Кадровое делпроизводство

 При возвращении дела  в  контрольной  карточке  указывается  дата  его возвращения и она вкладывается в дело.

 Для  хранения  личных   дел   отводятся   специальные   шкафы.   Дела располагаются  по порядку номеров слева направо  сверху вниз. Хранятся  личные  дела только работающих сотрудников.

 Личные дела уволенных  сотрудников в конце года сдаются  на  хранение  в архив учреждения  или междуведомственный архив   по  личному  составу,  о   чем делается отметка в журнале  учета личных дел.

При подготовке к архивному  хранению на каждого уволенного  может  быть оформлено самостоятельное  дело. Однако  рациональнее  индивидуальные  личные дела объединять в одно дело,  не  превышающее  250  листов.  В  этом  случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри  дела они располагаются  в строго алфавите фамилий и отделяются друг  от  друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на  которое  заведено личное дело. К объединенному  делу  составляется внутренняя  опись  включенных в него личных дел с  перечислением по  алфавиту  фамилий,  имен  и отчеств и указанием  соответствующих страниц в деле, где имеются сведения  на это  лицо.

Глава 2. Порядок и документирование внутренних движений работника

2.2  Перевод на другую работу

Перевод на другую работу ─ постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей статьи 72.2 настоящего Кодекса.

По письменной просьбе работника  или с его письменного согласия может быть осуществлен перевод  работника на постоянную работу к  другому работодателю. При этом трудовой договор по прежнему месту работы прекращается (пункт 5 части первой статьи 77 настоящего Кодекса).

Не требует согласия работника  перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное  в той же местности, поручение  ему работы на другом механизме или  агрегате, если это не влечет за собой  изменения определенных сторонами  условий трудового договора.

Запрещается переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную  ему по состоянию здоровья.

Документирование перевода на другую работу или должность включает в  себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления( или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.

Переводы на другую работу оформляются  индивидуальным приказом(распоряжением) унифицированной формы № Т-5 (Приложение 3) или Т-5а. Эти формы имеют сопоставимый состав основных информационных показателей, характеризующих вид перевода, причину перевода, существенные условия труда на прежнем и новом месте работы. Эти данные заверяются                       ( визируются) подписями двух начальников структурных подразделений . Предусматривается обязательная подпись работника, подтверждающая его согласие с переводом. Унифицированная форма не содержит реквизитов, отражающих процедуру перевода и требует составления дополнительных документов: заключения медицинского осмотра, листка прохождения инструктажей, справки о несданных материальных ценностях. Эти сведения целесообразно указывать на оборотной стороне приказа.

2.2 Командирование работника

Служебная командировка (ст. 166 ТК РФ) - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. 
В соответствии с трудовым законодательством при направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение командировочных расходов. В командировку может быть направлен только штатный работник предприятия, с которым заключен трудовой договор. Не могут быть направлены в командировку беременные женщины и работники моложе 18 лет. Женщины имеющих детей в возрасте до трех лет, лица с семейными обязанностями могут быть отправлены в командировку только с их письменного согласия (ст.259 ТК РФ).

Оформление командировки осуществляется путем составления Служебного задания по форме № Т-10а, которое служит основанием для подготовки Приказа о направлении сотрудника с командировку (приказ оформляют по форме № Т-9 (Приложение 4) или Т-9а). После подписания Приказа сотруднику выдается Командировочное удостоверение (форма № Т-10)( Приложение 5). 

2.3 Предоставление отпуска работнику

Процедура предоставления отпусков работникам предприятия состоит  из издания следующих обязательных документов, для которых существуют унифицированные формы, утвержденные Госкомстататом РФ:

• график отпусков
• приказ о предоставлении отпуска
• записка-рассчет о предоставлении отпуска работнику

Для издания приказов по личному  составу, к которым относятся  и приказы о предоставлении отпуска (Приложение 6), необходимо наличие в них ссылки на документы-основания. В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа. В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (заявление), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.

Как правило, оформление проекта приказа  о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных  форм №Т-6 и Т-6а, которые предусмотрены  Госкомстатом РФ. При этом унифицированная  форма №Т-6 применяется для документирования факта предоставления отпуска одному работнику, тогда как унифицированная  форма №Т-6а - для документирования факта предоставления отпуска двум и более работникам. То есть кадровая служба организации имеет возможность  оформить в приказе за одной датой  и одним регистрационным номером  факт предоставления отпуска нескольким работникам. Какую форму использовать, решает сама организация. Недостаток формы  №Т-6а в том, что ее использование  не всегда удобно, так как предусмотрено  мало места для внесения сведений. В то же время форма №Т-6а значительно  сокращает количество издаваемых приказов, что упрощает документооборот предприятия.

2.4 Поощрения работников

Статья 191 Трудового кодекса РФ предусматривает поощрения двух типов:

моральные: объявление благодарности, награждение почетной грамотой, представление  к званию лучшего по профессии;

материальные: выдача премии, награждение  ценным подарком.

Премия как мера поощрения представляет собой денежную сумму установленного в локальном нормативном акте или в индивидуальном порядке  размера, одноразово выдаваемую работнику.

 При применении данного вида  поощрения кадровой службе следует  помнить, что он должен усиливать  стремление работников добиваться  выполнения и перевыполнения  показателей, выходящих за пределы  основной нормы труда, а не  дублировать премиальные системы  заработной платы.

Приказ о поощрении работника(работников) составляется простым по структуре. Во вводной части традиционной текстовой формы такого приказа обосновываются мотивы и основания поощрения, высокие результаты трудовой и общественной активности поощряемого лица. В распорядительной части указывают: вид поощрения, фамилию, имя, отчество работника, наименование должности, места работы, краткое формулирование мотива поощрения. Основанием такого приказа является представление, докладная записка, выписка из протокола заседания или решения профсоюзного органа. В индивидуальный приказ о поощрении работника(унифицированная форма № Т-11) включены указанные выше сведения; в аналогичном сводном приказе(унифицированная форма № Т-11а) сведения сгруппированы в таблицу для отражения информации по каждому из поощряемых лиц.

2.5  Дисциплинарные взыскания

Дисциплинарное взыскание —  взыскание (наказание), налагаемое на работника  в связи с нарушением им трудовой дисциплины, на военнослужащего —  в связи с нарушением им воинской дисциплины и на государственного гражданского служащего — в связи с нарушением им служебной дисциплины.

За совершение дисциплинарного  проступка, т. е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить  следующие дисциплинарные взыскания:

• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующим основаниям.

Прежде чем наложить на сотрудника дисциплинарное взыскание, совершенный  проступок должен быть правильно  оценен по степени тяжести. За каждый проступок может быть применено не более одного взыскания. Срок действия дисциплинарного взыскания — один месяц со дня совершения дисциплинарного проступка сотрудником.  Для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания работодателем составляется приказ о дисциплинарном взыскании. Составляется в свободной форме и в распорядительной части документа должны содержаться следующие реквизиты: вид нарушения, время совершения проступка или время его обнаружения, документы, на базе которых был издан приказ о взыскании, а также вид взыскания. Визируется приказ руководителем предприятия или его структурного подразделения и отдается для ознакомления провинившемуся работнику. Приказ о наложении взыскания издается в одном оригинальном экземпляре, который подшивается в наряд, и двух копий, одна из которых передается в личное дело, другая — работнику. Унифицированной формы приказа о наложении дисциплинарного взыскания не существует. Исключение составляет увольнение по  соответствующим основаниям. Для этого используется форма приказа, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"   - формы  № Т-8 и  № Т-8а. В остальных случаях приказы о наложении дисциплинарного взыскания составляются кадровой службой индивидуально. В любом случае указанный приказ должен содержать следующие реквизиты:

• факт (вид) нарушения трудовой дисциплины,
• время его совершения или обнаружения,
• документы, послужившие основой для издания приказа,
• вид взыскания.

Проект приказа визируется непосредственным руководителем работника, совершившего дисциплинарный проступок, руководителем  структурного подразделения, руководителем  кадровой службы.

Глава 3. Документирование увольнения работника

Прекращение трудового договора —  это окончание действия трудового  договора. Прекращение трудовых отношений  может иметь место только по основаниям, предусмотренным законодательством  о труде. Общие основания прекращения  трудового договора предусмотрены  в ст. 77 ТК РФ. Прекращение трудового  договора оформляется приказом (распоряжением) по унифицированной форме № Т-8( Приложение7) (при одновременном увольнении нескольких работников — по форме № Т-8а). Приказ заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляется работнику под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Работники имеют право расторжения  трудового договора по ст. 80 ТК РФ, предупредив  администрацию письменно за две  недели. Заявление с резолюцией руководства  должно храниться в личном деле уволенного работника. Если работника увольняют  за злоупотребление служебным положением, за прогул и другие нарушения, то к  представлению об освобождении от занимаемой должности дополнительно должны быть приложены материалы расследования  данного проступка, объяснительная записка работника и другие материалы, обосновывающие принятие руководством решения об увольнении работника  по инициативе администрации. Мотивы увольнения в каждом случае должны соответствовать  конкретной статье ТК РФ, а при увольнении работников, на которых распространяется действие других нормативных актов — требованиям этих актов.

Днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы. Расторжение трудового  договора по соглашению сторон предусмотрено  п. 1 ст. 77 и ст. 78 ТК РФ. Расторжение  срочного трудового договора в связи  с истечением его срока предусмотрено п. 2 ст. 77 и ст. 79 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работника предусмотрено п. 3 ст. 77 и ст. 80 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя предусмотрено п. 4 ст. 77 и ст. 81 ТК РФ. Перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю производится по согласованию между работодателями. При этом трудовой договор прекращается по п. 5 ст. 77 ТК РФ и заключается новый трудовой договор с другим работодателем. Статья 64 ТК РФ устанавливает, что работнику, приглашенному в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, не может быть отказано в приеме на работу в течение месяца со дня его увольнения с прежнего места работы. При этом конкретная дата, с которой работник обязан приступить к новой работе, определяется его соглашением с новым работодателем. При переходе работника на выборную должность его трудовые отношения прекращаются в соответствии с п. 5 ст. 77 ТК РФ. Работнику, освобожденному от работы в организации в связи с избранием его на выборную должность в профсоюзный орган данной организации, после окончания срока его полномочий предоставляется прежняя работа (должность), а при ее отсутствии — с согласия работника — другая равноценная работа (должность) в той же организации. В случае отказа работника от предложенной работы (должности) трудовой договор с ним расторгается по п. 7 ст. 77, ст. 375 ТК РФ). Трудовые правоотношения при смене собственника имущества организации, изменении подведомственности организации, ее реорганизации регламентируются ст. 75 ТК РФ, которой предусмотрено, что при смене собственника имущества организации новый собственник не позднее трех месяцев со дня возникновения у него права собственности имеет право расторгнуть трудовой договор с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером. Вместе с тем смена собственника имущества организации не является основанием для расторжения трудовых договоров с другими работниками организации. При изменении подведомственности (подчиненности) организации, а равно при ее реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) трудовые отношения с согласия работника продолжаются. Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора является основанием для прекращения трудового договора согласно п. 7 ст. 77 ТК РФ. Увольнение по данному основанию возможно только после истечения двухмесячного срока со дня предупреждения работника об изменении существенных условий его трудового договора. По данному основанию не могут быть уволены лица, отказавшиеся от продолжения работы на условиях режима неполного рабочего времени, если перевод их на этот режим был связан с необходимостью предотвращения случаев массового увольнения и сохранения рабочих мест (ч. 5 ст. 73 ТК РФ). В данном случае трудовой договор расторгается в соответствии с п. 2 ст. 81 ТК РФ с предоставлением работнику соответствующих гарантий и компенсаций.