Мережеві технології в організації документообігу підприємства.

У зв'язку з широким використанням  поняття "документ" у багатьох сферах суспільної діяльності воно розуміється по-різному у різних галузях знань, зокрема, в документознавстві, інформатиці, бібліотекознавстві, архівознавстві, музеєзнавстві, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності – архівній, бібліотечній, музейній справі і, звичайно, у документаційному забезпеченні управління. Хоча інформаційна природа документа очевидна, саме поняття "документ" визначають по-різному, бо за основу визначення поняття беруть різні критерії – мету створення документа, його зміст, форму, спосіб відтворення інформації, сферу побутування документа тощо.

Першими спробами визначення документа  у широкому значенні були спроби, сформульовані відомим радянським документознавцем К.Г. Мітяєвим. В одній із своїх ранніх праць поняття "документ" він ототожнює з архівознавським терміном  "документальні матеріали", називає документами акти державної влади, офіційне та приватне листування, плани, графіки, малюнки, рукописи наукових і художніх творів, мемуарів і щоденників, плакати, відозви, негативи та позитиви фотознімків і кінофільмів, матеріали звукозапису тощо. Згодом документ ним визначається вже як "результат свідомого закріплення (документування) інформації про явища об'єктивної дійсності різними способами з метою надійної передачі цієї інформації у часі і на відстані при обов'язковій ідентифікації закріпленого мовою слів" [32, с. 314].

На думку одного з провідних  вітчизняних фахівців з документознавства  Н. М. Кушнаренко, поняття "документ" є центральним, фундаментальним в понятійній системі даного наукового напряму. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що служать об’єктами практичної діяльності зі створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, пошуку, розповсюдженню і використанню документальної інформації в суспільстві. Як зазначає дослідниця, на міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблене і затверджене Міжнародною організацією зі стандартизації (ІСО) за участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради з архівів, Міжнародної організації з інтелектуальної власності.

Н.М. Кушнаренко наводить три визначення поняття "документ" у відповідності до ДСТУ:

ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця  в ході здійснення інформаційної  діяльності.

ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт  з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі.

ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить в закріпленому вигляді  інформацію, оформлений встановленим порядком і має відповідно до чинного  законодавства правове значення [22, с. 19-20].

Однак, В.Т. Савицький, аналізуючи наведені Н.М. Кушнаренко визначення поняття "документ" відзначає, що на думку Н.М. Кушнаренко в Україні офіційно прийнятими є  три значення поняття "документ", зафіксовані в кількох державних  стандартах, співвідношення між якими цей автор вибудовує за принципом ієрархії – підпорядкування одного поняття іншому, де кожне більш широке поглинає, включає в себе вужче поняття. Проте, зауважує  
В.Т. Савицький, зазначений автор не враховує ще двох чинних визначень поняття "документ", сформульованих трьома Законами України – "Про інформацію", "Про бібліотеки і бібліотечку справу" і "Про обов'язковий примірник документів" [32, с. 316].

Категорію "документ" ретельно вивчає Г.М. Швецова-Водка. Основу викладу її авторського бачення теорії документа становлять етимологічні, семантичні, прагматичні пояснення змісту поняття документ з урахуванням класичних традицій і продиктованих часом новацій. Широко послуговуючись зарубіжними і вітчизняними загальними енциклопедичними і спеціальними термінологічними словниками XVIII-ХХ ст., тематичними працями, що віддзеркалюють досвід теорії документа, Г.М. Швецова-Водка деталізує чинники звуження значення поняття документа "від будь-якого предмета, що служить для навчання і доказу", до "писемного свідчення, що підтверджує певні правові відносини" [36, с. 13].

Ретроспективно вивчаючи змінність  і постійність набору означників тлумачень документа, Г.М.Швецова-Водка  виокремлює вісім його значень, підпорядковуючи  їх своєрідній "вертикальній формації", яка ієрархічно скупчує довкола себе такі визначення: інформація як "будь-який матеріальний (субстанціальний) об'єкт, який використовується для передавання інформації в суспільстві" (Документ І); інформація як "предмет матеріальної культури людства (будь-який матеріальний об'єкт "другої природи")" (Документ ІІ); інформація як "створений людиною матеріальний об'єкт, спеціально призначений для передачі зафіксованої в ньому інформації в суспільстві" (Документ ІІІ); інформація як "матеріальний об'єкт, у якому подано будь-який запис інформації, який може бути виконаний будь-яким розробленим людиною способом" (Документ ІV); інформація як "запис інформації, що є "залишком" (або безпосереднім результатом) певної людської діяльності і свідчить про неї" (Документ V); інформація як "запис, що не тільки створюється в процесі певної діяльності, а й обов'язково містить відомості про юридичний факт" (Документ VI); інформація як "запис про юридичний факт, що має необхідний набір елементів засвідчення" (Документ VII); інформація як "запис про юридичний факт, що засвідчує особу" (Документ VIII) [36, с. 77].

Для встановлення наукового визначення поняття "документ"  
Г.М. Швецова-Водка використовує комунікаційно-інформаційний підхід, тобто теорію інформаційної комунікації. Дослідниця відзначає, що у документаційно-інформаційній науці при майже однакових дефініціях сформувалися різні значення поняття "документ". На її думку, причиною тому була недостатня методологічна забезпеченість документологічних досліджень, зокрема невизначеність поняття "інформація". В тім, як вважає Г.М. Швецова-Водка, різні значення поняття "документ" мають спільне підґрунтя: найширше значення поглинає, охоплює всі інші, менш широкі. Тобто відношення між різними значеннями поняття "документ" будуються за "принципом матрьошки": кожне більш широке значення поглинає менш широке [37, с. 17-18].

 Закон України "Про інформацію" стаття 27 "Документ в інформаційних відносинах" дає таке визначення терміну документ: "передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-,  відео-,  фотоплівці  або на іншому носієві. Первинний документ – це документ, що містить в собі вихідну інформацію. Вторинний документ – це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної  та  іншої  переробки одного або  кількох документів" [10, с. 8].

ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна  справа. Терміни та визначення понять" також розглядає термін "документ".  За цим стандартом документом  визнається інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі. В стандарті вказано, що запис інформації повинен відповідати характеристикам певного жанру чи номіналу. Номінальні характеристики запису інформації – це функційні та структурно-композиційні ознаки певного виду задокументованої службової чи особистої інформації (наказ, акт, протокол, лист, щоденник тощо) [8, с. 2-3].

На думку  В. Т. Савицького дефініція документа за ДСТУ 2732:2004, як найпізніша, більшою мірою увібрала в свій зміст найсучасніші уявлення про цей феномен як важливий інструмент управлінської діяльності [32, с. 318].

 Наступний термін в окресленій в дипломній роботі терміносистемі – "документообіг". Документообіг за визначенням Т.А. Бикової являє собою рух документів в організації з моменту їх створіння або отримання до завершення виконання або відправлення [2, с. 221].

У загальному обсязі управлінської  роботи до 60–70 % займають операції з  документами. Інформація, яка в них  міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації, обробки, систематизації тощо) [26, с. 9].

Організація документообігу припускає  дотримання правил, відповідно до яких відбувається рух документів в установі. Організація документообігу включає всю послідовність переміщень документів під час їх руху і такі операції з документами, як їх отримання, розгляд і розподіл, передача на виконання, організація виконання і відправка. В технологічний ланцюжок обробки документів входять також їх реєстрація, інформаційно-довідкова робота, контроль за термінами виконання [6, с. 218]

Основою документообігу є його обсяг. Обсяг документообігу – важливий показник, що використовується як критерій при вирішенні питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи щодо документів установ, структури служби, її штатного складу та інших питань. У свою чергу, обсяг документообігу обумовлений кількістю документів, що надійшли до організації, та документи, створені протягом певного часу. [15, с. 16].

Сьогодні під документообігом організації прийнято розуміти впорядковане переміщення документів, створених в процесі роботи відповідними посадовцями [17, с. 53].

В свою чергу, Л.І. Скібіцька під документообігом розуміє рух документів у підприємстві з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправки на архівне зберігання [34, с. 139].

О.В. Матвієнко визначає документообіг як рух службових документів з часу їх створення або одержання суб’єктом документаційного забезпечення управління до часу завершення виконання, надсилання або знищення [26, с. 9].

В термінологічному словнику з ДЗУ Н.О. Кривошеєва наводиться таке визначення цього терміну: "Документообіг – рух документів в організації з моменту їх створіння або отримання до завершення виконання або відправки" [16, с. 6].

У відповідності до ДСТУ 2732-2004 "Діловодство  й архівна справа. Терміни та визначення понять" документообіг являє собою  рух службових документів в установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання [8, с. 8].

В дослідженнях О.В. Матвієнко  виділяються такі види документообігу:

– централізований документообіг (вся документація централізовано реєструється);

– децентралізований документообіг (допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умов роботи);

– змішаний документообіг (найбільш важлива внутрішня документація та листування керівництва реєструється у канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах) [26, с. 9].

Основною проблемою, яка виникає в умовах використання традиційної технології управління документообігом, є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Тому сьогодні постає серйозне питання можливості переходу до автоматизованого управління документообігом, використання електронного документообігу. І наступним важливим поняттям є "електронний документообіг".

За визначенням О.В. Матвієнко, система електронного документообігу являє собою організаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних та інформаційних засобів, який забезпечує комплекс функцій для роботи з електронними документами: перетворення паперових документів у електронні, організація захисту і розподілу доступу до електронних документів, їх маршрутизація, механізми узгодження документів та ін.

Електронний документообіг  обслуговується певним програмним забезпеченням (Enterprise Document Management Systems, EDMS).

З найважливіших характеристик  систем електронного документообігу спеціалісти, як правило, виділяють такі:

• програмну платформу;
• типи документів, з якими працює система;
• можливості масштабування;
• максимальну кількість користувачів; загальна кількість та число рівнів структур, які відображають особливості внутрішньої організації підприємства;
• можливість роботи за "вільною" схемою, без жорсткої фіксації маршрутів);
• засоби для визначення маршрутних схем проходження документів;
• можливості контролю за проходженням документів; засоби повідомлення про порушення у регламенті проходження документів, спосіб повідомлення посадових осіб;
• підтримку роботи з кількома версіями документа, можливість інтеграції з іншими додатками; особливості настроювання програмного продукту на потреби конкретного замовника;
• засоби регламентації доступу та криптографічного захисту [26, с. 58-59].

Згідно із Законом України "Про електронні документи й електронний документообіг", електронний документообіг представляє собою сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які використовуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [9, с. 4]. В цьому ж Законі в ст. 9 сказано, що порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством [9, с. 4].

Як відзначає В.І. Курташова, в класичному розумінні електронний документообіг включає: створення документів, їх обробку, передачу, збереження, вивід інформації, яка циркулює в організації чи на підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Авторка роз’яснює, що під управлінням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремими користувачами. При цьому під рухом документів мається на увазі не їх фізичне переміщення, а передача прав на їх застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їх виконанням [21, с. 232].

Наступний термін, який підлягає розгляду в даному дослідженні це "мережеві комп’ютерні технології". Визначення поняття "мережевих технологій" в сучасних наукових дослідженнях всі фахівці формулюють майже однаково (схоже), називаючи мережеві технології комп’ютерними мережами. Так, зокрема, у навчальному посібнику "Основы компьютерных сетей" Б.Д. Віснадул дає таке визначення цьому терміну. Авторка говорить, що комп'ютерна (обчислювальна) мережа або мережа передачі даних є деякою сукупністю вузлів (комп'ютерів, робочих станцій або інших пристроїв), з'єднаних комунікаційними каналами, а також набір устаткування, що забезпечує з'єднання станцій і передачу між ними інформації.