Использование архивных документов

3.3.1.9 Текст отделяется от заголовка  2-3 межстрочными интервалами и  печатается шрифтом размером  № 14 через 1,5 интервала от левой  границы текстового поля и  выравнивается по левой и правой  границам текстового поля. Первая  строка абзаца начинается на  расстоянии 1,25 см. от левой границы  текстового поля.

3.3.1.10 Приказами по основной деятельности  оформляются решения директора  архива, связанные с организацией  работы архива или его отделов,  а также когда требуется довести  до сведения директивные документы,  поступившие из вышестоящих органов,  учреждений и организаций (приложение №6).

3.3.1.11 Вновь издаваемый приказ  должен быть согласован с ранее  изданными приказами по тем  же вопросам. Если приказ изменяет, отменяет ранее изданный по  этому вопросу приказ или какой-либо  пункт приказа, об этом указывается  в тексте. Текст пункта должен  начинаться словами «Признать  утратившим силу …» и содержать  ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием  его даты, номера и заголовка.

Например:

«Признать утратившим силу приказ от 31.08.2010 № 107 «О составе  экспертно-проверочной  методической комиссии и распределении  обязанностей между экспертами».

3.3.1.12 Приказы, являющиеся дополнением  к ранее изданным, должны иметь  в тексте оговорку, например: «В дополнение к приказу от _____ № ___ (наименование ранее изданного приказа – заголовок)».

3.3.1.13 Текст приказа состоит из  двух частей: констатирующей (преамбулы)  и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания  приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Например:

Во исполнение приказа  руководителя Агентства по делам  архивов Пермского края

 от _______  № ____ «О  подготовке к конференции» …

Преамбула в проектах приказов завершается словом П Р И К А З Ы В А Ю, которое печатается в разрядку.

Если предписываемое действие не нуждается  в разъяснении, констатирующая часть  может не составляться

3.3.1.14 Распорядительная часть должна  содержать перечисление предписываемых  действий с указанием исполнителя  каждого действия и сроков  исполнения. Распорядительная часть  может делиться на пункты и  подпункты, которые нумеруются  арабскими цифрами. Действия однородного  характера могут быть перечислены  в одном пункте. В качестве  исполнителей указываются структурные  подразделения или конкретные  должностные лица. В том случае, если действие предполагает конкретного  исполнителя, соответствующий пункт  документа должен начинаться  с указания должности и фамилии  исполнителя (инициалы в тексте  ставятся после фамилии) в дательном  падеже. Предписываемое действие  формулируется в тексте приказа  глаголом в неопределенной форме  («осуществить»; «обеспечить»; «подготовить»). Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, например: «Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора, гл. хранителя фондов  Хомякову Н.В.»

3.3.1.15 Приказ подписывает директор  архива, а в его отсутствие  лицо, его замещающее.

3.3.1.16 Приказ вступает в силу  с момента его подписания и  регистрации (если иного срока  не указано в тексте).

3.3.1.17 Приказы по личному составу,  по административно-хозяйственным  вопросам издаются и регистрируются  отдельно от приказов по основной  деятельности.

3.3.1.18 В выписке из приказа  берется только та распорядительная  часть текста, которая нужна для  практической работы. Констатирующая  часть текста воспроизводится  полностью в случае необходимости.  Выписка из приказа подписывается  директором, а в его отсутствие  – заместителем директора, имеющим  право подписи.

Выписка из приказа содержит те же реквизиты, что и приказ, но на месте  названия вида документа проставляется (пишется) – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА.

3.3.2 Положение, правила, инструкция

3.3.2.1 В положении устанавливаются  системно связанные между собой  правила по вопросам, отнесенным  к компетенции архива.

В правилах устанавливаются нормы  и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления  какой-либо деятельности или порядок  применения положений законодательных  и  иных нормативных актов.

3.3.2.2 Текст проекта положения  (правил, инструкции) печатается на  общем бланке архива. Если проект  положения (правил, инструкции) утверждается  распорядительным документом, то  положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе  бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного  или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

3.3.2.3 Заголовок к тексту положения  (правил, инструкции) отвечает на  вопрос "О чем?", например: «Инструкция о мерах пожарной безопасности»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?", например: «Должностная инструкция ведущего специалиста отдела обеспечения сохранности и государственного централизованного учета документов».

3.3.2.4 Констатирующей частью положения  (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором  указываются основания разработки, основное назначение нормативного  акта и сфера его распространения,  ответственность за нарушение  установленных правил и технологий.

3.3.2.5 Основной текст положения  (правил, инструкции) может делиться  на главы, пункты и подпункты.  Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация  пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

3.3.3 Протокол

3.3.3.1 Протокол составляется на  основании записей, произведенных  во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов  и выступлений, справок, проектов  решений и др.

3.3.3.2 В архиве протоколы могут  издаваться в полной или краткой  форме

3.3.3.3 Протокол печатается на  бланке протокола размером шрифта  № 14 и имеет следующие реквизиты:

• наименование документа – слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 17, выравнивается по центру;
• дата и номер протокола – дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера протокола (может включать буквенные индексы);
• вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами

Например:

П Р О Т О К О  Л

 заседания дирекции

3.3.3.4 Текст полного протокола  состоит из двух частей: вводной  и основной.

Во вводной части протокола  после заголовка указываются  инициалы и фамилии председательствующего (председателя) заседания и секретаря.

Слово «Присутствовали» печатается с  новой строки от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова  ставится двоеточие и перечисляются  должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Должности  постоянных членов совещательных органов  не указывают. При необходимости  указывают должности, инициалы и  фамилии приглашенных на заседание. Перечисление присутствующих оформляют  во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой  дня – перечень рассматриваемых  вопросов, перечисленных в порядке  их значимости с указанием должности, инициалов и фамилии докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и  его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы  левого поля.

Например:

1. О плане мероприятий  по подготовке к конференции.