Курс лекций по "Делопроизводство"

Н

Наряд

- документ, содержащий  сведения о распределении работ  между рабочими-сдельщиками, учет  выработки и расчет причитающейся им заработной платы.

Наряд-заказ

- плановое  задание руководителя учреждения  подчиненному предприятию или  руководителя предприятия цеху  о выполнении определенной работы.

Номенклатура

- перечень  наименований.

Номенклатура  дел

- систематизированный  перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

Номер входящего  письма

- регистрационный  номер документа, проставляемый  адресатом.

Номер исходящего дела

- регистрационный  номер документа, проставляемый  отправителем.

Нормативные документы

- документы,  в которых устанавливаются какие-либо  правила, нормы.

Нормативы

- документы,  содержащие показатели затрат  времени, материальных или денежных  ресурсов, показатели изготовляемой  продукции, приходящиеся на какую-либо  единицу (изделие, операцию и т.д.).

Нормы

- документ, содержащий  сведения об установленных величинах  чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи  чего-либо).

О

Объяснительная  записка

1) - документ, поясняющий содержание отдельных  положений основного документа  (плана, отчета, проекта);

2) - сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись

- юридически  оформленный перечень документов.

Оригинал документа

1) - первоначальный  экземпляр документа;

2) экземпляр  документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Особые отметки

- отметки о  степени секретности и срочности  исполнения документов.

Отчет

- документ, содержащий  сведения о подготовке и проведении  работ, об итогах выполнения  планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу.

Оферта

- см. Предложение.

Официальные документы

- документы,  составленные учреждением или  должностным лицом и оформленные  в установленном порядке.

П

Письмо

- обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Повестка

- официальное  сообщение частному лицу с  предложением куда-либо прийти  или учреждению - выслать своего  представителя.

Подлинник документа

- 1) документ  официального происхождения в  окончательной редакции, удостоверенный  соответствующим образом; 2) рукопись.

Подпись на документе

- подпись должностного  лица или автора документа,  удостоверяющая его подлинность  или заверяющая копию документа.

Положение

1) - правовой  акт, устанавливающий основные  правила организации и деятельности  государственных органов, структурных  подразделений органа, а также  нижестоящих учреждений, организаций  и предприятий;

2) - свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

Предложение

- письменное  заявление от имени предприятия,  адресованное другому предприятию,  о готовности заключить с ним  договор на определенных условиях; оферта.

Предметный каталог

- каталог документальных  материалов, содержащий сведения  о предметах (фактах, событиях, географических  наименованиях) и лицах, которые  упоминаются в документах, расположенных  в алфавитном порядке.

Предметный указатель

- указатель  основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

Представление

- документ, содержащий  предложение о назначении, перемещении  или поощрении личного состава,  а также рекомендацию определенных  действий и мероприятий по  вопросам деятельности учреждения.

Прейскурант

- перечень  видов работ, услуг, продукции  товаров и т.д. с указанием  цен и расценок.

Претензионное письмо

- письмо, отправленное  виновной стороной в случае  невыполнения ею заключенных  ранее договоров и разного  вида обязательств.

Приказ

1) - правовой  акт, издаваемый руководителем  органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных  и оперативных задач, стоящих  перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности;

2) - документ, выдаваемый органами государственного  и ведомственного арбитража на  обязательное исполнение его  решения.

Программа

- документ, излагающий  основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

Проект документа

- предварительный  вариант документа, предназначенный  для рассмотрения.

Протокол

- документ, содержащий  последовательную запись хода  обсуждения вопросов и принятия  решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных  органов.

Р

Распорядительные  документы

- документы,  в которых фиксируется решение  административных и организационных вопросов.

Расписание

- объявление  о времени, месте и последовательности  совершения чего-либо.

Распоряжение

- правовой  акт, издаваемый единолично руководителем,  главным образом коллегиального  органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Регистрационная карточка

- карточка, предназначенная  для регистрации документов в  делопроизводстве учреждения.

Регистрационный номер документа

- порядковый  номер, присваиваемый входящему  или исходящему документу при  его регистрации, являющийся частью  делопроизводственного индекса  или заменяющий его.

Регистрационный штамп

- штамп, содержащий  название учреждения, дату регистрации,  регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

Регистрация документов

- запись в  учетных формах (журналах, карточках  и т.п.) кратких сведений о документе  и проставление на документе  делопроизводственного индекса  и даты регистрации.

Реестр

- перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском  учете и делопроизводстве (например, Р. описей).

Резолюция

- решение,  принятое совещанием, съездом, конференцией  и т.п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция на документе

- письменное  указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизиты

обязательные  элементы служебного документа.

Реквизит документа

- обязательный  информационный элемент (автор,  дата и т.п.), присущий тому или  иному виду письменного документа.

Рекламационное письмо

- заявление  об обнаружении недостачи, дефектов  в полученной продукции или  в выполненной работе.

Реферат

- краткое письменное  изложение первоисточника.

Решение

1) - правовой  акт, принимаемый исполкомами  Советов народных депутатов в  коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые 'несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государст-венными органами и общественными организациями и т.д.;

2) - документ, содержащий заключение суда или  арбитража по результатам разбора  гражданского дела в суде или  спорного вопроса в арбитраже; 3) резолю-ция собрания, совещания  и т.д.

С

Свободное предложение

- предложение  без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.

Сдаточная опись

(разг.) - опись  документальных материалов, составленная  учреждением при передаче дел  в архив.

Система документирования

- принятый  в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

Служебная записка

- записка о  выполнении какой-либо работы, направляемая  должностным лицом другому должностному  лицу.

Состав удостоверения

- подпись и  печать.

Спецификация

- документ, содержащий  подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.

Список

- перечисление  лиц или предметов в определенном  порядке, составленное в целях  информации или регистрации.

Справка

1) - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;

2) - документ, подтверждающий факты биографического  или служебного характера.

Справочно-информационный фонд

- совокупность  систематизированных произведений  печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.

Стандарт

- нормативно-технический  документ, устанавливающий требования  к группам однородной продукции  и в необходимых случаях требования  к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.

Стенограмма

- дословная  запись докладов, речей и других  выступлений на собраниях, совещаниях  и заседаниях коллегиальных органов,  осуществленная методом стенографии.

Счет

- документ, в  котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

Т

Табель

- перечень  каких-либо показателей, составленный  в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).

Таблица