Курс лекций по "Делопроизводство"

 

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

Директор  института	Личная подпись	М.В. Ларин
Главный бухгалтер	Личная подпись	З.В. Марьяш

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают  на одном уровне, например:

 

Заместитель директора	Заместитель директора
по  научной работе	по научной  работе
Личная  подпись    Ю.Г. Демидов	Личная подпись    К.И. Игнатьев

 

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель  комиссии	Личная подпись	В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии	Личная подпись	А.Н. Сокова
	Личная подпись	А.С. Красавин
	Личная подпись	О.И. Рысков

 

3.23. Гриф согласования  документа состоит из слова  СОГЛАСОВАНО, должности лица, с  которым согласован документ (включая  наименование организации), личной  подписи, расшифровки подписи  (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

 

	СОГЛАСОВАНО
	Ректор Финансовой академии
	при Правительстве  Российской Федерации
	Личная подпись    А.Г. Грязнова
	Дата

 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и  др., гриф согласования оформляют следующим образом:

 

	СОГЛАСОВАНО
	Письмо Российской академии
	медицинских наук
	от 05.06.2003 N 430-162

 

или

 

	СОГЛАСОВАНО
	Протокол заседания  Правления
	Российской  государственной
	страховой компании "Росгосстрах"
	от 05.06.2003 N 10

 

3.24. Согласование  документа оформляют визой согласования  документа (далее - виза), включающей  в себя подпись и должность  визирующего документ, расшифровку  подписи (инициалы, фамилию) и  дату подписания. Например:

 

Руководитель юридического отдела

 

Личная подпись    А.С. Орлов

 

Дата

 

При наличии  замечаний к документу визу оформляют  следующим образом:

 

Замечания прилагаются

 

Руководитель  юридического отдела

 

Личная подпись    А.С. Орлов

 

Дата

 

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части  оборотной стороны последнего листа  подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе  согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное  визирование документа и его  приложения.

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26. При заверении  соответствия копии документа  подлиннику ниже реквизита "Подпись"  проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего  копию; личную подпись; расшифровку  подписи (инициалы, фамилию); дату  заверения, например:

 

Верно

 

Инспектор службы кадров    Личная подпись    Т.С. Левченко

 

Дата

 

Допускается копию  документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27. Отметка об  исполнителе включает в себя  инициалы и фамилию исполнителя  документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А. Жуков 924 45 67

3.28. Отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело включает в себя  следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29. Отметка о  поступлении документа в организацию  содержит очередной порядковый  номер и дату поступления документа  (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку  о поступлении документа в  организацию проставлять в виде штампа.

3.30. Идентификатором  электронной копии документа  является отметка (колонтитул), проставляемая  в левом нижнем углу каждой  страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

4. Требования  к бланкам документов

 

4.1. Документы  изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков  документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь  поля не менее:

 

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

 

4.2. Бланки документов  следует изготавливать на белой  бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3. Бланки документов  оформляют в соответствии с  приложением А. Ориентировочные  границы зон расположения реквизитов  обозначены пунктиром. Каждая  зона определяется совокупностью  входящих в нее реквизитов.

4.4. В зависимости  от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой  реквизита 08. Реквизит 03 допускается  располагать на уровне реквизита  08.

Реквизиты 08, 09, 10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

 

- центрированным (начало и конец каждой строки  реквизитов равно удалены от  границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

 

4.6. Для организации,  ее структурного подразделения,  должностного лица устанавливают  следующие виды бланков документов:

 

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного  вида документа.

 

4.7. Общий бланк  используют для изготовления  любых видов документов, кроме  письма. Общий бланк в зависимости  от учредительных документов  организации включает в себя  реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в  зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного  вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8. Для организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9. При изготовлении  документов на двух и более  страницах вторую и последующие  страницы нумеруют.

Номера страниц  проставляют посередине верхнего поля листа.

 

Приложение А

(справочное)

 

Схемы расположения реквизитов документов

 

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате  А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

 

Приложение Б

(справочное)

 

Образцы бланков  документов

 

Рисунок Б.1 - Образец  общего бланка организации

Рисунок Б.2 - Образец  углового бланка письма организации

Рисунок Б.3 - Образец  продольного бланка письма организации

Рисунок Б.4 - Образец  продольного бланка письма должностного лица

Рисунок Б.5 - Образец  бланка конкретного вида документа  организации

    \