Моделирование в организационно-техническом проектировании

Введение

Проектирование – это  прикладная деятельность по созданию моделей определенного объекта  или процесса. Модель позволяет выявить  главные существенные черты объекта  необходимые для сопряжения данного  объектами с другими.

Проекты в отличие от научных  моделей разрабатываются с такой  степенью детализации, какая необходима для их практической реализации. В общем виде организационное проектирование предприятий и их персонала – это моделирование организационной системы, производимое либо перед строительством, созданием нового предприятия, либо перед значительными организационными преобразованиями действующих предприятий. Можно заметить, что предметом оргпроектирования становятся все более крупные части предприятия. От проектирования рабочих мест и участков перешли к проектированию цехов, а затем и целых предприятий.

Основные задачи организационного проектирования вытекают из общей теории систем:

• Подобрать элементы системы в количественном и качественном отношениях.
• Разместить элементы системы в пространстве.
• Установить структуру системы: как горизонтальную (технологическую), так и вертикальную (управленческую).
• Разработать регламент процессов, происходящих в системе.
• Установить характер информационных взаимосвязей элементов системы.
• Спроектировать технологию управленческих процессов.

Проектирование и моделирование  выступают связующим звеном между  наукой и практикой. Они прочно заняли свое место при создании новых  образцов изделий. Имея свою теоретическую основу, эти два процесса  имеют свои концепции, предметы исследования, свою социальную роль и свои системы знаний. Прикладная их часть занимается ситуациями оргпроектирования, его последовательностью в каждом конкретном случае, выбором методов оптимальных организационных решений в конкретных ситуациях и ,наконец, организацией индивидуального и коллективного труда оргпроектантов.

 

Объект  и предмет исследования

Организационное проектирование имеет объект и предмет исследования. Объектом является производственная организационная  система. Предметом – комплексное  ее моделирование.

Организационное проектирование предприятий – это моделирование  организационной системы, осуществляемое:

• При создании нового предприятия.
• Реорганизации действующего предприятия.
• Совершенствовании системы управления.
• Адаптации системы к новым условиям работы.

Организационное проектирование должно быть согласовано с конструкторским, технологическим и экономическим  проектированием внутри предприятия, а также с организацией монтажа, наладки и обслуживания оборудования у потребителей. Организационное  проектирование структуры производства и систем управления должно выполнятся с ориентацией на использование  принципиально новой техники  и технологий, новейших средств транспортировки и хранения изделий и т.д.

Этапы и основные методологические принципы проектирования

       Важной  особенностью современной науки  является стремление представить  проблему формирования и совершенствования  производственных систем как  научную задачу организационного  проектирования.

       При  определении системности самого  подхода к формированию организационной   структуры требуется тщательная  разработанная поэтапная процедура  проектирования структур, детального  анализа и управление системы целей, продуманного выделения организационных подразделений и форм их координации:

       Этап 1 —  выявление и описание элементов  внешней среды (вход, выход, технологии, знания);

       Этап 2 - выявление основных взаимосвязей  между элементами внешней среды,  включая элементы прямого воздействия;

 

       Этап 3 - определение степени разнообразия  элементов внешней среды (изменения,  определённость, обратная связь );

       Этап 4 - проектирование каждого элемента  организационной структуры с  учётом внешней среды, в которой  данный элемент будет функционировать;

       Этап 5 - формирование механизма управления  с учётом специфики элементов  организационной структуры и её внешней среды.

        До  последнего времени методы построения  управления, характеризовались чрезмерно  нормативным характером, недостаточным  разнообразием, что приводило  к механическому переносу применявшихся  в прошлом организационных форм  в новые условия. Нередко аппарат  управления на самых разных  уровнях повторял одни и те  же схемы. С научной точки  зрения слишком узкую трактовку  получали сами исходные факторы  формирования структур: численность  персонала вместо целей организаций;  постоянный набор органов вместо  изменения их состава и комбинации в разных условиях.

Одним из главных недостатков  применявшихся методик являлась их функциональная ориентация, строгая  регламентация процессов управления, а не их результатов. Поэтому цели и взаимосвязи различных звеньев  системы управления приобретают  более важное значение, чем строгое установление их функциональной специализации. Это особенно отчётливо проявляется при решении проблем, связанных с созданием корпораций, финансово-промышленных групп, заказов и договоров запросам потребителей, с комплексным решением проблем качества продукции.

Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функции управления и нормативов численности как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориентирует исследователей и разработчиков на более общие принципы проектирования организаций. Т.е. он предполагает исходное определение системы целей организации, которые обусловливают структуру задач и содержание функций аппарата управления. Основное назначение большинства производственных организаций с точки зрения общества определяется целями удовлетворения рыночной потребности в производимой продукции и услугах. Вместе с тем соответствие между системой целей и организационной структурой управления не может быть однозначным. На схеме показана общая последовательность перехода от целей организации к ее структуре.

В единой системе должны рассматриваться и различные  методы формирования организационных  структур управления. Эти методы имеют  различную природу, каждый из них  в отдельности не позволяет решить все практически важные проблемы и должен применяться в органическом сочетании с другими.

Эффективность построения организационной  структуры не может быть оценена  каким-либо одним показателем. С  одной стороны, здесь следует  учитывать, насколько структура  обеспечивает достижения организацией результатов, соответствующих поставленным перед ней производственно-хозяйственным  целям, с другой – насколько её внутреннее построение и процессы функционирования адекватны объективным требованиям  к их содержанию, организации и свойствам.

Конечным критерием эффективности  при сравнении различных вариантов  организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей. Однако довести этот критерий до практически применимых простых  показателей, как правило, чрезвычайно  трудно. Поэтому целесообразно использовать набор нормативных характеристик  аппарата управления:

• Его производительность при переработке информации.
• Оперативность принятия управленческих решений.
• Надёжность аппарата управления.
• Адаптивность и гибкость.

При возникновении проблем  необходимо формулировать численность  персонала как критерий экономической  эффективности, в соответствии с  которым должна быть обеспечена максимизация результатов по отношению к затратам на управление. Численность аппарата управление, должна быть объективно обоснованной для того, чтобы во всей полноте  обеспечить решение задач, вытекающих из целей организационной системы.

 

Процесс формирования организационной структуры

          Содержание процесса разработки новой организационной структуры в значительной мере универсально. Оно включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

Этот процесс можно  организовать по трем крупным стадиям:

• Формирование общей структурной схемы аппарата управления.
• Разработка состава основных подразделений и связей между ними.
• Регламентация организационной структуры.

       Формирование  общей структурной схемы во  всех случаях имеет принципиальное  значение, поскольку при этом  определяются главные характеристики  организации, а также направления,  по которым должно быть осуществлено  более детальное проектирование как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы (внутриорганизационного экономического механизма, способов переработки информации, кадрового обеспечения). К принципиальным характеристикам организационной структуры, которые определяются на этой стадии, можно отнести цели производственно-хозяйственной системы и проблемы, подлежащие решению:

• Общую спецификацию функциональных и программно-целевых подсистем, обеспечивающих их достижение.
• Число уровней в системе управления.
• Степень централизации и децентрализации полномочий и ответственности на разных уровнях управления.
• Основные формы взаимоотношений данной организации с внешней средой.
• Требования к экономическому механизму, формам обработки информации, кадровому обеспечению организационной системы.

       Основная особенность второй стадии процесса проектирования организационной структуры управления — разработки состава основных подразделений и связей между ними — заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и по самостоятельным (базовым) подразделениям аппарата управления, распределение конкретных задач между ними и построение внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются при этом самостоятельные структурные единицы (отделы, управления, бюро, сектора, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно-целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.

Третья стадия — регламентация  организационной структуры —  предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает:

• Определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей).
• Определение проектной численности подразделении, трудоемкости основных видов работ и квалификационного состава исполнителей.
• Распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях (в том числе на основе автоматизированной обработки информации).
• Разработку порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных комплексов работ;
• Расчеты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектируемой организационной структуры.

 

Организационное проектирование структуры системы  управления персоналом

Управление персоналом выступает  одновременно как система организации, как процесс и как структура.

Система управления персоналом – система, в которой реализуются  функции управления персоналом, в  процессе обоснования, выработки принятия и реализации управленческих решений.

Система управления персоналом включает в себя следующие подсистемы:

 

Данный рисунок является конечным результатом проектирования – моделью. Здесь проектирование было проведено более прогрессивным  методом,  по отдельным блокам системы (структурные единицы, функциональные подразделения, службы управления и  т.д.).

Организационное моделирование  представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения функций распределения полномочий и ответственности, организационных связей. Они дают возможность анализировать их направленность, характер, причины возникновения, оценивать различные варианты группировки взаимосвязанных видов деятельности в однородные подразделения, «проигрывать» варианты распределения прав и ответственности между разными уровнями руководства и т.п. Примером может служить вышеприведенная схема.

 

 

Новые технологии и инструменты организационного проектирования

При переходе к ответу на поставленный вопрос, отметим сначала  имеющийся факт технологической  зависимости новых методов управления от наличия соответствующих инструментов, в первую очередь информационных систем. Многие идеи в части совершенствования деятельности корпораций XX века появились на свет преждевременно. Не имея адекватной технологической оболочки, они умерли, не воплотившись в полном объеме.