Делопроизводство

РГКВИЗИТ  ДОКУМЕНТА   -   обязательный   элемент   оформления   официального документа.

Число реквизитов, характеризующих  документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного  документа. Для многих документов число  реквизитов строго ограничено.  Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий  состав реквизитов:

01  -    Государственный герб Российской Федерации;

02  -     герб субъекта Российской Федерации;

03  -    эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 -    код организации;

05 -    основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06  -    идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

(ИНКПП);

07 -■    код формы документа;

08 -    наименование организации,  являющейся автором документа;

09 -   справочные данные об  организации;

10 -    наименование вида  документа;

11  -   дата документа;

12        регистрационный  номер документа;

13  -    ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 -    место составления или издания документа;

15 -     адресат;

16 -    гриф утверждения документа; 17-    резолюция;

18       заголовок к  тексту документа;

19 -    отметка о контроле;

20 -    текст документа;

21  -    отметка о наличии документа;

22 -    подпись;

23        гриф согласования  документа;

24 -   виза согласования документа;

25 -     оттиск печати;

26 -    отметка о заверении  копии;

27       отметка об  исполнителе;

28 -    отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29       отметка о  поступлении документа в организацию;

30 -    идентификатор электронной  копии документа.

Реквизиты    подразделяются    на    основные    (обязательные)    и    дополнительные.

Обязательные реквизиты: автор, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер документа, текст, визы, подпись, отметка об исполнении и направлении документа в дело

Схема расположения реквизитов  закреплена в формуляре-образце документа (рис. 1,

2).

ФОРМУЛЯР — совокупность расположенных  в определенной последовательности реквизитов документов. ФОРМУЛЯР   ДОКУМЕНТА         набор   реквизитов    официального   письменного

документа, расположенных в определенной последовательности.

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА - модель построения документа, устанавливающая   области   применения,   форматы,     размеры   полей,   требования   к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

СЛУЖЕБНОЕ ПОЛЕ унифицированной формы  документа - зона унифицированной формы  документа,  предназначенная  для  закрепления  ее  в  технических  средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений

ЗОНА унифицированной   формы  документа  -  часть  площади  унифицированной

формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

ПОСТОЯННЫЙ РЕКВИЗИТ - реквизит, наносимый  при изготовлении унифицированной  формы или бланка документа.

ПЕРЕМЕННЫЙ РЕКВИЗИТ - реквизит, наносимый  при составлении документа.

ДЛИНА   РЕКВИЗИТА   -   количество   ударов,   необходимых   для   записи   его   на документе

2.2. Виды и назначение бланков

БЛАНК ДОКУМЕНТА - набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.

ГОСТ  Р 6.30-2003 определяет два формата бланков  служебных документов. Формат А4 - 210 х 297 мм - стандартный лист, формат А5 - 210 х 148 мм -половина стандартного листа (рис.З). Бланки печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов (рис.З).

Каждая  страница документа, оформленная как  на бланке, так и на чистом листе  бумаги, должна иметь поля не менее: левое, верхнее, нижнее - 20 мм, правое - 10 мм (рис.4).

Левое   поле   предназначено   для   подшивки      (закрепления)      документов   в

технических средствах хранения. Его размер может  быть увеличен до 35 мм, если срок хранения документа свыше  10 лет. Правое поле служит резервом бумаги для износа(в целях сохранности текста документа). Нижнее поле   - для служебных отметок (реквизитов).

Верхнее - для нумерации страниц. Первую страницу не нумеруют. Нумерация начинается со второй страницы. Номера страниц проставляют арабскими цифрами (начиная с цифры 2) без каких-либо знаков препинания, без указания слова «страница» или его сокращенных вариантов («с.» или «стр.») посередине верхнего поля (рис.5).

Если   текст  документа  расположен  с  обеих  сторон  листа,  то  лицевые  стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные     четными.   При печатании листа   на лицевой и  оборотной  сторонах  , на обороте меняются местами  размеры левого  и правого полей (для доступного чтения информации). Бланки изготавливают:

-    типографским способом,

• с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопирование), с помощью средств вычислительной техники.

Бланки с изображением Государственного герба РФ или герба субъекта РФ могут быть изготовлены только типографским способом. Установлены два способа расположения реквизитов на бланках. УГЛОВОЙ  СПОСОБ.   Реквизиты бланка расположены в верхнем левом углу листа на площади размером 73 х 88 мм, ограниченной верхним и левым полями (рис.6),   и выровнены либо по левому полю (флаговое расположение, рис.8), либо по центру отведенной   площади   (центрироваппое   расположение,   рис.9).   Этот   способ   более эффективен и экономичен и чаще используется при оформлении служебных писем.

ПРОДОЛЬНЫЙ  СПОСОБ. Реквизиты бланка расположены вдоль верхнего поля (рис.7) и выровнены либо по длине рабочей строки (от левого до правого поля), либо по центру (центрированное расположение).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие  виды бланков документов:

ОБЩИЙ БЛАНК - на нем могут быть оформлены любые виды документов, кроме служебных писем (рис.10); -    БЛАНК ПИСЬМА - используется только для оформления служебных писем (рис.11). В отличие от общего бланка на бланке письма обязательным является реквизит 09 «справочные данные об организации»;

БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА -   предназначен только для оформления документа, название которого указано  на бланке (рис. 12).

Если руководитель структурного подразделения  или конкретное должностное лицо имеют    право    подписи,        могут    быть    изготовлены    БЛАНК    СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ и БЛАНК ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА (рис.13).

Па бланках могут быть нанесены ОГРАНИЧИТЕЛЬНЫЕ ОТМЕТКИ в виде линий и уголков, указывающие  места расположения некоторых переменных реквизитов

2.3. Требования к документам  при их изготовлении на печатающих

устройствах

При оформлении документов на печатающих устройствах традиционно используются восемь положений табулятора:

Кол-во ударов при Положение  табулятора          работе на пишущей

машине

0 1

2 3 4

5 6

7

Количество см при  работе на ПК

граница левого поля 5 16	граница левого поля 1,5 4
24	6
32	8
40	10
48	12
56	14

 

 

При оформлении документов реквизиты  отделяют друг от друга 2-4 интервалами. Это зависит от интервала, через  который напечатан текст документа, а именно: интервал между реквизитами должен быть в два раза больше, чем интервал между строками текста. Между составными частями (элементами) одного реквизича отступают 1,5-2 интервала, а несколько строк одного элемента оформляют через 1 интервал.

Каждому элементу или реквизиту  документа соответствует определенное положение табулятора (п.т.). А именно:

от 0-го п.т . оформляются - наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату; место составления; заголовок к тексту; текст (без абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите «подпись»; гриф согласования документа; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

от 1-го п.т. оформляются - абзацы текста (красная строка);

от 2-го п.т. оформляются - номер документа; расшифровка подписи в реквизите  «гриф согласования»; виза согласования;

от 3-го п.т. оформляются - графы (колонки) в табличном материале;

от 4-го п.т. оформляются - номер страницы; адресат;

от 5-го п.т. оформляется - гриф утверждения;

от 6-го п.т. оформляются - расшифровки  подписей в реквизитах «подпись»  и «гриф утверждения»;

от 7-го п.т. оформляются - слово «копия»; нумерационные заголовки таблиц и приложений; отметка о контроле; отметка о поступлении документа в организацию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Лекция  3. Правила оформления реквизитов

 

 

1.    Правила оформления реквизитов

 

■ Каждый реквизит, помимо своего официального    номера и наименования, имеет определенные требования к его оформлению

01 - Государственный герб Российской Федерации

.ГЕРБ - отличительный знак государства,  города, сословия, рода, изображаемый  на флагах, монетах, печатях, ряде документов

На бланках с угловым расположением  реквизитов изображение герба помещается на верхнем поле над серединой  строки с наименованием организации; па бланках с продольным расположением  реквизитов в центре верхнего поля (рис.15). Размер герба - не более 20 мм.

Организации негосударственных форм собственности не имеют права  помещать Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации на своих бланках.

Гербовые бланки являются полиграфической  продукцией, подлежат учету и хранятся в надежно запираемых шкафах или сейфах.

02 -герб субъекта Российской  Федерации

Реквизит (рис.16) помещают на бланках  документов в соответствии с правовыми  актами субъектов РФ.

Правила расположения данного реквизита  аналогичны правилам изображения реквизита 01

03  эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания).

ЭМБЛЕМА - это условное или символическое  изображение какого-либо понятия, идеи, деятельности.

ТОВАРНЫЙ ЗНАК - обозначение, способное  отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров или услуг других юридических лиц.

Эмблемы, товарные знаки и знаки  обслуживания помещаются на бланках  в соответствии с уставом организации (они должны быть зарегистрированы и упомянуты в уставе).

Реквизит может быть выполнен в любом цветовом сочетании и располагаться в пределах границ. Углового или продольного штампов на любом месте, по усмотрению автора бланка (рис. 17)

Эмблема организации или товарный знак не могут заменить на бланке наименование организации.

Реквизиты 01, 02, 03 являются взаимоисключающими при оформлении бланка. На любом  бланке может быть изображен только один из этих реквизитов.

04 -          код организации

Является обязательным реквизитом. Проставляется в соответствии с  Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) и включает в себя восемь знаков (рис.18). Применяется для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи. Позволяет избежать ошибок в названии организации-автора при передаче данных.

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Указывается на всех документах юридического лица наряду с его наименованием. Проставляется в соответствии с  документами, выдаваемыми налоговыми организациями Представляет собой 13-значный цифровой код (рис.19). Является составной частью справочных данных в бланке письма.

6. - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Представляет собой цифровой код, подтверждающий постановку на налоговый учет налогоплательщика (юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица (рис.19).

07 - код формы документа

Реквизит проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД). Этот цифровой код предназначен для упорядочения делопроизводственных операций (рис.20).

08 - наименование организации, являющейся автором документа

Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структурное  подразделение, должностное лицо, создавшее  документ. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Сокращенное наименование организации  приводят, когда оно закреплено в  учредительных документах организациях и помещают его (в скобках) ниже полного  наименования или за ним

Реквизит «наименование организации» предполагает также указание наименования вышестоящей организации. Над наименованием  организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (рис.21).

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают, если они обозначают автора документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное  лицо, представляющее организацию. В этом случае используют должностной (именной) бланк (рис.22).

Наименование организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком, в качестве государственного, национальный язык, печатают на двух языках - русском (слева) и национальном (справа или ниже), если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.