Кадровое делпроизводство

В трудовом договоре могут  предусматриваться условия о  неразглашении охраняемой законом  тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника  отработать после обучения не менее  установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств  работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника  по сравнению с ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Трудовые договоры могут  заключаться (ст. 58 ТК РФ):

• на неопределенный срок;
• на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются  срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для  заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым Кодексом и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор  заключается в тех случаях, когда  трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей  работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено настоящим  Кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор  считается заключенным на неопределенный срок.

В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с  истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения  трудового договора, трудовой договор  считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор относится  к документам длительного срока  хранения (75 лет), после увольнения работника  он должен быть передан на архивное хранение, трудовые договоры могут  подшиваться в дело «Трудовые  договоры» и располагаться в  нем по номерам. Если в организации  ведутся личные дела на работников, договор может быть подшит в личное дело.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу ( Приложение 1) заполняется на основе предъявленных документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета и др.) по унифицированной форме № Т-1, если оформление производится индивидуально, или по форме № Т-1а в случае одновременного оформления нескольких работников.

Указанные формы применяются  для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Составляется специалистом отдела кадров или другим лицом, ответственным за прием на работу.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание  при приеме на работу, а также  условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем  организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии  открывается лицевой счет на каждого  работника.

1.3 Трудовая книжка

Трудовая книжка  является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Трудовая книжка не предъявляется лишь при оформлении на работу по совместительству и по трудовому соглашению (договору подряда). Лица, поступающие на работу впервые, обязаны предоставить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.

В настоящее время в  Российской Федерации параллельно  действуют трудовые книжки двух образцов – старого (советского) и нового, ведение, учет и хранение которых  осуществляется в соответствии с  Правилами, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации  от 16 апреля 2003г. № 225 «О трудовых книжках».

Заполнение трудовых книжек производится на языке республики, автономной области, на территории которых  расположено данное предприятие, организация, и на официальном (русском) языке  Российской Федерации.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией организации в присутствии работника  не позднее недельного срока со дня  приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
• сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
• сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т.п.);
• сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о  выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку в личной карточке по форме № Т-2.

 

1.4 Личное дело и личная карточка  ф. Т-2

Основным документом по учету  персонала предприятия является личная карточка ( Приложение 2), которая оформляется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Карточка заполняется в одном экземпляре рукописным или машинописным способом без ошибок и исправлений после издания приказа о приеме сотрудника на работу. Личная карточка имеет типовую межотраслевую форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и обязательны для применения всеми организациями и учреждениями независимо от форм собственности и организационно-правовой формы, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации. Личная карточка заполняется специалистом отдела кадров на основании следующих документов: паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. Все записи оформляются полностью без сокращений. Заполнять личную карточку со слов самого работника запрещается.

В личной карточке указывают  коды, которые проставляются в  соответствии с Общероссийским классификатором  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПРД); Общероссийским классификатором информации о населении (ОКИН); Общероссийским классификатором  объектов административно-территориального деления (ОКАТО); Общероссийским классификатором  специальностей по образованию (ОКСО).

В разделе «Общие сведения»  указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер  и серия паспорта, кем и когда  выдан, домашний адрес; вносятся данные об общем и непрерывном стаже  работы, который рассчитывается на основании записей в трудовой книжке; указывается состояние в  браке и состав семьи.

При заполнении раздела «Сведения  о воинском учете» берутся данные из военного билета работника.

В разделе «Прием на работу и переводы на другую работу» отражают переводы работника внутри учреждения, также вносятся сведения о прохождении  аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке.

В разделе «Отпуск» указывают  вид предоставленного отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы), даты начала и окончания и  основание для предоставления отпуска.

Также имеется раздел о  социальных льготах, на которые работник имеет право в соответствии с  законодательством.

Заключительным разделом является «Основание увольнения», в  котором указывается дата увольнения, номер приказа по личному составу.

Личную карточку подписывает  специалист отдела кадров с расшифровкой подписи. Также карточку подписывает  сотрудник, на которого она заполнена.

Все последующие изменения  в анкетно-биографических и учетных данных работников должны своевременно отражаться в личной карточке.

Личные карточки сотрудников  хранятся в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий сотрудников. Карточки уволенных сотрудников  хранятся в течение одного года отдельно от карточек работающих, после чего передаются на хранение в архив. Их формируют в самостоятельное  дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий), нумеруют и составляют внутреннюю опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет – согласно «Перечню документов с указанием сроков хранения».   

Особого внимания требует  ведение личных дел.

Личное  дело –  совокупность  документов,   содержащих   необходимые  сведения о работнике и его  трудовом стаже.  Первоначально в  личное  дело  помещаются  документы,  оформленные  при приеме на работу. В процессе  трудовой  деятельности  работника  его   личное дело может  пополняться другими документами, свидетельствующими  об  изменении  его образования, семейного положения  и др.

Каждое личное дело формируется  в отдельной папке.  Оформление  обложки включает: № дела, фамилию, имя,  отчество  работника,  дату  поступления  на работу. За правильное оформление личных дел несут  ответственность  работники, ведущие кадровую документацию.

Для  удобства  ведения  личного  дела  и  справочной   работы   можно рекомендовать  документы, включаемые в дело в следующей  последовательности:

• внутренняя опись документов дела;
• дополнение к анкете;
• заявление о приеме на работу;
• анкета с фотокарточкой;
• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу (копия);
• документы об образовании (копия);
• характеристики или рекомендательные письма.

В  процессе  трудовой  деятельности  работника  в  его   дело   могут добавляться  документы,  подтверждающие   изменение   анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС,  аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Изменения  в  служебном  положении  фиксируются  в  дополнении  к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату  приказа,  копии  приказов о переводе по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению  справки  учебных  заведений  о  предоставлении учебного отпуска, справки  с места жительства, о состоянии  здоровья.

На документы личного  дела составляется внутренняя опись.

Каждый  документ  личного  дела  заносится  в  опись  отдельно.  Опись составляется и подписывается  работником, ведущим  кадровую  документацию,  с указанием даты формирования  личного  дела.  Начальной  датой  личного  дела является дата заявления  о приеме на работу, а конечной –  дата увольнения.

Личное дело ведется в  одном экземпляре.

Работник,  ответственный  за  ведение  кадровой  документации,  обязан своевременно:

• вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника,  биографических  данных,  семейном  положении,  месте жительства и т.п.;

• приобщать к делу полученные документы.

Основанием  для  внесения  изменений  и  дополнений  в  личное   дело  является:

• о служебном положении – приказ руководителя организации о переводе;
• об образовании – документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);
• об изменении  фамилии, имени, отчества – приказ по личному составу изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы  личного  дела  изменений  и  дополнений  со  слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов  из  личного  дела  может  быть  проведено  лишь  с разрешения руководства организации. Вместо изъятого  документа  вкладывается справка,  подписанная  работником,   ответственным   за   ведение   кадровой документации, с указанием, с какой целью  и по  чьему  распоряжению  документ изъят, кому передан.

При  увольнении  работника  в  личное  дело  помещается  заявление  об увольнении и копия  приказа об увольнении.

Личные дела учитываются  в журнале учета личных дел,  который  является основным  учетным   документом. При  увольнении  работника  номер его дела используется для  личного дела вновь принятого  сотрудника.

 На лицевой стороне обложки  личного дела и в личной  карточке  Т-2 проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

 Раз в год проводится  проверка наличия и состояния  личных  дел,  о  чем составляется  соответствующий акт.

 Личное дело может  быть выдано  во  временное   пользование  по  запросу государственных   органов  сроком  до  15  суток   с  разрешения   руководства  организации.

Выдача  личного  дела  во  временное  пользование  осуществляется  по контрольной  карточке,  которая  ставится  на  место   выданного   дела.   В контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и  ставится подпись лица, получившего  дело.