Курс лекций по "Делопроизводство"

3. Должностные обязанности.

________________________________________________________________ 

4. Права.

________________________________________________________________ 

5. Ответственность.

_________________________________________________________________ 

6. Взаимоотношения.

_________________________________________________________________ 

7. Квалификационные  требования.

_________________________________________________________________ 

8. Оценка  работы.

_________________________________________________________________ 
 

Руководитель  отдела               Подпись                               Расшифровка подписи

Устав - правовой акты, являющийся одним из учредительных документов и определяющий правовой статус организаций, необходимый для её государственной регистрации.

Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы организации.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) – это приказы о приеме, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, о командировании, присвоении разрядов, вынесении взысканий и поощрении работников.

Положение о структурном  подразделении - организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

При подготовке документов рекомендуется применять  текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

Документы в  организации должны, как правило, оформляться на бланках и иметь  установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации-авторе документа.

Бланки документов изготавливаются на стандартных  листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм). Они обычно изготавливаются  типографским способом, с помощью  средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. 

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь  поля: 

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее. 

В организации  применяются следующие бланки: 

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного  вида документа.

Общий бланк  используют для изготовления любых  документов кроме писем. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организации.

В зависимости  от расположения реквизитов устанавливают  два варианта бланков - угловой и  продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для  реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для  оформления писем, так как верхний  правый угол бланка используется для  указания адреса получателя и нанесения  резолюции. 

РОСАРХИВ  Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт Документоведения  и архивного дела (ВНИИДАД)  _____________           №____________ Москва

 

Образец общего бланка организации 

РОСАРХИВ  Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения  и архивного дела (ВНИИДАД)  Профсоюзная ул.,д.82, Москва, 1177393 Тел./факс (095) 718-78-74 ОКПО 02842707, ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/77100380795 ______________ №________________ На №_____________от_____________

 

Образец углового бланка письма организации 
 
 
 
 
 
 
 
 

Порядок приема на работу нового работника 

1. Работник пишет  заявление о приеме на работу (образец см. ниже), которое составляется в произвольной форме. (Законодательство не требует обязательного написания этого заявления.)

2. Работник знакомится под роспись с локальными нормативными актами (ЛНА), принятыми в организации: Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением о защите персональных данных, Положением о составе данных, составляющих коммерческую тайну, Положением об оплате труда и премировании, другими ЛНА, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Кроме этого он знакомится под роспись с должностной инструкцией и Положением о структурном подразделении, с ним проводится вводный инструктаж по охране труда (технике безопасности).

3. Не позднее  трех дней, как работник допущен  к работе заключается трудовой  договор.

4. На основании  заключенного трудового договора издается приказ (унифицированная форма № Т-1), с которым работник знакомится под роспись (не позднее трех дней со дня, когда работник непосредственно приступил к работе).

5. Один экземпляр  трудового договора остается  у работника, другой - в организации.  На экземпляре, который остается в организации, работник должен написать фразу «Экземпляр трудового договора получил», поставить дату и расписаться.

6. Сотрудник,  ответственный за ведение кадрового  делопроизводства, заполняет личную карточку (унифицированная форма № Т-2). Работник под роспись знакомится с заполненной формой Т-2.

7. Делается запись  о приеме на работу в трудовой книжке.

8. Вносятся данные  о трудовой книжке в Книгу  учета движения трудовых книжек  и вкладышей в них (утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). 

 

Заявление о приеме на работу 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Унифицированные формы 

В соответствии с постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. №1 для организаций всех форм собственности вводятся унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров.   
 

Приказ (распоряжение) о приеме работника  на работу

(форма N Т-1) 
 

Унифицированная форма  № Т-1 Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 № 1

Код

Форма по ОКУД

0301001

по ОКПО

наименование  организации

Номер документа

Дата  составления

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о приеме работника  на работу

Дата

Принять на работу

с

по

Табельный номер

фамилия, имя, отчество

в

структурное подразделение

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

условия приема на работу, характер работы

с тарифной ставкой (окладом)

руб.

коп.

цифрами

надбавкой

руб.

коп.

цифрами

с испытанием на срок

месяца(ев)

Основание:

Трудовой  договор от

"

"

20

г. №

Руководитель  организации

должность

личная  подпись

расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен

"

"

20

г.

личная  подпись

 

Применяется для  оформления и учета принимаемых  на работу работников по трудовому  договору. Составляется лицом, ответственным  за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника  на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма N Т-1) строка (графа) "по" не заполняется. 

Подписанный руководителем  организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N T-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54).  

Личная  карточка работника

(форма N Т-2) 
 

Унифицированная форма N Т-2 Утверждена  постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Код

Форма по ОКУД

0301002

по ОКПО

наименование  организации

Дата  составления

Табель- ный номер

Идентификационный номер налогоплательщика

Номер страхового свиде- тельства государст- венного пенсионного страхования

Алфа- вит

Характер  работы

Вид работы (основная, по совместитель- ству)

Пол (мужской, женский)

ЛИЧНАЯ  КАРТОЧКА

работника

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Трудовой  договор

номер

дата

1. Фамилия

Имя

Отчество

Код

2. Дата рождения

день, месяц, год

3. Место рождения

по ОКАТО

4. Гражданство

по ОКИН

5. Знание иностранного языка

по ОКИН

наименование

степень знания

по  ОКИН

6. Образование

по ОКИН

среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное

Наименование  образовательного учреждения

Документ  об образовании, о квалификации или  наличии специальных знаний

Год окончания

наименование

серия

номер

Квалификация  по документу об образовании

Направление или специальность по документу

Код по ОКСО

Наименование  образовательного учреждения

Документ  об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний

Год окончания

наименование

серия

номер

Квалификация  по документу об образовании

Направление или специальность по документу

Код по ОКСО

Послевузовское  профессиональное образование

Код по ОКИН

аспирантура, адъюнктура, докторантура

Наименование  образовательного, научного учреждения

Документ  об образовании, номер, дата выдачи

Год окончания

Направление или специальность по документу

Код по  ОКСО

Код

7. Профессия

по ОКПДТР

основная

по ОКПДТР

другая