Курс лекций по "Делопроизводство"

    В деловой этикет входит умение правильно  разговаривать по телефону. Около  семидесяти процентов того, какое  впечатление вы производите на человека при разговоре по телефону, зависит  от вашего голоса, и около тридцати процентов - от того, что вы говорите. Разговаривайте по телефону так, как бы вы хотели, чтобы разговаривали с вами. Ваша речь должна звучать достаточно громко и отчетливо; ни в коем случае не ешьте и не пейте при разговоре. Разговаривая по телефону, внутренне улыбнитесь. Если возможно, берите трубку не позже, чем телефон зазвонит второй раз.

    Неотъемлемой  частью работы любой компании являются совещания. Используйте эту возможность  произвести хорошее впечатление  на ваших коллег и начальника. Для  этого заранее ознакомьтесь с повесткой дня и вопросами, которые будут рассматриваться на совещании, подготовьте текст своего выступления и возможные аргументы. Приходите вовремя или немного раньше. Захватите с собой бумагу, ручку и записную книжку. Не играйте и не рисуйте в своей записной книжке. Не скрещивайте руки на груди. Этот жест означает враждебное намерение, а ваша поза должна выражать готовность к сотрудничеству. Сидите прямо и не сутультесь. Будьте энергичны и заинтересованы, даже если вам скучно.

    Деловые встречи и собрания обычно подразумевают вручение визитных карточек. В ней указывается основная информация о вас: ваше имя, компания, должность и то, как с вами можно связаться. Сразу же представьтесь, назвав свое имя и название компании, где вы работаете. Визитная карточка вручается чистой стороной вниз. Если вы хотите дать свою визитную карточку человеку, который стоит выше вас по служебной лестнице, подождите, пока он сам попросит вас об этом. Не пытайтесь вручить свою карточку каждому. Это выглядит назойливо. Не пользуйтесь испорченными или устаревшими визитными карточками. Всегда носите с собой несколько своих визитных карточек: вы не можете знать, когда и где их придется вручать.

    Частью  делового этикета являются также  правила ведения переписки и  содержания деловых писем. Деловой этикет проявляет себя, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах. Обращение применяется, если письмо адресуется должностному лицу. Наиболее распространены следующие обращения: "Уважаемый господин" с указанием фамилии; "Уважаемый Иван Сергеевич" (в письмах-приглашениях) и т.д. В деловой переписке не используются местоимения «я» и «мы», вместо них применяются местоимения «мы» и «Вы». Следует также применять предпочтительнее страдательные конструкции вместо действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами будет предложено» и т.д.

    Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запросы, деловые предложения и т.д. Если вы не можете дать ответ в установленный срок, то извинитесь за задержку и сообщите адресату, когда сможете дать окончательный ответ. В деловой переписке не уместно применение выражений типа «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и т.д. Не допускается применение резких выражений, письмо должно быть сформулировано в спокойной манере.

    При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо – отвечайте на его имя. Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости, например, в конце текста перед подписью: «С уважением…», «Искренне Ваш…».

 

Cловарь терминов  по делопроизводству

 
 

Здесь приведены  наиболее часто применяемые термины, получившие отражение в нормативно-технических  разработках, государственных стандартах, рекомендациях международной организации по стандартизации.

А

Адресат

- получатель.

Адресант

- отправитель.

Акт

- документ, составленный  несколькими лицами и подтверждающий  установленные факты или события.

Акцепт

- согласие  на предложение вступить в  сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.

Анкета

- документ, представляющий  собой трафаретный текст, содержащий  вопросы по определенной теме  и место для ответов (или  ответы) на них.

Аннотация

- краткое изложение  первоисточника.

Архивная выписка

- дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

Архивная справка

- справка об  имеющихся в документальных материалах  архива сведениях по определенному  вопросу, теме, предмете или биографических  сведениях, заверенная в установленном порядке.

Аспект

- точка зрения, с которой производится поиск  документа или извлечение из  него необходимых сведений.

Б

Бланк

- белый лист  с частично напечатанным текстом  и пробелами, которые заполняются  актуальной информацией (например, анкетный Б.).

В

Ведомость

- перечень  каких-либо данных (сведений), расположенных  в определенном порядке (платежная  В., оборотная В. и т.п.).

Виза

- подпись,  подтверждающая факт ознакомления  должностного лица с документом.

Внутренний адрес  письма

- наименование  и адрес организации или фамилия  и адрес лица, которому направлено  письмо.

Внутренний документ

- документ, предназначенный  для использования тем учреждением,  в котором он создан.

Входящий документ

- документ, поступивший  в учреждение.

Выписка

- копия части  текстового документа.

Г

Государственная тайна

- защищаемые  государством сведения в области  его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной  и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

График

- текстовой  документ, отражающий, как правило,  план работы с точными показателями  норм и времени выполнения.

Гриф

- пометка,  указывающая на особый характер  или особый способ пересылки  деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению", "лично").

Гриф секретности

- реквизиты,  свидетельствующие о степени  секретности сведений, содержащихся  в их носителе, проставляемые  на самом носителе и(или) в  сопроводительной документации  на него.

Д

Дата

- число, месяц  и год составления или подписания  документа, указанные на нем  арабскими цифрами.

Дело

- единица хранения  письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

Деловое письмо

- документ, применяемый  для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство

- ведение канцелярских  дел, совокупность работ по  документированию деятельности  учреждений и по организации  документов в них.

Директивный документ

- документ, содержащий  обязательные к исполнению указания  вышестоящих органов.

Доверенность

- документ, дающий  полномочия его предъявителю  на выполнение каких-либо действий  от имени доверителя.

Договоренность

- документ, фиксирующий  соглашение двух или нескольких сторон.

Докладная записка

- документ, адресованный  руководству, в котором излагается  какой-либо вопрос с выводами  и предложениями составителя.

Документ

- информация  на материальном носителе, имеющая  юридическую силу.

Документооборот

- 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

Досье

- документы,  относящиеся к какому-либо делу.

Дубликат

- экземпляр  документа, составленный взамен  отсутствующего подлинника и  имеющий одинаковую с ним юридическую  силу.

З

Заявление

- документ, содержащий  просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному  лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).

И

Извещение

- документ, информирующий  о предстоящем мероприятии (заседании,  собрании, конференции) и содержащий  предложение принять участие.

Индекс

- условное  обозначение, присваиваемое документу  в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индексация

- проставление  индекса.

Индекс дела

- порядковый  номер дела по номенклатуре  и условное обозначение структурной  части учреждений, проставляемые  на обложке дела.

Инициативный  документ

- документ, послуживший  началом рассмотрения определенного вопроса.

Исходящий документ

- документ, отправленный  из учреждения.

К

Классификационный индекс

- условное  обозначение (цифровое, буквенное,  смешанное), присваиваемое классификационным  делением схемы классификации  и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.

Консервация документа

- предохранение  документа от разрушающего действия  внешней среды.

Контракт

- договор об  установлении, изменении или прекращении  правоотношений.

Контрольный лист

- талон для  индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему  письма.

Корреспондент

- учреждение  или отдельное лицо, с которым  ведется переписка.

Кредит

- включенная  в смету сумма, в пределах  которой разрешен расход на определенную потребность.

Л

Лимит

- документ, определяющий  предельный размер ассигнований  денежных средств, отпуска материалов  и т.д. из государственных фондов.

Лицевой счет

- бухгалтерский  документ, отражающий передачу какого-либо  конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.

Личное дело

- дело, включающее  документы о каком-либо лице (о  его биографии, образовании, трудовой  или общественной деятельности).

М

Машиночитаемый  текст

- документ, использование  которого требует применения  специально предназначенных технических  средств.