Мережеві технології в організації документообігу підприємства.

Інформація є фундаментальною  науковою категорією. Вона є первинною  і не має строгого наукового визначення. Особливість сутності її поняття полягає в універсальності. Інформація використовується практично у всіх сферах людської діяльності: природничих науках, філософії, біології, економіці тощо. Так, наприклад, Р.С. Гіляревський відзначає, що хоча категорія "інформація" міцно увійшла  не тільки до самих різних галузей сучасної науки і техніки, а і в повсякденне життя, проте точне і вичерпне її визначення залишається однією з найважчих наукових задач. Науковець звертає увагу на те, що у повсякденному житті інформація означає повідомлення, інформування про положення справ, свідчення про щось [5, с. 25].

Інформація  є важливим засобом існування  суспільства, її обсяги постійно зростають й, відповідно, стрімко змінюється і характер її використання. Протягом останніх десятиліть значення процесів, пов'язаних з документуванням і використанням інформаційного продукту, набуло глибокого усвідомлене суспільством.

Наукове поняття інформації було введене  в 1948 році К. Шенноном в процесі постановки задач нової тоді науки – кібернетики, яка вивчає найзагальніші закони управління, які виявляються і працюють в технічних, біологічних і суспільних системах.

У зв'язку з бурхливим розвитком науки і техніки, який спостерігався до середини XX століття, роль інформації незмірно зросла. Виходячи з цієї ситуації вчені шукали шляхи управління інформацією. В працях К. Шеннона і А.М. Колмогорова була запропонована кількісна міра інформації, що привело до створення теорії інформації. Згідно концепції К. Шеннона, інформація тлумачиться як знята невизначеність, тобто відомості, які повинні зняти в тому або іншому ступені існуючу у споживача до їх отримання невизначеність, розширити його розуміння об'єкту корисними відомостями [1, с. 8] (в теорії інформації під терміном невизначеність розуміється таке повідомлення, яке містить факти, невідомі раніше споживачеві і які доповнюють його уявлення про об'єкт, що вивчається або аналізується) [1, с. 8-9].

У Законі України "Про інформацію" поняття "інформація" розуміється, як документовані або  публічно оголошені  відомості  про  події  та  явища,  що  відбуваються   у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі [10, ст.1]. При цьому виділяються різні підходи до визначення терміну "інформація". Так у контексті атрибутивного підходу інформація розглядається як об’єктивна властивість усіх матеріальних об’єктів (інформація – атрибут матерії). У контексті функціонального підходу інформація розглядається як умова і результат спрямованої активності. Отже, мова йде про те, що вона виникає тільки на соціально-свідомому рівні [35, с. 36-37].

Існують й інші визначення поняття "інформація", відповідно до яких інформацією вважаються:

• документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі (Закон України "Про інформацію");
• відомості про оточуючий світ і процеси, що у ньому відбуваються, які сприймаються людиною або спеціальним пристроєм (Ожегов С. И., Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка) [28, с. 85];
• універсальне поняття, що пронизує всі сфери людської діяльності, слугує провідником знань і думок, інструментом спілкування, взаєморозуміння і співробітництва (у матеріалах ЮНЕСКО) [11, с. 8].

Інформація  має безліч своїх видів, основними яких є: статистична інформація; масова інформація; інформація про діяльність державних органів влади та  органів місцевого і регіонального самоврядування; правова інформація; інформація про особу; інформація довідково-енциклопедичного характеру; соціологічна інформація [10, ст.18]. Масовою інформацією вважається така, що набуває публічного  поширення, а саме:  друкована  та аудіовізуальна інформація [10, ст.20]. Інформація  державних  органів  та  органів    місцевого    і регіонального  самоврядування є  офіційною    документованою інформацією,  яка  створюється  в  процесі   поточної    діяльності законодавчої, виконавчої та судової  влади,  органів  місцевого  і регіонального самоврядування [10, ст.21]. Правову  інформацію складає сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про право, його систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення і боротьбу з ними та їх профілактику тощо [10, ст.22]. Інформацією про  особу  вважається  сукупність  документованих  або публічно оголошених відомостей про неї. Джерелами документованої інформації про особу є видані на  її ім'я документи, підписані нею документи,  а  також  відомості  про особу, зібрані державними органами влади та органами  місцевого  і регіонального самоврядування в межах своїх повноважень [10, ст.23]. Інформацією довідково-енциклопедичного  характеру є систематизовані, документовані або  публічно  оголошені  відомості про суспільне, державне життя та навколишнє природне середовище [10, ст.24]. Соціологічна  інформація  – це  документовані  або  публічно оголошені відомості про ставлення окремих  громадян  і  соціальних груп до суспільних подій та явищ, процесів, фактів [10, ст.25].

Як зауважує Л.Ф. Куліковський, згідно філософсько-методологічному підходу званому атрибутивним, інформація є наявною для всіх матеріальних система. Неорганічній природі теж властива універсальна властивість віддзеркалення, а скрізь, де є віддзеркалення, має місце і передача інформації. Поміж тим прихильники  функціонального або кібернетичного підходу вважають, що інформація властива лише суспільству, живим істотам і кібернетичним пристроям. При цьому інформацію пов'язують з існуванням здатності відображати зовнішній світ, яка допомагає живому організму пристосовуватися до зовнішніх змінюваних умов, самонавчатися, навчатися і утворювати складні співтовариства, аж до людського суспільства. Інформаційні процеси в останньому відрізняються складністю, різноманіттям, якісно новими властивостями, які дозволяють створювати штучні інформаційні і управляючі системи [19, с. 4].

На думку І. Нілової, при наявності  двох концепцій, все ж спостерігається  деяка інтеграція концептуальних уявлень  і результатів, отриманих в межах  різних підходів до інформації. Дослідниця відзначає, що останнім часом все більше з’являється прибічників концепції інформації як сутнісної, інваріантної сторони відображення, яка може опредмечуватись, об’єктивуватись   при введенні в інформаційну взаємодію, тобто, кодуватися, передаватися від одного об’єкта до іншого в ході відображальних процесів. Одним з методологічних наслідків означеного розуміння природи інформації І. Нілова вважає уявлення про неї  як про невід’ємну властивість відображення з одночасним визначенням всезагальності означеної властивості, а отже і розповсюдженням її на всі матеріальні системи, що більш визначено характеризує онтологічний статус інформації, а в гносеологічному відношенні призводить до інтерпретації поняття інформації як загальнонаукового.

Набувши суттєвого розвитку у філософії  та кібернетиці, поняття інформації вийшло далеко за їхні межі. Нині теоретико-інформаційні ідеї широко застосовуються в науках біологічного циклу, де сама сутність життя пов’язується з перетворенням інформації, управлінням, в гуманітарних науках (педагогіці, лінгвістиці, теорії соціального управляння, естетиці, етиці, теорії права тощо).

Аналізуючи категорію "інформація" І. Нілова підкреслює, що інтерес до феномену інформації набув, безумовно, загальнонаукового характеру. Дослідниця звертає увагу на те, що слова і словосполучення, що стосуються терміна "інформація", зустрічаються як у наукових роботах, так і в популярних виданнях, проблеми, а будучи пов’язані з інформаційними ресурсами, обговорюються на конференціях, присвячених різним сферам суспільної діяльності. Це дає підстави стверджувати, що інформаційний підхід є могутнім засобом для підвищення рівня наукових досліджень, оптимізації багатьох процесів, як зі сфери виробництва матеріальних і духовних благ, так і в галузі їхнього споживання [27, с. 29].

Відома дослідниця  Г.М. Швецова-Водка вказує на використання терміну "інформація" в багатьох побутових висловах і теоретичних концепціях із різними значеннями. Вона наводить найпростіші тлумачення "інформації": "повідомлення про щось"; "певні відомості, сукупність якихось даних, знань" і відзначає, що у деяких визначеннях інформації йдеться про її зміст і наводить такий приклад: "відомості про навколишній світ, процеси, які в ньому відбуваються, про події, ситуації, чию-небудь діяльність, що їх сприймають людина і живі організми, керуючі машини та інші системи" [37, с. 17]. Авторка підкреслює, що є ще й інші значення поняття "інформація", що пов'язані з тим чи іншим конкретним випадком слововживання, з традицією певної галузі знань і людської діяльності.

На думку Г.М. Швецової-Водки, сучасне філософське розуміння поняття "інформація" свідчить про те, що воно є певною категорією, тобто таким поняттям, яке відображає найбільш загальні й істотні властивості, сторони, відношення явищ дійсності та об'єктів пізнання. Застосовування категорії "інформація" означає, що в пізнанні певного явища використана так звана "теорія інформації" або "теорія інформаційної комунікації", або, що теж саме, комунікаційно-інформаційний підхід. Це означає, що ті чи інші явища дійсності розглядаються людиною (суб'єктом пізнання) як складові певного комунікаційно-інформаційного процесу чи "комунікаційної системи" [37, с. 17].

В процесі аналізу категорії "інформація", І. Нілова приходить до висновку, що розуміння інформації можливе через ствердження єдності інформації та інформаційного підходу, яка виражається в тому, що інформація є результатом інформаційного підходу до пізнання реальної дійсності, і навпаки, інформаційний підхід неможливий без оперуванням поняттям інформації. Первинним у цій єдності є інформаційний підхід, тобто методологічний засіб вивчення об'єктивного світу, а інформація – базове поняття означеного підходу, конкретний зміст якого не задано апріорі, а варіюється у залежності від поставленого пізнавального завдання. Межі варіювання змісту поняття "інформація" досить широкі, але не безмежні, бо інформаційний підхід застосовується не до будь-яких явищ, а лише до процесів відображення. Тільки у відображенні – взаємодії або у самовідображенні (різноманітності) об'єктів убачаються ті явища (властивості, відношення), які в тій або іншій концепції називаються інформацією. Таким чином виявляється, що інформація є не об'єкт вивчення, до якого застосовують інформаційний підхід, а поняття, через яке цей підхід реалізується. В усіх випадках поняття інформації використовують для опису і пояснення явищ відображення. Отже, правомірно вважати інформацію категорією інформаційного підходу, що допомагає розкривати спосіб (форму) руху образів в часі і просторі [27, с. 30].

Як і більшість фахівців,  Н.С. Ларьков також звертає увагу на відсутність точного визначення поняття "інформація", в результаті чого і виникають наукові спори. Науковець наводить чотири найпоширеніші тлумачення цього поняття, спираючись на словник основних термінів в галузі інформатики, в якому наведено такі визначення:

• інформація – це значення отриманого повідомлення, його інтерпретація;
• інформація – це зміст повідомлень, а також саме повідомлення, дані;
• інформація – це третя складова трьох основ всесвіту (матерія, енергія і інформація);
• інформація – це те, що зменшує невизначеність події.

Проте, як підкреслює Н.С. Ларьков, всі автори сходяться на тому, що соціальне життя неможливе без інформації, яка виступає двигуном суспільного і технічного прогресу. При цьому найважливіша роль відводиться соціальній інформації, яка підрозділяється на масову (світоглядну, естетичну, побутову), спеціальну (наукову, ділову, корпоративну) і особисту. Саме соціальна інформація пов'язується з поняттям документа [23, с. 16].

М.В. Комова в своїх працях також приділяє увагу  терміну  "інформація". На думку авторки, "інформація" являє собою відомості про навколишній світ і процеси, які відбуваються в ньому і сприймаються людиною або спеціальними приладами. При цьому звертається увага на те, що значення терміна "інформація" близьке до термінів "відомості", "показники". Нині існує багато означень і самого терміна "інформація", кожне з яких використовують відповідно до конкретних завдань. За змістом або галуззю діяльності М.В. Комова поділяє інформацію на управлінську, наукову, технічну, медичну тощо. Управлінську інформацію використовують заклади, організації, підприємства з метою управління господарством. Вона повинна бути повною, оперативною, достовірною, адресною і доступною для сприйняття. Повноту інформації визначає її обсяг, який за словами М.В. Комової повинен бути достатнім для прийняття управлінського рішення [13, с. 13].

В сучасній теорії і практиці управління документацією, документована інформація створюється, виходить і зберігається юридичними і фізичними особами як доказ при підтвердженні правових зобов'язань або управлінської діяльності. Процес управління документацією відповідає за ефективний і систематичний контроль створення, отримання, зберігання, використання і визначення долі документів, включаючи процеси збору і зберігання свідоцтв ділової діяльності й інформації про неї у вигляді документів [33, с. 45].

Отже, як було доведено, інформація є основою для складання документів в управлінській діяльності.

Наступним найбільш важливим терміном є "документ". В загальному розумінні призначення документа зводиться до зафіксованих у письмовому вигляді відомостей, необхідних для здійснення різноманітних дій. За допомогою документа інформація зберігається і передається у часі і в просторі, а тому з цієї точки зору документи можуть розглядатися як один із інструментів пізнання дійсності. Сучасний діловий світ важко собі уявити без потужних потоків інформації, що циркулює різними напрямками і оформлена найчастіше документально. Переважна більшість дій здійснюється службовцями в процесі управління шляхом створення і використання різноманітних документів. Ось чому головним, центральним, базовим поняттям документаційного забезпечення управління є поняття "документ".