Курс лекций по "Делопроизводство"

 Сначала рассмотрим, что включает в себя понятие «делопроизводство» по нормативным документам. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»:

Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Совокупность  документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, называется делом. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел.

С делопроизводством  тесно связана другая отрасль деятельности - архивное дело.

В соответствии с Федеральным законом РФ от 22.10.2004 №125 архивное дело - это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов.

Архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. 
 

РЕКВИЗИТЫ 
 

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: 

• Государственный герб РФ
• герб субъекта РФ
• эмблема организации или товарный знак
• код организации
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
• код формы документа
• наименование организации
• дата документа
• регистрационный номер документа
• ссылка на регистрационный номер и дату документа
• место составления или издания документа
• адресат
• гриф утверждения документа
• резолюция
• заголовок к тексту
• отметка о контроле
• текст документа
• отметка о наличии приложения
• подпись
• гриф согласования документа
• визы согласования документа
• оттиск печати
• отметка о заверении копий документов
• отметка об исполнителе
• идентификатор электронной копии документа

Документы, как  правило, оформляются на бланках  и должны иметь установленный  комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный... 

Реквизиты документов 

01 - ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

В соответствии с положением «О Государственном  гербе Российской федерации» воспроизведение  Государственного герба РФ является обязательным:

• на бланках и печатях
• на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти
• на бланках иных органов исполнительной власти

 

02 - ГЕРБ СУБЪЕКТА  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

Герб субъекта Российской Федерации размещается  на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации.

Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации. 

03 - ЭМБЛЕМА или  ТОВАРНЫЙ ЗНАК ОРГАНИЗАЦИИ 

Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. 

04 - КОД ОРГАНИЗАЦИИ 

Код организации  проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. 

05 - ОСНОВНОЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ  НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА 

Основной государственный  регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 

06 - ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ  НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ  ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП) 

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет проставляют в  соответствии с документами, выдаваемыми  налоговыми органами. 

07 - КОД ФОРМЫ  ДОКУМЕНТА 

Код формы документа  проставляется по Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД). 

08 - НАИМЕНОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ 

Наименование  организации является собирательным  обозначением автора документа и  должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.

Наименование  филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том  случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации».

Если документ подготавливается двумя или более  организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в  соответствии с рангом. Если организации  одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. 

09 - СПРАВОЧНЫЕ  ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ 

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес номера телефонов, код по ОКПО, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке адрес электронной почты и др.). 

10 - НАМЕНОВАНИЕ  ВИДА ДОКУМЕНТА 

Наименование  вида документа, составленного или  изданного организацией, должно быть определено уставом (положением организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренным ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается. 

11 - ДАТА ДОКУМЕНТА 

Датой документа  является дата его подписания или  утверждения, для протокола - это дата заседания, для акта - это дата события. Если автором документа являются две или более организаций, то датой является наиболее поздняя дата подписания. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 6 июля 2006 года, а в остальных случаях - цифровой способ, например: 06.07.2006. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.07.06. Место проставления даты зависит от бланка и вида документа. 

12 - РЕГИСТРАЦИОННЫЙ  НОМЕР ДОКУМЕНТА 

Регистрационный номер документа - это цифровое или  буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое  документу при его регистрации. Регистрации подлежат все создающиеся  в организации документы и  документы, поступающие от других организаций и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т.п., регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 

13 - ССЫЛКА НА  РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ  ДОКУМЕНТА 

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан  ответ. Ссылка используется только в  таких видах документов, которые  являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные записки и др. Сведения в реквизит переносят с поступившего документа. 

14 - МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ  или ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА 

Место составления  или издания документа указывают  в том случае, если затруднено его  определение по реквизитам «Наименование  организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения. 

15 - АДРЕСАТ 

Адресат рассматривается  как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: 

Минюст  России

Управление  юстиции

 

Должность лица, которому адресован документ, указывают  в дательном падеже, например: 

Генеральному  директору

ОАО «Автодизель»

С.И. Сергееву

или

ОАО «Автодизель»

Бухгалтерия

Старшему  бухгалтеру

А.А. Власову

 

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько  структурных подразделений одной  организации, то их указывают обобщенно, например: 

Администрации районов

Костромской области

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например: 

Администрации районов

Костромской области

 

Документ не должен содержать более четырех  адресатов. При большом числе  адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например: