Организация секретарского обслуживания

- определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя;

- сообщить руководителю о посетителе с помощью селектора или телефона.

 

Нередко посетители идут на прием к руководителю с вопросом, который может быть решен другим работником. Секретарь должен знать распределение обязанностей между руководящими работниками учреждения для того, чтобы направить посетителя к компетентному в решении того или иного вопроса сотруднику.

 

Организуя прием командированных  на предприятие работников, секретарь обязан:

 

- выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель;

- отметить командировочное удостоверение;

- оказать помощь в подборе необходимых материалов;

- выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей; если нет, то помочь в решении этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут транспорта от гостиницы к месту работы.

 

Если на прием прибывает  делегация, то следует позаботиться заранее о выделении сотрудника организации, который будет сопровождать делегацию. Если прибывает иностранная делегация, следует позаботиться о выделении переводчика, о сувенирах для членов делегации.

 

В случае необходимости  по просьбе руководителя секретарь  должен уметь приготовить и.подать руководителю и посетителю (членам делегации) чай или кофе.

 

Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник. Секретарь должен в такой ситуации извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину его отсутствия.

 

Особое внимание секретарь  должен проявлять к организации  приема руководителем посетителей  по личным вопросам. Для такого вида приема руководитель обычно отводит  определенные дни.

 

Во время проведения всех видов приема секретарь сам принимает все телефонные вызовы, переадресует заместителям руководителя вопросы, требующие немедленного решения. Не следует пропускать в кабинет руководителя во время приема сотрудников, не имеющих отношения к приему по личным вопросам.

 

По окончании беседы и после принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующих учетных формах. Контроль за выполнением решений, принятых руководителем, осуществляет секретарь.

 

            2.5 Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных мероприятий

 

В каждой организации  для решения вопросов, требующих  коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, заседания, конференции и т.п.

 

Нередко из-за плохой организации и подготовки совещаний они неоправданно затягиваются и являются малоэффективными.

 

Большинство крупных  совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря  обязательным и дает возможность  заранее продумать комплекс мер  по их подготовке.

 

Если руководитель приглашен  на совещание к руководителю высокого ранга, то секретарь должен заранее  подготовить для него нужные документы, отпечатать текст доклада, своевременно напомнить руководителю о дате, месте  и часе совещания, его продолжительности.

 

Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое  проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если возникает по каким-либо причинам ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь.

 

К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения. Совместно с руководителем секретарь уточняет дату, место и время проведения совещания, его повестку, состав участников, докладчиков, а также уточняет необходимость привлечения к подготовке совещания различных служб учреждения.

 

Следующий этап - оповещение участников совещания. Секретарь вместе с руководителем  составляет текст телефонограммы, приглашения.

 

За 1 - 1,5 часа до начала совещания секретарь  готовит для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой или минеральную воду и стакан (для выступающих) и т.п.

 

Регистрацию участников начинают за 30 минут до начала совещания.

 

Если на совещание прибыли приглашенные, гости, их следует проводить в  зал и усадить в первых рядах. Остальные участники совещания  размещаются произвольно.

 

Место руководителя - в середине стола  президиума, остальные члены президиума размещаются в соответствии с рангом занимаемых должностей, почетные места - справа и слева от руководителя. Они предоставляются в первую очередь женщинам - участницам совещания.

 

Рабочее место стенографистки следует  установить так, чтобы она хорошо слышала речь выступающих.

 

Если секретарь не принимает  участия в совещании, то он дежурит  у телефона. Перед началом совещания, в его перерывах и после  закрытия секретарю следует войти  в зал, чтобы оказать помощь участникам, если она требуется.

 

Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входит: раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя; сообщение руководителю об опоздавших, об участниках совещания, которые просят слова; предупреждение руководителя о наступлении времени перерыва. Секретарю может быть поручено ведение протокола совещания.

 

По окончании совещания секретарь  должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания.

 

На оформление протокола  совещания отводят обычно 2- 3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания.

 

По указанию руководителя секретарь сообщает о результатах  совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о его результатах.

 

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может  входить сервировка рабочего стола  прохладительными напитками и стаканами. Устанавливать пепельницы и другие курительные принадлежности для участников совещания не следует.

 

6. Организация и проведение приемов

 

Важной частью программы  являются протокольные мероприятия. Например, в связи с завершением переговоров  и подписанием документов руководство  фирмы (компании) организует прием (завтрак, обед, ужин) в честь делегации. В программе указываются место и время, вид приема.

При словах «прием», «банкет», «ужин» обычно возникают ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями  и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.

Однако прием в деловой  сфере – это прежде всего служебные  обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.

Деловые приемы, хотя и  имеют более свободную, раскованную  атмосферу, нежели деловая встреча  или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.

Полуофициальная обстановка приемов помогает установить прочные связи в деловом мире. Традиции проведения приемов пришли к нам из далекого прошлого и являются символом миролюбия и добросердечности. Несложные приемы секретарю часто приходится организовывать в офисе.

Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой за столом и без рассадки за столом. К дневным относятся приемы типа «бокал шампанского», «бокал вина», завтрак, журфикс.

Необходимо заблаговременно  разослать официальные приглашения, отпечатанные типографским способом. Фамилия и должность гостя вписываются от руки. Если планируется прием высокого уровня, то в приглашении делается отметка о форме одежды. Если таких отметок нет, предполагается, что мужчины приходят в деловом, желательно темном, костюме, а женщины – в костюме или строгом платье.

В приглашении не ставятся дата отправления и подпись.

Первые строки приглашения  дают информацию о том, кто (какая  организация) и по какому поводу приглашает на прием. Обычно используется оборот «приглашает» или «имеет честь пригласить», далее идут фамилия, имя, отчество приглашаемого.

Иногда фирма-хозяйка  отправляет приглашение другой фирме  без указания фамилий приглашаемых. Текст при этом может быть примерно следующим: «Фирма М приглашает двадцать сотрудников фирмы N на банкет по случаю…» В современной деловой практике это встречается довольно часто. В такой ситуации фирма, сотрудников которой приглашают, сама определяет фамилии тех, кто будет присутствовать на приеме, и передает список фамилий приглашающей фирме. Сотрудники, чьи фамилии есть в списке, должны предъявить охране при входе в помещение, где будет проходить деловой прием, документ, удостоверяющий личность.

Совет первому лицу приглашаемой фирмы должно быть послано именное приглашение.

Во второй части приглашения  указывается, какой будет форма приема (обед, коктейль и др.), когда он состоится и где.

В приглашении на завтрак, бокал шампанского, бокал вина, коктейль принято указывать время начала и окончания приема, например 12.00 – 13.30.

Приглашение, как правило, содержит просьбу о подтверждении намерения присутствовать на приеме. Принято эту просьбу обозначать заглавными французскими буквами: R. S. V. P. (Repondez s’il-vous-plaot – « Ответьте, пожалуйста»). Все общепринятые условные тексты в этикете (аналогичные тексту, данному выше) обычно бывают представлены на французском языке, языке «страны галантности», хотя родина этикета – Италия. Однако американская деловая активность пробила дорогу подобным же английским фразам, которые тем не менее присутствуют не самостоятельно, а после соответствующих французских.

Ответить на приглашение  и подтвердить свое присутствие  или сообщить об отсутствии полагается в течение суток со дня получения  приглашения. Можно также сделать  это по телефону или факсу –  последнее предпочтительнее, так  как сохраняет текст подтверждения. Отказ рекомендуется обязательно оформить письменно – в виде почтового послания или по факсу; в письме-отказе кратко указывается причина, по которой приглашенный не может присутствовать.

Приглашение, как и  визитная карточка, печатается на бумаге хорошего качества, белой или любого светлого оттенка. Неуместными считаются различные украшательские элементы – виньетки, цветочки, фигурки и т. п. Строгий шрифт, ясно и четко отпечатанный текст с соблюдением правил этикета и с использованием обязательных «формул вежливости» – вот что требуется от идеального приглашения на деловой прием.

При немногочисленном приеме (10 – 12 человек) приглашенные рассаживаются  за столом сами, без подсказки фирмы-хозяйки.

Если же деловой прием  рассчитан на несколько десятков или сотен человек (а крупные фирмы, как правило, устраивают именно такие приемы), целесообразно тщательно продумать расстановку столов и определить места для гостей.

Размер зала следует  подбирать исходя из следующего правила: не менее 10 м 2 на человека, включая и место за столом.

Если прием рассчитан  на достаточно большое число гостей, следует позаботиться о том, как  их рассадить, и о том, как довести  информацию об этом до приглашенных.

Классический, пришедший  из глубин светского этикета способ – карточка с фамилией (и титулом, разумеется), которую следует положить на самый высокий бокал или фужер около каждого места. Такой метод годится, если число гостей – не более 10 – 12 человек. При организации современных деловых приемов с большим количеством гостей обычно план рассадки вывешивается в нескольких местах перед входом в зал, где будет проходить прием, либо изображается на специальном листе – вкладыше в приглашение, либо выдается каждому приглашенному при входе в зал.

Совет : в случае когда гость садится не там, где ему предписывалось, его можно попросить пересесть, сопроводив просьбу словами: «Вам там будет гораздо удобнее». Если гость возражает, настаивать не следует, а для гостя, которому положено сидеть на уже занятом месте, можно поставить дополнительный стул.

При определении мест для почетных гостей следует руководствоваться  определенными правилами:

1) самые почетные места  – это те, которые расположены  лицом к свободному пространству, т. е. к входной двери. Однако  одновременно с этим почетное  место должно быть максимально удалено от входной двери;

2) если конфигурация  помещения такова, что затруднительно  выполнить два первых требования, почетные места можно выбрать  из тех, которые расположены  лицом или хотя бы боком  к окнам (все та же близость  к свободному пространству!);

3) наименее почетные  места – в конце стола, спиной  к входной двери. Обычно там  вообще не делают посадочных  мест, но если все же есть  необходимость использовать эти  места, имеет смысл посадить  там молодых мужчин из числа  сотрудников фирмы-хозяйки. Женщин и мужчин среднего и «более чем среднего» возраста на эти места усаживать не стоит. Заметим, что некоторые авторы справочных изданий по нормам этикета считают, что если нет другой возможности, можно посадить на эти места молодых женщин, также из числа тех, кто работает в устраивающей прием организации, но одно требование непреложно – женщины должны быть в сопровождении мужчин.