Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

В накладной указывается номер  и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое  описание товара, его количество (в  единицах), цена и общая сумма (с  учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается  материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых  экземпляров в накладной зависит  от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места  передачи товара и т.д. Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит  из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров  к товарно-транспортной накладной  могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

При доставке товаров железнодорожным  транспортом в качестве сопроводительного  документа выступает железнодорожная  накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере». Основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура. Ее выписывает поставщик на отпускаемые (отгружаемые) товарно-материальные ценности. В документе заполняются следующие реквизиты: поставщик и его адрес, номер расчетного счета в банке по его местонахождению, дата и др. В нем указывают наименование отгруженных ценностей по их видам, единицу измерения, количество, цену и сумму, а также сумму, на которую отпущено всего товаров. Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.

Счета-фактуры поставщиков  тщательно проверяют с точки  зрения правильности заполнений всех реквизитов, применяемых цен, таксировки, и после проверки соответствия количества поступивших грузов количеству, указанному в счете-фактуре, их принимают к  записям в бухгалтерском учете. В случае несоответствия полученных ценностей с данными счета-фактуры  предъявляют претензию поставщику. Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров. Если товары получает материально-ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительными документами (наличие или отсутствие) и т.д. Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре. Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности.

Все расчеты с заготовительными организациями строятся на основании  заключаемых с ними договоров - контрактов, где указаны сроки и условия  поставки продукции, порядок оплаты и т. д.

Счет-фактура занимает особое место в системе документации организации. С одной стороны, он является дополнительным инструментом контроля за правильностью и своевременностью расчетов бюджетом по налогу на добавочную стоимость. С другой стороны, порядок составления и регистрации счетов-фактур соответствует требованиям, предъявляемым при составлении первичных документов.Применительно к первичным учетным и расчетным документам действует порядок, при котором документ, составленный с нарушением требований по его оформлению, не имеет юридической силы.Допускаемое изменение внешней формы счета-фактуры не должно нарушать последовательности расположения и количества реквизитов, утвержденных этим постановлением Правительства № 914: «Счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения, не могут являться основанием для зачета (возмещения) покупателю налога на добавленную стоимость в порядке, установленном федеральным законом» (п. 8 постановления).

Счет-фактура имеет существенное значение только при предъявлении бюджетных  сумм НДС, уплаченных поставщикам (подрядчикам). При начислении бюджету НДС счета-фактуры  перестают играть кардинальную роль. Все поставки отражаются в книге  покупок. Контроль за достоверностью показателей книги покупок предполагает следующие дополнительные процедуры: документальный анализ обоснованности включения счетов-фактур в книгу покупок; взаимный контроль первичных документов и регистров бухгалтерского учета с записями в книге покупок по исключению сумм НДС по материальным ценностям, не использованным на производственные цели; арифметическая проверка восстановленных сумм НДС по материальным ценностям, на использованным на производственные цели; документальная и арифметическая проверка сумм НДС, предъявляемых по первичным документам и специальным расчетам по нормируемым расходам, затратам на командировки и приобретение материальных ценностей (например, ГСМ) за наличный расчет.

В настоящее время в  основном применяется автоматизированная  форма бухгалтерская учета, в  которой применяется журнал-ордер  по каждому счету.

При журнально-ордерной форме учета  учет расчетов с поставщиками ведут  в журнале-ордере №6. В этом журнале  синтетический учет сочетается с  аналитическим.

  Аналитический учет расчетов с поставщиками при расчетах в порядке плановых платежей ведется в ведомости № 5, данные которой в конце месяца включают общими итогами по корреспондирующим счетам в журнал-ордер № 6. На основании поступающих первичных документов поставщиков и подрядчиков, товарно-транспортных накладных, других расчетных документов в реестрах в течение месяца делают записи в хронологическом порядке, т.е. по каждому поставщику набирают суммы расчетных операций по соответствующим материальным ценностям, задолженности по счет 60, ее оплату и др. в конце месяца обороты по счету 60 из реестров переносят в журнал-ордер, где на каждого поставщика отводят для этого одну строку. Разовые операции фиксируют в журнале сразу.

Таким образом, при автоматизированной форме в учете расчетов с поставщиками совмещаются синтетический и  аналитический учет, ликвидируется  громоздкий учет по лицевым счетам организаций с составлением оборотных  ведомостей, обеспечиваются наглядность  и достоверность учета в результате применения позиционного способа записей  в реестрах, а при необходимости  и в самом журнале-ордере.

Расчеты между поставщиком и  покупателем ведутся на основании  заключенного между ними договора (Гражданский  кодекс РФ). По договору купли-продажи  одна сторона (продавец) обязуется передать товар в собственность другой стороне (покупателю), а последний  обязуется принять его и уплатить определенную денежную сумму. Для оформления расчетов с поставщиками обычно используется типовая форма договора поставки, который является разновидностью договора купли-продажи.

По  договору поставки поставщик - продавец, осуществляющий предпринимательскую  деятельность, обязуется передать в  обусловленный срок или сроки, производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской  деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием. Особенностью данного договора является то, что  товар, который реализует поставщик, должен быть либо им произведен, либо закуплен в целях последующей реализации. В случае, когда сторонами предусмотрена поставка товаров в течение срока действия договора поставки отдельными партиями и сроки поставки отдельных партий (периоды поставки) в нем не определены, то товары должны поставляться равномерными партиями помесячно, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов, существа обязательства или обычаев делового оборота. В соответствии с законодательством важнейшими основами правопорядка при осуществлении сделок по поставке товаров (выполнению работ или оказанию услуг) является соблюдение формы договора, полнота и своевременность исполнения обязательств сторонами. Наряду с определением периодов поставки в договоре поставки может быть установлен график поставки товаров (декадный, суточный, часовой и т.п.). Товары, поставленные досрочно и принятые покупателем, засчитываются в счет количества товаров, подлежащих поставке в следующем периоде.

Обязательным условием договоров по поставке товаров, является определение срока исполнения обязательств по расчетам. Поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки (передачи) товаров покупателю, являющемуся  стороной договора поставки, или лицу, указанному в договоре в качестве получателя. В случае, когда договором  поставки предусмотрено право покупателя давать поставщику указания об отгрузке (передаче) товаров получателям, отгрузка (передача) товаров осуществляется поставщиком получателям, указанным  в отгрузочной разнарядке. Доставка товаров осуществляется поставщиком  путем отгрузки их транспортом, предусмотренным  договором поставки, и на определенных в договоре условиях. В случаях, когда  в договоре не определено, каким  видом транспорта или на каких  условиях осуществляется доставка, право  выбора вида транспорта или определения  условий доставки товаров принадлежит  поставщику, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов, существа обязательства  или обычаев делового оборота. Договором  поставки может быть предусмотрено  получение товаров покупателем (получателем) в месте нахождения поставщика (выборка  товаров). Если срок выборки не предусмотрен договором, выборка товаров покупателем (получателем) должна производиться  в разумный срок после получения  уведомления поставщика о готовности товаров. В соответствии с условиями  заключенного между организациями  договора расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после  отгрузки ими товаров, выполнения работ  или оказания услуг либо в любой другой момент времени. В новых условиях хозяйствования основной и универсальной санкцией за нарушение договорных обязательств становится возмещение убытков, которые виновная в нарушении контракта сторона компенсирует другой стороне в сумме, не покрытой неустойкой (штрафом, пеней). К убыткам относятся расходы, связанные с неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательств, утратой или повреждением имущества, недополучением доходов, которые могли быть, если бы обязательства были исполнены. Эта санкция должна использоваться не зависимо от указания на такую возможность в контрактном соглашении. В договор при наличии согласия обеих сторон могут включаться санкции за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, по которым законодательством не установлена имущественная ответственность. К ним относятся, например, санкции за не использование аккредитива, увеличенные санкции за нарушение условий договора. Стороны могут предусмотреть возмещение убытков в оговоренной сумме, которая взыскивается в случае ненадлежащего исполнения обязательств, в том числе в части требований своевременной и правильной оплате продукции.

Основными условиями контрактов на закупку продукции являются: предмет  договора, количество закупаемой продукции, ее цена, сумма контракта, сроки исполнения, условия оплаты, качество продукции, тара и упаковка, транспортировка, санкции  за ненадлежащее исполнение соглашения. Цены реализации, как и порядок оплаты закупаемой у хозяйственной продукции, определяются сторонами в договоре.

Поставщики и подрядчики могут предоставлять организации коммерческий кредит в виде отсрочки и рассрочки оплаты приобретенных товарно-материальных ценностей (работ, услуг) на условиях выплаты процентов или дополнительного дохода. Для учета расчетов по полученному коммерческому кредиту следует открыть к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет «Расчеты по коммерческому кредиту».

Плата за такой кредит может  быть установлена двумя способами:

– в виде увеличения цены на соответствующие товары (работы, услуги);

– в процентах от стоимости товаров (работ, услуг).

В соответствии с п. 1 ст. 823 ГК РФ коммерческий кредит может  быть предоставлен в виде аванса, предоплаты, отсрочки или рассрочки оплаты товаров (работ, услуг) по договорам, исполнение которых связано с передачей  в собственность другой стороне  денежных сумм или других вещей, определяемых родовыми признаками. К коммерческому  кредиту соответственно применяются  правила, регулирующие отношения, возникающие  из договора займа, если иное не предусмотрено  правилами о договоре, из которого возникло соответствующее обязательство, и не противоречит существу такого обязательства. Коммерческий кредит может  предоставить как продавец (в виде отсрочки и рассрочки), так и покупатель (в виде аванса и предоплаты).

Если договор купли-продажи  предусматривает предварительную  оплату товара, предоплата будет являться коммерческим кредитом, предоставленным  покупателем поставщику от даты оплаты до момента поставки товара, и наоборот. При отсрочке или рассрочке продавец кредитует покупателя на срок от даты передачи товара покупателю (выполнения работ, оказания услуг) до момента оплаты за товары (работы, услуги). Сумма коммерческого  кредита определяется исходя из стоимости  товара, работ, услуг. Коммерческий кредит может быть как процентным, так  и беспроцентным (если в нем прямо  не указано иное). Если договор предполагает уплату процентов, то размер и порядок их уплаты должны быть четко определены. В противном случае для расчета процентов используется ставка рефинансирования, существующая в местонахождении заимодавца на день уплаты заемщиком суммы долга или соответствующая части долга.

Согласно  пункту 23 Положения по ведению бухучета и отчетности, проценты по коммерческому  кредиту, полученному при покупке  имущества, включаются в его балансовую стоимость. На их сумму увеличится кредиторская задолженность перед поставщиками по оплате товаров (работ, услуг). Проценты за отсрочку платежа продавец включает в выручку от продажи товаров. Значит, если купленные товары облагаются НДС, то налог нужно платить и  с суммы процентов. У покупателей  товаров такой НДС подлежит вычету. Но для этого продавец товаров  должен указать налог по процентам  в счете-фактуре. У покупателя в  соответствии с п. 6.2 ПБУ 10/99 при оплате приобретаемых материально-производственных запасов (МПЗ) и иных ценностей (работ, услуг) на условиях коммерческого кредита, предоставляемого в виде отсрочки и  рассрочки платежа, расходы принимаются  к бухгалтерскому учету в полной сумме кредиторской задолженности.

Отражение в бухгалтерском учете процентов  по коммерческому кредитованию в  виде отсрочки платежа будет определяться в зависимости от вида приобретаемого имущества. Если приобретаются МПЗ, то согласно п. 6 ПБУ 5/01 их стоимость  будет увеличена на сумму процентов  по коммерческому кредиту, если только они будут начислены до принятия МПЗ к учету.

Если договор заключен на оказание услуг или выполнение работ, то сумма  начисленных до момента принятия работ и услуг процентов должна быть включена в их стоимость.НДС по оплаченным процентам у покупателя к вычету не принимается. Данная позиция основана на п. 19 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (далее - Правила), утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914 (в ред. от 11.05.2006)

Следовательно, можно сделать  вывод, что причитающиеся в рамках коммерческого кредита проценты с точки зрения гражданского законодательства увеличивают цену продажи товара. Аналогичный вывод следует исходя из норм ПБУ 9/99, в соответствии с  которыми величина процентов по коммерческому  кредиту входит в общую сумму  выручки.

2.3. Инвентаризация  обязательств

После окончания календарного года перед составлением годовой  отчетности организации должны произвести инвентаризацию расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (в том числе  с банками, с бюджетом и с обособленными  подразделениями организации), чтобы  подтвердить правильность сумм на счетах бухгалтерского учета. Для сверки с  покупателями, поставщиками (подрядчиками) и обособленными подразделениями  составляют акты сверки расчетов.