Делопроизводство

В соответствии с ГОСТом отметка  о контроле исполнения документа  обозначается буквой «К» или словом «Контроль», наносится резиновым штампом или рукописным способом цветным маркером (рис.33).. Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Цель отметки о контроле - напомнить исполнителю, что исполнение документа контролируется.

20 - текст

ТЕКСТ основной реквизит документа. Его первая строка располагается на 3-4 интервала ниже заголовка к тексту документа. Каждую первую строку абзаца текста пишут с красной строки (1-е положение табулятора), остальные строки от левого поля.

Текст на формате А4 рекомендовано печатать через 1,5-2 межстрочных интервала. А на формате А5 - через 1 межстрочный интервал (добавляя между абзацами по одному дополнительному межстрочному интервалу).

Текст документа можно печатать с двух сторон листа, при этом правое и левое поля меняются местами.

Текст документа должен содержать  достоверную информацию, изложенную ясно, кратко, грамотно. Он может быть сплошным связанным либо представлен  в виде анкеты,, таблицы, трафарета  или их сочетаний.

Связный текст обычно состоит из двух частей. В первой части указаны причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может состоять только из заключительной части. Сложные тексты делят на разделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками: 12.4.3.2. -12-й раздел, 4-й подраздел, 3-й пункт, 2-й подпункт.

21  - отметка о наличии приложения

Реквизит  оформляют,  отступив  2-4     интервала  от текста.   Отметка  о  наличии приложения состоит из нескольких элементов:

слово   «Приложение»,   написанное   от  левого   поля   с   прописной   буквы,      с

двоеточием в конце; -    после   двоеточия,   через   пробел   пишется   информация   о   приложении.   Если

информация не умещается в одну строку, ее пишут в несколько строк, висячей   строкой,    через один интервал.  В такой информации слово «листы» всегда

сокращается, как «л.», а слово  «экземпляры» - как «экз.». Если   наименование   приложения   указано   в   тексте,   то   в  отметке   о   наличии приложения пишут только количество листов и экземпляров

Если наименование приложения не указано  в тексте, то его указывают в  реквизите с указанием числа  листов и экземпляров.

При наличии нескольких приложений их нумеруют в отметке о наличии приложения арабскими цифрами, а разные пункты отделяют двумя межстрочными интервалами.

Если к документу прилагается  документ, также имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывают общее количество листов (всего на 18 л.).

Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложения указывают, в какой конкретно адрес направлено приложение.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В распорядительных документах (постановление, приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение, решение) сведения о наличии приложений указываются в тексте. При этом приложение к распорядительному документу содержит в правом верхнем углу (5-е п.т.) первого листа документа слово «Приложение» с указанием его номера, и информацию о распорядительном документе (наименование,   регистрационный помер и дату документа).

Допускается писать слово ПРИЛОЖЕНИЕ прописными буквами, а также центрировать реквизит относительно самой длинной  его строки.

Примеры оформления отметки о наличии приложения приведены на рис.34.

22 - подпись

ПОДПИСАНИЕ - один из основных способов удостоверения документа.

ПОДПИСЬ - это обязательный реквизит, которым выражается ответственность  лица за содержание документа.

Реквизит может располагаться ниже текста или отметки о наличии приложения (если она имеется) на 2-4 межстрочных интервала.

Подпись состоит из следующих элементов:

-     наименование должности  лица, подписавшего документ (оформляют  от 0-го п.т. Длина   строки   не   превышает   28   печатных   знаков;   если   их   больше,   то

наименование должности пишут  в несколько строк через один интервал, желательно без переносов, флагово. Первая буква - прописная, остальные - по нормам русского языка. Допускается  центрированный способ относительно самой длинной строки);

-     личная подпись должностного  лица (оформляется рукописным способом);

-     расшифровка личной  подписи (оформляют от 6-го и.т.  на уровне последней строки  наименования должности; инициалы  стоят перед фамилией).

Если документ оформлен на бланке, то наименование должности лица, подписавшего документ, указывают сокращенно. Например, на бланке организации с названием ОАО «Стройсервис» оформлен документ, который будет подписан руководителем. При оформлении наименования должности в этом случае наименование организации не указывают:   

Генеральный директор                 (личная подпись)                          Я.Э.Королев

При оформлении документа на бланке должностного лица в реквизите подпись  не указывают его должность

При подписании документа несколькими  лицами разных должностей их располагают  одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, через два межстрочных интервала.

В документах, составленных комиссией, в реквизите подпись указывают  не должности лиц, а распределение их .обязанностей в составе комиссии.

При подписании документа несколькими  лицами, равными по должности, их подписи  располагают от 0-го и 5-го положений  табулятора, каждый элемент параллельно. В состав наименования должности  обязательно входит наименование организации.

При отсутствии должностного лица, подпись  которого заготовлена на проекте  документа, типовой инструкцией  предусмотрена возможность проставления подписи его заместителя, но с  обязательным указанием его фактической должности и фамилии. Допускается исправление рукописным способом.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения  подписи с помощью средств  механического либо иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (ст. 160 ГК РФ). Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Примеры оформления реквизита подпись  приведены на рис.35.

23 - гриф согласования документа

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА - способ предварительного рассмотрения и оценки его проекта.

В работе с организационно-распорядительной документацией согласование может быть внутренним и внешним. Согласование производится с организациями, структурными подразделениями, должностными лицами, которые, в соответствии с их компетенцией, имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Внешнее согласование производится с  подчиненными и неподчиненными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами. Внешнее  согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования располагают, отступив 2-4 интервала от реквизита «подпись».

В состав грифа входят следующие элементы: -    слово  СОГЛАСОВАНО  (написано  от левого  поля прописными  буквами  без

каких-либо знаков препинания);

наименование должности лица, с  которым согласован документ (написано от левого поля, включает наименование организации;   первая буква - прописная, остальные  -  в   соответствии   с   нормами   русского   языка;   длина   строки   не превышает  28   печатных  знаков,   если   знаков   больше  -  их   располагают   в несколько строк, через 1 интервал, желательно без переносов); личная подпись (оформляется рукописным способом); расшифровка личной подписи (инициалы стоят перед фамилией); -    дата согласования (способы оформления указаны при рассмотрении реквизита «гриф утверждения»).

Допускается центрированное оформление грифа относительно самой длинной его строки.

Лист согласования составляется в  том случае, когда содержание документа  затрагивает интересы нескольких организаций. При этом в самом тексте документа  делается отметка «Лист согласования прилагается». При наличии нескольких грифов согласования их принято располагать от 0-го и 5-го положений табулятора (каждый элемент - параллельно).

Лист согласования

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

Директор ООО «Гранит» ___________И.Н.Смирнов

«         »                     2007 г.

Председатель Профсоюзного комитета ______________Т.О.Лескова

«         »                     2007 г.

Если согласование производится с  коллегиальным органом (рис.36), то гриф согласования состоит из следующих  элементов:

слово   СОГЛАСОВАНО   (пишется   от   левого   поля   без   каких-либо   знаков

препинания); -    название  документа,     отражающего  коллегиальность   принятия  решения,     с

указанием его номера и даты  (пишется в именительном падеже; первая буква

прописная).

Если согласование производится соответствующим документом, то гриф согласования    состоит    из    слова    СОГЛАСОВАНО    и    полного    наименования соответствующего документа в именительном падеже с указанием его даты и номера:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии медицинских  паук от 10.05.2007 №08/36

Примеры оформления грифа согласования приведены на рис.36. 24 - виза согласования документа

Визой оформляется внутреннее согласование. Реквизит указывает на согласие или  несогласие должностного, лица организации - автора документа с его содержанием.

Реквизит состоит из личной подписи  визирующего, ее расшифровки и даты визирования (рукописный вариант). В  случае необходимости могут быть указаны наименование должности  визирующего, его личная подпись, расшифровка  подписи и дата.

При наличии замечаний и  дополнений к документу они излагаются, как правило, на отдельном листе, а на проекте документа делается запись «Замечания прилагаются».

Визы располагают ниже реквизита  «Подпись» на последнем листе  экземпляра, который останется в  организации.

Реквизит допускается оформлять па печатающих устройствах, например:

Начальник отдела кадров  М.С.Ерина

2007 г.

Каждую следующую визу располагают  ниже предыдущей.

Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования  устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

Примеры оформления визы приведены  на рис.37.

25 - оттиск печати

Оттиск печати используется при  оформлении управленческих документов для удостоверения их подлинности. Для регламентации использования печатей в организациях утверждаются перечни документов, па которых проставляются различные виды печатей.

Существует несколько видов  печатей.

ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ используется исключительно  для подтверждения (удостоверения) подлинности управленческих документов, подписанных должностными лицами федеральных органов государственной и исполнительной власти, иных федеральных государственных органов и учреждений. Использование гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и изображениями гербов субъектов Российской Федерации регламентируется специальными нормативными актами.

ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ должна соответствовать  обязательным требованиям, установленным  соответствующими правилами:

-     Государственный герб  Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации разрешен только для организаций, имеющих право на их воспроизведение;

-     на печати должны  быть отражены полное наименование  организации на русском языке  с указанием организационно-правовой  формы, местонахождение организации, номер государственной регистрации, номер городского реестра печатей.

Печать проставляется в пределах границ площади, отведенной для данного  реквизита.

Форма типового документа, на котором  должна проставляться печать, может  иметь пометку «Место для печати» или «МП». Место для печати может бьпъ обозначено кругом с пометкой «Ставить точно в крут».

ГОСТ Р  6.30-2003  определяет зону  расположения реквизита  «Печать»  и  не

■   содержит каких-либо дополнительных требований к проставлению оттиска  печати.

В ранее действующем ГОСТе было указано, что оттиск печати следует располагать

так, чтобы он захватывал несколько  последних букв наименования должности  в

реквизите «Подпись».

На финансовых документах печать не может затрагивать другие реквизиты, т.к. наложение печати на другие реквизиты или их элементы затрудняет проверку подлинности документа.

ПЕЧАТЬ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ  содержит дополнительную надпись с  названием структурного подразделения - секретариат, канцелярия, управление делами.

ПЕЧАТИ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ должны содержать фамилию, имя, отчество предпринимателя, местонахождение, словосочетание «индивидуальный предприниматель», регистрационный номер.

ШТАМПЫ, применяемые в организациях, формально служат в качестве замены рукописной или  оформленной на печатающем устройстве записи для использования в повторяющихся однотипных ситуациях («подлежит возврату», «копии не снимать», угловой штамп).

УГЛОВОЙ ШТАМП используется , если в организации отсутствуют типографские бланки. Он может проставляться при выдаче текущих справок и т.п. Изображение государственной символики на угловых штампах не допускается.