Мережеві технології в організації документообігу підприємства.

Сьогодні існує величезне різноманіття комп'ютерних мереж самого різного  призначення, що побудовані на основі різноманітних комп'ютерних і комунікаційних технологій і визначених використанням тієї або іншої мережевої архітектури [3, с. 6]. Основне призначення будь-якої обчислювальної мережі – надання інформаційних і обчислювальних ресурсів підключеним до неї користувачам [4, с. 435]. Мережеві інформаційні технології в даний час є найзначущими і такими, що активно розвиваються і популярними в різних областях діяльності. Вони створюють безпрецедентні можливості для електронного зв'язку. Комп'ютери і телекомунікаційні засоби, з'єднані в мережу, формують основу для створення єдиного інформаційного простору, дають можливість миттєвого доступу до інформаційних ресурсів практично з будь-якого місця земної кулі. До переваг мережних технологій слід віднести і такі, як усунення непродуктивного дублювання процесів обробки і збереження інформації; більш економне колективне використання дорогих мережних ресурсів, поява додаткових мережних інформаційних послуг. Поява комп'ютерних мереж створила основу для нового підходу до обробки даних – розподілу. Такий підхід відбиває організаційну структуру компанії, що складається з окремих підрозділів, відділів,  які фізично розподілені по різних офісах, відділеннях, підприємствах або філіалах [6, с. 432].

За визначенням Н.В. Макарової  комп'ютерною мережею називається об'єднання двох і більше комп'ютерів за рахунок каналів передачі даних. Таким чином, призначення будь-якої мережі – спільне використання апаратних і програмних ресурсів, доступ до інформаційних ресурсів. Комп'ютерні мережі займають все більш важливе місце в житті людства. Мережі можуть об'єднувати інформаційні ресурси як не великих підприємств, так і крупних організацій, що займають віддалені один від одного приміщення, іноді навіть розташовані в різних країнах. Це і визначає спосіб з'єднання комп'ютерів між собою і, відповідно, вид мережі.

По характеру використання в мережі комп'ютери розділяються на сервери і робочі станції. Сервер – спеціально виділений комп'ютер, який призначений для розділення файлів, віддаленого запуску додатків, обробки запитів на отримання інформації з баз даних і забезпечення зв'язку із загальними зовнішніми пристроями: принтерами, модемами, пристроями читання компакт-дисків. Робоча станція (або клієнт) – персональний комп'ютер, який користується послугами, що надаються серверами [24, с. 170].

Перші системи колективного користування інформаційними і обчислювальними  ресурсами, засновані на мережевих  технологіях, з'явилися в 60–70-і рр. У міру розвитку таких систем міняється  характер зв'язку, взаємодії основних компонентів мережної інформаційної технології: хоста – центральної ЕОМ, утримувача всіх ресурсів, і терміналів – кінцевих користувачів, які стають абонентами мережі, підключаючи свої комп'ютери до спеціальних її вузлів. До теперішнього моменту склалася і стала пануючою концепція архітектури "клієнт – сервер" – узагальнене уявлення про взаємодію двох компонентів інформаційної технології в мережі. При цьому логічно і фізично виділяються: активна сторона – клієнт, джерело запитів і пасивна сторона – сервер, джерело відповідей. Можливі різні реалізації систем з даною архітектурою: один клієнт – один сервер; декількох клієнтів – один сервер; декількох клієнтів – декілька серверів. Залежно від віддаленості комп'ютерів мережі умовно ділять на локальні і глобальні мережі.

Локальна мережа звичайно забезпечує взаємодію невеликої кількості комп'ютерів на території однієї організації, в рамках однієї фірми (таку мережу іноді називають корпоративною і використовують абревіатуру LAN – Local Area Network).

Глобальна інформаційна мережа об'єднує безліч географічно віддалених один від одного комп'ютерів-вузлів, спільна взаємодія яких забезпечується спеціальними комунікаційними і програмними засобами. Глобальна інформаційна мережа надає такі оперативні засоби зв'язку, як електронна пошта; дозволяє ефективно організувати прийом і відправку факсів. Вказані функції надзвичайно важливі для служб діловодства. Крім того, надає широкі додаткові можливості складанню документів, забезпечуючи доступ до різних інформаційних джерел. Велика роль глобальної інформаційної мережі і в рішенні проблеми вдосконалення управління організацією. Прикладом глобальної інформаційної мережі є мережа Інтернет [6, с. 433-437].

Таким чином, можна зробити наступні узагальнення. Терміносистема досліджування  має велике значення для розуміння проблеми комп’ютерно-комунікаційних технологій в організації документообігу підприємства. Вивчення дискусійних проблем щодо основних категорій і понять, розглянутих провідними фахівцями з питань документознавства та інформаційної діяльності надає можливість мати чітку уяву про такі терміни як: "документ", "документообіг", "електронний документообіг", "інформація", "мережеві комп’ютерні технології". Саме розуміння цих термінів допоможе більш детальніше і глибше розкрити поставлені завдання і досягти мети дипломної роботи.

1.2. Документообіг, як соціокультурне  явище: становлення та розвиток

В спеціальній літературі поняття  соціокультурного використовується як надзвичайно об'ємне і непіддатливе специфікації. На думку М.П. Лукіна розуміння  соціокультурного як цілісного феномена має базуватися на уявленні про соціальне і культурне, як володіючих власною специфікою і логікою. Соціокультурне є синтез культури і соціальності. Культура при цьому розуміється як сукупність результатів і способів діяльності людини, включаючи ідеї, цінності, норми, зразки. Культурна система, як її розуміє, наприклад, відомий німецький теоретик Ю. Хабермас, являє собою культурну спадщину, а також суспільні інститути, за допомогою яких ця спадщина в процесі соціалізації і професіоналізації одержує нормативну силу. Залучення до культури відбувається завдяки документам, в яких є відображеними і закріпленими елементи культурної реальності.

Соціальність трактується як сукупність відносин суб'єкта з іншими суб'єктами з приводу економічних, політичних, ідеологічних, пізнавальних відносин, що формуються в процесі людської діяльності і відтворюючих цю діяльність. Об'єднувальні зусилля соціокультурного синтезу полягають в створенні органічної спільності соціального і культурного, які б не розчинялися один в одному. Синтетичне проникнення вимагає, щоб соціальне і культурне взаємно ураховували принципи один одного, щоб від окремих складових соціуму і культури можна було перейти до їх системної, сутнісної якості.

Документ як соціокультурний феномен проявляє свої системні, синтезуючі інтенції, будучи включеним в комунікаційний процес, в комунікативний простір [7, с. 7-8].

Більшість фахівців з діловодства  та документознавства так само як документ, так і документообіг розглядають як соціокультурне явище. Наприклад, С.Г. Кулешов в своїй монографії зазначає, що документ є не тільки об'єктом, виробом, а й явище, оформленням нового способу фіксації інформації, каналом комунікації. І саме головним моментом виникнення документа, формування його як явища є ознака типовості такого роду об'єктів з уніфікованим способом фіксації інформації і зовнішньою формою.

Як зазначає С.Г. Кулешов, генезис документальної форми фіксації інформації припадає на V-ІV тис. до н. е. і пов'язується з потребами економічного життя народжуваної у ті часи чи не найдавнішої держави у світі – Шумеру. Ці прадокументи мали вигляд глиняних бірок (чи етикеток) зі знаками, що позначали предмети та їх кількість, котра пересилалася з одної о населеного пункту в інший. Бірки мали отвори і прив'язувалися до цих предметів або до тари, в якій ті відправлялися. Деякі дослідники пов'язують систему знаків, що фіксувалася в цих "супроводжувальних" документах з початковим етапом розвитку шумерського письма [18, с. 7]. Саме з першими документами зароджувалась прадавня культура, а наскальні малюнки і написи і сьогодні виконують функцію соціокультурної комунікації між минулим і сучасним.

Але, як відзначає Т.В. Кузнєцова, термін "документообіг" з'явився лише у 1920-і роки, що було пов'язано з діяльністю відомих фахівців в області управлінської праці і діловодства Є.К. Дрезина, Р.С. Майзельса, Д.Р. Покровського, П.М. Керженцева та інших, які організацію документообігу пов'язували із раціональною побудовою структури державного апарату, з чітким розподілом функцій між різними службами і виконавцями. В працях цих дослідників були сформульовані основні положення щодо раціональної організації руху документів: розподіл документів за виконавцями, скорочення інстанцій їх проходження, напрям документів безпосередньому виконавцю, регламентація порядку підписання. У той час була обґрунтована і методика обстеження маршрутів руху документів, розроблена технологія їх доставки ("кільцевий кур'єрський зв'язок").

В 1931 р. інститутом техніки управління була здійснена перша спроба нормативної регламентації єдиних принципів організації документообігу. В підготовленому інститутом проекті "Загальних правил документації і документообігу" разом із загальними правилами обробки документів на етапах їх приймання, сортування, доставки, виконання, контролю і відправки були викладені єдині рекомендації щодо організації раціонального документообігу, включаючи централізацію операцій з питань приймання і відправки, розробки раціональних маршрутів руху, скороченню видів документів [6, с. 218].

З середини 1970-х рр. з'являється  однозначне поняття "документообіг", закріплене в державному стандарті. В цей час проводиться більш глибоке вивчення параметрів документообігу, обґрунтовується значення дослідження документопотоків і виявлення їх характерних ознак. З'являється значна кількість досліджень щодо документаційних процесів, їх раціоналізації, формується методика обстеження документообігу, його кількісних і якісних характеристик. Широкі дослідження проводилися в рамках підготовки основних положень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Крім того, в країні починають упроваджуватися автоматизовані системи управління (АСУ). При розробці інформаційного забезпечення автоматизованих систем була створена методика вивчення маршрутів руху документопотоків, їх параметрів за допомогою математичних методів. Дослідження організації руху документів дозволили виявити його типові недоліки, які полягали в наступному:

• відсутності регламентації шляхів проходження однакових видів документів в організаціях однакових рівнів і напрямів діяльності;
• наявності безлічі інстанцій на шляху проходження документів в апараті управління;
• неодноразових поворотних рухах документа (в процесі реєстрації, узгодження, редагування і ін.);
• недосконалості технології обробки документів, що приводить до повторних операцій, до передачі документа різним виконавцям в процесі виконання однієї і тієї ж операції;
• відсутності правил передачі документів, їх доставки, кур'єрського зв'язку.

Отримані результати дозволили  розробити теоретичні основи організації руху документів в апараті управління будь-якого рівня. В Основних положеннях ЄДСД вперше були закріплені загальні принципи організації документообігу:

• оперативність руху документів, його цілеспрямоване регулювання і оптимальне здійснення;
• забезпечення одноманітності в порядку проходження і технології обробки основних категорій документів;
• виключення інстанцій проходження і дій з документами, не обумовлених діловою необхідністю.

Таким чином, головним правилом організації  документообігу є оперативний рух документів по найкоротшому шляху з мінімальними витратами часу і праці.

На рубежі 1980  – 1990-х рр. у всьому світі починає активно розроблятися питання про інтеграцію документації на різних носіях, у тому числі і  машиночитаному носії, до систем управління документами, що склалися на той час. Його реалізація припускала рішення наступних задач:

• об'єднання різних джерел документарної інформації в єдину мережу;
• організація документів на різних носіях на основі загальної класифікаційної схеми;
• усунення дублювання інформаційних і документних потоків;
• уніфікація прийомів роботи з документами [6, с. 219-221].

Однак, як відзначає Т.А. Бикова, розробка Основних положень Державних стандартів документаційного забезпечення управління (ДСДЗУ) не привела до значних змін в концепції організації руху документів. В ДСДЗУ включені правила приймання і обробки документів, що поступають і відправляються, їх передачі і обліку.

Реалізація цих правил в конкретних установах можлива при розробці інструкцій з діловодства, де встановлюються схеми руху основних документних потоків, а також шляхи проходження видів документів, найважливіших для діяльності організації. Ці схеми можуть існувати як додаток до інструкції або у вигляді наказу керівника. Чітка регламентація руху документів на будь-яких носіях повинна ураховувати доцільність всіх переміщень і обумовленість операцій по обробці документів в конкретній організації [2, с. 224].

В той же час, як відзначає М.В. Комова, сучасна ЄДСД являє собою систему  документаційного забезпечення управлінської діяльності, яка визначає типові процеси документування і організації роботи з документами. ЄДСД – науково впорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій, які визначають і регламентують діловодні процеси. Положення ЄДСД, правила їх застосування визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України, міністерствами, відомствами в інструкціях з діловодства. Створено систему нормативної документації з діловодства на різних рівнях: загальнодержавному, галузевому, на рівні окремої установи. Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року за № 1153 затверджено "Примірку інструкцію з діловодства у Міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади". У міністерствах розроблено, затверджено і впроваджено в практичну діяльність відповідних галузей типові інструкції з діловодства, зокрема у 1998 році затверджено інструкцію з діловодства у Міністерстві освіти України. Специфіку діловодних процесів установ регламентовано в затверджених ними інструкціях з діловодства.

Інформаційне забезпечення АСУ  в Україні сьогодні охоплює Єдину  систему класифікації і кодування  техніко-економічної інформації та уніфіковані системи документації. Однією з таких систем є Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), яка пристосована для використання і в АСУ, і в умовах традиційних методів опрацювання документів. УСОРД являє собою комплекс стандартів, взаємопов'язаних форм документів, правил, положень, які встановлюють вимоги до змісту, побудови та оформлення документів. УСОРД використовують для вирішення управлінських завдань в умовах застосування економіко-математичних методів, засобів обчислювальної техніки і традиційних методів опрацювання документів [14, с. 23-25].