиком.

Санкции не применяются  при самостоятельном выявлении  налогоплательщиком ошибок и внесении исправлений в бухгалтерскую  и налоговую отчетность до проверки налоговым органом. Также можно  применить штрафы и пени к задолжнику. Пени составляют 0,003% ставки рефинансирования ЦБ от неуплаченной суммы за каждый день просрочки платежа.

Для примера возьмем  взаимоотношения с Заказчиком ФГБОУ «ГУУ». Заключен контракт на сумму 900 000 рублей (в т.ч. НДС) за выполнение ТО автоматической системы пожаротушения. Задолженность данной организации на 1 января 2012 года составляет 150 000 рубля, просрочка платежа за ТО по двум месяцам. В договоре оговорено размер пени за просрочку оплаты за каждый день 0,3%. Если использовать пени, то ежедневный прирост к общей сумме задолженности составит:

900 000 х 0,3% = 2 700

Таким образом, дополнительный прирост задолженности  в течение месяца составит:

 2 700*30 = 81 000

Исходя из этого  расчета на 1 января 2012 года с учетом пени Заказчик должен ООО «ЭкоСити» :

150 000 + (81 000 + 81 000) = 312 000

ФГБОУ «ГУУ» невыгодно наличие дополнительной задолженности, что мотивирует организацию рассчитаться по долгам.

У ООО "ЭкоСити" в 2012 году появился новый поставщик - ООО «СтройКом», заключивший договор о поставке товара. Согласно договора покупатель в праве приобретать товар без поступления денежных средств на р/с поставщика в сумме до 100 000 рублей. В течение месяца образовалась кредиторская задолженность в счет ООО «ЭкоСити»-11 890 рублей. В свою очередь ООО «ЭкоСити» погасила задолженность авансовым платежом на сумму 23 000. Таким образом, погасив долг и возобновив способность отгрузки материалов без оплаты.

 

 

 

 

 

 

 

4. Учет расчетов с поставщиками и заказчиками в условиях программного обеспечения на базе программного продукта

 «  1С:Предприятие»

В ходе осуществления  хозяйственной деятельности любой предприниматель приобретает сырье, материалы, нуждается в выполнении разных видов работ. В силу существующих правил бухгалтерского учета возникают взаимоотношения с покупателями, заказчиками, поставщиками и подрядчиками (рисунок 1).

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1. Структура  расчетов на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с  покупателями и заказчиками».

Поставщик –  это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, с которым организация заключает договоры для приобретения у них различных товарно-материальных ценностей (сырье, материалы, топливо, внеоборотные активы и т.д.)

Подрядчики  – это юридическое лицо или  индивидуальный предприниматель, с  которым организация заключает договоры на выполнение определенного объема работ или оказания услуг (строительно-монтажные работы, транспортные услуги и т.д.)

Заказчики –  юридическое или физическое лицо, обратившееся с заказом к другому  лицу – изготовителю, продавцу, поставщику товаров и услуг. В качестве заказчика могут выступать правительство, государственные органы, учреждения, организации, предприятия, граждане.

Покупатели - это  физические и юридические лица, приобретающие  произведенную продукцию, товары, прочие ценности, потребляющие оказываемые им услуги и выполненные работы.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками является важным элементом  в системе бухгалтерского учета.

Современная бухгалтерия  немыслима без информации. Современный  специалист – бухгалтер должен уметь принимать обоснованные решения. Для этого наряду с традиционными знаниями, такими как основы менеджмента, основы внешнеэкономической деятельности, банковское дело, административное управление, налогообложение он должен владеть информацией по построению информационных систем. 
  Информация – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний. Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Информация – новые сведения, позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии и самой информации. 
Экономическая автоматизированная информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Экономические информационные системы классифицируются по характеру использования информации (информационно-поисковые и информационно-решающие), по характеру обрабатываемых данных (информационно-справочные системы и системы обработки данных), по признаку структурированности задач (структурированные, неструктурированные, частично структурированные). 
Информационные системы, разрабатывающие альтернативы решений, могут быть модельными или экспертными. Частью автоматизированной информационной системы является автоматизированное рабочее место конечного пользователя.