Мережеві технології в організації документообігу підприємства.

Сучасний документообіг організації слід розглядати як змішаний документообіг, заснований на пріоритетному використанні електронної технології роботи з документами. Документи, як правило, створюються за допомогою сучасних технологічних засобів (оргтехніки, матеріалів і т. п.), а їх пересилка, обробка і зберігання здійснюються як в електронному, так і в "паперовому" вигляді. Сучасний документообіг організації формується в результаті організованого "злиття" трьох самостійних інформаційних потоків, по яких "подорожують" внутрішні документи, вхідні документи і вихідні документи [17, с. 54].

Згідно із Законом України "Про затвердження завдань Національної програми інформатизації" (1998 р.) одним  із найважливіших напрямів створення національної системи інформаційних ресурсів є повсюдне впровадження у діловодство країни електронного документообігу. Комп'ютеризація руху документів в установах, організаціях та на підприємствах з часу їх створення або одержання до закінчення виконання чи надсилання сприятиме підвищенню ефективності управлінської діяльності, оптимізації процесів прийняття управлінських рішень [13, с. 155].

У 2003 році прийнято закони, які впроваджують електронний документообіг  в Україні, зокрема закони України "Про електронні документи та електронний документообіг" і "Про електронний цифровий підпис". Ці закони набрали чинності з січня 2004 року.

Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" встановлює основні організаційно-правові  засади електронного документообігу та використання електронних документів.

Закон України "Про електронний  цифровий підпис" визначає правовий статус електронного цифрового підпису  та регулює відносини, що виникають  при використанні електронного цифрового  підпису.

Законами передбачено розробити і впровадити програму заходів щодо впровадження електронних документів, електронного документообігу та електронного цифрового підпису, стимулювання підприємств, установ і організацій, які впроваджують електронний документообіг.

Дія цих законів поширено на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.

В Україні створено законодавчу  базу про електронні документи та електронний документообіг. Відносини, пов'язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюють Конституція України, Цивільний кодекс України, закони України "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах", "Про державну таємницю", "Про зв'язок", "Про обов'язковий примірник документів", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", а також інші нормативно-правові акти [13, с. 157-159].

Резюмуючи все вищесказане, можна  відзначити, що поняття документообіг  як термін з'явилося ще на початку ХХ століття. Але його остаточне і більш чітке визначення закріплене в державному стандарті лише з середини 1970-х років. З цього часу починається більш широке дослідження документообігу і його офіційна регламентація у державних нормативних документах, таких як ЄДСД, ЄДДЗУ, у системі УСОРД в Україні, яка пристосована для використання і в АСУ, і в умовах традиційних методів опрацювання документів. В цих документах закріплені загальні принципи організації сучасного документообігу. Сьогодні сучасний документообіг організації, установи чи підприємства слід розглядати як змішаний документообіг, заснований на пріоритетному використанні електронної технології роботи з документами.

1.3. Технологічна основа документообігу на підприємстві, як документно-комунікаційний процес: структура, операційні складові

Документообіг на будь-якому підприємстві здійснюється за певною технологією, яка є загальноприйнятою і закріпленою в державних нормативних актах. Детальному розгляду цього питання приділяють особливу увагу всі фахівці з діловодства і документознавства.

Правильна організація документообігу є запорукою успіху в управлінській діяльності. Адже прийняття і виконання управлінських рішень в багатьох випадках залежить від своєчасного забезпечення їх документами.

На підприємствах розробляються спеціальні правила оформлення документів, які регламентують їх рух з моменту виникнення і до виходу за межі підприємства або до виконання. В процесі їхньої роботи аналізується шлях, який проходять документи, усуваються причини їх затримки, необґрунтоване погодження і візування, дублювання операцій [12, с. 95].

На особливу увагу науковців і фахівців-практиків заслуговують сучасні способи організації документообігу на підприємствах та їх технологічна основа. І. М. Кузнєцов підкреслює, що сьогодні для переміщення документів широко використовуються як традиційні засоби комунікації (пошта, у тому числі звичайна, авіа- і спеціалізована – типу DHL, UPS і т. п., фельд'єгерський зв'язок, кур'єрська доставка або доставка з нарочним, телеграф, телефон, телефакс), так і електронні (перш за все електронна пошта E-mail, а також текстові повідомлення, що пересилаються за допомогою мобільних засобів зв'язку і засобами персонального радіовиклику) [17, с. 53].

Отже, якщо до недавнього часу в діловій літературі було прийнято відділяти один від одного традиційний і електронний документообіг, то тепер можна говорити про виникнення нового, сучасного типу документообігу, що поєднує в собі кращі якості традиційного діловодства з сучасними технологіями створення, обробки і передачі документів за призначенням.

Основу традиційного документообігу, що неподільно домінував всі минулі десятиріччя, складали так звані "паперові" технології, що передбачали обіг паперових документів. Вказані документи (у зв'язку з відставанням від нових віянь науково-технічного прогресу) в більшості офісів створювалися і переміщувалися в просторі все тим же "дідівським" способом, тобто за допомогою друкарських машинок, застарілих розмножувальних апаратів і звичайною поштовою доставкою. Проте, починаючи з середини 1990-х рр., традиційний документообіг став поступово здавати свої вікові позиції, поступаючись місцем документообігу електронному. Основу останнього (за визначенням) складають так звані електронні документи, що створюються і передаються між користувачами за допомогою електронних технологій, заснованих на використовуванні комп'ютерної офісної техніки, безпаперових (машинних, магнітних і інших) носіїв, безпровідних (електронно-мережних) засобів зв'язку, сучасних поліграфічних і витратних матеріалів [17, с. 54].

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом.

Документообіг в установі існує  у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання  інформації (керівниками установи і  структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання  документів [13, с. 30].

В діловодстві документообіг є засобом комунікації. Він повинен розглядатися в контексті інформаційних проблем управління, тобто ототожнюватися зі збором, обробкою, зберіганням і видачею інформації для управлінської діяльності. Наприклад, забезпечення документації ухвалюваного управлінського рішення припускає створення ряду комплексів (груп) документів, які забезпечують інформаційну підтримку рішення. Це документи, які:

• містять початкову достовірну і достатню для ухвалення рішення інформацію;
• фіксують самі управлінські рішення;
• направляються для виконання;
• повідомляють про результати виконання рішення.

Таким чином, в документообіг включається  сукупність документів, що використовуються і створюються в процесі ухвалення управлінських рішень, їх реалізації і контролю за виконанням. Забезпечення документації ухвалюваного рішення складається з ряду операцій, що включають збір інформації, підготовку проекту документа, його редагування, узгодження, виготовлення, посвідчення. Виконання кожної операції припускає направлений рух документа в управлінському апараті (з одного структурного підрозділу в інший, від технічних виконавців до фахівців, а потім до керівників і т. д.). Значить, чітке виконання кожної операції, а також швидкість переміщення документів впливають на організацію процесу управління в цілому.

Повторення типових  стадій документообігу і функцій  роботи з документами дозволяє уніфікувати  технологію документообігу, створити основу для її автоматизації. При  цьому документообіг не є чисто  механічним процесом, який зводиться  тільки до руху документів. Всі стадії ухвалення управлінських рішень супроводжуються сприйняттям і оцінкою інформації людиною. Тому при об'єктивній нагоді уніфікації організація документообігу в різних установах і на підприємствах може мати специфічні риси, пов'язані саме з людським чинником, особливостями корпоративного і т.п. управління [2, с.225-226]

Складовими документообігу є документопотоки. Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Потік вхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровують керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям.

Потік вихідних документів становлять документи, створені в установі для  скерування адресатам за її межами.

Потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі [13, с. 31].

А.В. Корж підкреслює, що кожен з потоків характеризується певним складом, кількістю документів та направленням. Кількість документів кожного потоку за певний період (місяць, квартал, 9 місяців, рік) становить обсяг документообігу.

Річний обсяг документообігу є  вихідною величиною для підрахунку чисельності працівників документаційної  служби, вибору типів і кількості  засобів механізації та автоматизації  обробки інформації, визначення ступеня завантаження структурних підрозділів та окремих працівників [15, с. 16].

Практика діловодства сформувала такі принципи раціональної організації  документообігу:

1.  Рух документів повинен  бути прямим, тобто слід обирати  маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

2.  Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і відповідати організації і технології праці закладу.

3.  Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.

4. Копії з документа виготовляють  після його розгляду керівником  і написання резолюції. Кількість  копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному  виконавцю, якому у встановлені  терміни передаються виконані копії [13, с. 31-32].

Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами:

• прийняття і реєстрація, розгляд керівником,
• порядок проходження документів в організації,
• виконання документів,
• контроль виконання,
• формування справ,
• підготовка і передача справ до архіву [34, с. 139].

Операційні складові можна розглядати окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Для вхідних  документів використовуються операції:

• отримання (доставку поштою або телеграфом, по каналах зв'язку (факсу, електронній пошті), через корпоративну систему документообігу);
• реєстрації, обліку (внесення відомостей про отримані документи в реєстраційні форми книги, журнали, картки або електронну базу даних);
• ознайомлення (оцінку інформації, що міститься в документі, для використання в подальшій роботі);
• розгляду (оцінки інформації, що міститься в документі, і ухвалення рішень про порядок подальшої роботи з ним, термінах і характері виконання, конкретних виконавцях. Написання резолюції або підписання підготовленого проекту резолюції);
• передачу на виконання (процедуру доведення документів (або їх копій) до конкретних осіб для ознайомлення або здійснення дій, вказаних в документі. Варіанти передачі безпосередньо виконавцю або через кур'єра);
• копіювання (розмноження): створення копій документів на паперовому або електронному носіях для забезпечення ознайомлення і одночасної роботи з ними необхідного кола посадовців;
• контроль за проходженням і термінами виконання: відстежування встановленого порядку проходження документа, його виконання термінів і рішення питань по суті;
• зберігання документа в процесі виконання: забезпечення фізичного збереження документа і дотримання порядку доступу до інформації в процесі виконання документа;
• списання в справу: визнання факту, що виконання документа завершено. Розміщення документа на зберігання в певну справу. Забезпечення зручності подальшого використання і швидкого знаходження документа;
• пошуку: знаходження документа або відомостей про нього по запиту.

Для вихідних і внутрішніх  документів використовуються операції:

• складання: підготовки змісту документа на основі існуючої інформації і її оцінки;
• оформлення: використання зовнішніх елементів оформлення конкретних різновидів документів і розташування реквізитів відповідно до встановлених вимог;
• узгодження: оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості, відповідності чинному законодавству, нормативним документам і т п. Проставляння власноручного підпису уповноваженою особою відповідно до його компетенції і наданих прав ("віза" або "гриф узгодження");
• підписання (твердження): надання підпису або грифа твердження на документі уповноваженою особою відповідно до його компетенції і наявних прав. Власноручний підпис уповноваженого посадовця;
• реєстрації, обліку: запису облікових даних про документ по встановленій формі в журналі, картці, комп'ютері;
• копіювання (розмноження): створення копій документів (на паперовому або електронному носіях) для забезпечення ознайомлення і одночасної роботи з ними необхідного кола посадовців;
• передачі на виконання або відправки адресату: процедури доведення документів (або їх копій) до конкретних осіб для ознайомлення або здійснення дій, вказаних в документі. Варіанти передачі: безпосередньо виконавцю або через кур'єра;  способи відправки поштою, телеграфом, факсом, електронною поштою, корпоративною системою документообігу  [2, с. 237-239].