Использование архивных документов

Например:

Директор     Подпись          Расшифровка подписи

 

Зам. директора     Подпись          Расшифровка подписи

 

Главный бухгалтер   Подпись          Расшифровка подписи

При подписании документа несколькими  лицами равных должностей (например: начальниками отделов) их подписи располагают  на одном уровне.

Документы коллегиальных органов  подписываются председателем и  секретарем.

Например:

Председатель    Подпись          Расшифровка подписи

 

Секретарь     Подпись          Расшифровка подписи

 

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе  комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии  Подпись                Расшифровка подписи

 

Члены комиссии    Подпись     Расшифровка подписи

    Подпись           Расшифровка подписи

Подпись         Расшифровка подписи

Если должностное лицо, подпись  которого указана на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает  лицо, исполняющее его обязанности  или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая  должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления «и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать  документы с предлогом «за» или  проставлением косой черты перед  наименованием должности.

3.2.13 Согласование проекта документа  с Агентством или организациями,  интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется  соответствующим грифом. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым  согласовывается документ (включая  наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

 

Руководитель Агентства  по делам архивов Пермского края

__Подпись__ С.Г. Сычев

дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол заседания  ЭПМК

Агентства по делам архивов  Пермского края

от __________ № _______

 

Гриф согласования располагается  ниже реквизита «Подпись» в левом  нижнем поле документа. Гриф согласования может располагаться на отдельном  «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе  делается отметка «Лист согласования прилагается».

3.2.14 Виза согласования документа.  Согласование проекта документа  проводится при необходимости  оценки обоснованности документа,  соответствия его правовым актам  и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа  оформляется визой на документе (внутреннее согласование).

Представляемые на подпись документы  визируются исполнителем (ответственным  исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам архива, ими должны быть завизированы.

Виза включает в себя должность  визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

На документах, подлинники которых  остаются в архиве, визы проставляют  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа (проект плана, отчеты, письма и др.); проекты приказов, решений, постановлений  визируются на первом экземпляре на оборотной  стороне первого листа документа.

На документах, подлинники которых  отправляются из архива, визы проставляют  в нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

При наличии замечаний к документу  визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Зам. директора по основной деятельности

Подпись               Л.В. Калинина

Дата 

Замечания и дополнения к проекту  документа излагают на отдельном  листе, подписывают и прилагают  к документу.

3.2.15 Оттиск печати. В делопроизводстве  архива применяются печати с  изображением Государственного  герба Российской Федерации (на  копии подлинников документов, подтверждающих  имущественные права граждан,  проставляется  рельефная гербовая  печать), с изображением герба  Пермского края, своим наименованием  (для документов и др.).

Оттиск гербовой печати ставится на документах, требующих особого удостоверения  их подлинности (приложение № 5). Оттиск печати для документов ставится на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, на пропусках для работы в читальном зале. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

На документах финансового характера  печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это  место нанесения печати обозначается символом М.П. без захвата наименования должности и подписи.

3.2.16 Отметка о заверении копии  документа. При заверении соответствия  копии документа подлиннику ниже  реквизита «Подпись» проставляют  заверительную надпись: «Верно»,  должность лица, заверившего копию,  личную подпись, расшифровку подписи,  дату заверения.

Например:

Верно

Гл. специалист АУП        Подпись                  О.П. Першина

Дата  

 

 

Копии документов, направляемых в  правоохранительные органы, заверяют гербовой печатью архива.

Копии архивных документов оформляют  в соответствии с Правилами организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской федерации, и других архивных документов в государственных  и муниципальных архивах, музеях  и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее – Правила) (М., 2007).

3.2.17 Отметка об исполнителе включает  в себя инициалы, фамилию исполнителя  документа и номер его телефона, проставляется в левом нижнем  углу лицевой или оборотной  стороны последнего листа подлинника  документа. 

Например:

И.В. Демина

262 36 21

3.2.18 Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело  включает в себя следующие  данные: ссылку на дату и номер  документа, свидетельствующего о  его исполнении или, при отсутствии  такого документа, краткие сведения  об исполнении; слово «В дело»;  номер дела, в котором будет  храниться документ.

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело подписывается  и датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.2.19 Отметка о поступлении документа  в архив содержит очередной  порядковый номер и дату поступления  документа, проставляется в виде  штампа на нижнем поле лицевой  стороны первого листа документа  справа или на его обороте.

3.2.20 Идентификатор электронной  копии документа (отметка) проставляется  в левом нижнем углу каждой  страницы документа и содержит  наименование файла на машинном  носителе, дату и другие поисковые  данные.

 

3. Подготовка и оформление отдельных видов документов

 

3.3.1 Приказ

3.3.1.1 Приказом оформляются решения  нормативного характера, а также  по оперативным, организационным,  кадровым и другим вопросам  внутренней работы архива.

3.3.1.2 Проекты приказов готовят  и вносят отделы на основании  поручений директора архива, его  заместителя, либо в инициативном  порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовят заместитель директора  по основной деятельности, работник бухгалтерии  на основании соответствующих представлений  и поручений директора архива.

3.3.1.3 Обеспечение качественной  подготовки проектов приказов  и их согласование с заинтересованными  сторонами возлагается на руководителей  подразделений, которые готовят  и вносят проект.

3.3.1.4 Проекты приказов и приложения  к ним визируются исполнителем  и руководителем подразделения,  внесшим проект, руководителями  подразделений, которым в проекте  предусматриваются задания и  поручения. Возражения по проекту  приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая  прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в  проект приказа вносятся изменения  принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые директору  на подпись, визируются заместителями  директора в соответствии с распределением обязанностей.

3.3.1.5 Проект приказа печатается  на бланке приказа. Датой приказа  является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым  способом, номер состоит из знака  «№» и порядкового номера приказа.

3.3.1.6 Заголовок должен кратко  и точно отражать содержание  текста приказа. Точка в конце  заголовка не ставится. Заголовок  печатается полужирным шрифтом  через 1 межстрочный интервал.

3.3.1.7 Приказы нумеруются порядковой  нумерацией в пределах календарного  года; приказы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным  вопросам нумеруются отдельно.

3.3.1.8 Копии приказов или их  размноженные экземпляры заверяют  печатью для документов и направляют  исполнителям.