Делопроизводство

 

ПРОТОКОЛ - документ фиксирующий ход  обсуждения вопросов и принятия решений  на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол ведется во время заседания  секретарем или специально назначенным  лицом, несущим ответственность  за достоверность содержащейся в  нем информации наряду с председателем  коллегиального органа.

В зависимости от полноты освещения  хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.

В текстовой части КРАТКИХ ПРОТОКОЛОВ указываются повестка дня, фамилии  выступавших, темы выступлений, принятые решения. Полные тексты выступлений  не приводятся. Получить представление  о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. В кратких протоколах фамилии председателя, секретаря и приглашенных можно не указывать. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также совещания, которые стенографируются.

Полный протокол содержит, также  краткую запись выступлений докладчиков  и участников обсуждения вопросов. Он должен содержать записи всех выступлений, отражать работу собрания, показывать выработку решения в столкновении мнений и дискуссиях.

Протокол оформляется на общем бланке организации или на листах формата А4.

Реквизиты протокола:

наименование организации-автора;

-     наименование вида  документа (ПРОТОКОЛ); дата (совещания,  собрания или заседания);

номер    (порядковый    номер    заседания    коллегиального    органа    в    течение календарного года); ■   -    место составления (населенный пункт - по необходимости); гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

заголовок к тексту (согласуется  со словом «протокол», отвечает на вопрос «чего?» и указывает вид коллегиальной деятельности данного коллегиального органа в родительном падеже. Например: «Совещания студенческого совета», «Заседания педагогического совета школы», «Собрания акционеров банка»;

-     текст;

подписи   (председателя   и   секретаря,      оформляют   через   два   межстрочных интервала, без указания должностей). Текст протокола состоит из двух частей:

1.   ВВОДНАЯ    ЧАСТЬ    ,       содержащая       указания    председателя,    секретаря, присутствующих, приглашенных  и повестку дня.

2.   ОСНОВНАЯ  ЧАСТЬ,     фиксирующая     ход заседания   по  схеме  СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ,ПОСТАНОВИЛИ.

Слова «Председатель» и «Секретарь», пишутся, отступив 2-4 интервала после  заголовка, с прописной буквы, от левого поля. После них делают пробел, ставят тире, затем указывают фамилию и инициалы.

В протоколе заседания постоянно  действующего коллегиального органа фамилии  присутствующих указываются в алфавитном порядке без должностей (интервал - один, строка висячая, инициалы пишут  после фамилии).

После этого записывают приглашенных, указывая их должности, фамилии и инициалы.

Количество присутствующих указывается  обязательно, так как от него зависит  кворум при принятии решения голосованием. Там, где принятие решения требует  определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек  должно  присутствовать  и   сколько  пришло   на  заседание,   например:   «На  учете   в организации состоит 117 человек, присутствует 1 12 человек».

На расширенных  заседаниях  с  большим  числом  присутствующих  (более   15 человек) их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к самому   протоколу,   о   чем   делается   соответствующая   запись   в   самом   протоколе. Например: Присутствовали: 19 человек (список прилагается). Слова «Повестка дня» пишутся с прописной буквы от левого поля.  После них ставят двоеточие.

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабскими цифрами, оформляется  с красной строки и формулируется  в предложном падеже, начиная с  предлогов «О» и «Об». Здесь  же указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.

Основная часть текста строится по разделам, соответствующим пунктам  повестки дня. Каждый пункт строится по схеме СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Эти слова всегда пишутся от левого поля, прописными буквами; после них ставят двоеточие. Если вопрос не обсуждался, то пункт «ВЫСТУПИЛИ» не оформляется.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется  арабская цифра, соответствующая порядковому  номеру данного вопроса повестки дня.

Фамилии,   инициалы   и   должности   докладчиков   и   выступающих   в   прениях указываются  с  новой  строки  с  абзаца  и  согласовываются  с  названиями  пунктов. Например: 2.СЛУШАЛИ:

Рудакова А.С. - начальника отдела маркетинга. Доклад прилагается. ВЫСТУПИЛИ:

Свердлова О.Н. - начальник планового отдела. Высказала замечания по слабому владению информацией о рынке аналогичных товаров в сети продаж.

Хромов В.И.. - начальник отдела сбыта. Предложил провести выездную торговлю в выходные дни месяца.

Содержание выступления излагается от 3-го лица единственного числа. Завершающей частью раздела по каждому вопросу повестки дня является принятие решений, которые записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), написанного от левого поля прописными буквами (осле него ставится двоеточие).

Решения по каждому вопросу формулируются как распорядительные действия и каждое из них оформляется с красной строки под соответствующим номером по степени значимости.

При выборах должностных лиц  в протоколе указывают результаты голосования

по каждой кандидатуре.

Протокол подписывают председатель и секретарь.

Протокол оформляется в одном  экземпляре и подшивается в дело по месту его составления.

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА  оформляется  в случае необходимости. Подлежит удостоверению   оформлением реквизит «отметка о  заверении копии». Реквизиты выписки из протокола:

наименование организации;

-     наименование вида  документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА); номер;

-     дата;

место заседания;

гриф утверждения (если протокол утверждается);

заголовок к тексту;

-     текст: вводная часть  (полностью), нужный пункт из основной части по схеме СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ под соответствующим номером; подпись (слова «Председатель» и «Секретарь» пишут от левого поля, от 2-го положения табулятора ставят тире и через пробел указывают расшифровки их подписей - два инициала и фамилию. Личные подписи ОТСУТСТВУЮТ!); отметка о заверении копии (в реквизите ПРИСУТСТВУЕТ личная подпись сотрудника, оформляющего выписку из протокола).

Выписка из протокола оформляется  в необходимом, для конкретного  случая, количестве экземпляров.  Она не подшивается в дело, но на самом протоколе делается запись о выдаче выписки (кому и когда оформлялась). При представлении выписки в другую организацию она заверяется печатью организации. Датой выписки является дата, указанная в отметке о заверении копии.

 

Лекция 5   Распорядительные документы

 

 

Попытка определения видов документов, в том числе распорядительных, сделана в Приложениях к Основным положениям Единой государственной  системы делопроизводства.

Распорядительные документы имеют важное значение в управлении организацией. Они носят властный административный характер и обращены к подчиненным лицам, трудовым коллективам и организациям. Они вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. К ним относятся::

1.  Постановления

2.  Указания

3.  Решения

4.  Распоряжения

5.  Приказы

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону. Подготовка основных видов распорядительных документов аналогична. Она представляет собой  достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) или единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание.

 

 

5.1  Постановление

 

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый  высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) в целях разрешения важных задач, стоящих перед данными организациями.

Юридическими основаниями для  издания постановлений служат:

- законы РФ,

- постановления Совета Федерации,  Государственной Думы РФ, Правительства  РФ.

Состав реквизитов:

1.   Герб РФ или субъекта РФ

2.   Наименование    вышестоящего    органа    или    должностного    лица, издающего постановление

3.   Наименование вида документа

4.   Дата документа

5.   Номер документа

6.   Место составления или  издания документа

7.   Заголовок к тексту

8.   Текст

9.   Подпись

Текст     постановления     состоит     из     двух     частей     -     вступительной     и

распорядительной. Вступительная  часть может содержать ссылки на законы и другие ведомственные  и нормативные акты и разъясняет цели и мотивы издания документа. Она заканчивается   словом ПОСТАНОВЛЯЮ, (если автор должностное лицо) или ПОСТАНОВЛЯЕТ (если автор - коллегиальный орган), которое пишут отдельной строкой, от левого поля, с двоеточием в конце.

Распорядительная часть (постановляющая) излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Каждый новый пункт оформляют с красной строки. Пункты содержат конкретные поручения. Каждый пункт построен по схеме: кому поручено - содержание поручения    срок исполнения данного поручения.

Постановление подписывается должностным лицом (если оно издается от его имени) или председателем и секретарем (если издается от имени коллегиального органа).

Постановление может иметь приложение. При наличии  приложений к постановлению в  тексте на них обязательно делается ссылка.

Постановление оформляется на бланке (второй и  последующие листы -- на бумаге формата  А4).

 

 

5.2  Указание

 

 

УКАЗАНИЕ - распорядительный документ. Его могут  издавать органы государственного управления, министерства и ведомства по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов, а также руководители учреждений и их заместители (например, при командировании, наложении взысканий и т.д.)

Состав  реквизитов:

1.   Наименование учреждения

2.   Наименование вида документа

3.   Дата документа

4.   Номер документа

5.   Место составления или  издания документа

6.   Заголовок к тексту документа

7.   Текст

8.   Подпись

9.   Отметка о согласовании (по необходимости)

10. Отметка об ознакомлении (включает::

Фразу: С указанием ознакомлен.

Наименование должности ознакомившегося  сотрудника, -    личную подпись  этого сотрудника и ее расшифровку,

дату ознакомления). Текст указания обычно состоит из двух частей.

В первой (констатирующей) части может  быть дан пересказ документа, для  исполнения которого дается данное указание (упоминается автор документа, полное название документа, номер и дата документа).

Вторая (распорядительная) часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ или (если согласно законодательству, нельзя обязать) ПРЕДЛАГАЮ, написанным от левого поля заглавными буквами с двоеточием в конце. Текст распорядительной части построен по пунктам, обозначенным арабскими цифрами с красной строки. В тексте каждого пункта (кроме заключительного) в повелительной форме изложена информация по схеме: обращение (должность, инициалы, фамилия), действие (глагол в неопределенной форме), срок исполнения задания.

В тексте последнего пункта указывают  должностное лицо (должность, инициалы, фамилия), на которое возложен контроль за исполнением документа.

 

 

5.3  . Решение

 

 

РЕШЕНИЕ - распорядительный документ коллегиального органа управления. Решения  могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными Советами, общественными  организациями.

Правила оформления решения аналогичны правилам оформления указания.

Однако, в констатирующей части обычно указывают причины издания данного документа и отделяют эту часть от распорядительной словом РЕШИЛ(Л).

 

 

5.4   Распоряжение

 

 

акт, издаваемый единолично руководителем  или его заместителем. В нем  указан способ доведения до исполнителей оперативных вопросов. Срок действия распоряжения ограничен. Текст касается узкого круга должностных лиц.

Правила оформления распоряжения аналогичны правилам оформления указания и решения. Однако, констатирующую часть от распорядительной отделяют словами ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ. Иногда констатирующая часть может отсутствовать.

 

5.5   Приказ. Выписка из приказа

 

 

ПРИКАЗ. Существует две группы приказов - по основной деятельности и по личному  составу. О правилах оформления приказов по личному составу подробно говорится в теме «Документация по личному составу».

ПРИКАЗ       ПО       ОСНОВНОЙ       ДЕЯТЕЛЬНОСТИ               правовой

распорядительный документ, издаваемый руководителем учреждения в целях  решения оперативных задач в  процессе деятельности учреждения.

Приказом по основной деятельности оформляются решения руководителя, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия, финансированием, отчетностью, снабжением и др. производственными  вопросами. Они издаются, когда требуется  довести до сведения сотрудников директивные документы, поступившие из вышестоящих органов, и необходимо наметить конкретные мероприятия, а также определить ответственных лиц и сроки выполнения этих мероприятий.

Приказ вступает в силу с момента  его подписания, если иного срока не указано в тексте. Приказ могут подписать руководитель или его первый заместитель, а также некоторые должностные лица в соответствии с их обязанностями, полномочиями и компетенцией. Руководитель может издать приказ по всем вопросам своей компетенции.