Мережеві технології в організації документообігу підприємства.

ЗМІСТ

 

ВСТУП Розділ 1. ІСТОРИКО-ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ 1.1. Сутність категоріально-понятійного  апарату дослідження 1.2. Документообіг як соціокультурне  явище: становлення та розвиток 1.3. Технологічна основа документообігу  на підприємстві як документно-комунікаційний процес: структура, операційні складові 1.4. Проблема застосування мережевих  технологій в документообігу Розділ 2. ВДОСКОНАЛЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ ЗАСОБАМИ  МЕРЕЖЕВИХ ТЕХНОЛОГІЙ 2.1. Аналіз стану технологічного  забезпечення документообігу на  ФФ КП "ЛО "Фармація" 2.2. Модель застосування в процесі  документообігу мережевих технологій 2.3. Апробація ВИСНОВКИ СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

4   9 9   27     34   41   45   45   67 79 94 98

 

ТЕМА: Мережеві технології у  вдосконаленні документообігу підприємства

 

РЕФЕРАТ

 

 

Дипломна робота спеціаліста:  101 с., 37 джерел

 

 

Розкрито сутність категоріально-понятійного апарату дослідження. Проаналізовано процес становлення та розвитку документообігу як соціокультурного явища. Розглянуто технологічну основу документообігу на підприємстві, як складової документно-комунікаційного процесу.

Актуалізовано й розкрито проблему застосування мережних технологій в документообігу.

Розроблено модель застосування в  процесі документообігу мережевих  технологій. Запропоновано апробацію даної моделі на прикладі системи "Атлас".

 

 

 

 

ДОКУМЕНТ, ДОКУМЕНТООБІГ, ВХІДНІ ДОКУМЕНТИ, ВИХІДНІ ДОКУМЕНТИ, ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ, ІНФОРМАЦІЯ, КОМУНІКАЦІЯ, МЕРЕЖЕВІ КОМП'ЮТЕРНІ ТЕХНОЛОГІЇ

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

 

Інформаційні процеси активно впливають на всі аспекти людського життя. Використання новітніх інформаційних технологій багаторазово посилює цей вплив. Особливо важлива роль інформації в процесі управління – на всіх його рівнях і в усіх сферах: політичній, економічній, науковій, культурній тощо. Переважна частина інформації фіксується на різних матеріальних носіях, утримується в різноманітних документах. Документування інформації, її пошук, опрацювання, збереження, передача потребують значних фінансових, матеріальних, трудових ресурсів і часу. Тому-то організація ефективної роботи з документами, удосконалення всіх інформаційно-документаційних процесів як у масштабі суспільства в цілому, так і на рівні окремих підприємств, організацій, установ сьогодні виявляється одним із найважливіших напрямів управлінської діяльності.

Сьогодні головним інструментом для  отримання, опрацювання, аналізу та розповсюдження інформації є комп’ютерна  техніка, комп’ютерні технології, Інтернет тощо. Саме завдяки виникненню та стрімкому  розвитку глобальної мережі Інтернет набули широкого використання й електронні документи. Їхнє ж існування та широке застосування в управлінській діяльності залежить від систем електронного документообігу й автоматизованих, документально-комунікаційних систем в цілому.

Досвід сучасного виробництва доводить, що ефективне функціонування систем електронного документообігу можливе тільки на основі встановлення раціональної структури управління, видів діяльності та завдань, які необхідно виконати для досягнення цілей підприємства. Використання комп’ютерних мережевих технологій дозволяє підвищити ефективність роботи з документами, прискорити документообіг на підприємстві, знизити трудомісткість робіт по складанню документів, їх реєстрації, контролю, зберіганні, пошуку тощо. Використання комп’ютерних мереж як внутрішніх, так і зовнішніх докорінним чином підвищує ефективність документообігу підприємств. Можливість швидкого обміну документацією між різними відділами підприємств, а також між іншими організаціями, установами, підприємствами значно спрощують роботу діловодної служби і скорочують строки виконання документів.

Отже, використання електронного документообігу та мережевих технологій стає сьогодні нагальною проблемою для багатьох підприємств України і потребує розгляду як на теоретичному, концептуальному, так і на практичному рівні.

Цьому питанню присвячують свої наукові праці такі провідні фахівці як: Т.А. Бикова [2], Р.С. Гіляревський [5], М.В. Комова [13, 14], Т.В. Кузнєцова [6], І.М. Кузнєцов [17], С.Г. Кулешов [18], Н.М. Кушнаренко [22], Н.С. Ларьков [23], М.В. Макарова [24],  В.Т. Савицький [32], С.В. Сілков [33],  Л.І. Скібіцька [34], Г.М. Швецова-Водка [36; 37] та інші.

Значущими для даного дослідження  є теоретичні положення Н.М. Кушнаренко [22], В.Т. Савицького [32], Швецової-Водки [36; 37]  щодо визначення поняття "документ" та його ролі для різних сфер людської діяльності. Концепції Р.С. Гіляревського [5], Л.Ф. Куліковського [19], Н.С. Ларькова [23], І. Ніолової [27], Г.М. Швецової-Водки [37] мали важливе методологічне значення в процесі дослідження поняття "інформація".

Становлення та розвиток документообігу, його структура та складові ретельно розглянуті в працях Т.А. Бикової [2], Т.В. Кузнєцової [6], С.Г. Кулешова [18], а особливості електронного документообігу докладно викладені фахівцем О.В. Матвієнко [25; 26].

Науковцями Б.Д. Віснадулом [3], В.Л. Бройдо [4], Н.В. Макаровою [24] досліджено розвиток систем колективного користування інформаційними й обчислювальними ресурсами, що засновані на мережевих технологіях.

Праці дослідників Т.В. Кузнєцової [6], Н.В. Макарової [24],  
О.В. Матвієнко[25; 26], Г.В. Охріменко [30], М. Плешакової [31], А.І. Чорного [35] та ін. присвячені питанням впровадження мережевих технологій в документообігу на підприємствах.

Отже, сьогодні більшість фахівців з документознавства та інформаційних технологій приділять увагу мережевим технологіям, теоретичним та практичним питанням їх застосування на підприємствах, організаціях, установах.

Саме тому тема дипломної роботи "Мережеві технології у вдосконаленні документообігу підприємства" є однією з актуальних для фахівців з діловодства на підприємстві.

Об’єктом  дослідження обрано документообіг як складову документно-комунікаційного процесу.

Предмет дослідження – мережеві технології в організації документообігу підприємства.

Мета дослідження полягає у з'ясуванні можливості вирішення проблеми застосування мережевих технологій в документообігу підприємства.

Гіпотеза дослідження. Ефективність роботи з документами в умовах сучасного підприємства повністю залежить від стану технологічного забезпечення документообігу, тобто від того, наскільки автоматизовані такі процеси як підготовка, складання документів, їх передача, отримання, реєстрація та зберігання. На підставі цього, можна зробити припущення, що підвищити рівень ефективності діяльності будь-якого підприємства можливо, за умов використання сучасних комп’ютерних технологій в організації на ньому автоматизованого (електронного) документообігу й запровадження мережевих технологій.

Відповідно до об’єкта, предмета, мети і гіпотези було поставлено такі завдання:

• визначитися у категоріально-понятійному апараті дослідження;
• розкрити сутність документообігу як соціокультурного явища;
• розглянути технологічну основу документообігу на підприємстві, як документно-комунікаційного процесу;
• вивчити проблему застосування мережевих технологій в документообігу.

Методологічною основою  дослідження є фундаментальний, загальнонауковий і конкретнонауковий рівні пізнання. Вони складаються з певних принципів, підходів або методів. Фундаментальний рівень визначає загальну стратегію принципів пізнання особливостей явищ, процесів, сфер діяльності, принципи якого базуються на узагальнюючих, філософських положеннях, що відбивають найсуттєвіші властивості об’єктивної дійсності.

При вивченні категоріально-понятійного апарату у пункті 1.1 використані методи аналізу, порівняння, узагальнення, етимологічний метод і термінологічний принцип, який передбачає вивчення історії термінів і позначуваних ними понять, розробку або уточнення змісту та обсягу понять, встановлення взаємозв'язку і субординації понять, їх місця в понятійному апараті теорії, на базі якої базується дослідження. Вирішити це завдання допомагає метод термінологічного аналізу і метод операціоналізації понять.

Серед великої різноманітності загальнонаукових методів саме історичний і логічний методи дослідження дозволяють мислено відтворити досліджуваний об´єкт у всій його об´єктивній конкретності, уявити і зрозуміти його в розвитку. За допомогою логічного методу дослідники на основі опрацювання, критичного аналізу і формулювання своїх пропозицій розвивають існуючі теоретичні уявлення або висувають нові теоретичні припущення. Історичний метод надає можливість для всебічного дослідження явищ і подій у хронологічній послідовності, щоб відкрити їх внутрішні зв´язки та закономірності розвитку.

Дослідження становлення та розвитку документообігу у пункті 1.2 базувалося на поєднанні методів порівняння й історизму. Історичний і логічний підходи використовувалися комплексно для дослідження історії становлення документообігу як соціокультурного явища та виділення суті історичного процесу розвитку та становлення документообігу як об’єкта та явища.

На основі методів абстрагування, системного аналізу і синтезу  в пункті 1.3 досліджувалася технологічна основа документообігу, як складова документно-комунікаційного процесу, розглядалася його структура, операційні складові. Опис структури документообігу полягає в його поділі на складові та встановленні характеру взаємозв’язків між ними. У системному дослідженні Т.А. Бикової документообіг розглядається як певна множина елементів, взаємозв'язок яких зумовлює цілісні властивості цієї множини. За допомогою системного дослідження М.В. Комова, А.В. Корж, Л.І. Скібіцька розглядають систему здійснення всіх послідовних операцій з вхідними, вихідними і внутрішніми документами.

О.В. Матвієнко, Г.В. Охріменко, М. Плешакова  за допомогою інформаційного підходу  досліджують проблему застосування мережевих технологій в документообігу, що відбито у пункті 1.4. Пізнавальні можливості інформаційного підходу полягають у тому, що предмет дослідження вивчається у контексті інформації, її численних виявів.

В другому розділі дипломної роботи було застосовано моделювання. Це дозволило розглянути суттєві ознаки системи мережевих технологій, яка була запропонована для вдосконалення автоматизації документообігу на підприємстві.

В процесі написання дипломної роботи було використано такі методи:

• теоретичні: аналіз і синтез, метод ідеалізації;
• емпіричні: спостереження, порівняння, огляд літератури за темою дослідження.

Законодавчу базу складають Закони України "Про інформацію", "Про електронні документи та електронний документообіг", ДСТУ 2732-2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять".

Відповідно до поставленої мети і завдань на захист виносяться наступні положення:

• документообіг як документно-комунікаційний процес на підприємстві та його технологічна основа;
• проблема застосування мережевих технологій в документообігу сучасних підприємств.

Практичне значення дослідження полягає у можливості впровадження освітлених аспектів використання мережевих технологій в умовах сучасного підприємства.

Структура дипломної роботи складається із вступу, одного розділу, висновків, списку використаних джерел. Робота містить 101 сторінку основного тексту, список використаних джерел налічує 37 найменувань.

Розділ 1. ІСТОРИКО-ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

 

1.1. Сутність категоріально-понятійного  апарату дослідження

Аналізуючи питання мережевих технологій у вдосконаленні документообігу підприємства виникає необхідність виділити базові терміни, поняття, аксіоми даної сфери наукових знань і проаналізувати наступні категорії та поняття: "документ", "документообіг", "електронний документообіг", "інформація", "мережеві комп’ютерні технології".

Значний внесок у дослідженні цих  термінів зробили вітчизняні і зарубіжні вчені з документознавства та інформаційної діяльності. На особливу увагу заслуговують праці Т.А. Бикової [2], Р.С. Гіляревського [5], М.В. Комової [13, 14], С.Г. Кулешова [18], Н. М.  Кушнаренко [22], Н.С. Ларькова [23],  
Н.В. Макарової [24], О.В. Матвієнко [25, 26], І. Нілової [27],   В.Т. Савицького [32], Г. М. Швецової-Водки [36, 37] та інших. 

Серед перелічених вище понять і категорій лише "документ" і "інформація" мають статус категорій. Інші є похідними від вказаних категорій і виступають у вигляді понять. Саме тому є необхідність розглянути спочатку базові категорії дослідження – "інформація" і "документ".

Першою і центральною  категорією є "інформація". Історично склалось так, що поняття "інформація" асоціювалось зі змістом якогось сигналу, повідомлення, що, в свою чергу, слугував стимулом для певних дій тих чи інших суб'єктів. Інформація – атрибут матеріального світу, без якого неможлива життєдіяльність будь-якої живої істоти, а не лише людини. Відповідно виділяють біологічну інформацію, що функціонує в живій природі, і соціальну, котра функціонує в суспільстві [20, с. 6].

Термін "інформація" походить від  латинського слова informatio, що в буквальному  перекладі означає: роз’яснення, ознайомлення, переказ, а саме слово informatio походить від слова informo, що означає: навчаю, формую, міркую. Інформація передається за допомогою повідомлень – послідовності сигналів різної природи: звуків, символів, зображень, жестів тощо. Повідомлення можна подавати різними способами, наприклад за допомогою: текстів; чисел; графічних зображень; звуків; умовних сигналів; спеціальних позначень; комбінації текстів, чисел, графічних зображень, звуків, спеціальних позначень тощо. Повідомлення, яке не підвищує рівень обізнаності або не зменшує невизначеність, несе шум. Вирішити, несе повідомлення інформацію чи шум, неможливо без урахування, яка конкретно людина його сприймає. Якщо дві людини одночасно сприймають одне й те саме повідомлення, то для однієї воно може нести шум, а для іншої – інформацію. Якщо отримане людиною повідомлення містить нові для неї факти, то вважають, що вона отримала інформацію [11, с. 6-7].