Использование архивных документов

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Целью архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с потребителем услуг и каково место потребителя в структуре  объекта.

Главной задачей практики является обучение первичным навыкам архивной работы.

Задачами практики являются ознакомление с:

·   организацией работы архивного учреждения;

·   принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному

хранению;

·   способами и условиями хранения, обеспечивающими полную

сохранность документов;

·   процессом создания системы информации о содержании

документов;

· организацией всестороннего использования документальной

информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Общие сведения о предприятии

 

1. ОБЩИЕ  ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1 Отдел использования архивных документов является структурным подразделением ГКБУ «ГАПК».

1.2 Сотрудники отдела руководствуются в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, Пермского края, приказами и решениями коллегии и указаниями Федерального архивного агентства, Агентства по делам архивов Пермского края, Агентства по управлению государственными учреждениями, Уставом ГКБУ «ГАПК», приказами директора и настоящим Положением.

 

2. ОСНОВНЫЕ  ЗАДАЧИ

 

Основными задачами отдела являются:

2.1 Организация и проведение работы по информационному обеспечению пользователей, использованию и пропаганде документов архива, в том числе публикация документов на основе научной разработки архивных фондов, обеспечение высокого научного уровня документальных публикаций. Обеспечение документационно-справочного обслуживания юридических и физических лиц в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке, создание условий для работы исследователей в читальных залах архива.

2.2     Внедрение автоматизированных архивных технологий, создание и ведение баз и банков данных научно-информационного характера по профильным отделу направлениям.

2.3  Создание и совершенствование всех типов и видов архивных справочников о составе и содержании документов архивных фондов, входящих в состав системы научно-справочного аппарата.

2.4  Привлечение внебюджетных средств.

 

3. ФУНКЦИИ  ОТДЕЛА

 

В соответствии с возложенными на отдел задачами осуществляется:

3.1 Подготовка предложений к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основным направлениям развития архивного дела, перспективным, текущим планам его работы по профильным отделу направлениям, обеспечение их реализации, составление отчетов о выполнении.

3.2   Проведение работы по анализу, созданию и развитию системы научно-справочного аппарата к документам архива с учетом планов работы архива по научно-информационной деятельности и публикации документов.

3.3   Организация учета и проведение анализа эффективности научно-справочного аппарата, информационно-поисковых систем и использования документов архивного фонда.

3.4 Выполнение работ по каталогизации документов архивных фондов, ведению систематического и других каталогов.

3.5 Подготовка к изданию архивных справочников о составе и содержании документов архивных фондов, в т. ч. с использованием электронно-вычислительной техники, как самостоятельно, так и совместно с другими отделами архива, научными и другими заинтересованными учреждениями. Организация, координация и методическое обеспечение работы соисполнителей по подготовке архивных справочников, организация их обсуждения и рецензирования.

3.6 Разработка предложений по внедрению автоматизированных архивных технологий по профильным отделу направлениям, в т. ч. совместно с другими подразделениями архива, и ведение автоматизированных баз и банков данных.

3.7 Проведение консультаций работников архивов, исследователей и других потребителей документной информации о составе и содержании научно-справочного аппарата к документам, обеспечение их доступа к информационно-поисковым системам архива.

3.8 Обеспечение сохранности документов, архивных справочников, баз данных и документов в процессе их использования.

3.9 Обобщение и распространение опыта работы архива в области создания научно-справочного аппарата, использования автоматизированных архивных технологий; изучение отечественного и зарубежного опыта, внедрение его в практику работы архива.

3.10   Подготовка предложений к тематике научно-исследовательской и методической работы архива, разработка научно-исследовательских тем и подготовка методических пособий по профильным отделу направлениям, внедрение их результатов в практику работы архива.

3.11 Подготовка материалов для периодических изданий и средств массовой информации.

3.12 Организация документальных выставок (в т.ч. виртуальных), подготовка тематических подборок документов, проведение экскурсий по архиву, лекций, информирование о документах архива через средства массовой информации.

3.13 Подготовка и проведение совещаний, семинаров; организация выступлений специалистов на научных и научно-практических конференциях, совещаниях, семинарах по профильному отделу направлению.

3.14 Организация работы читальных залов архива, в установленном порядке обеспечение обслуживания работающих в них пользователей, проведение читательских конференций.

3.15 Организация копирования документов по запросам пользователей читальных залов, учет изготовленных копий.

3.16 Выполнение в установленном порядке договорных работ и оказание платных услуг учреждениям, организациям, предприятиям и гражданам, проведение лекций и семинаров по профильным отделу направлениям.

3.17 Исполнение социально-правовых и тематических запросов заявителей по документам архива; выдача в установленном порядке архивных справок, копий и выписок.

3.18 Исполнение запросов социально-правового характера, касающихся обеспечения прав и законных интересов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, проживающих за рубежом, в порядке, определенном Федеральным архивным агентством и МИД РФ, по документам государственных, муниципальных и ведомственных архивов Пермского края в установленные сроки.

3.19 Прием граждан, обратившихся в архив с запросами о подтверждении своих прав и законных интересов.

3.20 Консультация заявителей по вопросам розыска документов ликвидированных организаций и предприятий.

3.21 Участие в информационном обеспечении органов государственной власти, государственных учреждений и организаций, как в инициативном порядке, так и по их запросам.

3.22 Внедрение новых форм и методов работы по использованию документов архива, совершенствование научно-справочного аппарата к документам по личному составу.

3.23  Подготовка предложений к тематике научно-исследовательской и методической работы архива, разработка методических пособий по профильным отделу направлениям, внедрение их в практику работы архива.

3.24 Рецензирование проектов научно-методических разработок и других документов по профильным отделу направлениям.

3.25  Участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива, проведение стажировок работников архивов, студентов и учащихся, подготовка предложений к проектам программ, учебных планов и других методических материалов.

3.26 Обобщение и распространение опыта архива в области информационной работы и использования документов, изучение отечественного и зарубежного опыта по профильным отделу направлениям, внедрение его в практику работы архива.

3.27  Внесение на рассмотрение дирекции и других совещательных органов архива вопросов по профильным отделу направлениям, осуществление контроля за исполнением принятых решений.

3.28 Подготовка проектов приказов по профильным отделу направлениям.

 

4. ПРАВА

        4.1  Представлять в установленном порядке архив по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.2  Запрашивать и получать от других структурных подразделений архива материалы, необходимые для осуществления задач и функций отдела.

4.3 Организовывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.

4.4 Участвовать в работе дирекции и других совещательных органов архива.

4.5  Осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными организациями, учреждениями образования, культуры, творческими объединениями, фондами, коммерческими структурами, средствами массовой информации по вопросам информационного обеспечения и использования документов.

4.6  Вносить на рассмотрение руководства архива предложения по профильным отделу направлениям.