Курс лекций по "Делопроизводство"

Ярославский строительный техникум

ул. Чайковского, д. 7

г. Ярославль, 150003

 

При адресовании  документа физическому лицу указывают  инициалы и фамилию получателя, затем  его почтовый адрес, например: 

Соколову  А.А.

ул. Радищева, д.5, кв.6,

г. Ростов, Ростовского района,

Ярославской обл., 152100

 

16 - ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ  ДОКУМЕНТА 

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении  документа гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Электронприбор»

Личная  подпись    А.И.Круглов

14.04.2006

или

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Электронприбор»

Личная  подпись    А.И.Круглов

14.04.2006

 

При утверждении  документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении  документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (А,Ы,О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например: 

УТВЕРЖДЕН

Решением  общего собрания

акционеров  от 05.07.2006 №2

или

УТВЕРЖДЕН

Решением  общего собрания

акционеров  от 05.07.2006 №2

 

Гриф утверждения  документа располагают в правом верхнем углу документа. 

17 - РЕЗОЛЮЦИЯ 

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в  документе. В резолюции определяются организация, структурное подразделение или должностное лицо, которым поручается выполнение задания. Этот реквизит включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: 

Ивановой  О.Б.

Соколовой А.А.

Прошу подготовить проект

акционеров  от 05.07.2006 №2

Личная  подпись

04.06.2006

 

При наличии  нескольких исполнителей ответственным  за исполнение считается названный  первым в резолюции. Резолюция, как  правило, пишется от руки соответствующим  руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 

18 - ЗАГОЛОВОК  К ТЕКСТУ 

«Заголовок к  тексту» - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста документа  и должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может  отвечать на вопросы: 

о чем? (о ком?), например:

Приказ  о создании экспертной комиссии,

чего? (кого?), например:

Должностная инструкция главного специалиста.

 

К тексту документа, составленного на бланке формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки и др. 

19 - ОТМЕТКА О  КОНТРОЛЕ 

Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. В соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». 

20 - ТЕКСТ ДОКУМЕНТА 

Текст документа  составляют на государственном языке  Российской Федерации или на государственных  языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов  РФ. Тексты документов оформляют в  виде связного текста, анкеты, таблицы  или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например; приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).

Если текст  содержит несколько решений, выводов  и т.д., то его можно разбивать  на разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруются арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого  лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение») 
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить») 
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным») 

21 - ОТМЕТКА О  НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ 

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид: 

Приложение: на 5 л. в 3 экз. 

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: 

Приложение:	1) Протокол собрания  учредителей ОАО «Автодизель»  на 7 л. в 1 экз.
	2) Проект плана  реконструкции цехов ОАО «Автодизель» на 3 л. в 1 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила и т.п.) на первом его листе  в правом верхнем углу пишут «Приложение 3» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: 

Приложение  №1

к приказу  директора школы №1

от 06.02.2006 № 12

или

Приложение  №1

к приказу  директора школы №1

от 06.02.2006 № 12

 

Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем. 

22 - ПОДПИСЬ 

В состав реквизита  «Подпись» входят: наименование должности  лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном  на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: 

Генеральный директор		Личная подпись		А.А. Круглов
ОАО «Полимермаш»

или на бланке:

Генеральный директор

Личная подпись

А.А. Круглов

 

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: 

Генеральный директор		Личная подпись		А.А. Круглов
Главный бухгалтер		Личная подпись		И.А. Зайцев

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: 

Генеральный директор		Генеральный директор
АО  «Медтехника»		АО «Юкон»
Личная  подпись   Ю.А.Соколов		Личная подпись   А.А.Пашин

 

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: 

Председатель  комиссии		Личная подпись		А.А. Крылов
Члены комиссии		Личная подпись		И.И. Орлова
		Личная подпись		А.Н. Михайлов
		Личная подпись		Н.Н. Иванов

 

Документ может  быть подписан исполняющим обязанности  должностного лица с указанием его  фактической должности и фамилии  или указанием, что он временно исполняет  обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности. 

23 - ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ  ДОКУМЕНТА 

«Гриф согласования документа» - реквизит, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО 
Директор Департамента здравоохранения 
Личная подпись   А.Н.Светлов

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом  и др. Гриф согласования оформляют  следующим образом:

СОГЛАСОВАНО 
Решение заседания 
Правления страховой 
компании «Ярославия» 
Протокол от 03.05.2006 №2 

24 - ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ  ДОКУМЕНТА 

Согласование  документа оформляется визой  согласования документа, которая включает в себя подпись и должность  визирующего документ, расшифровку  подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела 
Личная подпись   А.А.Иванов 
09.05.2006

При наличии  замечаний к документу визу оформляют  следующим образом:

Замечания прилагаются 
Начальник юридического отдела 
Личная подпись   А.А. Иванов 
09.05.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются  и прилагаются к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, а также на копии отправляемого документа (письмо).