Контрольная работа по " Деловая документация"

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

 

ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

«КОЛЛЕДЖ БИЗНЕСА И  ПРАВА»

БРЕСТСКИЙ ФИЛИАЛ

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине:

Деловая документация

Вариант   22

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила    

учащаяся  3  курса   

заочной формы обучения  

специальности  «Экономика и    

организация производства» 

группа  Э-103   

Яковинич Татьяна Валерьевна 

_01.05.2012________________  

 

 

 

Брест 2012 г.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

1 Документы, подлежащие утверждению 3

2  Требования к машинописному оформлению заголовков и подзаголовков, сносок, арабских и римских цифр  5

3 Характеристика реквизитов заголовочной части бланка письма  9

4  Приказ о переводе на другую работу  14

Список использованной литературы  15

 

 

1 Документы,  подлежащие утверждению

 

Утверждение – один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению: акты (проверок   и   ревизий;   приема  оборудования;  списания;     экспертизы; передачи дел; ликвидации предприятия и т.д.); договоры (о    производстве    работ,    материально-техническом     снабжении,   аренде  помещений;  о поставках,  подрядах,  совместной     деятельности, материальной ответственности и т.д.); инструкции (правила) – (должностные,   по   документационному     обеспечению управления;  технике безопасности;  внутреннего трудового     распорядка и т. д.); нормативы (численности работников и т.д.); отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.); перечни; планы; положения (о структурном подразделении; премировании и т.д.); программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.); сметы (расходов  на  содержание  аппарата  управления,   зданий, помещений,  сооружений,  использования  средств  фонда  предприятия и т.д.); структура и штатная численность; штатные расписания и изменения к ним.

Устанавливаются два  способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом (приказом, указанием); оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издаётся, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений или название утверждаемого документа не предусмотрено действующим законодательством.

Утверждение документа  оформляется грифом утверждения, который  располагается в правом верхнем  углу документа. В зависимости от способа утверждения гриф может иметь следующие формы:

УТВЕРЖДАЮ

Ректор института

подпись И.О.Фамилия

01.08.93.

УТВЕРЖДЕНО

приказ ректора института

06.12.93 N 450

Документ может быть утверждён несколькими должностными лицами (совместные документы организаций), в этом случае документ оформляется не на бланке, и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита «наименование организации-автора документа». Наименование организации включается в наименования должностных лиц, утверждающих документ.

Дата (число) утверждения  в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ; месяц и год допускается печатать на машинке.

 

 

2 Требования к машинописному оформлению заголовков и подзаголовков, сносок, арабских и римских цифр

 

Правила оформления заголовков.

Заголовки пишут прописными буквами. Переносы в заголовках не допускаются. В конце заголовка знаки препинания, кроме восклицательного и вопросительного знаков, не ставятся. Короткие заголовки (менее 15 знаков) пишут вразрядку – после каждой буквы следует пробел, например: «СИНТАКСИС». Большие заголовки (более 40 знаков) размещают в несколько строк, но каждая строка по возможности должна иметь смысловое значение. Текст большого заголовка выполняют через один интервал.

При выполнении текста через полтора интервала от заголовка до текста делают три интервала; при выполнении текста через два интервала от заголовка до текста – четыре интервала.

Если на одной странице пишут несколько коротких текста с заголовками, то от последней строки текста до следующего заголовка необходимо сделать двойной интервал. Например, если в тексте между строками два интервала, то до следующего заголовка – четыре.

Нельзя писать заголовок  в конце страницы; если на ней  не умещаются три строки идущего  за заголовком текста, то надо весь текст перенести на следующую страницу.

При оформлении заголовка  по центру рабочей строки в начале следует определить количество знаков в заголовке. Затем от числа знаков рабочей строки вычесть количество знаков заголовка. Полученное число разделить пополам, а величину частного (количество ударов) отсчитать от левого поля.

Например, заголовок «Багульник»  выполняется в разрядку, имеет 17 знаков. Рабочая строка составляет 64 знака: 64-17=47; 47/2=23 (24 знака).

Следовательно, надо отсчитать 23 удара от левого поля и написать заголовок. В современной машинописи предпочтение отдается расположению заголовков от левого поля. Размер заголовка в донном случае не должен превышать 40 знаков.

Правила оформления подзаголовков. Подзаголовки в машинописных работах пишут строчными буквами. Для большей наглядности их выделяют и отделяют от текста дополнительными интервалами. Например, если между заголовком и подзаголовком два интервала, то до текста надо сделать три интервала. Подзаголовки, располагаемые посредине рабочей строки, рассчитывают аналогично заголовкам. При оформлении заголовка от левого поля подзаголовок также должен быть написан от левого поля.

Подзаголовки можно  выделять подчеркиванием, разрядкой, заключать  в скобки.

Сноски (на литературу) печатаются внутри статьи в квадратных скобках после цитаты, (сначала указывается номер источника, а затем, после запятой – номер страницы. Сноски на несколько источников с указанием страниц разделяются между собой точкой с запятой.

Примеры оформления сносок и ссылок:

- сноска на один  литературный источник с указанием  страниц: [3,121].

- сноски на разные  литературные источники с указанием  страниц: [6,56; 12, 58].

Арабские цифры расположены  в четвертом ряду клавиатуры. Обслуживаются  они во время письма пальцами соответствующей зоны: мизинцем левой руки ударяют клавишу с цифрой 1, безымянным – 2, средним – 3, указательным – 4 и 5. Указательным пальцем правой руки ударяют по клавишам 6 – 7, средним – 8, безымянным – 9, мизинцем – 0.

Количественные числительные, встречающиеся в тексте без буквенного обозначения единиц физических величин, воспроизводятся словами, например: «Этих изделий должно быть не более трех».

Аналогично пишут однозначные  числительные, обозначающие временные  границы или периоды, например: «Испытания должны продолжаться три – пять дней».

В текстах научно-технического и специального характера, в деловых бумагах числа, сопровождающиеся буквенным обозначением единиц измерения, пишутся цифрами, например: «Самосвал грузоподъемностью 5 т», «Для пошива халатов пошло 15 м материи».

 Запись порядковых  числительных отличается от записи  количественных. Если запись ведется  арабскими цифрами, то порядковые  числительные пишутся с указанием  падежных окончаний, например: «Радиоприемник 2-го класса». «Ученик 4-го класса».

При перечислении нескольких порядковых числительных окончание  ставиться только один раз, например: «Задано выучить 1, 2, 3-й параграфы».

С помощью цифр можно  записывать определения, выраженные сложным  словом, включающим в себя некоторые  формы числительных, например:100-процентный, 20-километровый.

Порядковые числительные, обозначающие в тексте номер конференции, например: II конференция.

В текстах художественной и близкой к ней литературе числительные, как правило, пишутся  прописью (буквами).

Многозначные числа принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда с такого числа начинается предложение, например: «Двадцать километров пути проложено». Но: «Проложено 20 км пути».

Многозначные целые  числа записываются. Разбивая пробелами на классы, например: 250 000 т, 1 248 435 руб.

Римские цифры. Употребляют  их для обозначения съездов, кварталов  года, порядковых номеров глав, томов, конференций, юбилейных дат и  т.д.

На клавиатуре пишущей  машины для письма римских цифр нет  специальных знаков. При письме их используют прописные буквы, из которых также составляют римские числа:

2 – П 6 – VI 9 –  IX 100 – C

3 – Ш 7 – VП 10 –  X 500 – Д

4 – IV 8 – VШ 50 –  Л 1000 – М 

Римские цифры главенствуют над арабскими: например, в рукописи более крупные части нумеруют римскими цифрами: раздел II, глава III, а более мелкие – арабским.

 

3 Характеристика реквизитов заголовочной части бланка письма

 

К реквизитам заголовочной части документа относятся:

1. Государственный герб  РБ.

Изображение Государственного герба РБ помещается на бланках документов и угловых штампах государственных  органов и иных государственных  организаций Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба РБ на бланках располагается  в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.

Не допускается располагать  изображение Государственного герба  РБ между бланковыми надписями на двух языках.

2. Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещаются на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля расположено изображение Государственного герба РБ.

Организации негосударственной  формы собственности помещают эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещаются в центре верхнего поля бланка, при угловом – над серединой строки реквизита «наименование организации» («наименование вышестоящей организации»).

3. Код организации.

Код организации проставляется  на верхнем поле справа на первом листе  документа.

Органы государственной  власти и управления указывают код  организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления». Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели».

4. Код документа.

Код документа располагается  на верхнем поле справа под кодом  организации.

При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы  которых включены в Общегосударственный  классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы».

5. Наименование вышестоящей  организации.

Этот реквизит обозначает ведомственную принадлежность организации-автора документа.

При наличии вышестоящей  организации указывается ее полное официальное наименование.

6. Наименование организации.

Наименование организации  обозначает автора документа, которым  является юридическое лицо, создавшее  документ.

Наименование организации-автора документа указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного или в скобках.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

При систематической  подготовке совместных документов для  них может изготавливаться бланк.

7. Почтовый адрес отправителя.

Почтовый адрес отправителя  оформляется в соответствии с  действующими правилами оказания услуг  почтовой связи.

8. Коммуникационные и коммерческие данные.

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и т.д. и располагаются  ниже коммуникационных данных.