Делопроизводство

Количество оформляемых экземпляров - это количество адресатов плюс отпуск (копия для подшивки в дело, оформляемая не на бланке, а на обычном листе). В адреса всегда отправляют письма, выполненные на бланках.

Максимальный объем письма - 2 листа. При переходе текста на второй лист (второй и последующие листы любого документа оформляют на чистых листах бумаги, а не на бланках) на нем  должны оказаться не менее 3-4 строк текста. Затем можно оформлять реквизит «подпись».

Письмо подписывается руководителем  организации или его заместителем в соответствии с предоставленной  им компетенцией.

Визы согласования помещаются в  письмах на экземпляре, остающемся в организации.

Официальное письмо является единственным документом, который не имеет названия вида документа.

Письма финансового характера  могут заверяться печатью.

Обязательные реквизиты служебного письма: наименование организации-автора; справочные данные об организации;

-     код организации;

-     ОЕРН;

-     ИНН/КПП;

-     дата;

-     регистрационный номер;

-     ссылка на дату  и номер поступившего документа;  адресат;

заголовок к тексту;

-     текст; подпись;

отметка об исполнителе;

• отметка об исполнении и направлении документа в дело;

отметка о наличии приложений (в  сопроводительных письмах); оттиск  печати  (в  гарантийных  письмах  и     некоторых письмах  финансового содержания);

отметка о поступлении (только для  входящих писем); по необходимости письма могут содержать следующие реквизиты:

• визы согласования документа (для исходящих писем); отметка о контроле (для входящих писем); идентификатор электронной копии документа.

 

 

4 .2. Телеграммы. Телефонограммы. Факсы

 

 

ТЕЛЕГРАММА        (ТЕЛЕТАЙПОГРАММА)    -    краткое    срочное    сообщение, переданное по каналам телеграфной связи.

Используется в случаях необходимости  более быстрой (по сравнению с  почтой) доставки информации получателю.

Время доставки телеграммы зависит  от ее категории:

-     телеграмма-письмо (не более 24 часов); срочная (в течение трех часов); обыкновенная ( в течение не более шести часов).

Реквизиты телеграммы:

наименование вида документа;

категория телеграммы (правительственная, срочная и т.д. - указывается перед

адресатом);

телеграфный адрес;

ссылка на номер  входящего  документа  (число  в  начале текста телеграммы

обозначает ссылку на индекс входящей корреспонденции);

-     текст (в нем можно  не употреблять предлоги, местоимения  и союзы, если при этом не  искажается его содержание. Если в тексте необходимы знаки препинания, они печатаются сокращенно: тчк (точка), зпт (запятая), квч (кавычки), двтч (двоеточие). Знаки: вопросительный, восклицательный, процент, минус, плюс - пишутся словами. Переносы и исправления не допускаются. Между разными словами оставляют два пробела);

подпись   (телеграммы   визируют   исполнители   и   подписывают   руководители организаций, их заместители, руководители структурных подразделений); регистрационный номер телеграммы.(печатается в начале на отдельной строки); (далее - разделительная черта)

подпись должностного лица, несущего ответственность за текст телеграммы;

-     печать;

адрес отправителя (полный адрес организации - автора телеграммы);

-     дата отправления  (оформляется прямым цифровым способом).

Служебные телеграммы оформляются  на специальных бланках или на чистых листах бумаги. В последнем  случае телеграммы (до разделительной черты) печатают прописными буквами (знаки  препинания - строчными буквами, сокращенно) через два интервала. Под разделительной линией оформление идет по стандартным правилам оформления реквизитов документов.

Телеграмма оформляется в двух экземплярах.  Один    - для  передачи,  второй (с отметками  почтовых работников о времени передачи) - для подшивки в дело.

ТЕЛЕФОНОГРАММА -   документ с оперативной информацией, передаваемый по каналам            телефонной           связи            и           записываемой           получателем

Реквизиты телефонограммы:

наименование организации-автора телефонограммы; дата и номер телефонограммы; время приема/передачи (часы, минуты);

адресат       (указание   наименования   организации   и   должностного   лица получателя телефонограммы);

-     текст (должен быть  кратким и лаконичным - не более  50 слов); подпись (руководителя организации или ответственного исполнителя); должность   и   фамилия   передающего/принимающего,   с   указанием   номеров служебных телефонов ;

-     отметка   об   исполнении   и   направлении   документа   в   дело   (проставляется  исполнителем после завершения работы с телефонограммой).

При передаче телефонограмм придерживаются следующих правил:

1.   Передается только краткая  и срочная информация.

2.   Правильность записи проверяется  повторным чтением.

3.   Не передаются логически  сложные тексты.

4.   Побуквенно проговариваются труднопроизносимые слова и фамилии.

5.   Если телефонограмма передается  нескольким организациям, то к  ней прилагается список адресатов  с указанием номеров телефонов.

Телефонограмма оформляется в  одном экземпляре на специальных  бланках или чистых листах.

ТЕЛЕФАКС (ФАКС) - получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Факсимильная связь позволяет  получать изображение с учетом всех особенностей документа-подлинника. Может работать как в реальном, так и в автоматическом режиме.

При передаче и приеме текстов служебных  документов руководствуются следующими правилами:

1.   Объем передаваемого документа,  выполненного на листе формата  А4 в черном цвете, не должен превышать пяти листов.

2.   Ответственность за содержание  передаваемой информации возлагается  на исполнителя, подготовившего  документ к передаче, и руководителя  соответствующего подразделения.

3.   Запрещается передавать  текст документов с пометкой «Для служебного пользования».

4. Факсимильный документ не имеет юридической силы.

 

 

3.1.3. Докладные и объяснительные  записки

 

 

ДОКЛАДНАЯ      ЗАПИСКА             документ,      адресованный      руководителю

вышестоящей или данной организации, содержащий обстоятельное изложение  вопроса с выводами и предложениями.

Бывают внутренние и внешние  докладные записки  .Внутренние - оформляются рукописным способом на листах бумаги формата А4, адресованы руководителю структурного подразделения или организации, подписаны составителем.

Также различают инициативную и  отчетную докладные записки.

Реквизиты докладной записки:

адресат - наименование должности, инициалы и фамилия в дательном падеже;

-     адресант - должность,  фамилия и инициалы в родительном  падеже (предлог «от» не пишется);

наименование вида документа; текст;

-     отметка о наличии  приложения (по необходимости); дата;

-     подпись.

Внешняя докладная записка адресована руководителю вышестоящей организации. Оформляется на общем бланке или  чистом листе формата А4 па пишущем  устройстве, подписывается руководителем  организации или структурного подразделения.

Текст,   как  правило  состоит  из  двух  частей.  Первая   часть  -  обоснование  для составления; во второй - выводы, просьбы, предложения.

Оформляется в двух экземплярах: первый - адресату, второй - в дело. Реквизиты:

наименование организации - автора документа; наименование вида документа;

-     дата;

-     номер;

место составления (по необходимости); адресат;

заголовок к тексту; текст;

отметка о наличии приложения (по необходимости); подпись;

-     отметка об исполнении  и направлении документа в  дело.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА -документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или причины какого-либо события, факта, поступка.

Пояснения, сопровождающие основной документ, оформляются на общем бланке или чистом листе формата А4 на печатающем устройстве.

Объяснительные записки по поводу происшествий, поступков, поведения  сотрудников оформляют на чистых листах формата А4 рукописным способом. Текст должен быть убедительным.

Реквизиты объяснительных записок  аналогичны реквизитам докладных записок.

 

 

4.4. Акт

 

 

АКТ - документ, составленный несколькими  лицами, для подтверждения установленного факта, события, действия.

Обычно акты составляются постоянно  действующими комиссиями или комиссией,   назначенной  распорядительным  документом   (приказ  руководителя).   В  отдельных случаях акты могут составляться одним, но специально уполномоченным лицом (ревизор, инспектор)

В акте могут быть отражены только те факты, которые лично и достоверно установлены членами комиссии..

В зависимости от повода составления  акты могут быть следующих видов:

-     акты приема-передачи  дел; акты экспертизы;

-     акты ликвидации;

-     акты проведения  испытаний;

-     акты списания материальных  ценностей; коммерческие акты;

акты инвентаризации;

акты несчастных случаев и другие. Нсли нет установленной нормативными документами формы акта, то независимо от разновидности акты составляются и оформляются унифицирование

Акт может быть оформлен на трафаретном  бланке, общем бланке или чистом листе формата А4.

Дата и место составления  акта должны соответствовать дате и месту актируемого события. Акты, как правило, утверждаются руководителем организации. Заголовок акта формулируется в предложном падеже. Акт служит основанием для издания распорядительного документа (приказа).

Текст акта обычно состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Иногда составляется третья часть - выводы.

Текст вводной части во всех актах  формализован. В нем указывается  основание для составления акта; состав комиссии с указанием председателя и членов комиссии (их перечисляют, указывая   должности, инициалы и фамилии лиц, составляющих акт).

Вводная часть начинается словом «Основание», которое пишется от левого поля с  прописной буквы, после него ставят «двоеточие» и через пробел указывают  наименование документа, его дату и номер (строка - висячая, интервал - один).

С новой строки от левого поля с  прописной буквы пишут фразу: «Составлен комиссией в составе:», после которой ставят «двоеточие», и указывают с новых строк  председателя комиссии (на одной строке) и членов комиссии (на других строках). Пояснения «Председатель» и «Члены комиссии» пишут с прописной буквы.

Констатирующая часть начинается с абзаца текстовой информации, в  котором излагаются цели, задачи, существо работы, проделанной составителями  акта и ее результаты. Эту информацию удобнее начинать с указания даты и цели составления акта. Например, «В период с 29 июня по 02 июля 2007 г. комиссия провела проверку...».

В заключительной части делаются выводы или даются рекомендации. Составление  этой части необязательно. Акт может заканчиваться только констатацией факта.

В последнем абзаце акта указывают  количество экземпляров и их рассылку. Количество экземпляров определяется практической необходимостью или нормативными документами (2-6 экз.).

Акт подписывают (оформление - через два интервала) председатель и члены комиссии (их должности при подписании акта не указывают и двоеточие после слов «Члены комиссии» не ставят).

Личные подписи председателя и  всех членов комиссии проставляются  на каждом экземпляре акта. Члены комиссии, имеющие особое мнение по содержанию акта, подписывают акт и прилагают к нему свои замечания на отдельном листе.

Реквизиты акта:

- наименование  организации;

наименование  вида документа, можно вразрядку (через  пробел);

дата;

номер;

-     место составления (по необходимости);

-     гриф утверждения; заголовок к  тексту; текст;

• отметка о наличии приложения (по необходимости).

 

 

4.5. Справки

 

 

СПРАВКА - документ, содержащий описание фактов, событий.

Справки бывают служебные и личные.

Служебные справки составляют по указанию вышестоящего органа или должностного лица. Они содержат запрашиваемую  информацию без выводов и предложений по ней.

Справки    личного    характера    являются    наиболее    многочисленными        в

организациях.

В них удостоверяются какие-либо юридические  факты, подтверждающие сведения биографического  или служебного характера (место  учебы или работы, занимаемая должность, размер заработной платы, место проживания и др). Часто для оформления таких справок применяются трафаретные бланки, имеющие типовой текст и свободные места для заполнения переменной индивидуальной информацией.

Справки бывают внутренние и внешние.

Внутренние справки направляют в адрес руководителя организации  или структурного подразделения. Они  составляются на чистой бумаге формата  А4 и подписываются автором.

Внешние справки оформляют на общем  бланке или на листе бумаги формата  А4, в двух экземплярах (первый - в адрес, второй - в дело).. Правила оформления и состав реквизитов аналогичны правилам оформления внешней докладной записки. Разница только в содержании текста (в справке дается констатация факта без выводов и предложений).

Если справка содержит несколько вопросов, текст рекомендуется разбивать на подразделы, в каждом из которых рассматривается отдельный вопрос. Текст справки может быть оформлен в виде таблицы.

Если справка содержит сведения финансового характера, ее подписывают  руководитель     организации     и     главный     бухгалтер     и    удостоверяют     печатью.

 

 

4.6. Протокол. Выписка  из протокола