Мережеві технології в організації документообігу підприємства.

Як справедливо стверджує Кушнаренко Н.М., в умовах інформатизації суспільства ефективне забезпечення управління неможливе без впровадження електронного документообігу. Його відсутність зумовлює виникнення таких проблем, коли керівництво  не  має  цілісної  картини  справ  на підприємстві; структурні підрозділи, не маючи оперативної інформації про діяльність один одного, не мають злагодженості дій, внаслідок чого суттєво знижується якість обслуговування клієнтів і спроможність організацій підтримувати зовнішні ділові контакти; низька продуктивність праці, існує відчуття необхідності ресурсів: людських, технічних, комунікаційних. Наслідком цього стає необґрунтоване розширення штату працівників, невиправдана зміна технології виробництва, інвестиції в обладнання нових робочих місць, приміщення, комунікації, перепідготовка кадрів. У ситуації невиправданого зростання штатів та інвестицій у виробництво з'являється потреба у збільшенні обігового капіталу, що, в свою чергу, може призвести до нових кредитів і зменшити плановий прибуток [22, с.45].

А.В. Охотніков наголошує, що при  застосуванні електронного документообігу службою забезпечення документації управління (самостійно, або спільно із службою автоматизації) розробляються маршрути руху документів. Використання маршрутів дозволяє визначити послідовність операцій, вироблюваних з документом, і шлях його руху вже на початковому етапі підготовки проекту або під час вступу документа в організацію.

Доставка документів в організацію  здійснюється, як правило, засобами поштового, кур'єрського і електричного зв'язку. За допомогою поштового зв'язку доставляється  письмова кореспонденція у вигляді  простих і реєстрованих листів, поштових карток, бандеролей і дрібних пакетів, а також друкарські видання. По каналах електричного зв'язку поступають: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, повідомлення по електронній пошті [29, с. 99].

Таким чином, можна констатувати наступне. Документообіг на підприємстві являє собою документно-комунікаційний процес, який складається з вхідних, вихідних і внутрішніх документопотоків. Кожен документопотік має свої операційні складові, які мають відповідати чіткій технології здійснення всіх послідовних операцій з документами, тобто: прийняття і реєстрацію, розгляд керівником; порядок проходження документів в організації; виконання документів; контроль виконання; формування справ; підготовка і передача справ до архіву. Останнім часом постає нагальна проблема використання на підприємствах України електронного документообігу, що має підвищити ефективність здійснення операцій з документами.

1.4. Проблема застосування мережевих технологій в документообігу

Мережеві технології сьогодні стають все актуальнішими в діловодному процесі українських підприємств. Сьогодні неможливо уявити документообіг сучасних установ, організацій, фірм, підприємств без комп’ютерних технологій. Мережеві технології полегшують доставку документів між відділами підприємств, сприяють сумісному їх використанню, а система Інтернет дозволяє прискорити процес листування між організаціями, установами, підприємствами, навіть якщо вони знаходяться за кордоном.

Вивченню і впровадженню мережевих технологій в документообігу на підприємствах приділяють велику увагу сучасні вітчизняні (О.В. Матвієнко [25, 26], Г.В. Охріменко [30], М. Плешакова [31] та ін.) і зарубіжні (Т.В. Кузнєцова [6], Н.В. Макарова [24], А.І. Чорний [35] та ін.) фахівці з документознавства, діловодства та інформаційної діяльності .

Використання нових інформаційних  технологій на базі комп’ютерної техніки  і розвинутих засобів документальної комунікації в управлінні підприємством  включає різноманітні аспекти, починаючи  від забезпечення найпростіших функцій службового листування до системного аналізу і підтримки складних завдань прийняття рішень.

Для ефективного функціонування автоматизованої  інформаційної системи (АІС) необхідне  єдине інформаційне забезпечення (ЄІЗ), яке дає можливість розв’язувати задачі в рамках системи, а також забезпечує взаємодію різних АІС шляхом обміну інформацією. АІС створюються для удосконалення облікового й управлінського процесів і забезпечують нерозривний зв’язок між інформацією та управлінням [31, с. 26].

Розробка систем розподіленої обробки даних, що відображають організаційну структуру підприємства, дозволяє зробити дані, що підтримуються кожним структурним підрозділом, загальнодоступними, забезпечивши при цьому збереження їх в тих місцях, де вони частіше за все використовуються. Такий підхід розширює можливості сумісного використання інформації, одночасно підвищуючи ефективність доступу до неї. Все це в значній мірі зумовило широке розповсюдження мережевих інформаційних технологій у сфері управління.

Архітектура мережі визначає принципи побудови і функціонування апаратного і програмного забезпечення елементів мережі. Координація діяльності елементів мережі забезпечується системою принципів і угод, встановлюваних на двосторонній або багатосторонній основі.

Для забезпечення можливості взаємодії мережевих систем Міжнародна організація по стандартизації (ISO) встановила набір правил (протоколів), що формують еталонну модель взаємодії відкритих систем (модель OSI). Згідно цієї моделі весь процес взаємодії систем в мережі представлено у вигляді впорядкованої ієрархічної системи, що складається з семи функціональних поверхів або рівнів. Правила взаємодії в межах одного рівня називають протоколом, а правила взаємодії мережевих рівнів називають мережевим інтерфейсом [6, с. 433-434].

Сьогодні у діловодстві багатьох підприємств найбільш ефективними напрямками використання комп’ютерних технологій є:

• підготовка документів з використанням електронних технологій – здійснюється за правилами і з використанням форм і бланків уніфікованих документів. На виході тексти переводяться на папір і набувають у відповідності з діючими правилами форми документів;
• електронна передача інформації, що використовується для прискорення її доставки споживачам з подальшим виведенням документів на папір; актуальним завданням є визначення місця факсимільної передачі документа у системі традиційного діловодства;
• електронна реєстрація надходження документів у систему – передбачає включення у єдину інформаційну систему всіх документів, які створюються в організації або надходять до неї у будь-якій формі на основі єдиних правил реєстрації. На реєстраційному масиві ґрунтується облік, пошук, контроль виконання документів без створення інших реєстраційних форм [30, с. 301].

Але проблеми використання мережевих  технологій в документообігу підприємств набуває все більшої популярності.

Сьогодні найбільш розповсюдженим варіантом мережевої технології є "клієнт – сервер". Відповідно до цього варіанту в мережі виділяють один найпотужніший комп'ютер, на якому розташовують всі інформаційні ресурси. Такий комп'ютер називають сервером. Решта комп'ютерів називають клієнтами (можуть бути менш могутніми). Їм доступні всі ресурси серверу. При роботі в мережі користувач запускає на своєму комп'ютері Программу-клієнт і запитує яку-небудь мережну послугу. Програма-клієнт забезпечує первинну обробку запиту, формує його для програми-серверу, яка і представляє цю мережну послугу. Сервер знаходиться в стані постійного очікування запитів від клієнтів. У разі отримання запитів програма ініціює обробку запиту (звернення до бази даних, виконання пошуку потрібної інформації або передає запит на інший сервер з іншими базами даних). Після закінчення обробки запиту Програма-сервер повертає відповідь Програмі-клієнту, яка і видає (і, якщо необхідно, додатково обробляє) результати пошуку користувачу.

Інший спосіб створення інформаційної  системи в локальній мережі заснований на технології Інтранету, яка по суті і є технологією Інтернету, перенесеною  в середовище корпоративних інформаційних  систем. На основі даної технології відбувається інтеграція локальних систем з глобальними в дворівневі мережі, що будуються за єдиним принципом в рамках Інтернету. В подібному випадку локальну мережу розглядають не як самостійний автономний об'єкт, а як нижній рівень Інтернету, що відповідає поняттю "Intranet-система".

Для того, щоб налагодити мережу в  офісі, необхідно всередину кожного  комп'ютера встановити спеціальну плату, яка називається мережевий адаптер, і, таким чином, визначити місце, куди підключиться кабель, що з’єднує всі комп'ютери разом [6, с. 434-436].

Сучасні програми автоматизації ділових процесів дозволяють повною мірою використати переваги інфраструктури у вигляді мереж і персональних комп’ютерів, які є у багатьох організацій. Щоб повністю одержати вигоди від технології автоматизації ділових процедур, їм необхідно змінити перевірені практикою методи організації діяльності. Такі системи автоматизують всі інформаційні процеси в діловодстві, а не просто їх завдання.

Проблема вибору системи  управління документами (DMS, Document Managers System), яка здатна створювати, зберігати, здійснювати пошук, редагувати і розсилати документи, є стратегічним завданням для організацій. Проблема полягає в тому, що лише небагато програм даної категорії наближаються до того рівня, на якому всі перелічені функції забезпечуються одночасно. DMS-система може вважатись повною, якщо вона виконує декілька ключових функцій, найголовніша з яких – надання можливості індексування і пошуку, що дозволить відслідкувати стан документа, який знаходиться у будь-якому місці мережі підприємства і швидко визначати їх місцезнаходження у разі необхідності. DMS-система повинна мати можливість злиття документів, що дозволяє зводити в одне файли текстів, графіки, формуючи завершений документ.

Пакети управління документами використовуються для організації потоку документів у масштабі підприємства. Ця технологія виникла одночасно з появою перших електронних засобів створення каталогів документів, в основному, була спрямована на автоматизацію внутрішніх процесів в галузях діяльності, пов’язаних з використанням великих обсягів документів. Для цього було створено цифрові аналоги паперових форм, засоби автоматичної реєстрації документів на вході і виході [25, с. 35].

 Таким чином, можна констатувати наступне. Сучасний рівень використання нових інформаційних технологій у діловодстві спрямований на вирішення проблеми використання мережевих технологій в документообігу. Наявність локальних мереж для багатьох сучасних підприємств є оперативним засобом зв’язку. Локальна мережа дозволяє автоматизувати документообіг, тобто розв'язати проблеми руху документа з моменту його створіння або отримання до завершення використання, відправки адресату або передачі в архів. Вона робить більш ефективним процес підготовки, узгодження документів. Автоматизація документообігу на основі мережевих технологій створює передумови для комплексної автоматизації розробки, узгодження, розповсюдження, пошуку і архівного зберігання документів організації.

Розділ 2. ВДОСКОНАЛЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ ЗАСОБАМИ  МЕРЕЖЕВИХ ТЕХНОЛОГІЙ

2.1. Аналіз стану технологічного  забезпечення документообігу  на ФФ КП "ЛО "Фармація"

Фармацевтична фабрика "Комунального підприємства "Луганська обласна "Фармація" є структурним підрозділом  КП "Фармація", що знаходиться в м. Луганську. Фабрика має мережу аптек у м. Луганську. Створена Луганська фармацевтична фабрика в 1972 році, шляхом перетворення галеново-фасувальної лабораторії у фармацевтичну фабрику. Перед колективом була поставлена задача – в найкоротші терміни організувати виробництво найпростіших форм галенових препаратів для постачання аптечної мережі Луганської області. В 1991 році був зданий в експлуатацію новий виробничий  корпус галенового цеху, що дозволило збільшити виробничі потужності фармацевтичної фабрики більш ніж втричі, значно розширити номенклатуру продукції. Зараз фабрикою випускаються лікарські препарати з 10 номенклатурних груп. Щорічно підприємством освоюються нові лікарські засоби. Протягом останніх 5 років на фабриці щорічний приріст обсягів виробництва складає більше 20% в порівнянних цінах. Згідно перспективних планів розвитку йде модернізація виробництва для поступового переходу на стандарти  GMP.

Проаналізувавши стан технологічного забезпечення документообігу на фармацевтичній фабриці КП "ЛО "Фармація", необхідно відзначити, що документаційна діяльність на даному підприємстві здійснюється на основі законодавчих, нормативних актів та методичної літератури з діловодства та архівної справи. На підприємстві створюються головним чином письмові (текстові) документи. Всі документи оформлені згідно вимогам стандартів і спеціальних нормативно-правових актів, зокрема постановою Кабінету Міністрів України "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства" від 17 жовтня 1997 р. № 1153, де викладено порядок складання документів, ведення справ, створення архіву для забезпечення зберігання найцінніших документів.

Технологічне забезпечення документообігу на підприємстві, в першу чергу, передбачає автоматизацію значних процесів діловодства. Автоматизована система діловодства даного підприємства створена на основі існуючих схем роботи з документами, з метою досягнення найліпших результатів. Основна частина роботи з автоматизації діловодства – це функціонування комп’ютерної системи.

Комп'ютеризація процесів документообігу на КП "ЛО "Фармація" було здійснено на основі впорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.

Як було виявлено, на ФФ КП "ЛО "Фармація" застосовують комп’ютерну техніку та інформаційні технології для створення необхідних службових документів, їх передачі, отримання, реєстрації, зберігання, пошуку, тощо. Для можливості швидкої передачі і отримання документів на підприємстві є комп’ютерні мережі (локальна і мережа Інтернет). Також на ФФ КП "ЛО "Фармація" використовують бездокументні технології, такі як телефонний і селекторний зв'язок. Телефонні апарати є у всіх відділах, в прийомній директора і його заступників.