Использование архивных документов

3.2.6 На документах, подлежащих утверждению,  гриф утверждения проставляется  справа на верхнем поле первого  листа документа.

Документы утверждаются директором архива (приложение № 4) или его заместителем, имеющим право подписи.

При утверждении документа должностным  лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего  документ, его подписи, инициалов, фамилии  и даты утверждения.

Например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор архива

__Подпись__ Н.П.Лобанова

14.04.2012

Допускается в реквизите «Гриф  утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной  строки.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор архива

__Подпись__ Н.П.Лобанова

                   14.04.2012

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

приказом директора  архива

от 14.04.2012 № 26

3.2.7 В состав резолюции входят  следующие элементы: фамилия и  инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Резолюция помещается на самом документе  в правой верхней части ниже адресата или на любом свободном месте.

Например:

Бояршинову В.Г.

Прошу подготовить проект

доклада на конференцию  к 19.11.2012

Подпись

Дата

В случае, когда поручение дается нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые  сроки исполнения, в резолюции  указываются исполнитель, подпись  автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием  регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.2.8 Заголовок к тексту документа  должен быть кратким, точно  передавать содержание документа.  Заголовок должен быть согласован  с наименованием вида документа. 

Например:

ПРИКАЗ (о чем ?) об изменении  штатного расписания;

ПРОТОКОЛ (чего ?) заседания  дирекции

Если в документе отражено несколько  вопросов, то заголовок может формулироваться  обобщенно. К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5, заголовок  может не составляться.

Заголовок составляется лицом, готовящим  проект документа.

3.2.9 Отметку о контроле за  исполнением документа обозначают  буквой «К» или  словом  «Контроль»  в правом верхнем поле документа.

3.2.10 Текст документа оформляют  в виде анкеты, таблицы, связного  текста или в виде соединения  этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с  глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «были», «находились» и т.д.).

Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы  таблицы должны быть пронумерованы  и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Если в документе приведена не одна, а несколько таблиц, то их нумеруют и слово «таблица» не пишут.

Табличные тексты применяются в  плановых и отчетных документах архива, различных статистических и сводных  справках и т.д.

Связный текст, как правило, состоит  из двух частей. В первой части указываются  причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст  может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения). В  тексте документа, подготовленного  на основании или во исполнение ранее  изданного документа, указывают  его реквизиты: наименование документа  и организации – автора, дату, регистрационный номер, заголовок  к тексту.

Например:

«На основании приказа  руководителя Агентства по делам  архивов Пермского края от ____  № ___ «О проведении комплексной проверки».

 

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.д., его можно  разбить на разделы, пункты, которые  нумеруют арабскими цифрами.

В приказах, а также в документах, адресованных директору архива или  руководителю Агентства (заявление, докладная  записка) текст излагают от первого  лица единственного числа («приказываю», «прошу», «предлагаю», «докладываю»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).

Содержание выступления излагают от третьего лица единственного числа («представил», «обосновал», «рекомендовал» и т.д.).

В документах, устанавливающих права  и обязанности (положения, должностные  инструкции и др.), а также содержащих описание и оценку фактов (акт проведения инвентаризации и др.), используют форму  изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («осуществляет»; «руководствуется»; «обеспечивают»; «разрабатывают» и т.д.).

В письмах используют формы изложения  текста от первого лица множественного («направляем», «просим выслать») или единственного числа («считаю необходимым», «прошу проинформировать»), от третьего лица единственного числа («руководство архива считает»).

3.2.11 Отметка о наличии приложения  размещается на документе после  основного текста (через 2-4 интервала), выше реквизита «Подпись». Листы  приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Слово «Приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают  его наименование, число листов и  число экземпляров; при наличии  нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:  1. Методика составления описей дел и документов  на 15 л. в 1 экз.

2. Инструкция о мерах  пожарной безопасности на 20 л.  в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается  другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива  от 10.08.2011 № 186 и  приложение к нему,           всего на 4 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе  адреса, то отметку о его наличии  оформляют следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 2 экз. только во второй адрес.

В приложении к распорядительному  документу (приказы, инструкции,  решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут «Приложение № …» с указанием наименования распорядительного  документа, его даты и регистрационного номера.

Например:

Приложение № 2

к приказу директора  архива

от 11.02.2012   № 14

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ  № …» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и  регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора  архива

от 11.02.2012   № 14

 

В распорядительных документах (приказах, решениях) сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Например:

«Разработать и представить  на утверждение график отпусков работников архива по форме, указанной в приложении».

При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется  порядковый номер.

Например: приложение № 1; приложение № 2 и т.д.

3.2.12 Документы, направляемые в  вышестоящие органы, другим организациям, гражданам подписываются директором  архива или, по его поручению,  заместителями директора. Подпись  отделяется от текста 3 межстрочными  интервалами. В состав реквизита  «Подпись» входят: наименование  должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен  не на бланке архива), личная  подпись и ее расшифровка (инициалы  и фамилия).

Наименование должности печатают от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируют относительно самой длинной строки.

Расшифровку подписи располагают  на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Например:

Зам. директора по основной

  деятельности    Подпись        Л.В. Калинина

При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.