Делопроизводство

Наименование на иностранном языке  воспроизводится , когда оно закреплено в уставе или положении об организации  и располагается справа или ниже наименования на русском языке (рис.23).

09 - справочные данные об организации

Реквизит оформляется только в  бланках письма. Он содержит сведения об организации, важные при информационных контактах (рис.24). Обычно это:

- почтовый адрес (указывают название  улицы, номер дома, название города, название страны - для зарубежного партнера, почтовый индекс; слова «улица, дом, корпус, квартира, город» пишут сокращенно, строчными буквами, с точкой в конце, без пробелов после точек. Например: ул.Озерная, д. 12, к.2, кв.116, г.Одипцово, 119674);

- номера телефонов;

- коды по ОКНО и ОГРН;

-  ИНН/КПП;

• код по ОКУД.

По усмотрению организации можно  также включить и другие сведения:

- номер факса;

- номер счета в банке;

-  адрес электронной почты;

- адрес веб-страницы в сети  Интернет;

- сведения о государственной  регистрации, лицензиях, патентах.

10-   наименование  вида документа

Все документы имеют наименования, которые указываются в соответствии с наименованием документа, предусмотренным  УСОРД . В служебном письме название вида документа не указывается никогда.

Реквизит оформляют от 0-го п.т. при  угловом расположении (центрированно  при продольном расположении штампа бланка) прописными буквами, без точки  в конце, например: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ. Короткие названия можно писать вразрядку (через пробел), например: АКТ (рис.25).

11  - дата документа

Дата -- обязательный реквизит любого документа. Датой документа является дата его  подписания или утверждения, для  протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну дату (единую).

Способ  написания даты зависит от характера  документа. Обычно дату оформляют цифровым способом, например: 15.06.2007, где первая пара цифр обозначает порядковый номер  дня, вторая пара - порядковый номер месяца, последние четыре цифры - порядковый номер года. Между обозначениями дня и месяца ставятся точки. После обозначения года точка не ставится. Такой способ написания даты называют «прямой цифровой». В международных стандартах (ИСО) предусмотрено употребление «обратного цифрового» способа написания даты, например: 2007.06.15. В финансовых документах дату оформляют «словесно-цифровым» способом, например: 04 марта 2007 г., причем название месяца пишется полностью, а слово «год» всегда сокращается до строчной буквы и точки после нее, например: «г.». В юридических документах даты могут оформляться «словесным» способом, т.е.: Пятнадцатое июня две тысячи седьмого года

Дату  документа располагают от 0-го п.т.(границы  левого поля). Иногда, на бланках документов нанесены ограничительные линии для обозначения даты (рис.26).

12 - регистрационный номер документа

Условное  цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его  регистрации. Реквизит оформляют от 2-го п.т. на одном уровне с датой документа (при угловом расположении реквизитов штампа) или у правого поля (при продольном расположении реквизитов штампа). На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Номер документа не может быть однозначным. Обычно он состоит из порядкового  номера в пределах регистрируемого  массива документов, который можно  дополнить по усмотрению   организации   индексом   дела  по   номенклатуре  дел,   информацией      о корреспондентах и исполнителях (рис.27).

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит  оформляется только в письмах-ответах  на бланке письма от левого поля. Он включает номер и дату документа, на который  дается ответ (рис.28).

14 - место составления или издания документа

Указывается , если затруднено его определение  по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания  указывают с учетом принятого  административно-территориального деления. Реквизит включает только общепринятые сокращения, обозначающие населенные пункты, например:

г. - город  нос. - поселок с. - село

д.  - деревня

Место составления или издания документа  оформляют от левого поля (при угловом  расположении реквизитов штампа) или центрированно (при продольном расположении реквизитов штампа) (рис.29).

Перед названиями городов «Москва» и «Санкт-Петербург»    сокращение «г.» (город) не употребляется, например: Москва г.Тверь пос.Заречье  с.Красное .д.Беляевка

Место составления не указывают:

при   указании   его   в   составе   наименования   организации,   например:   мэрия

Москвы;

в   письмах,   т.к.    в   бланке   письма   эта   информация   указана   в   реквизите

«справочные данные об организации.

15 - адресат

Реквизит указывает, кому предназначена  корреспонденция. Документы могут  быть адресованы учреждениям, структурным  подразделениям, должностным и физическим лицам.

Адресат оформляется от 4-го п.т. флаговым способом. Он может состоять из нескольких составных частей (элементов), а именно:

наименования организации;

наименования структурного подразделения;

наименования должности;

инициалов и фамилии;

почтового адреса.

Их  количество  может     варьироваться  в  зависимости   от выбранного  варианта

адресата

Каждая составная часть оформляется  с новой строки с прописной  буквы. Точки в конце строк  не ставятся. Составные части отделяются 1,5 интервалами. Гели отдельный элемент (составная часть) реквизита не умещается  на одной строке, его пишут в  несколько строк через 1 интервал, желательно без переносов.

Наименование       организации    или    структурного   подразделения   указывают   в именительном падеже, например: документ адресован в организацию

Московский трубопрокатный завод

-документ адресован в структурное подразделение организации

Московский трубопрокатный завод

Отдел рекламаций

При адресовании документа нескольким однородным организациям их наименования указывают обобщенно в именительном падеже множественного числа, например:

Заготовительные конторы лесных хозяйств Тульской области

Наименование должности и фамилию  указывают в дательном падеже, например: документ адресован  руководителю организации     (наименование организации входит в наименование должности)

Директору музыкальной школы

№6

Д.А.Скворцовой

- документ адресован руководителю  структурного подразделения организации  (наименование организации входит  в наименование должности)

Главному бухгалтеру

музыкальной школы № 6

Л.И.Громовой

документ адресован рядовому должностному лицу

Музыкальная школа № 6 Педагогу по вокалу

Ф.К.Руденко

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указывают  перед фамилией (без пробелов после  точек, например: И.И.Иванову).

При адресовании документа нескольким должностным лицам с однородной должностью их должности указывают обобщенно в дательном падеже множественного числа, например:

Директорам торгово-закупочных баз  Краснодарского края

При необходимости в реквизит может  входить почтовый адрес. Иго элементы указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (рис.30).

Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой  длинной строке (рис.30).

При адресовании документа физическому  лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес (рис.30).

Если лицо, которому направляется документ, имеет ученую степень или  звание, это может быть указано  в адресате, например:

Ректору Технического университета проф.С. А.Краснову

В одном адресате документа может  быть не более четырех адресов. Если их больше, то оформляют специальный лист адресования.

16 - гриф утверждения документа

УТВЕРЖДЕНИЕ - это особый способ удостоверения  документа после его подписания, санкционирующий распространение  действия документа на определенный круг лиц, граждан, организаций.

Документ может быть утвержден  должностным лицом или специально издаваемым документом (приказ, протокол, решение). Оба способа утверждения  имеют одинаковую юридическую силу. Уставы, положения, регламенты, штатные  расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, а также некоторые виды актов, протоколов, смет, расценок на проведение работ и оказание услуг приобретают юридическую силу только после их утверждения. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется инструкцией по делопроизводству этой организации.

Гриф утверждения документа  располагают от 5-го п.т. на 1-ом листе  документа на уровне реквизитов штампа (при угловом расположении реквизитов штампа).

При утверждении документа должностным  лицом гриф утверждения должен состоять из следующих элементов:

слово УТВЕРЖДАЮ, написанное прописными буквами без каких-либо знаков

препинания;

наименование    должности    лица,   утверждающего    документ,    написанное    с

прописной буквы в именительном падеже. Если   оно не уместилось на одной

строке, его    оформляют в  несколько строк, через 1  интервал, желательно без

переносов; личная подпись должностного лица (оформляется рукописным способом после

подписания документа);

расшифровка личной  подписи     должностного  лица (включает  инициалы  и

фамилию и расположена на одном  уровне с личной подписью)

дата утверждения (вписывается  рукописным способом в трафарет для  даты в

момент утверждения):

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО «Стрела»

____________Л.Л.Седов

«        »                 2007 г.

или (если она известна заранее) печатается прямым цифровым способом:

Директор ОАО «Стрела»

____________Л.А.Седов

05.07.2007

Все элементы грифа оформляют флагово (выравнивая по левой границе). Между  разными элементами отступают 1,5-2 интервала.

При утверждении документа определенным видом документа гриф утверждения состоит из следующих элементов:

слово УТВЕРЖДЕН   (или, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, расписание

УТВЕРЖДЕНО, правила УТВЕРЖДЕНЫ), написанное прописными буквами без

каких-либо знаков препинания; -    наименование   утверждающего  документа   (написано   с   прописной   буквы   в

творительном падеже,    с  указанием его даты и номера. Если этот элемент не

умещается в одну строку, его пишут  в несколько строк через   1   итнтервал,

желательно без переносов), например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего

собрания

акционеров от 18.12.2007

№03

Оба элемента грифа пишут флагово, между ними отступают 1,5-2 интервала.

Допускается центрировать элементы грифа  утверждения относительно самой  длинной строки (рис.31).

При утверждении документа несколькими  должностными лицами грифы располагают  от 0-го и 5-го положений табулятора, каждый элемент - параллельно (рис.31).

17 - резолюция

РЕЗОЛЮЦИЯ - это надпись на документе  с указаниями по его исполнению, сделанная должностным лицом.

Реквизит вписывается должностным  лицом на любую свободную площадь  от адресата до текста рукописным способом.

По своему характеру резолюция  может быть двух видов.

Резолюция, определяющая порядок решения  вопроса (рис.32), состоит из следующих  элементов:

-     обращение (указывают  фамилию и инициалы одного  или нескольких лиц, назначаемых  для выполнения задания. Если  в резолюции указано несколько  исполнителей, то ответственным  за исполнение считается тот,  чья фамилия указана первой);

описание порученного задания; дата завершения исполнения задания (если возможно);

-     личная подпись должностного  лица, писавшего резолюцию; дата  написания резолюции должностным  лицом.

Резолюция, содержащая информацию о  решении вопроса, состоит из следующих  элементов:

-     описание решения  (например: «зачислить», « выделить  необходимую сумму.», «отказать»  и т.п.);

-     личная подпись должностного  лица; дата написания резолюции.

Допускается     оформление     резолюции     на     отдельном     листе     с     указание регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится .

18 - заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа отражает его содержание. Он составляется к  любому документу формата А4. К  документам, оформленным на формате  А5 заголовок, как правило, не составляют. Обычно он состоит из одной фразы, согласуется с наименованием вида документа., формулируется в предложном (ПРИКАЗ - о чем? -О создании...; О награждении...; Об использовании...) или родительном надеже (ПРОТОКОЛ - чего? - Заседания комиссии...; Общего собрания акционеров...).

Реквизит оформляют от 0-го положения  табулятора, ниже реквизитов штампа, перед  текстом. Первая буква - прописная, остальные - в соответствии с нормами русского языка, в конце не ставится точка. Длина одной строки заголовка не должна превышать 28 печатных знаков, если их больше, заголовок пишут в несколько строк , желательно без переносов, через один интервал Максимальное количество строк - 4.

ПРИКАЗ

О проведении экзаменационной сессии

ПРОТОКОЛ 

Заседания Совета Директоров

Длинные заголовки можно располагать  от левого до правого поля.

19 - отметка о контроле

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой (установлен нормативно-правовым актом) и индивидуальный (установлен резолюцией или организационно-распорядительным документом организации).