Использование архивных документов

t;line-height:18pt">3.   Работник архива при обнаружении нарушений правил пожарной безопасности обязан проинформировать об этом руководство архива, а также принять возможные меры к устранению указанных нарушений.

4.   Ответственными за обеспечение пожарной безопасности архива и его подразделений, организацию и обеспечение обучения работников архива в соответствии с законодательством Российской Федерации являются их руководители.

5.     Работники архива, включая руководителей, допускаются к работе только после прохождения обучения мерам пожарной безопасности.

6. В каждом архиве издается приказ об установлении противопожарного режима с приложением инструкции о мерах пожарной безопасности.

ОХРАННЫЙ  РЕЖИМ

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической  укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста (ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового  и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых  хранятся секретные архивные документы  и проводятся работы с ними, установлены  нормативными правовыми документами  по обеспечению режима секретности  в Российской Федерации.

Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных  и иных нормативных правовых актов  Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном  порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим  органом внутренних дел Российской Федерации.

Охрана архива осуществляется на основании  договора между архивом и соответствующим  подразделением охраны, в котором  предусматриваются обязательства  сторон по охране архива, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, предусматривающих, в том числе  досмотровые мероприятия. Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, применяемые  инженерно-технические средства, вид, условия охраны и дислокация постов определяются условиями договора. исходя из принципов надежности и экономической  обоснованности тарифов, а также  с учетом положений межведомственного  акта обследования архива и требований нормативных правовых актов МВД  России.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также  материальные ценности, аварийные и  запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного  поста охраны.

Опечатыванию подлежат металлические  шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и  научно-справочный аппарат, если они  находятся в неопечатываемых  помещениях.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями  с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными  замками повышенной секретности.

Все экземпляры ключей (за исключением  относящихся к помещениям, на которые  распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в  журнале регистрации ключей к  замкам помещений архива, ведение  которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное  лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются  ключи от каждого из помещений, с  распиской работника в получении  экземпляра ключа.

Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых  постоянно находится в службе охраны архива.

Порядок хранения ключей в рабочее  и нерабочее время, получения  ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается  инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.

Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи  от архивохранилища в рабочее  время находятся у заведующего  архивохранилищем или лица, его замещающего.

В архивохранилище имеют право  доступа заведующий и работники  данного архивохранилища, а также  руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в  архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту  охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище  только в сопровождении заведующего  архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище  в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства  архива и в сопровождении заведующего  архивохранилищем или лица, его замещающего. Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Пройдя  архивную практику в  ГКБУ «ГАПК», мною была изучена работа данного местного архива, я ознакомилась с основными направлениями архива, изучила характер взаимодействия архива с потребителями услуг, а также место потребителя в структуре архива: существует взаимосвязь между архивом и потребителями услуг.

Главная же задача данной практики была мной выполнена: я получила первичные навыки архивной работы: комплектование архива; требование к оформлению дел; экспертиза ценностей; непосредственное хранение архивных документов, а также с организацией всестороннего использования документальной информации.

Проходя архивную практику, принимала и обрабатывала запросы граждан города, составляла внутренние описи дел, искала необходимую информацию в соответствии с правилами поиска документальной информации.

В ходе архивной практики я ознакомилась с организацией работы архивного учреждения; принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению; способами и  условиями хранения, обеспечивающими  полную сохранность документов; процессом  создания системы информации о содержании документов; организацией всестороннего  использования документальной информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. ГОСТ Р. 51141 - 98. - М., 2007.

 

2. Основные  правила работы государственных  архивов Российской Федерации. - М., 2002.

 

3. Основные  правила работы архивов организаций. - М., 2003.

 

4. Путеводитель. Т. 6. Перечень фондов Государственного  архива Российской Федерации  и научно-справочный аппарат к  документам архива. - М., 2005.

 

5. Сборник  законодательных и нормативно-правовых  актов об архивном деле. - М., 2004.

6. Федеральный  закон. «Основы законодательства  РФ об Архивном фонде РФ  и архивах» от 07.07.1993 г.

 

7. www.arhive.perm.ru

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1  

 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ КРАЕВОЕ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  АРХИВ

ПЕРМСКОГО КРАЯ»

 

Студенческая  ул., д.36, Пермь, 614070

тел.(342)282-58-50, факс (342)262-39-53

E-mail: hisarchive@archive.ru

ОКПО 03493078 ОГРН 1025900518005

ИНН/КПП 5906002327/590201001

 

_________________№____________

 

На № _____________от___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма бланка письма

Приложение № 2

 

 

 

 

 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ КРАЕВОЕ 

  БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

 

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

       ПЕРМСКОГО  КРАЯ»

 

    ___________№__________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма общего бланка

Приложение  № 3

 

 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ КРАЕВОЕ

   БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

 

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

           ПЕРМСКОГО КРАЯ»

 

                 П Р О Т О К О Л

         __________ № _________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма бланка конкретного вида документа

Приложение  № 4

 

Примерный перечень документов, подлежащих

утверждению директором архива

 

АКТЫ – проверок и ревизий; экспертизы; передачи дел; о выделении к уничтожению  и т.д.

ГРАФИК ОТПУСКОВ;

ИНСТРУКЦИИ (ПРАВИЛА) – должностные; по делопроизводству; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.

ОТЧЕТЫ – о производственной деятельности; командировках; научно-исследовательских  работах и т.д.

ПЛАНЫ – производственные; работы коллегиальных органов архива и  т.д.

ПОЛОЖЕНИЯ – о структурных подразделениях архива и т.д.

ПРОГРАММЫ – проведения работ и  мероприятий; командировок и т.д.

ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  № 5

 

 

 

Примерный перечень документов, на которые

ставится  гербовая печать

 

АКТЫ – проверок и ревизий; списания; о выделении дел к уничтожению, выдачи во временное пользование, выполненных  работ, приема-передачи документов на хранение и т.д.

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА;

АРХИВНАЯ СПРАВКА;

АРХИВНАЯ КОПИЯ;

БЮДЖЕТНАЯ И НАЛОГОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ;

ДОВЕРЕННОСТИ – на получение  товарно-материальных ценностей; ведение  дел в арбитраже и т.д.

ДОГОВОРЫ – о материальной ответственности; научно-техническом сотрудничестве;  производстве работ; приеме документов на хранение; научно-технической обработке  документов; трудовые и т.д.

ЗАЯВКИ НА ОПЛАТУ РАСХОДОВ;

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ;

ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

СМЕТЫ расходов;

СОГЛАШЕНИЯ;

СПРАВКИ – о начисленной и  выплаченной зарплате и т.д.;

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ;

УДОСТОВЕРЕНИЯ