Использование архивных документов

Доклад зам. директора  по основной деятельности Л.В. Калининой 

 

3.3.3.5 Основная часть протокола  состоит из разделов, соответствующих  пунктам повестки дня. Текст  каждого раздела строится по  схеме: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»,  «РЕШИЛИ». Эти слова печатают  с абзаца прописными буквами. 

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер  вопроса повестки дня, после –  двоеточие. Инициалы и фамилию печатают с новой строки в родительном  падеже (слушали – кого?). Содержание выступления излагают от третьего лица единственного числа.

Основное содержание докладов и  выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к  нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления (доклада) прилагается».

Например:

1 СЛУШАЛИ:

Л.В. КАЛИНИНУ – текст  доклада прилагается.

После слова «ВЫСТУПИЛИ» ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего печатают с новой строки в именительном падеже.

Например:

ВЫСТУПИЛИ:

И.С. ГАФУРОВ – предложил  одобрить план мероприятий.

Постановление (решение)  в тексте протокола печатается полностью, при  необходимости приводятся итоги  голосования. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового  номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Например:

РЕШИЛИ:

3.2.1 Информацию принять к сведению.

3.2.2 Одобрить план мероприятий  по подготовке к конференции.

 

При необходимости указываются  ответственные исполнители (отдел  или должностное лицо), срок исполнения решения.

Содержание особого мнения записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.3.3.6 Текст краткого протокола  состоит из двух частей. Вводная  часть оформляется так же, как  в полном протоколе. Основная  часть краткого протокола включает  рассматриваемые вопросы и принятые  по ним решения.

3.3.3.7 Протокол подписывается председательствующим  на заседании и секретарем. Датой  протокола является дата заседания.

Подписи располагают, отделив от текста тремя межстрочными интервалами, от границы левого поля.

3.3.3.8 Протоколам присваиваются  порядковые номера в пределах  календарного года отдельно по  каждой группе протоколов: протоколы  заседаний дирекции, аппаратных  совещаний, экспертно-проверочной  методической комиссии.

3.3.3.9 Протоколы формируются в  дела вместе с документами,  созданными в процессе подготовки  заседания.

3.3.3.10 Копии протоколов при необходимости  рассылаются заинтересованным организациям  и должностным лицам в соответствии  с указателем рассылки; указатель  составляет и подписывает ответственный  исполнитель подразделения, готовившего  рассмотрение вопроса. Копии протоколов  заверяются печатью для документов.

Принятые решения доводятся  до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются  на соответствующем бланке и заверяются печатью.

3.3.4 Служебное письмо

3.3.4.1 Служебные письма архива  готовятся: как ответы о выполнении  поручений вышестоящих органов;  как сопроводительные письма; как  ответы на запросы различных  организаций, предприятий и частных  лиц; как инициативные письма.

3.3.4.2 Сроки подготовки ответных  писем устанавливаются резолюцией  директора архива.

Тексты ответных писем должны точно  соответствовать поручениям, зафиксированным  в резолюции директора. Сроки  подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.3.4.3 Служебные письма печатаются  на бланках для письма формата  А4 или А5.

При оформлении письма на двух и более  страницах вторая и последующие  страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны  и будут рассматриваться в  одном структурном подразделении  организации-адресата.

3.3.4.4 Текст письма излагается: от  первого лица множественного  числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); от третьего лица единственного числа («архив не возражает», «архив считает возможным»).

Текст письма, как правило, состоит  из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование  составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

3.3.4.5 Датой письма является дата  его подписания.

3.3.5 Докладная записка

Докладная записка составляется как  по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному  или устному) директора.

В докладных записках излагают факты, предложения, информируют о завершении работы, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Внутренняя докладная записка  оформляется на стандартном листе  бумаги, включает: название отдела, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок  к тексту, текст, подпись (с указанием  должности, инициалов и фамилии).

Внешняя докладная записка оформляется  на бланке и должна содержать: название вида документа, дату, индекс, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись  директора архива, инициалы и фамилию  исполнителя, номер его телефона.

3.3.6 Объяснительная записка

В объяснительной записке поясняется содержание отдельных положений  основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняются  причины какого-либо события, факта.

Объяснительная записка оформляется  на стандартном листе бумаги, включает: название отдела, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, инициалов и фамилии).

3.3.7 Справка

Справка содержит текстовую или  табличную обобщенную информацию по определенному вопросу без выводов  и предложений по ней, составляется по указанию Агентства или директора  архива.

Цифровые справки составляются в виде таблицы.

Внутренние справки (анализы, информации и т.д.) оформляются на стандартном  листе бумаги, подписываются составителем.

Внешние справки оформляются на бланке письма и подписываются директором.

Справки по документам архива оформляются  в соответствии с Правилами организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской федерации, и других архивных документов в государственных  и муниципальных архивах, музеях  и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007).

3.3.8 Акт

3.3.8.1 Акт составляется несколькими  лицами (комиссией) для подтверждения  установленного факта, события,  действия (прием-передача дел; сдача  документов на уничтожение; списание  материальных ценностей; инвентаризация  и т.д.).

3.3.8.2 Акт оформляется на общем  бланке архива с указанием  вида документа. Датой акта  является дата события, зафиксированного  в нем.

Перед текстом указывают заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об»).

Например:

«О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении».

3.3.8.3 Текст акта состоит из  двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части указывается основание для составления акта, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерии,

2-й экземпляр – инженерно-техническому  отделу,

3-й экземпляр – главному  экономисту.

Акт подписывают все лица, принимавшие  участие в его составлении.

3.3.9 Заключение

Заключение содержит мнение, вывод  по какому-либо документу.

В заголовке к тексту указывается  название документа или вопроса, на который подготовлено заключение. Датой заключения является дата его  подписания.

Заключение составляют на проект документа, представляемого на рассмотрение экспертно-проверочной  методической комиссии архива, на описи  постоянного хранения и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

5 ОХРАНА  ТРУДА. ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ

Наряду с настоящими Специальными правилами в целях обеспечения  пожарной безопасности архивов (в том  числе определение противопожарных  расстояний, объемно-планировочных  и конструктивных решений, категорирование  по взрывопожарной и пожарной опасности, обеспечение системами пожарной безопасности зданий и помещений) следует  также руководствоваться техническими регламентами, стандартами, нормами  и правилами пожарной безопасности, строительными нормами и правилами  и иными документами, содержащими  требования пожарной безопасности, а  также технической документацией  изготовителей (поставщиков) веществ  и материалов, изделий и оборудования, содержащей показатели их пожарной опасности  и меры пожарной безопасности при  обращении с ними.

1. Пожарная безопасность архива должна обеспечиваться системами предотвращения пожара и противопожарной защиты, в том числе организационно-техническими мероприятиями.

2.  Создание, организация работы и расчет численности объектовых подразделений пожарной охраны определяются в соответствии с Федеральным законом от 21.12.1994 № 69-ФЗ "О пожарной безопасности".