Использование архивных документов

Автоматизированная технология документирования и организации работы с документами  должна отвечать положениям Инструкции.

1.5 Методическое  руководство организацией делопроизводства  и контроль за соблюдением  требований Инструкции в структурных  подразделениях архива осуществляются  работником, ответственным за делопроизводство  и архив.

1.6 Требования  Инструкции обязательны для работников  всех  структурных подразделений  архива.

1.7 Начальники  отделов несут персональную ответственность  за выполнение положений Инструкции, организацию и состояние делопроизводства, сохранность находящихся в отделах  служебных документов.

1.8 Работники  архива обязаны оформлять документы   в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкции.

1.9 При  временном отсутствии работника  (отпуск, командировка), увольнении  или перемещении, имеющиеся у  него на исполнении документы,  по указанию директора архива  или начальника отдела передаются  другому работнику с обязательной  отметкой о передаче  в регистрационной  карточке у ведущего специалиста  административно-управленческого персонала.

1.10 Вновь  принятые работники должны изучить  Инструкцию и соблюдать ее  требования.

1.11 Передача  служебных документов и их  копий сотрудникам сторонних  организаций осуществляется с  разрешения директора архива  или его заместителей.

1.12 Использование  архивных документов осуществляется  в соответствии с Правилами  организации хранения, комплектования, учета и использования документов  Архивного фонда Российской Федерации,  и других архивных документов  в государственных и муниципальных  архивах, музеях и библиотеках,

организациях  Российской академии наук (М., 2007).

1.13 Инструкция  по ведению делопроизводства  в государственном краевом бюджетном  учреждении «Государственный архив  Пермского края» рассматривается  на ЭПМК архива, утверждается  и вводится в действие приказом  директора архива.

2 СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

 

2.1 Деятельность архива обеспечивается  комплексом управленческих документов, составляющих документационную  базу архива. Состав документационной  базы определяется компетенцией  и функциями архива, порядком  разрешения вопросов, объемом и  характером взаимосвязей между  архивом и Агентством, Агентством  по управлению государственными  учреждениями, сторонними организациями,  частными лицами.

2.2 Директор  архива издает приказы. 

2.3 Ход  обсуждения вопросов и решения,  принимаемые на заседаниях коллегиальных  органов (дирекция, аппаратное совещание  при директоре архива, ЭПМК), собраниях,  фиксируются в протоколах.

2.4 Установление  отношений архива с деловыми  партнерами и их регулирование  оформляется в виде договоров  и соглашений.

2.5 Осуществление  оперативных связей с Агентством, учреждениями, организациями и предприятиями,  гражданами документируется перепиской.

2.6. С  помощью средств электрической  связи архив осуществляет передачу  телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных документов.

2.7 Архив,  в соответствии с Уставом, создает  также следующие документы: годовые  планы и отчеты о работе  архива и его отделов, планы  основных мероприятий, информации  о выполнении основных плановых  показателей, положения об отделах,  должностные инструкции работников  архива и т.д.   

3 ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 

3.1. Бланки  документов

 

3.1.1 Документы архива должны  оформляться на угловых бланках  и иметь установленный комплекс  обязательных реквизитов и порядок  их расположения в соответствии  с ГОСТ 6.30 – 2003. В архиве применяются  следующие бланки: для письма (приложение № 1), общий бланк (приложение № 2), бланк конкретного вида документа (приложение № 3) (для оформления приказа, протокола заседания дирекции, экспертно-проверочной методической комиссии и аппаратных совещаний и т.д.).

Бланки документов изготавливаются  на стандартных листах бумаги форматов А 4 (210 на 297 мм), А5 (148 на 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь  поля:

20 мм (и более) – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

3.1.2 Бланки документов должны  использоваться строго по назначению  и без соответствующего разрешения  не могут передаваться другим  организациям и лицам. 

 

 

 

 

 

 

3.2 Оформление реквизитов документов

 

При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты оформляются  в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3.2.1 Наименование вида документа  должно соответствовать компетенции  архива, содержанию документируемого  управленческого действия.

3.2.2 Датой документа является  дата его подписания (распорядительные  документы, письма) или утверждения  (регламент, план, инструкция, положение,  отчет), для протокола – дата  заседания (принятия решения), для  акта – дата события. Дата  документа проставляется должностным  лицом, подписывающим или утверждающим  документ. При подготовке проекта  документа печатается только  обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и  подписываться.

Документы вступают в силу с момента  их подписания (или утверждения), если в тексте не предусмотрена другая дата.

Дату документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц  оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год –  четырьмя арабскими цифрами.

Например: 05.03.2011.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 марта 2011 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2011.03.05.

При ссылке в тексте на правовой акт  или иной нормативный документ дата оформляется следующим образом: «Приказ Федерального архивного  агентства от 08.02.2011 № 112».

3.2.3 Регистрационный номер документа  состоит из его порядкового  номера, который можно дополнить  индексом дела по сводной номенклатуре  дел архива, в котором будет  находиться документ.

На поступающих в архив письмах, заявлениях граждан (социально-правовые запросы) проставляется порядковый номер в данной литере и первая буква фамилии заявителя.

Например:  65-В.

3.2.4 Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает  в себя регистрационный номер  и дату документа, на который  должен быть дан ответ.

3.2.5 Документы архива адресуют  другим учреждениям или организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным или физическим  лицам.

Реквизит «Адресат» располагается  в правом верхнем углу документа.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без  указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Государственное краевое  бюджетное учреждение «Государственный архив Пермского края»

Отдел  использования  архивных документов

 

При направлении документа конкретному  должностному лицу наименование организации  указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.

Например:

Государственное краевое  бюджетное учреждение «Государственный архив Пермского края»

Начальнику отдела архивных технологий

Р.П. Филиппову

 

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав должности адресата.

Например:

Директору ГОУ НПО 

«Профессиональное училище  № 80» 

Л.Г.Полыгаловой

Если документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их следует  указывать обобщенно.

Например:

Администрации районов

г. Перми

В состав реквизита «Адресат» может  входить почтовый адрес. Элементы почтового  адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами  оказания услуг почтовой связи.

При адресовании документа в  организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Допускается  центрировать все строчки реквизита  «Адресат» по отношению к самой  длинной строке.

Например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому  лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Маюновой В.А.

ул. Ленина, д. 94, кв. 50,

Кемерово, 650036

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому  лицу – после нее.

Документ не должен содержать более  четырех адресатов. Слово «Копия»  перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывают. При большем числе адресатов  составляют список рассылки документа.